نموذج سند قبض: كيف يُكتب إيصال استلام مبلغ (نماذج مجانية)

سند القبض والفاتورة: دور كل منهما

لكثير من المستقلين، أبسط خيار هو إصدار الفاتورة، ثم وسمها بعبارة «دُفعت بتاريخ [التاريخ] عبر [الطريقة]» عند وصول المال. أما سند القبض المنفصل فأكثر فائدة في الدفع النقدي، والعربون، والدفعات الجزئية، والإيجار، حيث قد لا توجد فاتورة ولا أثر بنكي أصلًا. ولإعداد الفاتورة نفسها، دليلنا عن طريقة عمل فاتورة. ولحفظ الإيصالات التي يعطيك إياها الآخرون، الدليل المناسب هو كيف تُصوَّر الإيصالات بوضوح: فهذا الدليل يتناول السندات الصادرة منك.

هل يجب إعطاء سند قبض؟

لا توجد قاعدة عامة واحدة في الولايات المتحدة ولا في المملكة المتحدة، لكن بعض القواعد المحددة مهمة. والقواعد تختلف من بلد لآخر، فالأسلم التحقق منها محليًا.

المستهلكون في المملكة المتحدة. لا يُشترط الإيصال الأصلي تمامًا لممارسة حقوق المستهلك. فبحسب Citizens Advice، قد يكفي كشف الحساب البنكي أو أي دليل شراء آخر عند إرجاع سلعة معيبة. وهذا أحد أسباب تجاهل صغار البائعين للإيصالات، وسبب لإصرار من يدفع نقدًا على الحصول على واحد: فالنقد لا يترك كشف حساب.

الإيجار في إنجلترا وويلز. بموجب المادة 4 من قانون المالك والمستأجر لعام 1985، يجب على المؤجر تقديم دفتر إيجار أو مستند مشابه عندما يُدفع الإيجار أسبوعيًا. ولا تشمل هذه القاعدة الإيجارات الشهرية، لكن سند قبض الإيجار يبقى ممارسة جيدة، خاصة عند الدفع نقدًا.

الإيجار في نيويورك. تُلزم المادة 235-e من قانون الملكية العقارية المؤجرين بإعطاء إيصال مكتوب عندما يُدفع الإيجار السكني نقدًا أو بأي وسيلة غير الشيك الشخصي للمستأجر. ويجب أن يُظهر الإيصال التاريخ، والمبلغ، والعقار، والفترة المدفوعة، وتوقيع المستلم وصفته. ويمكن لمن يدفع بشيك شخصي طلب إيصال كتابيًا. ويجب على المؤجر حفظ سجلات إيصالات الإيجار النقدي ثلاث سنوات على الأقل.

الإيجار في السعودية. تُوثَّق عقود الإيجار عادةً عبر منصة «إيجار». ومع ذلك يبقى سند القبض مفيدًا لإثبات أي دفعة نقدية أو تتم خارج القنوات الموثقة.

كاليفورنيا. تمنح المادة 1499 من القانون المدني المدين حق مطالبة الدائن بإيصال مكتوب عن أي مال يُسلَّم سدادًا.

الجمعيات الخيرية في الولايات المتحدة. يحتاج المتبرع إلى إقرار مكتوب معاصر عن أي تبرع منفرد بقيمة 250 دولارًا فأكثر ليتمكن من خصمه ضريبيًا، ويجب على الجمعية تقديم إفصاح مكتوب عن التبرع المقترن بمقابل الذي يتجاوز 75 دولارًا (مثل تذكرة حفل خيري بـ100 دولار تشمل عشاءً قيمته 40 دولارًا).

ضرائب عملائك. تنص نشرة مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 463 على أن الدليل المستندي، كالإيصالات، مطلوب عمومًا لمصاريف السفر والهدايا والمصاريف المشابهة إلا إذا قلّ المصروف عن 75 دولارًا، ومطلوب دائمًا للإقامة. ويجب أن يُظهر المبلغ، والتاريخ، والمكان، وطبيعة المصروف. وحين يطلب منك عميل من الشركات سند قبض، فهذا عادةً هو السبب.

