Teklif formu nasıl hazırlanır? Ücretsiz fiyat teklifi örneği

Fiyat teklifi, yaklaşık maliyet, ihale teklifi: farkları ne?

Bu kelimeler gelişigüzel kullanılıyor, ama son hesap geldiğinde aradaki fark önem kazanıyor.

Türkiye'de bu ayrımın hukuki karşılığı, Türk Borçlar Kanunu'nun eser sözleşmesine ilişkin hükümlerindedir. Bedel götürü olarak belirlenmişse yüklenici işi o bedelle yapmakla yükümlüdür; iş öngörülenden fazla emek ya da gider gerektirse bile kural olarak bedelin artırılmasını isteyemez. Bedel yaklaşık olarak belirlenmişse ve iş sahibinin kusuru olmadan aşırı ölçüde aşılırsa, iş sahibinin sözleşmeden dönme ya da bedelde indirim isteme hakları doğabilir. Birleşik Krallık'ta da benzer bir ayrım var: Citizens Advice, teklifi anlaşılan fiyatla iş yapma sözü, tahmini ise ustanın en iyi tahmini olarak tanımlar; 2015 tarihli Tüketici Hakları Yasası da müşterinin seni seçerken güvendiği açıklamaları sözleşmenin parçası sayar.

ABD'de tek bir federal kural yok; eyalete ve mesleğe göre değişiyor. Kaliforniya, işin ne kadar sıkı olabileceğine iyi bir örnek. Eyaletin Business and Professions Code'u (9884.9. bölüm), oto tamircilerinin parça ve işçilik için müşteriye yazılı bir tahmini fiyat vermesini şart koşuyor, müşteri onay vermeden işe başlamayı yasaklıyor ve tahminin yetmeyeceği anlaşıldığında, ek işten önce müşterinin onayını almadan tahminin üzerinde ücret istemeyi yasaklıyor. Kendi mesleğine özel kurallar varsa onları da kontrol et.

İhale teklifi genellikle rekabet içinde, bir sözleşme ya da ihale için sunulan tekliftir. Teklif, fatura da değildir: fatura iş bittikten sonra, ödeme istemek için kesilir. Fatura nasıl kesilir rehberimize göz at.

Teklif formunda neler olmalı?

• Teklif numarası ve tarih. Faturaların aksine teklifler için yasal bir numaralandırma kuralı yok, ama bir numara (T-2026-031) müşterinin hangi sürümü kabul ettiğini gösterir.
• Senin bilgilerin: işletme adı ya da unvanı, adres, telefon, e-posta ve varsa vergi dairesi ile vergi kimlik numaran.
• Müşteri: adı, adresi ve yerinde yapılacak işlerde iş adresi.
• İşin kapsamı: ne yapacağın ve ne yapmayacağın. “Duvar ve tavan hazırlığı ve boyası; eşyaları müşteri taşır” gibi bir cümle sonradan pek çok tartışmayı önler.
• Kalem kalem satırlar: her iş ya da ürün, miktarı, birimi (saat, metrekare, adet) ve fiyatıyla.
• KDV: KDV mükellefiysen doğru oranla, ayrıca gösterilmiş olarak.
• Toplam ve bunun götürü bir fiyat mı, yoksa yaklaşık bir maliyet mi olduğu.
• Geçerlilik: “Bu teklif 30 gün geçerlidir.” Malzeme fiyatları değiştiğinde seni korur.
• Süre: başlangıç tarihi ya da bekleme süresi ve işin tahmini süresi.
• Ödeme koşulları: kapora, ara ödemeler, kalan tutarın ödeme tarihi, kabul edilen ödeme yöntemleri.
• Kabul: müşterinin imzası ve tarihi için bir satır ya da çevrimiçi kabul etmenin açık bir yolu.

Müşteri sözleşmeyi kendi evinde kabul ederse (iş yeri dışında kurulan sözleşme), Türk tüketici mevzuatı ona genellikle 14 günlük cayma hakkı tanır ve bunu ona bildirmen gerekir; işe bu süre dolmadan başlamanı isterse talebini yazılı al ve cayma hakkının nasıl etkileneceğini kontrol et. Birleşik Krallık'ta da kural benzer. Kaliforniya'da ise bir tadilat yüklenicisinin alabileceği peşinat 1.000 doları ya da sözleşme bedelinin %10'unu, hangisi düşükse, aşamaz (Business and Professions Code, 7159.5. bölüm).

