ใบเสร็จรับเงิน: วิธีเขียนให้ครบ พร้อมตัวอย่างฟรี

ใบเสร็จรับเงินกับใบแจ้งหนี้: แต่ละใบทำหน้าที่อะไร

สำหรับฟรีแลนซ์หลายคน ทางง่ายที่สุดคือออกใบแจ้งหนี้ แล้วเขียนว่า “ชำระแล้ววันที่ [วันที่] โดย [วิธีชำระ]” เมื่อเงินเข้า ใบเสร็จแยกมีประโยชน์ที่สุดกับเงินสด เงินมัดจำ การจ่ายบางส่วน และค่าเช่า ซึ่งอาจไม่มีใบแจ้งหนี้หรือหลักฐานทางธนาคารเลย ถ้าต้องการทำใบแจ้งหนี้ ดูคู่มือวิธีทำใบแจ้งหนี้ ถ้าคุณกำลังหาวิธีเก็บใบเสร็จที่คนอื่นให้คุณ อ่านวิธีถ่ายรูปใบเสร็จให้อ่านออก แทน คู่มือนี้พูดถึงใบเสร็จที่คุณเป็นผู้ออก

ต้องออกใบเสร็จรับเงินไหม?

ในตัวอย่างจากสหรัฐฯ และสหราชอาณาจักรด้านล่าง ไม่มีกฎทั่วไปข้อเดียว แต่มีกฎเฉพาะไม่กี่ข้อที่สำคัญ ในไทย ถ้าคุณทำธุรกิจ ให้ตรวจหน้าที่การออกใบรับกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีของคุณ

ผู้บริโภคในสหราชอาณาจักร ไม่จำเป็นต้องมีใบเสร็จตัวจริงเพื่อใช้สิทธิผู้บริโภค Citizens Advice บอกว่ารายการเดินบัญชีหรือหลักฐานการซื้ออื่นใช้แทนได้เมื่อคืนสินค้าชำรุด นี่คือเหตุผลหนึ่งที่ผู้ขายรายเล็กข้ามการออกใบเสร็จ และเป็นเหตุผลที่ผู้ซื้อที่จ่ายเงินสดควรขอใบเสร็จ: เงินสดไม่ทิ้งร่องรอยในบัญชี

ค่าเช่าในอังกฤษและเวลส์ ตามมาตรา 4 ของ Landlord and Tenant Act 1985 เจ้าของที่ต้องให้สมุดค่าเช่าหรือเอกสารคล้ายกันเมื่อค่าเช่าจ่ายรายสัปดาห์ สัญญารายเดือนไม่อยู่ในกฎนี้ แต่การออกใบเสร็จค่าเช่ายังเป็นแนวปฏิบัติที่ดี โดยเฉพาะเมื่อจ่ายเงินสด

ค่าเช่าในนิวยอร์ก Real Property Law § 235-e กำหนดให้เจ้าของที่ออกใบเสร็จเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อค่าเช่าที่อยู่อาศัยจ่ายเป็นเงินสดหรือวิธีอื่นที่ไม่ใช่เช็คส่วนตัวของผู้เช่า ใบเสร็จต้องแสดงวันที่ จำนวนเงิน สถานที่เช่า และงวดที่ชำระ พร้อมลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้รับเงิน ผู้เช่าที่จ่ายด้วยเช็คส่วนตัวขอใบเสร็จเป็นลายลักษณ์อักษรได้ เจ้าของที่ต้องเก็บบันทึกใบเสร็จค่าเช่าเงินสดอย่างน้อย 3 ปี

แคลิฟอร์เนีย Civil Code § 1499 ให้สิทธิลูกหนี้เรียกใบเสร็จเป็นลายลักษณ์อักษรจากเจ้าหนี้สำหรับทรัพย์สินที่ส่งมอบเพื่อชำระหนี้

องค์กรการกุศลในสหรัฐฯ ผู้บริจาคต้องมีหนังสือรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรในช่วงเวลาเดียวกันสำหรับการบริจาคครั้งเดียวตั้งแต่ 250 ดอลลาร์ขึ้นไปเพื่อขอหักลดหย่อน และองค์กรการกุศลต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการบริจาคแบบ quid pro quo (ได้สิ่งตอบแทน) ที่เกิน 75 ดอลลาร์ (เช่น บัตรงานกาล่า 100 ดอลลาร์ที่รวมอาหารค่ำมูลค่า 40 ดอลลาร์)

ภาษีของลูกค้าคุณ IRS Publication 463 ระบุว่าโดยทั่วไปต้องมีหลักฐานเป็นเอกสาร เช่น ใบเสร็จ สำหรับค่าเดินทาง ค่าของขวัญ และค่าใช้จ่ายทำนองเดียวกัน เว้นแต่ต่ำกว่า 75 ดอลลาร์ และต้องมีเสมอสำหรับค่าที่พัก หลักฐานควรแสดงจำนวนเงิน วันที่ สถานที่ และลักษณะของค่าใช้จ่าย เมื่อลูกค้าธุรกิจขอใบเสร็จ มักเป็นเพราะเหตุผลนี้ (ในไทย ลูกค้าบริษัทก็มักต้องใช้ใบเสร็จเพื่อเบิกค่าใช้จ่ายเช่นกัน)

ใบเสร็จรับเงินต้องมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จที่ใช้ยืนยันได้เวลามีข้อพิพาทตอบ 6 คำถาม: ใครจ่าย ใครรับ เท่าไหร่ เมื่อไหร่ อย่างไร และจ่ายค่าอะไร

รายละเอียด 2 อย่างที่กันข้อโต้แย้งได้เกือบทั้งหมด เขียนจำนวนเงินเป็นตัวอักษร (“สองหมื่นเจ็ดพันบาทถ้วน”) กันไม่ให้ “1,500” กลายเป็น “7,500” ระบุยอดคงค้าง (“ยอดคงค้าง: 0.00 บาท”) ทำให้ชัดว่าบัญชีนี้ปิดแล้วหรือยัง

ถ้าคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การขายที่ต้องเสีย VAT ต้องมีใบกำกับภาษีตามรูปแบบของกรมสรรพากร (ร้านค้าจำนวนมากออกเป็น “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ในใบเดียว) ตัวอย่างในหน้านี้เป็นใบเสร็จรับเงินธรรมดา ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ในสหราชอาณาจักรก็เช่นกัน ผู้จดทะเบียน VAT ต้องออก VAT invoice หรือแบบย่อสำหรับยอดไม่เกิน 250 ปอนด์ คู่มือตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ของเราอธิบายช่องข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านี้

แบบที่ 1: ใบเสร็จรับเงินสด

ใช้กับการจ่ายเงินสดแบบมือต่อมือทุกแบบ: ขายรถมือสองหรือเฟอร์นิเจอร์ สอนพิเศษ ค่าสมาชิกชมรม คืนเงินเพื่อน ทำ 2 ฉบับ เก็บไว้ฝ่ายละใบ

ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ [RCT-2026-001]

ได้รับเงินจาก:  [ชื่อ-นามสกุลผู้จ่าย]
                [ที่อยู่ / โทรศัพท์หรืออีเมล]

ผู้รับเงิน:      [ชื่อของคุณหรือชื่อธุรกิจ]
                [ที่อยู่ / โทรศัพท์หรืออีเมล]  [เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้ามี]

วันที่:          [วว ดดด ปปปป]    สถานที่: [จังหวัด]
จำนวนเงิน:      [0.00 บาท]  ([จำนวนเงินเป็นตัวอักษร]บาทถ้วน)
วิธีชำระ:        เงินสด

เป็นค่า:         [ชำระค่าอะไร: ขายรถจักรยานยนต์ Honda Wave ปี 2019 เลขตัวถัง …;
                 ค่าเรียนพิเศษเดือนกันยายน; ยอดคงเหลือใบแจ้งหนี้ INV-…]

ยอดที่ต้องชำระ:    [0.00 บาท]
ชำระแล้วก่อนหน้า:  [0.00 บาท]
ชำระวันนี้:        [0.00 บาท]
ยอดคงค้าง:        [0.00 บาท]

ผู้รับเงิน (ลายมือชื่อ): ______________________
ผู้จ่ายเงิน (ลายมือชื่อ ไม่บังคับ): ______________________

สำหรับการขายของมีค่าระหว่างบุคคล ให้เพิ่ม “ขายตามสภาพ” หรือเงื่อนไขที่ตกลงกัน และเก็บสำเนาข้อมูลบัตรประชาชนที่คุณตรวจแล้ว ใบเสร็จบันทึกการจ่ายเงิน แต่ไม่ได้แทนสัญญาซื้อขายหรือการโอนทะเบียนในกรณีที่ต้องทำ

แบบที่ 2: ใบเสร็จค่าเช่า

ใบเสร็จค่าเช่าคุ้มครองทั้งสองฝ่าย: ผู้เช่าพิสูจน์ได้ว่าจ่ายแล้ว ผู้ให้เช่าแสดงได้ว่าจ่ายค่าอะไรของงวดไหน ผู้เช่ามักต้องใช้ใบเสร็จเวลาสมัครเช่าที่ใหม่ หรือยื่นเรื่องบางอย่างเกี่ยวกับภาษีหรือสวัสดิการ

ใบเสร็จค่าเช่า เลขที่ [2026-10]

วันที่รับเงิน:    [วว ดดด ปปปป]
ได้รับเงินจาก:   [ชื่อผู้เช่า]
สถานที่เช่า:     [ที่อยู่เต็ม รวมเลขห้อง]
งวดค่าเช่า:     [1 ต.ค. 2026] ถึง [31 ต.ค. 2026]

ค่าเช่า:         [0.00 บาท]
ค่าใช้จ่ายอื่น:   [0.00 บาท]  ([ค่าน้ำ / ค่าไฟ / ค่าที่จอดรถ / ค่าปรับจ่ายช้า])
รวมรับเงิน:      [0.00 บาท]  ([จำนวนเงินเป็นตัวอักษร]บาทถ้วน)
วิธีชำระ:        [เงินสด / โอนเงิน / พร้อมเพย์ / เช็คเลขที่ …]

ยอดคงค้างของงวดนี้: [0.00 บาท]

ผู้รับเงิน: [ชื่อ], [ผู้ให้เช่า / ผู้จัดการอาคาร]
ลายมือชื่อ: ______________________

ถ้าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าเพียงบางส่วน ให้เขียนไว้ในใบเสร็จ (“ชำระบางส่วน ค้างชำระเดือนตุลาคม 4,000 บาท”) ใบเสร็จที่ดูเหมือนจ่ายครบทั้งที่ไม่ครบคือต้นเหตุของข้อพิพาทในภายหลัง

แบบที่ 3: ใบเสร็จเงินมัดจำ

ใบเสร็จเงินมัดจำต้องบอกเรื่องหนึ่งให้ชัด: เงินมัดจำคืนได้หรือไม่ และเมื่อไหร่ กฎขึ้นกับสัญญาของคุณ และสำหรับเงินประกันการเช่าหรือเงินมัดจำของผู้บริโภค ขึ้นกับกฎหมายในพื้นที่ (เช่น เงินประกันค่าเช่ามีระบบคุ้มครองเฉพาะในหลายรัฐของสหรัฐฯ และในสหราชอาณาจักร) เขียนเงื่อนไขที่ตกลงกันจริง ไม่ใช่สิ่งที่เดาเอา

ใบเสร็จเงินมัดจำ เลขที่ [RCT-2026-011]

ได้รับเงินจาก:  [ชื่อลูกค้า] · [ช่องทางติดต่อ]
ผู้รับเงิน:      [ชื่อธุรกิจของคุณ] · [ช่องทางติดต่อ]
วันที่:          [วว ดดด ปปปป]
จำนวนเงิน:      [0.00 บาท]  ([จำนวนเงินเป็นตัวอักษร]บาทถ้วน)
วิธีชำระ:        [บัตร / โอนเงิน / พร้อมเพย์ / เงินสด]

มัดจำสำหรับ:     [บริการหรือคำสั่งซื้อ ตามใบเสนอราคาเลขที่ … ลงวันที่ …]
ราคาเต็ม:        [0.00 บาท]
ยอดคงเหลือ:     [0.00 บาท] ชำระเมื่อ [วันที่หรือเงื่อนไข: วันส่งมอบ / วันงาน]

เงื่อนไข: เงินมัดจำนี้ [ไม่คืนในทุกกรณี / คืนเต็มจำนวนถ้ายกเลิกก่อน วว ดดด ปปปป /
คืนโดยหัก … บาท ถ้ายกเลิกหลัง …] ตามที่ตกลงใน [ใบเสนอราคา / สัญญาเลขที่ …]

ลงชื่อ: ______________________

การรันเลขที่และการเก็บเอกสาร

ให้ใบเสร็จมีลำดับเลขที่ของตัวเอง (RCT-2026-001, RCT-2026-002…) แยกจากใบแจ้งหนี้ ถ้าเลขขาดตอนจะเห็นได้ง่าย ซึ่งช่วยได้มากเวลามีคนตั้งคำถามเรื่องการจ่ายเงิน ถ้าเขียนผิด อย่าใช้เลขซ้ำ: ขีดคร่อมเขียน “ยกเลิก” เก็บไว้ แล้วออกเลขถัดไป

เก็บสำเนาใบเสร็จทุกใบที่คุณออก ในไทย ให้ตรวจระยะเวลาเก็บเอกสารกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชี ตัวอย่างจากต่างประเทศ:

• สหรัฐฯ: IRS ให้เก็บเอกสารอย่างน้อย 3 ปีในกรณีส่วนใหญ่ และ 6 หรือ 7 ปีในบางสถานการณ์ (เช่น แจ้งรายได้ต่ำไปมาก หรือหักหนี้สูญ)
• สหราชอาณาจักร: ผู้ประกอบอาชีพอิสระเก็บอย่างน้อย 5 ปีหลังกำหนดยื่นภาษี 31 มกราคมของปีภาษีนั้น บริษัทจำกัดโดยทั่วไปเก็บ 6 ปี
• เจ้าของที่ในนิวยอร์ก: เก็บบันทึกใบเสร็จค่าเช่าเงินสดอย่างน้อย 3 ปี

