الفرق بين عرض السعر والفاتورة: أيهما يُرسل ومتى

الفرق بين عرض السعر والفاتورة: وثيقتان ولحظتان

كثيرًا ما يتشابه عرض السعر والفاتورة: البنود نفسها، والأسعار نفسها، والقالب نفسه. لكنهما يأتيان في وقتين مختلفين ويؤديان وظيفتين مختلفتين.

عرض السعر وُجد لمنع المفاجآت. والفاتورة وُجدت لتقبض أجرك. ومعظم الخلافات على السعر تأتي من الخلط بينهما.

عرض السعر والتقدير والمناقصة: الكلمات مهمة

في الكلام اليومي تُستخدم هذه الكلمات بالمعنى نفسه. لكنها عند الخلاف مع العميل لا تعني الشيء نفسه.

• عرض السعر (quote): سعر ثابت لعمل محدد. تصفه Citizens Advice بأنه وعد بتنفيذ العمل بسعر متفق عليه. ولا يستطيع التاجر تحصيل أكثر إلا لسبب وجيه، مثل موافقة العميل على عمل إضافي، أو خطأ واضح في السعر.
• التقدير (estimate): أفضل تخمين للتكلفة. يمكن تجاوزه، لكن في حدود المعقول.
• لا سعر متفق عليه أصلًا: بموجب قانون حقوق المستهلك البريطاني لعام 2015، لا يلتزم المستهلك إلا بدفع سعر معقول.

وفي الولايات المتحدة لا توجد قاعدة وطنية واحدة، لكن بعض الولايات تنظّم التقديرات في مهن معينة. وكاليفورنيا مثال جيد: بموجب قانون الأعمال والمهن فيها، يجب على ورشة إصلاح السيارات تقديم تقدير مكتوب للقطع والأجرة، ولا يجوز لها بدء العمل أو تحصيل أي مبلغ قبل موافقة العميل، ولا تحصيل أكثر من التقدير دون موافقته قبل تنفيذ العمل الإضافي. وفي السعودية والدول العربية، قد تكون لبعض المهن قواعد خاصة، والأسلم التحقق منها لدى الجهة المختصة بنشاطك.

الخلاصة العملية: تسمية الوثيقة باسمها الحقيقي. إن كنت واثقًا من السعر، يُرسل عرض سعر. وإن كان من المستحيل معرفته قبل البدء، يُرسل تقدير مع ذكر ما قد يغيّره.

متى يُرسل عرض السعر

يُرسل عرض السعر كلما كان السعر غير واضح للعميل قبل البدء: الأعمال حسب الطلب، والبناء والإصلاح، والمشاريع الممتدة لأيام، وكل ما يُسعَّر بحسب ما يظهر في الموقع.

ولا حاجة إليه في كل بيع. فإن كان سعرك معلنًا (حلاقة، أو درس لساعة بسعر معروف)، فالعميل يعرفه مسبقًا، وتكفي فاتورة أو إيصال بعد العمل.

ثلاث عادات تساعد:

• تحديد مدة صلاحية. «صالح لمدة 30 يومًا» يحميك إذا تغيرت أسعار المواد.
• الحصول على القبول كتابيًا. توقيع، أو ضغطة «قبول» إلكترونية، أو رد مكتوب. ودون ذلك، لديك عرض لا اتفاق.
• ترقيم عروض الأسعار. فهي الطريقة الوحيدة لمعرفة النسخة التي قبلها العميل. مع سلسلة منفصلة عن الفواتير (Q-2026-021 للعروض، وINV-2026-058 للفواتير).

ويقدم دليلنا عن كتابة عرض السعر نموذجًا كاملًا وما يجب أن يتضمنه.

متى تُرسل الفاتورة

فور انتهاء العمل أو تسليم البضاعة. وهناك ثلاثة أسباب لعدم الانتظار:

• مهلة الدفع تبدأ من الفاتورة. في المملكة المتحدة، إذا لم يُتفق على شروط بين الشركات، يستحق الدفع بعد 30 يومًا من استلام العميل للفاتورة أو للسلع والخدمات، أيهما أبعد. وكل يوم تأخير في الفوترة يوم يُضاف قبل أن تقبض.
• مواعيد ضريبة القيمة المضافة. في المملكة المتحدة، يجب على المسجل في الضريبة إصدار فاتورة ضريبية خلال 30 يومًا من تاريخ التوريد. وفي السعودية، تُصدر المنشآت المسجلة فواتير ضريبية إلكترونية وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والمواعيد التفصيلية في إرشادات الهيئة.
• لا يمكن المطالبة بما لم يُفوتر. ويبدأ دليلنا عن المطالبة بفاتورة غير مدفوعة من فاتورة مؤرخة بتاريخ استحقاق واضح.