Ücretsiz teklif formu: kopyalayabileceğin şablon

FİYAT TEKLİFİ No. [T-2026-031]
Tarih: [GG.AA.YYYY]          Geçerlilik: [GG.AA.YYYY] tarihine kadar
Tür: [Götürü (sabit) fiyat teklifi / Yaklaşık maliyet – son fiyat değişebilir]

[İşletme adın ya da unvanın]
[Adres] · [Telefon] · [E-posta]
[Vergi dairesi ve VKN, varsa]

Sayın: [Müşteri adı] · [Müşteri adresi]
İş adresi: [farklıysa]

İşin kapsamı:
[Ne yapacağın, sade bir dille]
Dahil olmayanlar: [Yapmayacakların]

Açıklama                        Miktar  Birim     Birim fiyat   Tutar
[İşçilik]                       [8]     [saat]    [900,00]      [7.200,00]
[Malzeme]                       [1]     [takım]   [2.400,00]    [2.400,00]
[Nakliye / moloz atımı]         [1]     [götürü]  [600,00]      [600,00]

Ara toplam: [10.200,00]
KDV [oran]: [0,00]
Toplam: [10.200,00]

Süre: [Başlangıç tarihi ya da bekleme süresi] · [Tahmini süre]
Ödeme: [Kabulde %X kapora] · [Kalan tutar iş bitiminde]
Ödeme şekli: [Havale-EFT / kart / nakit]

Değişiklikler: ek işler ayrıca fiyatlandırılır ve başlamadan önce onaylanır.

Kabul eden: ____________________   Tarih: __________

Köşeli parantez içindeki her şeyi değiştir, sana uymayanları sil. Örnek rakamlar birbirini tutuyor; bir tabloyu test etmek için kullanabilirsin. Düzen ipuçları ve Excel formülleri için fatura örneği rehberimiz teklifler için de aynı şekilde işe yarar.

Kapora: tam olarak ne olduğunu yaz

Kapora, sen malzemeyi aldıktan ya da başka işleri geri çevirdikten sonra vazgeçen bir müşteriye karşı seni korur. Şunları yazılı hale getir:

• tutarı (yalnızca bir yüzde değil, bir rakam);
• ne zaman ödeneceğini (kabulde, malzeme siparişinden önce);
• müşteri vazgeçerse ne olacağını: bir kısmının iade edilip edilmeyeceğini ve ne zaman.

Türk Borçlar Kanunu, sözleşmenin kurulduğunu gösteren bağlanma parası (günlük dilde kapora) ile taraflara sözleşmeden cayma imkânı veren cayma parasını birbirinden ayırır; aldığın paranın hangisi olduğunu teklifte açıkça belirt. Bazı ülkeler belirli mesleklerde peşinatı sınırlar; Kaliforniya'nın tadilat işlerinde yaptığı gibi. KDV mükellefiysen, işten önce aldığın bir avansın nasıl belgeleneceğini ve faturalanacağını mali müşavirine sor.

Tekliften faturaya

Bu süreler araştırma bulgusu değil, pratik ölçülerdir. Önemli olan, takibin teklifi gönderdiğin anda planlanması; böylece hafızana kalmaz.

Bir teklif kabul edilmediğinde tek bir soru sor: “Fiyat mıydı, zamanlama mı, yoksa başka bir şey mi?” Cevap, bir hatırlatmadan daha değerlidir.

Telefonundan, bağlantı olarak gönder

İşler çoğu zaman ilk cevap verene gider. Binome360'ta teklifi tek cümleyle yazarsın; asistanın onu hazırlar ve sen onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez.

Sonra olanlar:

• Bilgilerini bir kez girersin. İşletme adı, adres, vergi numarası, KDV oranı ve yasal notlar modülde bir kez ayarlanır ve her belgenin altbilgisinde, kendi renklerindeki dört şablondan birinde görünür.
• Numaralandırma otomatiktir; teklifler ve faturalar için ayrı sıralar vardır.
• Ek değil, bağlantı. WhatsApp düğmesi numarayı, tutarı ve bağlantıyı içeren kibar bir mesaj hazırlar; e-posta da olur.
• Müşteri çevrimiçi cevap verir. Sayfadan teklifi okur, PDF'i indirir ve kabul ya da reddeder. Cevabı uygulamada görürsün.
• Kabul edilen teklif tek dokunuşla faturaya dönüşür; müşteri ve satırlar aktarılır. Para geldiğinde ödendi olarak işaretle; vadesi geçen ödenmemiş bir fatura gecikmiş olarak işaretlenir ve göndermen için nazik bir hatırlatma hazırlanır.

