Die kurze Antwort
- Eine Quittung belegt, dass bezahlt wurde. Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf. Erst schickst du die Rechnung, die Quittung stellst du aus, sobald das Geld da ist.
- Wer eine Quittung schreiben will, braucht: eine Quittungsnummer, das Datum, wer gezahlt und wer das Geld erhalten hat, den Betrag, die Zahlungsart, wofür gezahlt wurde, den noch offenen Betrag und eine Unterschrift oder den Firmennamen.
- In Deutschland kann jede zahlende Person eine Quittung verlangen (§ 368 BGB), und wer eine elektronische Kasse nutzt, muss seit 2020 bei jedem Verkauf einen Beleg ausgeben.
- Deine Kundschaft braucht deine Quittung oft für die Steuer: Unternehmen buchen keine Ausgabe ohne Beleg, und für Spenden über 300 € braucht es eine Zuwendungsbestätigung.
- Drei Quittungsvorlagen weiter unten: für eine Barzahlung, für die Miete und für eine Anzahlung.
Quittung oder Rechnung: Was macht welches Dokument?
| Dokument | Was es macht | Wann du es ausstellst |
|---|---|---|
| Angebot oder Kostenvoranschlag | Schlägt einen Preis vor | Vor der Arbeit |
| Rechnung | Fordert zur Zahlung auf und listet den Verkauf auf | Wenn die Arbeit geliefert ist |
| Quittung | Bestätigt, dass das Geld eingegangen ist | Wenn das Geld da ist |
| Rechnung mit Vermerk „Bezahlt“ | Macht beides: listet auf und bestätigt | Nach der Zahlung, statt einer eigenen Quittung |
Angebot oder Kostenvoranschlag
Was es machtSchlägt einen Preis vor
Wann du es ausstellstVor der Arbeit
Rechnung
Was es machtFordert zur Zahlung auf und listet den Verkauf auf
Wann du es ausstellstWenn die Arbeit geliefert ist
Quittung
Was es machtBestätigt, dass das Geld eingegangen ist
Wann du es ausstellstWenn das Geld da ist
Rechnung mit Vermerk „Bezahlt“
Was es machtMacht beides: listet auf und bestätigt
Wann du es ausstellstNach der Zahlung, statt einer eigenen Quittung
Für viele Selbstständige ist der einfachste Weg: Rechnung schreiben und sie mit „Bezahlt am [Datum] per [Zahlungsart]“ markieren, sobald das Geld eingeht. Eine eigene Quittung lohnt sich vor allem bei Barzahlungen, Anzahlungen, Teilzahlungen und Mieten, wo es oft gar keine Rechnung und keine Kontobewegung gibt. Brauchst du die Rechnung selbst, folg unserem Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst. Suchst du eher, wie du die Belege aufbewahrst, die andere dir geben, lies wie du einen lesbaren Beleg fotografierst: In diesem Ratgeber geht es um die Quittungen, die du ausstellst.
Musst du eine Quittung ausstellen?
Eine allgemeine Pflicht, von dir aus eine Quittung zu schreiben, gibt es nicht. Ein paar Regeln solltest du aber kennen.
Auf Verlangen: ja. Nach § 368 BGB muss, wer eine Zahlung erhält, auf Verlangen eine schriftliche Quittung ausstellen. Die Kosten dafür trägt, wenn nichts anderes vereinbart ist, die zahlende Person (§ 369 BGB). Gerade wer bar zahlt, sollte darauf bestehen: Bargeld hinterlässt keinen Kontoauszug.
Kassenbon im Laden. Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss seit 2020 bei jedem Verkauf einen Beleg ausgeben, auf Papier oder elektronisch (Belegausgabepflicht, § 146a AO). Die Kundschaft muss ihn nicht mitnehmen.
Miete. Eine eigene Regel für Mietquittungen gibt es in Deutschland nicht, aber § 368 BGB gilt auch hier: Zahlt deine Mieterin bar, kann sie eine Quittung verlangen. Zum Vergleich: In New York müssen Vermieter bei Barzahlung von sich aus eine schriftliche Quittung mit Datum, Betrag, Wohnung, Zeitraum und Unterschrift ausstellen (Real Property Law § 235-e), und in England und Wales ist bei wöchentlich fälliger Miete ein Mietbuch Pflicht.
Spenden. Für Spenden bis 300 € reicht dem Finanzamt meist ein vereinfachter Nachweis, etwa der Kontoauszug. Darüber braucht es eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster. In den USA liegt die Grenze für eine schriftliche Bestätigung bei 250 $.
Die Steuer deiner Kundschaft. Unternehmen brauchen für jede Betriebsausgabe einen Beleg. Fragt dich ein Geschäftskunde nach einer Quittung, ist das meist der Grund. Für den Vorsteuerabzug braucht er allerdings eine Rechnung; bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung. In den USA verlangt die IRS Belege für Reise- und Geschenkausgaben ab 75 $ und für jede Übernachtung.
Quittung schreiben: Was draufgehört
Eine Quittung, die im Streit standhält, beantwortet sechs Fragen: Wer hat gezahlt, wer hat das Geld bekommen, wie viel, wann, wie und wofür?
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Restbetrag Rechnung RE-2026-042 (Hochzeitsreportage) | 1 | 1.350,00 € | 1.350,00 € |
Betrag dankend erhalten: eintausenddreihundertfünfzig Euro in bar, zum vollständigen Ausgleich der Rechnung RE-2026-042. Offener Betrag: 0,00 €. Unterschrift: [Name, Unterschrift].
- Eine eindeutige Quittungsnummer aus deiner eigenen Folge.
- Datum und Ort der Zahlung.
- Wer das Geld erhalten und wer gezahlt hat, mit Kontaktdaten.
- Wofür gezahlt wurde, mit Rechnungs- oder Bestellnummer.
- Der Betrag, bei Barzahlung auch in Worten.
- Die Zahlungsart und der noch offene Betrag.
- Unterschrift oder Name der Person, die das Geld angenommen hat.
Zwei Details verhindern die meisten Streitigkeiten. Den Betrag in Worten zu schreiben verhindert, dass aus „150 €“ plötzlich „750 €“ wird. Den offenen Betrag zu nennen („Offener Betrag: 0,00 €“) macht klar, ob die Sache erledigt ist oder nicht.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, muss eine Quittung für einen steuerpflichtigen Verkauf unter Umständen auch die Regeln für Rechnungen erfüllen: Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung, die unter anderem den Steuersatz nennt. Unsere Rechnungsvorlage zeigt die zusätzlichen Felder.
Quittungsvorlage für eine Barzahlung
Für jede Zahlung von Hand zu Hand: der Verkauf eines Gebrauchtwagens oder von Möbeln, Nachhilfestunden, ein Vereinsbeitrag, Geld, das dir jemand zurückzahlt. Mach zwei Exemplare, eines für jede Seite.
QUITTUNG Nr. [QU-2026-001]
Erhalten von: [Vollständiger Name der zahlenden Person]
[Anschrift / Telefon oder E-Mail]
Erhalten durch: [Dein Name oder Firmenname]
[Anschrift / Telefon oder E-Mail] [Steuernummer, falls vorhanden]
Datum: [TT.MM.JJJJ] Ort: [Stadt]
Betrag: [0,00 €] (in Worten: [Betrag] Euro)
Zahlungsart: bar
Für: [Wofür gezahlt wird: Verkauf VW Golf, Baujahr 2014, FIN …;
Nachhilfe im September; Rest der Rechnung RE-…]
Gesamtbetrag: [0,00 €]
Bereits gezahlt: [0,00 €]
Heute gezahlt: [0,00 €]
Offener Betrag: [0,00 €]
Geld erhalten (Unterschrift): ______________________
Zahlende Person (Unterschrift, optional): ______________________
Beim Privatverkauf eines wertvollen Gegenstands ergänzt du die vereinbarten Bedingungen, etwa einen Gewährleistungsausschluss, und notierst die Ausweisdaten, die du geprüft hast. Eine Quittung belegt die Zahlung; sie ersetzt keinen Kaufvertrag, und beim Auto gehört außerdem die Übergabe der Fahrzeugpapiere dazu.
Vorlage für eine Mietquittung
Eine Mietquittung schützt beide Seiten: Die Mieterin kann belegen, dass sie gezahlt hat, der Vermieter kann zeigen, was für welchen Zeitraum gezahlt wurde. Mieter brauchen solche Nachweise zum Beispiel für Wohnungsbewerbungen oder Anträge bei Behörden.
MIETQUITTUNG Nr. [2026-10]
Erhalten am: [TT.MM.JJJJ]
Erhalten von: [Name der Mieterin / des Mieters]
Mietobjekt: [Vollständige Anschrift, mit Lage der Wohnung]
Mietzeitraum: [01.10.2026] bis [31.10.2026]
Kaltmiete: [0,00 €]
Nebenkosten: [0,00 €] ([Betriebskosten / Heizung / Stellplatz])
Summe erhalten: [0,00 €] (in Worten: [Betrag] Euro)
Zahlungsart: [bar / Überweisung / …]
Offen für diesen Zeitraum: [0,00 €]
Erhalten durch: [Name], [Vermieter/in / Hausverwaltung]
Unterschrift: ______________________
Zahlt die Mieterin nur einen Teil der Miete, schreib das auf die Quittung („Teilzahlung. Offen für Oktober: 400,00 €“). Eine Quittung, die nach voller Zahlung aussieht, obwohl sie es nicht war, lädt später zum Streit ein.
Vorlage für eine Anzahlungsquittung
Eine Anzahlungsquittung muss eines klar sagen: ob die Anzahlung erstattet wird, und wann. Das hängt von deinem Vertrag ab und bei Mietkautionen vom Gesetz: Eine Mietkaution darf höchstens drei Monatskaltmieten betragen und muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden (§ 551 BGB). Schreib die vereinbarten Bedingungen auf, keine Vermutungen.
ANZAHLUNGSQUITTUNG Nr. [QU-2026-011]
Erhalten von: [Name der Kundschaft] · [Kontakt]
Erhalten durch: [Name deines Unternehmens] · [Kontakt]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Betrag: [0,00 €] (in Worten: [Betrag] Euro)
Zahlungsart: [Karte / Überweisung / bar]
Anzahlung für: [Leistung oder Bestellung, mit Angebot Nr. … vom …]
Gesamtpreis: [0,00 €]
Offener Betrag: [0,00 €] fällig am [Datum oder Anlass: Lieferung / Veranstaltungstag]
Bedingungen: Diese Anzahlung ist [nicht erstattungsfähig / bis TT.MM.JJJJ voll erstattungsfähig /
bei Absage nach … abzüglich … € erstattungsfähig], wie in [Angebot / Vertrag Nr. …] vereinbart.
Unterschrift: ______________________
Nummerierung und Aufbewahrung
Gib Quittungen eine eigene Nummernfolge (QU-2026-001, QU-2026-002 …), getrennt von deinen Rechnungen. Eine Lücke in der Folge fällt sofort auf, und genau das hilft dir, wenn jemand eine Zahlung anzweifelt. Hast du dich verschrieben, vergib die Nummer nicht neu: Markier die Quittung als „UNGÜLTIG“, heb sie auf und nimm die nächste Nummer.
Bewahr eine Kopie jeder Quittung auf, die du ausstellst:
- Deutschland, als Unternehmen: Buchungsbelege, also auch deine Quittungen, bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf (§ 147 AO).
- Deutschland, privat: Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht gibt es meist nicht; heb Quittungen trotzdem auf, solange Gewährleistung, Streit oder Steuererklärung eine Rolle spielen können.
- USA und Großbritannien: Die IRS verlangt meist mindestens drei Jahre, in manchen Fällen sechs oder sieben; britische Selbstständige bewahren Unterlagen mindestens fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar auf, und Vermieter in New York Quittungen über Barmieten mindestens drei Jahre.
Im Blick behalten, wer bezahlt hat
Das Schwierige ist nicht, Quittungen zu schreiben. Schwierig ist, drei Monate später noch zu wissen, welche Rechnungen erledigt sind. In Binome360 werden Angebote und Rechnungen automatisch nummeriert, du kannst eine Rechnung als bezahlt markieren, und überfällige werden hervorgehoben. Die Zahlung selbst trägst du mit einem Satz in deine Konten ein.
Daniel hat heute die restlichen 1.350 € für seine Hochzeitsreportage bar bezahlt
Ich trage 1.350 € Einnahme auf deinem Konto „Bargeld“ ein, mit heutigem Datum, Notiz „Daniel Schulz, Rest Hochzeitsreportage“. Speichern?
Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst.
Binome360 kostenlos testenBinome360 führt die Aufzeichnungen; es nimmt keine Zahlungen an, bewegt kein Geld und ist keine zertifizierte E-Rechnungs-Plattform.
Häufige Fragen
Ist eine handschriftliche Quittung gültig?
Ja. Eine Quittung muss nicht gedruckt sein. Eine handschriftliche Quittung aus einem Quittungsblock mit Durchschlag ist in Ordnung, solange sie lesbar ist und Datum, beide Seiten, Betrag, Zahlungsart und Zweck zeigt, mit Unterschrift.
Braucht eine Quittung eine Unterschrift?
Verlangt jemand eine Quittung nach § 368 BGB, ist ein schriftliches Empfangsbekenntnis gemeint, also mit Unterschrift. Bei Barzahlung ist die Unterschrift ohnehin das, was eine Quittung glaubwürdig macht. Bei Karten- oder Bankzahlungen erfüllen im Alltag dein Firmenname und eine Transaktionsnummer denselben Zweck.
Darf ich eine Quittung per E-Mail schicken?
Ja, wenn die zahlende Person einverstanden ist. Ein PDF oder eine Quittung per E-Mail reicht für die meisten Zwecke und lässt sich leichter aufbewahren. Verlangt jemand ausdrücklich eine unterschriebene Quittung auf Papier, steht sie ihm nach § 368 BGB zu. Manche Regeln im Ausland setzen Fristen, in New York etwa für Mietquittungen: sofort bei persönlicher Übergabe, binnen 15 Tagen, wenn die Miete auf anderem Weg kommt.
Ist eine bezahlte Rechnung dasselbe wie eine Quittung?
Sie kann es sein. Eine Rechnung mit dem Vermerk „Bezahlt“, mit Datum, Betrag und Zahlungsart, belegt die Zahlung und listet den Verkauf in einem einzigen Dokument auf. Eine eigene Quittung brauchst du, wenn es keine Rechnung gibt (Privatverkauf, Barmiete), und für Anzahlungen und Teilzahlungen.
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Kaufvertrag?
Eine Quittung belegt, dass Geld gezahlt wurde. Ein Kaufvertrag regelt den Verkauf selbst: Gegenstand, Preis, Zustand und Gewährleistung. Beim Auto gehört die Übergabe der Fahrzeugpapiere dazu. Bei teuren Privatverkäufen brauchst du beides.
Kurz gesagt
Eine Quittung belegt eine Zahlung; eine Rechnung fordert eine an. Nummerier deine Quittungen in einer eigenen Folge, schreib den Betrag in Ziffern und in Worten, nenn Zahlungsart, Zweck und offenen Betrag, dann unterschreib. Erster Schritt: Leg deine Nummerierung fest (QU-2026-001) und kopier die Vorlage für Barzahlungen in deine Notizen-App, damit sie beim nächsten Mal bereitliegt.
Quellen
- IRS, Publication 463 (2025), „Travel, Gift, and Car Expenses“, Abschnitt zu Belegen: irs.gov/publications/p463.
- IRS, Publication 1771, „Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements“: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
- IRS, „How long should I keep records?“: irs.gov.
- New York Real Property Law § 235-e, „Duty to provide a written receipt“: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
- California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
- Landlord and Tenant Act 1985, Abschnitt 4 (Mietbücher): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, „Private landlord responsibilities“.
- Citizens Advice, „Return faulty goods“: citizensadvice.org.uk.
- GOV.UK, „Business records if you’re self-employed: how long to keep your records“: gov.uk/self-employed-records.
Deutsche Rechtsgrundlagen: §§ 368, 369 und 551 BGB, §§ 146a und 147 AO, § 33 UStDV, § 50 EStDV (Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de).
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