وللعمل المنتظم مع العميل نفسه (تنظيف أسبوعي، أو صيانة شهرية، أو ساعات عقد ثابت)، فاتورة واحدة شهريًا تسرد كل زيارة أمر شائع ومقبول تمامًا، ما دامت شروطك تنص على ذلك.

بين الاثنين: العربون والفاتورة المبدئية والأعمال الإضافية

العربون. في الأعمال الكبيرة، يُطلب عربون في عرض السعر («30% عند القبول»)، ثم يُفوتر عند استلامه. والفاتورة النهائية تُظهر السعر الكامل، وتخصم العربون المفوتر سابقًا، وتطلب الباقي. وفي المملكة المتحدة، على المسجلين في الضريبة الانتباه إلى قاعدة HMRC: في الدفعة المقدمة، نقطة الاستحقاق الضريبي هي تاريخ إصدار الفاتورة الضريبية لها أو تاريخ استلام الدفعة، أيهما أسبق. وفي السعودية، الأسلم التحقق من معاملة الدفعات المقدمة في إرشادات الهيئة.

الفاتورة المبدئية (proforma). تشبه الفاتورة لكنها في الحقيقة عرض، تُستخدم غالبًا للجمارك أو لموافقة داخلية لدى العميل قبل الدفع المقدم. ولا تحل محل عرض السعر المقبول ولا الفاتورة النهائية. انظر دليل الفاتورة المبدئية.

الأعمال الإضافية. إذا كشف العمل عن شيء غير مخطط، فلا يُضاف ببساطة إلى الفاتورة. يُقدَّم له عرض سعر منفصل ويُقبل أولًا. فالفاتورة لا تتضمن إلا ما وافق عليه العميل.

مثال محسوب: من عرض السعر إلى الفاتورة النهائية

عبدالله مطوّر مواقع في الرياض، غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة، يبني موقعًا لمخبز محلي.

1. عرض السعر، 1 سبتمبر: التصميم والبرمجة 6,000 ريال، وكتابة المحتوى 6 ساعات × 180 ريالًا = 1,080 ريالًا، المجموع 7,080 ريالًا. صالح 30 يومًا، وعربون 40% عند القبول.
2. القبول، 3 سبتمبر: يقبل صاحب المخبز العرض إلكترونيًا.
3. فاتورة العربون، 3 سبتمبر: 40% من 7,080 = 2,832 ريالًا.
4. الفاتورة النهائية، 24 سبتمبر، يوم إطلاق الموقع: المجموع 7,080 ريالًا، ناقص العربون المفوتر 2,832 ريالًا، والباقي المستحق 4,248 ريالًا، يُدفع خلال 14 يومًا.

التحقق: 2,832 + 4,248 = 7,080 ريالًا. يدفع العميل سعر العرض بالضبط، وكل دفعة تقابلها فاتورة.

أخطاء تسبب الخلافات

• إرسال فاتورة «لإعطاء سعر». الفاتورة تستهلك رقمًا من تسلسلك، وقد تُنشئ ضريبة مستحقة إن كنت مسجلًا. وإذا رفض العميل، ستحتاج إلى إشعار دائن. ولاقتراح سعر، يُرسل عرض سعر.
• معاملة عرض السعر المقبول كأنه فاتورة. عرض السعر يثبت السعر المتفق عليه، لا أن العمل أُنجز ولا أن الدفع مستحق. وما زلت بحاجة إلى فاتورة.
• تحصيل أكثر من عرض السعر دون اتفاق. ما لم يكن هناك سبب وجيه، كعمل إضافي وافق عليه العميل، لا يُحصَّل أكثر من العرض.
• استلام عربون دون مستند. كل عربون يُفوتر أو يُعطى به إيصال، وإلا صارت الفاتورة النهائية مربكة للطرفين.
• تأخير الفوترة. مهلة الدفع لا تبدأ إلا بوصول الفاتورة.