ติดตามว่าใครจ่ายแล้ว

ส่วนที่ยากไม่ใช่การเขียนใบเสร็จ แต่เป็นการรู้ว่าอีก 3 เดือนข้างหน้า ใบแจ้งหนี้ใบไหนปิดแล้วบ้าง ใน Binome360 ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้รันเลขที่อัตโนมัติ คุณทำเครื่องหมายว่าใบแจ้งหนี้ชำระแล้วได้ และใบที่เลยกำหนดจะถูกทำเครื่องหมายไว้ คุณยังบันทึกการรับเงินลงบัญชีได้ด้วยการพิมพ์ประโยคเดียว

Binome360 เก็บบันทึกให้ ไม่ได้รับชำระเงินหรือโอนเงิน และไม่ใช่ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง

คำถามที่พบบ่อย

ใบเสร็จรับเงินเขียนด้วยมือใช้ได้ไหม?

ได้ ทั้งสหรัฐฯ และสหราชอาณาจักรไม่ได้บังคับให้ใบเสร็จต้องพิมพ์ และในไทยใบเสร็จเขียนมือจากเล่มใบเสร็จแบบมีสำเนาก็ใช้กันทั่วไป ขอแค่อ่านออก และมีวันที่ ทั้งสองฝ่าย จำนวนเงิน วิธีชำระ และชำระค่าอะไร พร้อมลายมือชื่อ

ใบเสร็จต้องมีลายมือชื่อไหม?

ส่วนใหญ่กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่สำหรับเงินสด ลายมือชื่อคือสิ่งหลักที่ทำให้ใบเสร็จน่าเชื่อถือ กฎใบเสร็จค่าเช่าเงินสดของนิวยอร์กกำหนดให้มีลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้รับเงิน สำหรับการจ่ายด้วยบัตรหรือโอนเงิน ชื่อธุรกิจและเลขอ้างอิงรายการทำหน้าที่เดียวกัน

ส่งใบเสร็จทางอีเมลได้ไหม?

ได้ ใบเสร็จ PDF หรือทางอีเมลใช้ได้ในเกือบทุกกรณี และเก็บง่ายกว่า บางกฎกำหนดเวลาไว้ (เช่น ใบเสร็จค่าเช่าในนิวยอร์ก: ทันทีถ้าจ่ายต่อหน้า ภายใน 15 วันถ้าส่งทางอ้อม) สำหรับผู้เช่าและลูกค้าที่ชอบกระดาษ ให้เสนอทั้งสองแบบ

ใบแจ้งหนี้ที่จ่ายแล้วเหมือนกับใบเสร็จไหม?

เป็นได้ ใบแจ้งหนี้ที่เขียนว่า “ชำระแล้ว” พร้อมวันที่ จำนวนเงิน และวิธีชำระ พิสูจน์การจ่ายเงินและแสดงรายการขายในเอกสารเดียว ใช้ใบเสร็จแยกเมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้ (ขายของระหว่างบุคคล ค่าเช่าเงินสด) หรือสำหรับเงินมัดจำและการจ่ายบางส่วน

ใบเสร็จรับเงินกับสัญญาซื้อขายต่างกันอย่างไร?

ใบเสร็จพิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงิน สัญญาซื้อขายโอนกรรมสิทธิ์ในสิ่งของ เช่น รถ และอาจต้องใช้ถ้อยคำหรือแบบฟอร์มเฉพาะ สำหรับการขายของราคาสูงระหว่างบุคคล คุณอาจต้องมีทั้งสองอย่าง

สรุป

ใบเสร็จรับเงินพิสูจน์การจ่ายเงิน ใบแจ้งหนี้ขอให้จ่าย รันเลขที่ใบเสร็จเป็นลำดับของตัวเอง เขียนจำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร ระบุวิธีชำระ ชำระค่าอะไร และยอดคงค้าง แล้วลงชื่อ ขั้นแรก: ตั้งระบบเลขที่ (RCT-2026-001) และคัดลอกตัวอย่างใบเสร็จรับเงินสดด้านบนไว้ในแอปโน้ต ครั้งหน้าจะได้พร้อมใช้

แหล่งอ้างอิง

• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses” ส่วนหลักฐานเอกสาร: irs.gov/publications/p463
• IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov
• New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E
• California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov
• Landlord and Tenant Act 1985 มาตรา 4 (สมุดค่าเช่า): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”
• Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk
• GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records

มีให้อ่านเป็นภาษา English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.