Contoh kwitansi pembayaran: cara membuat dan template gratis

Kwitansi vs invoice: fungsi masing-masing

Bagi banyak freelancer, cara paling sederhana adalah mengirim invoice, lalu menandainya “Lunas pada [tanggal] via [cara bayar]” setelah uangnya masuk. Kwitansi terpisah paling berguna untuk uang tunai, uang muka, pembayaran sebagian, dan sewa, yang sering kali tidak punya invoice maupun jejak di rekening. Kalau yang kamu butuhkan invoice-nya, ikuti panduan kami tentang cara membuat invoice. Kalau yang kamu cari cara menyimpan struk dan kwitansi dari orang lain, baca cara memotret struk agar terbaca jelas: panduan ini membahas kwitansi yang kamu terbitkan.

Apakah kamu wajib memberi kwitansi?

Hampir semua orang di Indonesia sudah akrab dengan kwitansi, dari buku kwitansi rangkap di toko alat tulis sampai kwitansi cetak dari aplikasi. Beberapa aturan dan kebiasaan tetap perlu diketahui.

Meterai. Menurut UU Bea Meterai, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang dengan nominal di atas Rp5 juta, seperti kwitansi, dikenai bea meterai Rp10.000. Meterai adalah pajak atas dokumen, bukan syarat sahnya kwitansi, tapi kwitansi bernilai besar sebaiknya sudah bermeterai sejak awal supaya siap dipakai sebagai bukti.

Uang tunai. Pembayaran lewat transfer atau QRIS meninggalkan jejak di mutasi rekening; uang tunai tidak. Itu sebabnya pembeli yang membayar tunai sebaiknya selalu meminta kwitansi, dan penjual yang menerima tunai sebaiknya selalu memberikannya.

Reimburse dan pajak klienmu. Karyawan yang meminta ganti biaya ke kantor, dan klien bisnis yang mencatat pengeluarannya, biasanya butuh kwitansi yang jelas: tanggal, nominal, tempat, dan keperluannya. Di AS, IRS Publication 463 menyebut bukti tertulis seperti kwitansi umumnya diperlukan untuk biaya perjalanan, hadiah, dan sejenisnya, kecuali biayanya di bawah $75, dan selalu diperlukan untuk penginapan. Jadi, saat klien bisnis meminta kwitansi, alasannya biasanya pembukuan atau pajak.

Di negara lain. Di Inggris, konsumen tidak selalu butuh struk asli untuk memakai haknya: menurut Citizens Advice, mutasi rekening atau bukti pembelian lain bisa cukup saat mengembalikan barang rusak. Pasal 4 Landlord and Tenant Act 1985 mewajibkan pemilik properti di Inggris dan Wales memberi buku sewa kalau sewa dibayar mingguan. Di New York, Real Property Law § 235-e mewajibkan kwitansi tertulis saat sewa hunian dibayar tunai atau dengan cara selain cek pribadi penyewa, lengkap dengan tanggal, nominal, alamat, periode sewa, serta tanda tangan dan jabatan penerimanya. Di California, Civil Code § 1499 memberi hak kepada pihak yang membayar utang untuk meminta kwitansi tertulis. Di AS, donatur butuh tanda terima tertulis dari lembaga amal untuk setiap sumbangan tunggal $250 atau lebih agar bisa mengklaim pengurangan pajak.

Isi kwitansi pembayaran

Kwitansi yang kuat saat terjadi perselisihan menjawab enam pertanyaan: siapa yang membayar, siapa yang menerima, berapa, kapan, bagaimana, dan untuk apa.

Dua detail mencegah sebagian besar perselisihan. Menulis terbilang mencegah “Rp150.000” berubah menjadi “Rp750.000”. Menyebut sisa tagihan (“Sisa tagihan: Rp0”) memperjelas apakah urusannya sudah selesai atau belum.

Kalau kamu PKP, penjualan barang atau jasa kena pajak tetap butuh faktur pajak lewat e-Faktur, bukan hanya kwitansi. Panduan contoh invoice kami membahas kolom tambahannya.

Template 1: kwitansi pembayaran tunai

Pakai untuk pembayaran tangan ke tangan apa pun: menjual motor atau perabot bekas, les privat, iuran klub, atau teman yang mengembalikan pinjaman. Buat rangkap dua, satu untuk masing-masing pihak.

KWITANSI No. [KW-2026-001]

Telah terima dari:  [Nama lengkap pembayar]
                    [Alamat / telepon atau email]

Diterima oleh:      [Namamu atau nama usahamu]
                    [Alamat / telepon atau email]  [NPWP, jika ada]

Tanggal:            [DD Bulan YYYY]    Tempat: [Kota]
Uang sejumlah:      [Rp0]  (terbilang: [nominal dengan huruf] rupiah)
Cara pembayaran:    Tunai

Untuk pembayaran:   [Keperluannya: penjualan motor Honda Vario 2019, no. rangka …;
                     les privat bulan September; pelunasan invoice INV-…]

Total tagihan:      [Rp0]
Sudah dibayar:      [Rp0]
Dibayar hari ini:   [Rp0]
Sisa tagihan:       [Rp0]

Penerima (tanda tangan, di atas meterai Rp10.000 jika di atas Rp5 juta): ______________
Pembayar (tanda tangan, opsional): ______________________

Untuk penjualan pribadi barang yang berharga, tambahkan “dijual dalam kondisi seperti yang dilihat” atau syarat lain yang disepakati, dan catat nomor identitas yang kamu periksa. Kwitansi mencatat pembayarannya; kwitansi tidak menggantikan surat perjanjian jual beli atau proses balik nama BPKB dan STNK di Samsat untuk kendaraan.

Template 2: kwitansi sewa

Kwitansi sewa melindungi kedua pihak: penyewa bisa membuktikan sudah membayar, pemilik bisa menunjukkan apa yang dibayar untuk periode mana. Penyewa kos atau kontrakan juga sering membutuhkannya untuk reimburse kantor atau saat pindah ke tempat baru.

KWITANSI SEWA No. [2026-10]

Tanggal diterima:  [DD Bulan YYYY]
Telah terima dari: [Nama penyewa]
Properti:          [Alamat lengkap, termasuk nomor kamar atau unit]
Periode sewa:      [1 Okt 2026] sampai [31 Okt 2026]

Sewa:              [Rp0]
Biaya lain:        [Rp0]  ([denda telat / listrik dan air / parkir])
Total diterima:    [Rp0]  (terbilang: [nominal dengan huruf] rupiah)
Cara pembayaran:   [Tunai / transfer bank / QRIS / dompet digital]

Sisa untuk periode ini: [Rp0]

Diterima oleh: [Nama], [Pemilik / Pengelola]
Tanda tangan:  ______________________

Kalau penyewa hanya membayar sebagian, tulis hal itu di kwitansi (“Pembayaran sebagian. Sisa sewa Oktober: Rp500.000”). Kwitansi yang terlihat seperti pembayaran penuh padahal bukan hanya mengundang perselisihan di kemudian hari.

Template 3: kwitansi uang muka (DP)

Kwitansi uang muka harus menyebutkan satu hal dengan jelas: apakah DP bisa dikembalikan, dan kapan. Istilah “DP hangus” sering dipakai tanpa pernah ditulis; aturannya tergantung perjanjianmu, dan di beberapa negara, seperti Inggris dan banyak negara bagian AS, uang jaminan sewa bahkan punya skema perlindungan sendiri. Tulis syarat yang disepakati, bukan asumsi.

KWITANSI UANG MUKA No. [KW-2026-011]

Telah terima dari: [Nama klien] · [kontak]
Diterima oleh:     [Nama usahamu] · [kontak]
Tanggal:           [DD Bulan YYYY]
Uang sejumlah:     [Rp0]  (terbilang: [nominal dengan huruf] rupiah)
Cara pembayaran:   [Transfer bank / QRIS / tunai / kartu]

Uang muka untuk:   [Jasa atau pesanan, sesuai penawaran no. … tanggal …]
Harga total:       [Rp0]
Sisa pembayaran:   [Rp0] pada [tanggal atau tahap: pengiriman / hari acara]

Ketentuan: Uang muka ini [tidak dapat dikembalikan / dapat dikembalikan penuh sampai DD Bulan YYYY /
dikembalikan dipotong Rp… jika batal setelah …], sesuai [penawaran / perjanjian no. …].

Tanda tangan: ______________________

Penomoran dan penyimpanan arsip

Beri kwitansi urutan nomornya sendiri (KW-2026-001, KW-2026-002…), terpisah dari invoice. Nomor yang hilang dari urutan mudah terlihat, dan justru itu yang membantu kalau suatu saat ada yang mempertanyakan sebuah pembayaran. Kalau kamu salah tulis, jangan pakai ulang nomornya: tandai kwitansi itu “BATAL”, simpan, lalu terbitkan nomor berikutnya.