من عرض السعر إلى الفاتورة دون إعادة كتابة

أبطأ جزء غالبًا هو نسخ عرض السعر إلى الفاتورة. في Binome360، يُكتب عرض السعر بجملة واحدة (والملاحظات الصوتية متاحة بالإنجليزية والفرنسية)؛ فيقرؤه العميل، وينزّل نسخة PDF، ويقبله إلكترونيًا من رابط؛ ثم يتحول العرض المقبول إلى فاتورة بلمسة واحدة، بالبنود نفسها وبترقيمها الخاص.

يُعدّ Binome360 عروض أسعار وفواتير واضحة؛ لكنه ليس منصة فوترة إلكترونية معتمدة (ولا يغني عن حلول الفوترة الإلكترونية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لمن تلزمه)، ولا يعالج المدفوعات.

أسئلة شائعة

هل عرض السعر ملزم قانونيًا؟

بعد قبول العميل له، يصبح عرض السعر عادةً جزءًا من اتفاقكما: التزمت أنت بالسعر والنطاق، والتزم هو بالدفع. وقبل القبول، هو عرض يمكن سحبه أو تعديله. وفي المملكة المتحدة، تقول Citizens Advice إن التاجر لا يستطيع تحصيل أكثر من عرض السعر دون سبب وجيه. وفي البلدان العربية، تحكم ذلك القواعد العامة للعقود في كل بلد.

هل يمكن إرسال فاتورة دون عرض سعر؟

نعم. عرض السعر اختياري في معظم الحالات. وللعمل الصغير بسعر معروف، تكفي فاتورة بعد العمل. لكن دون عرض سعر، لا يوجد مستند مكتوب يُحتج به إذا اعترض العميل لاحقًا على السعر.

ما الفرق بين عرض السعر والتقدير؟

عرض السعر سعر ثابت لعمل محدد. والتقدير أفضل تخمين، وقد يرتفع في حدود المعقول. وإن لم تكن متأكدًا من التكلفة النهائية، فالأصح تسميته تقديرًا وشرح ما قد يغيّره.

هل تشترك عروض الأسعار والفواتير في تسلسل الترقيم نفسه؟

لا. يُفصل بينهما. الفواتير تحتاج إلى تسلسل فريد غير منقطع؛ أما العروض فلا، وكثير منها لا يتحول أبدًا إلى فواتير. والخلط بينهما يترك فجوات في ترقيم الفواتير.

متى تُرسل الفاتورة بعد انتهاء العمل؟

في اليوم نفسه إن أمكن. وفي المملكة المتحدة، على المسجل في الضريبة إصدار الفاتورة الضريبية خلال 30 يومًا من التوريد، لكن الانتظار كل هذه المدة لا يفعل سوى تأخير دفعتك.

باختصار

يُرسل عرض السعر قبل العمل لتثبيت الثمن، وفاتورة عربون إن استُلم مال مقدمًا، وفاتورة نهائية فور انتهاء العمل. التقدير يُسمّى تقديرًا، والقبول يُؤخذ كتابيًا، ولا يُفوتر أكثر من العرض دون اتفاق. الخطوة الأولى: في عملك القادم، إرسال عرض السعر في يوم لقاء العميل نفسه، مع مدة صلاحية وشروط العربون مكتوبة بوضوح.

المصادر

• Citizens Advice، «Problem with building work, decorating or home improvements» (عروض الأسعار والتقديرات والسعر المعقول): citizensadvice.org.uk.
• قانون حقوق المستهلك البريطاني لعام 2015 (Consumer Rights Act 2015)، المادة 51 (السعر المعقول عند عدم الاتفاق): legislation.gov.uk/ukpga/2015/15/section/51.
• قانون الأعمال والمهن في كاليفورنيا، المادة 9884.9 (التقديرات المكتوبة لإصلاح السيارات): law.justia.com.
• HMRC، «VAT guide (VAT Notice 700)»، القسم 14 (العرابين والدفعات المقدمة): gov.uk/guidance/vat-guide-notice-700.
• HMRC، «Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)»، القسم 3.1 (إصدار الفواتير الضريبية خلال 30 يومًا): gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK، «Late commercial payments: charging interest and debt recovery» (مهلة الدفع الافتراضية 30 يومًا): gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.

متوفر أيضًا باللغة English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt.