Angebotsvorlage kostenlos: Angebot schreiben und per Handy senden

Angebot, Kostenvoranschlag, Ausschreibung: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, aber spätestens bei der Schlussrechnung zählt der Unterschied.

In Deutschland regelt das BGB beides. Ein Angebot bindet dich (§ 145 BGB): Nimmt die Kundschaft es innerhalb der Frist an, gilt der Preis, es sei denn, du hast es ausdrücklich als „freibleibend“ gekennzeichnet. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine unverbindliche Schätzung. Zeichnet sich ab, dass er wesentlich überschritten wird, musst du die Kundschaft unverzüglich informieren, und sie darf den Vertrag dann kündigen (§ 649 BGB). Eine feste Prozentgrenze für „wesentlich“ nennt das Gesetz nicht.

Zum Vergleich: In Großbritannien unterscheidet Citizens Advice ähnlich zwischen „quote“ und „estimate“, gestützt auf den Consumer Rights Act 2015. In den USA hängt es vom Bundesstaat und von der Branche ab. Kalifornien zum Beispiel verpflichtet Autowerkstätten, vor der Arbeit einen schriftlichen Kostenvoranschlag für Teile und Arbeitszeit zu machen, und verbietet, ihn ohne Zustimmung der Kundschaft zu überschreiten (Business and Professions Code, Abschnitt 9884.9).

Eine Ausschreibung ist ein Wettbewerb, in dem mehrere Betriebe Angebote abgeben, typischerweise für öffentliche oder große Aufträge. Und ein Angebot ist keine Rechnung: Die Rechnung kommt nach der Arbeit und fordert zur Zahlung auf. Mehr dazu in unserem Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst.

Angebot schreiben: Was hineingehört

• Angebotsnummer und Datum. Anders als bei Rechnungen gibt es für Angebote keine gesetzliche Nummernpflicht, aber eine Nummer (AN-2026-031) zeigt dir, welche Version angenommen wurde.
• Deine Angaben: Name oder Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail und deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Die Kundschaft: Name, Anschrift und, bei Arbeiten vor Ort, der Ausführungsort.
• Leistungsumfang: was du machst und was nicht. „Wände und Decke vorbereiten und streichen; Möbel räumt die Kundschaft“ erspart dir später viele Diskussionen.
• Einzelne Positionen: jede Arbeit oder Ware mit Menge, Einheit (Stunde, Quadratmeter, Stück) und Preis. Weis Arbeits- und Materialkosten getrennt aus: Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen von der Steuer absetzen (§ 35a EStG).
• Umsatzsteuer: 19 % oder 7 %, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist; als Kleinunternehmer der Hinweis auf § 19 UStG.
• Gesamtbetrag, und ob es ein Festpreis oder ein Kostenvoranschlag ist.
• Bindefrist: „Dieses Angebot gilt 30 Tage.“ Das schützt dich, wenn die Materialpreise steigen.
• Zeitplan: Starttermin oder Vorlauf und voraussichtliche Dauer.
• Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Abschlagszahlungen, Fälligkeit des Rests, akzeptierte Zahlungsarten.
• Annahme: eine Zeile für Unterschrift und Datum der Kundschaft oder ein klarer Weg, online anzunehmen.

Schließt du den Vertrag mit einer Privatperson bei ihr zu Hause ab, hat sie in der Regel ein 14-tägiges Widerrufsrecht, über das du sie belehren musst; soll es früher losgehen, lass dir diesen Wunsch ausdrücklich bestätigen, am besten schriftlich. Manche Länder deckeln außerdem Anzahlungen: In Kalifornien etwa darf eine Anzahlung für Renovierungsarbeiten höchstens 1.000 $ oder 10 % des Auftragswerts betragen, je nachdem, was niedriger ist (Business and Professions Code, Abschnitt 7159.5).

Kostenlose Angebotsvorlage zum Kopieren

ANGEBOT Nr. [AN-2026-031]
Datum: [TT.MM.JJJJ]          Gültig bis: [TT.MM.JJJJ]
Art: [Festpreisangebot / Kostenvoranschlag – Endpreis kann abweichen]

[Name deines Unternehmens]
[Anschrift] · [Telefon] · [E-Mail]
[Steuernummer oder USt-IdNr.]

Für: [Name der Kundschaft] · [Anschrift]
Ausführungsort: [falls abweichend]

Leistungsumfang:
[Was du machst, in einfachen Worten]
Nicht enthalten: [Was du nicht machst]

Beschreibung                    Menge  Einheit     Einzelpreis   Betrag
[Arbeitslohn]                   [8]    [Std.]      [55,00 €]     [440,00 €]
[Material]                      [1]    [pauschal]  [120,00 €]    [120,00 €]
[Anfahrt / Entsorgung]          [1]    [pauschal]  [30,00 €]     [30,00 €]

Nettobetrag: [590,00 €]
USt. [19 %]: [112,10 €]
Gesamtbetrag: [702,10 €]

Zeitplan: [Starttermin oder Vorlauf] · [voraussichtliche Dauer]
Zahlung: [Anzahlung von X % bei Auftragserteilung] · [Rest nach Fertigstellung]
Zahlungsart: [Überweisung / Karte / bar]

Änderungen: Zusätzliche Arbeiten werden gesondert angeboten und vor Beginn vereinbart.

Auftrag erteilt: ____________________   Datum: __________

Ersetz alles in Klammern und streich, was nicht passt. Die Beispielzahlen gehen auf, du kannst sie also zum Testen einer Tabelle nutzen. Tipps zum Layout und Excel-Formeln findest du in unserem Ratgeber zur Rechnungsvorlage; sie funktionieren für Angebote genauso.

Anzahlung: Schreib genau auf, was gilt

Eine Anzahlung schützt dich vor Kundschaft, die absagt, nachdem du Material gekauft oder andere Aufträge abgelehnt hast. Halte fest:

• den Betrag (eine Zahl, nicht nur einen Prozentsatz);
• wann er fällig ist (bei Auftragserteilung, vor der Materialbestellung);
• was bei einer Absage passiert: ob und wann ein Teil zurückgezahlt wird.

Manche Länder begrenzen Anzahlungen in bestimmten Branchen, wie Kalifornien bei Renovierungen. Bist du umsatzsteuerpflichtig, entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung schon, wenn das Geld eingeht: Du stellst dafür eine Anzahlungsrechnung aus und ziehst die Anzahlung in der Schlussrechnung wieder ab. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, wie du das sauber abrechnest.

Vom Angebot zur Rechnung

Die Zeitangaben sind Faustregeln, keine Forschungsergebnisse. Wichtig ist, dass du das Nachfassen in dem Moment planst, in dem du das Angebot verschickst, damit es nicht von deinem Gedächtnis abhängt.

Wird ein Angebot nicht angenommen, stell eine einzige Frage: „Lag es am Preis, am Termin oder an etwas anderem?“ Die Antwort ist mehr wert als eine weitere Erinnerung.

Vom Handy verschicken, als Link

Aufträge gehen oft an den, der zuerst antwortet. Mit Binome360 tippst du das Angebot in einem Satz ein (Sprachnachrichten gehen bisher auf Englisch und Französisch); dein Assistent bereitet es vor, und gespeichert wird erst, wenn du bestätigst.

So geht es weiter:

• Deine Angaben nur einmal. Name, Anschrift, Steuernummer, Steuersatz und rechtliche Hinweise legst du im Modul fest; sie erscheinen in der Fußzeile jedes Dokuments, in einer von vier Vorlagen in deinen Farben.
• Die Nummerierung läuft automatisch, mit getrennten Nummernkreisen für Angebote und Rechnungen.
• Ein Link statt eines Anhangs. Der WhatsApp-Button bereitet eine höfliche Nachricht mit Nummer, Betrag und Link vor; E-Mail geht genauso.
• Die Kundschaft antwortet online. Auf der Seite liest sie das Angebot, lädt ein PDF herunter und nimmt es an oder lehnt es ab. Die Antwort siehst du in der App.
• Angenommenes Angebot → Rechnung mit einem Tipp, Kundschaft und Positionen werden übernommen. Markier die Rechnung als bezahlt, wenn das Geld da ist; eine unbezahlte Rechnung nach Fälligkeit wird als überfällig markiert, und eine höfliche Erinnerung liegt zum Verschicken bereit.

Binome360 zieht nie Geld für dich ein und ist keine zertifizierte E-Rechnungs-Plattform. Deine Kundschaft bezahlt dich auf dem üblichen Weg.

Fehler, die dich Aufträge (oder Geld) kosten

• Eine einzige Pauschale. „Badsanierung: 15.000 €“ lädt zum Feilschen ein und verschweigt, was enthalten ist.
• Keine Bindefrist. Sechs Monate später erwartet die Kundschaft die Preise vom letzten Jahr.
• Keine Ausschlüsse. Steht nicht drin, dass du keine Möbel rückst oder keinen Putz ausbesserst, geht die Kundschaft vielleicht davon aus.
• Zusatzarbeiten auf Zuruf. Biete Extras schriftlich an, bevor du damit anfängst.
• Versionen ohne Nummer. Im Streit weiß niemand, welche angenommen wurde.

Häufige Fragen

Ist ein Angebot verbindlich?

Ja. Nach deutschem Recht bist du an dein Angebot gebunden, bis die genannte Frist abläuft (§ 145 BGB), es sei denn, du kennzeichnest es ausdrücklich als „freibleibend“ oder „unverbindlich“. Nimmt die Kundschaft es an, ist der Vertrag geschlossen: Du schuldest die beschriebene Arbeit zum angebotenen Preis. In Großbritannien kann das, was du in einem Angebot schreibst, nach Abschnitt 50 des Consumer Rights Act 2015 ebenfalls Vertragsbestandteil werden.

Darf der Preis nach der Annahme steigen?

Nur wenn die Kundschaft einer Änderung zustimmt, etwa bei Zusatzarbeiten, oder wenn das Angebot einen echten Grund dafür vorsieht. Halte jede Änderung vor der Arbeit schriftlich fest, mit Preis. Bei einem Kostenvoranschlag darf der Endpreis abweichen; zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, musst du die Kundschaft aber sofort informieren, sobald du es weißt.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Eine gesetzliche Standardfrist gibt es nicht. Nennst du keine Frist, gilt ein Angebot nur so lange, wie du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 BGB). Üblich sind 30 Tage; nimm eine kürzere Frist, wenn sich deine Materialpreise schnell ändern, und schreib das Datum immer aufs Angebot.

Soll ich für Angebote Geld verlangen?

Die meisten kleinen Betriebe erstellen Angebote kostenlos, um Aufträge zu gewinnen. Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht zu bezahlen (§ 632 Abs. 3 BGB). Willst du Geld für aufwendige Aufmaße oder Planungen, vereinbare das ausdrücklich, bevor du anfängst, und rechne die Gebühr auf den Auftrag an, wenn er zustande kommt.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Proforma-Rechnung?

Beide kommen vor dem Verkauf. Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung und dient vor allem dem Zoll, einer Bankfinanzierung oder einer Vorauszahlung. Unser Ratgeber zur Proforma-Rechnung erklärt, wann du eine brauchst.

Kurz gesagt

Ein gutes Angebot beschreibt die Arbeit und was nicht enthalten ist, listet jede Position mit Menge und Preis auf, zeigt Umsatzsteuer und Gesamtbetrag und sagt, wie lange der Preis gilt und wie die Anzahlung funktioniert. Schreib bewusst „Angebot“ oder „Kostenvoranschlag“, denn das Wort entscheidet, was du später berechnen darfst. Dein erster Schritt: Kopier die Vorlage oben, trag deine Angaben ein und schick dein nächstes Angebot noch am Tag der Besichtigung.

Quellen

• Citizens Advice, „Problem with building work, decorating or home improvements“ (quote vs estimate): citizensadvice.org.uk.
• Consumer Rights Act 2015, Abschnitt 50 (verbindliche Angaben des Unternehmers) und Abschnitt 51 (angemessener Preis): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 (SI 2013/3134), Widerruf außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Verträge: legislation.gov.uk.
• California Business and Professions Code, Abschnitt 9884.9 (Autowerkstätten: schriftlicher Kostenvoranschlag und Zustimmung): leginfo.legislature.ca.gov.
• California Business and Professions Code, Abschnitt 7159.5 (Obergrenze für Anzahlungen bei Renovierungen): leginfo.legislature.ca.gov.
• HMRC, VAT Time of Supply manual, „Basic tax points“ (Vorauszahlungen und Anzahlungen): gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-time-of-supply.
• GOV.UK, „Invoicing and taking payment from customers“: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers.

Deutsche Rechtsgrundlagen: §§ 145, 147, 312b, 312g, 632 und 649 BGB, § 35a EStG, §§ 13 und 19 UStG (Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de).

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