Simpan salinan setiap kwitansi yang kamu terbitkan:

• Indonesia: UU KUP mewajibkan buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan disimpan 10 tahun, termasuk salinan kwitansi yang menjadi bagian dari pembukuan usahamu.
• AS: IRS meminta catatan disimpan minimal tiga tahun untuk sebagian besar kasus, dan enam atau tujuh tahun dalam situasi tertentu (misalnya kalau penghasilan jauh kurang dilaporkan, atau untuk pengurangan piutang tak tertagih).
• Inggris dan New York: di Inggris, pekerja mandiri menyimpan catatan minimal lima tahun setelah batas penyerahan 31 Januari untuk tahun pajak itu, dan perusahaan umumnya enam tahun; di New York, pemilik properti menyimpan catatan kwitansi sewa tunai minimal tiga tahun.

Melacak siapa yang sudah membayar

Bagian tersulitnya bukan menulis kwitansi, melainkan tahu, tiga bulan kemudian, invoice mana yang sudah lunas. Di Binome360, penawaran harga dan invoice diberi nomor otomatis, kamu bisa menandai invoice sebagai lunas, dan invoice yang telat ditandai. Kamu juga bisa mencatat pembayarannya di akunmu dengan satu kalimat.

Binome360 menyimpan catatannya; aplikasi ini tidak menerima pembayaran atau memindahkan uang, dan bukan platform faktur elektronik bersertifikat.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kwitansi tulisan tangan sah?

Sah. Kwitansi tidak harus dicetak, baik di Indonesia maupun di AS dan Inggris. Kwitansi tulisan tangan dari buku kwitansi rangkap sudah cukup, asalkan terbaca dan mencantumkan tanggal, kedua pihak, nominal, cara pembayaran, dan keperluannya, lengkap dengan tanda tangan.

Apakah kwitansi perlu tanda tangan?

Dalam banyak kasus tidak diwajibkan hukum, tapi untuk pembayaran tunai, tanda tanganlah yang membuat kwitansi bisa dipercaya. Untuk nominal di atas Rp5 juta, tanda tangan dibubuhkan di atas meterai Rp10.000. Di New York, aturan kwitansi sewa tunai bahkan mewajibkan tanda tangan dan jabatan penerimanya. Untuk pembayaran lewat transfer atau kartu, nama usahamu dan nomor referensi transaksi menjalankan fungsi yang sama.

Bisakah kwitansi dikirim lewat email atau WhatsApp?

Bisa. Kwitansi PDF atau email sudah cukup untuk sebagian besar keperluan, dan lebih mudah disimpan. Untuk kwitansi elektronik di atas Rp5 juta, gunakan meterai elektronik (e-Meterai). Beberapa aturan di luar negeri mengatur waktunya: di New York, kwitansi sewa harus diberikan langsung kalau sewa diserahkan secara tatap muka, atau dalam 15 hari kalau dikirim tidak langsung. Untuk penyewa dan pelanggan yang lebih suka kertas, tawarkan keduanya.

Apakah invoice lunas sama dengan kwitansi?

Bisa sama. Invoice bercap “Lunas”, dengan tanggal, nominal, dan cara pembayarannya, membuktikan pembayaran sekaligus merinci penjualan dalam satu dokumen. Gunakan kwitansi terpisah kalau tidak ada invoice (penjualan pribadi, sewa tunai) atau untuk uang muka dan pembayaran sebagian.

Apa bedanya kwitansi dan surat jual beli?

Kwitansi membuktikan bahwa uang sudah dibayar. Surat perjanjian jual beli mengatur peralihan kepemilikan barang, misalnya kendaraan, dan untuk kendaraan masih ada proses balik nama BPKB dan STNK. Untuk penjualan pribadi yang nilainya besar, kamu mungkin butuh keduanya.

Ringkasnya

Kwitansi membuktikan pembayaran; invoice memintanya. Beri kwitansimu urutan nomor sendiri, tulis nominal dalam angka dan terbilang, sebutkan cara pembayaran, keperluan, dan sisa tagihannya, lalu tanda tangani, di atas meterai kalau nominalnya di atas Rp5 juta. Langkah pertama: tetapkan penomoranmu (KW-2026-001) dan salin template tunai di atas ke aplikasi catatanmu supaya siap dipakai lain kali.

Sumber

• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, bagian tentang bukti tertulis: irs.gov/publications/p463.
• IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
• New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
• California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
• Landlord and Tenant Act 1985, pasal 4 (buku sewa): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
• Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
• GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.