Binome360 senin adına asla para tahsil etmez ve onaylı bir e-fatura platformu değildir. Müşterin sana her zamanki yoldan öder.

İşi (ya da parayı) kaybettiren hatalar

• Tek kalem toplam fiyat. “Banyo yenileme: 120.000 ₺” pazarlığı davet eder ve neyin dahil olduğunu gizler.
• Geçerlilik tarihi olmaması. Altı ay sonra müşteri geçen sezonun fiyatlarını bekler.
• Hariç tutulanların yazılmaması. Eşya taşımadığın ya da sıva onarmadığın yazmıyorsa, müşteri bunları yapacağını varsayabilir.
• Baş sallamayla yapılan ek işler. Ek işleri başlamadan önce yazılı olarak fiyatlandır.
• Numarasız sürümler. Bir anlaşmazlıkta hangisinin kabul edildiğini kimse bilemez.

Sık sorulan sorular

Fiyat teklifi bağlayıcı mı?

Müşteri kabul ettiğinde evet: sözleşmenin parçası olur ve tarif edilen işi teklif edilen fiyatla yapman beklenir. Kabulden önce ise bir öneridir; ama Türk Borçlar Kanunu'na göre süre belirterek teklif verdiysen bu süre sona erene kadar önerinle bağlısın. Birleşik Krallık'ta da teklifte yazdıkların, müşteri onlara güvendiyse 2015 tarihli Tüketici Hakları Yasası'nın 50. bölümü uyarınca sözleşme hükmü haline gelebilir.

Kabul edilen bir teklifin fiyatı sonradan artabilir mi?

Yalnızca müşteri bir değişikliği, örneğin ek bir işi kabul ederse ya da teklifte yazan geçerli bir neden varsa. Her değişikliği, işi yapmadan önce fiyatıyla birlikte yazılı hale getir. Yaklaşık maliyette son fiyat farklı olabilir, ama makul kalmalı ve bunu öğrenir öğrenmez müşteriyi uyarmalısın.

Bir teklif ne kadar süre geçerli olmalı?

Yasal bir standart süre yok. Otuz gün yaygındır; malzeme fiyatların hızlı değişiyorsa daha kısa bir süre kullan ve tarihi her zaman teklifin üzerine yaz. Unutma: yazdığın süre boyunca teklifinle bağlısın.

Teklif için ücret almalı mıyım?

Küçük işletmelerin çoğu iş kazanmak için ücretsiz teklif verir. Uzun keşiflerde ya da tasarım gerektiren işlerde bir keşif ücreti almak mantıklı olabilir; alacaksan bunu işe başlamadan müşteriye söyle ve iş sende kalırsa ücreti toplamdan düşmeyi düşün.

Teklif ile proforma fatura arasındaki fark nedir?

İkisi de satıştan önce gelir. Proforma fatura, fatura biçiminde hazırlanır ve çoğunlukla gümrük, banka finansmanı ya da peşin ödeme için kullanılır. Ne zaman kullanılacağını proforma fatura rehberimiz anlatıyor.

Kısacası

İyi bir teklif, işi ve nelerin dahil olmadığını anlatır, her satırı miktarı ve fiyatıyla sıralar, KDV'yi ve toplamı gösterir, fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu ve kaporanın nasıl işlediğini söyler. “Fiyat teklifi” mi, “yaklaşık maliyet” mi yazdığını bilinçli seç, çünkü bu kelime isteyebileceğin tutarı değiştirir. İlk adımın: yukarıdaki teklif formunu kopyala, bilgilerini doldur ve bir sonraki teklifini keşifle aynı gün gönder.

Kaynaklar

• Citizens Advice, “Problem with building work, decorating or home improvements” (teklif ve tahmin farkı): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, bölüm 50 (satıcıyı bağlayan bilgiler) ve bölüm 51 (makul fiyat): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134), iş yeri dışında kurulan sözleşmelerde cayma: legislation.gov.uk.
• California Business and Professions Code, bölüm 9884.9 (oto tamiri: yazılı tahmin ve onay): leginfo.legislature.ca.gov.
• California Business and Professions Code, bölüm 7159.5 (tadilat işlerinde peşinat sınırı): leginfo.legislature.ca.gov.
• HMRC, VAT Time of Supply manual, “Basic tax points” (avanslar ve depozitolar): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.