ما الذي يُكتب في سند القبض

سند القبض الذي يصمد عند الخلاف يجيب عن ستة أسئلة: من دفع، ومن استلم، وكم، ومتى، وكيف، ولماذا.

تفصيلان يمنعان معظم الخلافات. كتابة المبلغ بالحروف تمنع تحويل «150» إلى «750»، وعبارة «فقط … لا غير» المعروفة تسد الباب أمام أي إضافة. وذكر المتبقي («المتبقي: 0.00 ريال») يوضح هل أُغلق الحساب أم لا.

وإذا كان البيع خاضعًا لضريبة القيمة المضافة والبائع مسجل فيها، فقد يلزم سند القبض أن يستوفي قواعدها أيضًا: في السعودية، المطلوب فاتورة ضريبية (مبسطة للأفراد) تصدر عبر نظام «فاتورة»، ولا يغني سند القبض عنها؛ وفي المملكة المتحدة، فاتورة ضريبية أو فاتورة مبسطة للمبيعات التي لا تتجاوز 250 جنيهًا إسترلينيًا. ويغطي دليل نموذج الفاتورة هذه البيانات الإضافية.

النموذج 1: سند قبض لدفعة نقدية

يصلح لأي دفع يدًا بيد: بيع سيارة أو أثاث مستعمل، أو دروس خصوصية، أو اشتراك نادٍ، أو رد دين لصديق. ويُكتب من نسختين، نسخة لكل طرف.

سند قبض رقم [RCT-2026-001]

استلمنا من:     [الاسم الكامل للدافع]
                [العنوان / الهاتف أو البريد الإلكتروني]

المستلم:        [اسمك أو اسم المنشأة]
                [العنوان / الهاتف أو البريد الإلكتروني]  [رقم السجل التجاري، إن وُجد]

التاريخ:        [يوم شهر سنة]    المكان: [المدينة]
المبلغ:         [0.00 ريال]  (فقط [المبلغ بالحروف] ريال لا غير)
طريقة الدفع:    نقدًا

وذلك عن:        [سبب الدفع: بيع سيارة تويوتا كامري 2016، رقم الهيكل …؛
                 دروس شهر سبتمبر؛ باقي الفاتورة INV-…]

المبلغ المستحق:    [0.00]
المدفوع سابقًا:    [0.00]
المدفوع اليوم:     [0.00]
المتبقي:           [0.00]

توقيع المستلم: ______________________
توقيع الدافع (اختياري): ______________________

في البيع الخاص لشيء ثمين، تُضاف عبارة «بيع بحالته الراهنة» أو أي شروط متفق عليها، مع الاحتفاظ بنسخة من بيانات الهوية التي جرى التحقق منها. فسند القبض يثبت الدفع، ولا يغني عن عقد البيع أو نقل الملكية الرسمي حيث يلزم، كما في السيارات.

النموذج 2: سند قبض إيجار

سند قبض الإيجار يحمي الطرفين: المستأجر يثبت أنه دفع، والمؤجر يُظهر ما دُفع وعن أي فترة. وكثيرًا ما يحتاج المستأجرون إليه عند التقدم لاستئجار سكن جديد، أو في بعض المعاملات.

سند قبض إيجار رقم [2026-10]

تاريخ الاستلام:   [يوم شهر سنة]
استلمنا من:       [اسم المستأجر أو المستأجرين]
العقار:           [العنوان الكامل، مع رقم الوحدة]
فترة الإيجار:     من [1 أكتوبر 2026] إلى [31 مارس 2027]

الإيجار:          [0.00 ريال]
رسوم أخرى:        [0.00 ريال]  ([كهرباء / ماء / مواقف / خدمات])
إجمالي المستلم:   [0.00 ريال]  (فقط [المبلغ بالحروف] ريال لا غير)
طريقة الدفع:      [نقدًا / حوالة / شيك رقم … / تحويل بنكي]

المتبقي عن هذه الفترة: [0.00 ريال]

المستلم: [الاسم]، [المؤجر / وكيل العقار]
التوقيع: ______________________

إذا دفع المستأجر جزءًا من الإيجار فقط، يُذكر ذلك في السند («دفعة جزئية. المتبقي عن أكتوبر: 1,500 ريال»). فالسند الذي يوحي بالسداد الكامل وهو ليس كذلك يفتح الباب لخلاف لاحق.

النموذج 3: سند قبض عربون

سند قبض العربون يجب أن يقول شيئًا واحدًا بوضوح: هل العربون مسترد، ومتى. والقواعد تتوقف على العقد، وعلى القانون المحلي في عربون الإيجار والمستهلكين (فلتأمين الإيجار مثلًا أنظمة حماية خاصة في بعض الولايات الأمريكية وفي المملكة المتحدة). المطلوب كتابة الشروط المتفق عليها، لا الافتراضات.

سند قبض عربون رقم [RCT-2026-011]

استلمنا من:     [اسم العميل] · [وسيلة التواصل]
المستلم:        [اسم منشأتك] · [وسيلة التواصل]
التاريخ:        [يوم شهر سنة]
المبلغ:         [0.00 ريال]  (فقط [المبلغ بالحروف] ريال لا غير)
الطريقة:        [بطاقة / تحويل بنكي / نقدًا / شيك رقم …]

عربون عن:       [الخدمة أو الطلب، مع عرض السعر رقم … بتاريخ …]
السعر الإجمالي: [0.00 ريال]
المتبقي:        [0.00 ريال] في [التاريخ أو المرحلة: التسليم / يوم المناسبة]

الشروط: هذا العربون [غير مسترد / مسترد بالكامل حتى يوم شهر سنة /
مسترد بعد خصم … ريال عند الإلغاء بعد …]، وفق [عرض السعر / العقد رقم …].

التوقيع: ______________________

الترقيم وحفظ السجلات

تُعطى سندات القبض تسلسلها الخاص (RCT-2026-001، RCT-2026-002…)، منفصلًا عن الفواتير. فالفجوة في التسلسل سهلة الملاحظة، وهذا بالضبط ما يفيد إذا شكك أحد يومًا في دفعة ما. وعند الخطأ، لا يُعاد استخدام الرقم: يُوسم السند بكلمة «ملغى» ويُحتفظ به، ويُصدر الرقم التالي.

ويُحتفظ بنسخة من كل سند يصدر:

• الولايات المتحدة: تطلب مصلحة الضرائب (IRS) حفظ السجلات ثلاث سنوات على الأقل في معظم الحالات، وست أو سبع سنوات في حالات معينة (مثلًا عند التقليل الكبير من الدخل المُصرَّح به، أو لخصم دين معدوم).
• المملكة المتحدة: على العاملين لحسابهم الخاص حفظ السجلات خمس سنوات على الأقل بعد موعد تقديم الإقرار في 31 يناير عن تلك السنة الضريبية. والشركات تحفظها عمومًا ست سنوات.
• المؤجرون في نيويورك: سجلات إيصالات الإيجار النقدي ثلاث سنوات على الأقل.

وفي السعودية وغيرها، تحدد الجهة الضريبية مدة الحفظ المطلوبة، فالأسلم التحقق منها لديها.

متابعة من دفع

الصعب ليس كتابة سندات القبض، بل معرفة الفواتير المسددة بعد ثلاثة أشهر. في Binome360، تُرقَّم عروض الأسعار والفواتير تلقائيًا، ويمكن وسم الفاتورة مدفوعة، والمتأخرة منها تُميَّز بوضوح. ويمكن أيضًا تسجيل الدفعة في حساباتك بجملة واحدة.

يحفظ Binome360 السجل فقط؛ فهو لا يستلم المدفوعات ولا ينقل المال، وليس حلًا معتمدًا للفوترة الإلكترونية.

أسئلة شائعة

هل سند القبض المكتوب باليد صالح؟

نعم في العادة. لا تشترط الولايات المتحدة ولا المملكة المتحدة طباعة الإيصالات، ودفاتر سندات القبض ذات النسخ المكررة شائعة في المنطقة العربية. ويكفي أن يكون السند مقروءًا ويُظهر التاريخ، والطرفين، والمبلغ، وطريقة الدفع، وسببه، مع توقيع. أما البيع الخاضع للضريبة لدى منشأة مسجلة في السعودية فيحتاج إلى فاتورة ضريبية إلكترونية، لا إلى سند قبض فقط.

هل يحتاج سند القبض إلى توقيع؟

ليس بحكم القانون في معظم الحالات، لكنه في الدفع النقدي أهم ما يمنح السند مصداقيته. وقاعدة الإيجار النقدي في نيويورك تشترط توقيع مستلم الإيجار وصفته. أما في الدفع بالبطاقة أو التحويل البنكي، فاسم المنشأة ومرجع العملية يؤديان الغرض نفسه.

هل يمكن إرسال سند القبض بالبريد الإلكتروني؟

نعم. سند القبض بصيغة PDF أو عبر البريد الإلكتروني مقبول في معظم الأغراض، وأسهل في الحفظ. وبعض القواعد (كإيصالات الإيجار في نيويورك) تحدد التوقيت: فورًا إذا سُلّم الإيجار باليد، وخلال 15 يومًا إذا أُرسل بطريقة غير مباشرة. ولمن يفضّل الورق من المستأجرين والعملاء، يُقدَّم الخياران.

هل الفاتورة المدفوعة تغني عن سند القبض؟

قد تغني. فالفاتورة الموسومة «مدفوعة» مع التاريخ والمبلغ وطريقة الدفع تثبت الدفع وتفصّل البيع في مستند واحد. أما سند القبض المنفصل فيُستخدم حين لا توجد فاتورة (بيع خاص، إيجار نقدي) أو للعربون والدفعات الجزئية.

ما الفرق بين سند القبض وعقد البيع؟

سند القبض يثبت أن المال دُفع. أما عقد البيع فينقل ملكية شيء ما، كالسيارة، وقد يتطلب صياغة أو نماذج محددة في بلدك. وفي البيوع الخاصة الكبيرة، قد يلزم الاثنان معًا.

باختصار

سند القبض يثبت الدفع، والفاتورة تطلبه. والمطلوب: ترقيم السندات في تسلسل خاص بها، وكتابة المبلغ بالأرقام والحروف، وذكر طريقة الدفع وسببه والمتبقي، ثم التوقيع. الخطوة الأولى: ضبط الترقيم (RCT-2026-001) ونسخ نموذج الدفع النقدي أعلاه إلى تطبيق الملاحظات، ليكون جاهزًا في المرة القادمة.

المصادر

• IRS، النشرة 463 (2025)، «Travel, Gift, and Car Expenses»، قسم الدليل المستندي: irs.gov/publications/p463.
• IRS، النشرة 1771، «Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements»: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
• IRS، «How long should I keep records?»: irs.gov.
• قانون الملكية العقارية في نيويورك (New York Real Property Law)، المادة 235-e، «Duty to provide a written receipt»: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
• القانون المدني في كاليفورنيا (California Civil Code)، المادة 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
• قانون المالك والمستأجر لعام 1985 (Landlord and Tenant Act 1985)، المادة 4 (دفاتر الإيجار): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4؛ Shelter England، «Private landlord responsibilities».
• Citizens Advice، «Return faulty goods»: citizensadvice.org.uk.
• GOV.UK، «Business records if you’re self-employed: how long to keep your records»: gov.uk/self-employed-records.

متوفر أيضًا باللغة English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文.