簡短回答
- 收據證明款項已經付了。請款單是請對方付款。先送請款單，錢到了再開收據。
- 一張有用的收據要寫：收據號碼、日期、付款人和收款人、金額、付款方式、款項用途、尚欠餘額，以及簽名或店家名稱。
- 美國和英國都沒有單一的法定收據格式，但有些地方有特別規定：紐約的現金房租、英格蘭和威爾斯的週租租金簿，以及 $250 以上慈善捐款的書面收據。
- 你的客戶可能需要你的收據來報稅：美國國稅局（IRS）要求 $75 以上的差旅和送禮支出，以及所有住宿費用，都要有收據之類的書面證明。
- 下面有三份收據範本：現金收據、房租收據和訂金收據。
收據和請款單：各自的用途
| 文件 | 用途 | 什麼時候開 |
|---|---|---|
| 報價單或估價單 | 提出價格 | 工作開始前 |
| 請款單 | 請對方付款，並列出交易明細 | 工作交付時 |
| 收據 | 確認已收到款項 | 錢到的時候 |
| 標註「已付款」的請款單 | 兩者兼具：列出明細也確認付款 | 付款後，取代另開一張收據 |
報價單或估價單
用途提出價格
什麼時候開工作開始前
請款單
用途請對方付款，並列出交易明細
什麼時候開工作交付時
收據
用途確認已收到款項
什麼時候開錢到的時候
標註「已付款」的請款單
用途兩者兼具：列出明細也確認付款
什麼時候開付款後，取代另開一張收據
對很多接案者來說，最簡單的做法是先開請款單，錢入帳後在請款單上標註「已於［日期］以［方式］付款」。另外開收據最有用的場合是現金、訂金、部分付款和房租，因為這些情況可能完全沒有請款單，也沒有銀行紀錄。如果你需要的是請款單本身，請看我們的請款單怎麼寫。如果你想知道怎麼保存別人給你的收據，請改看怎麼拍出清楚的收據照片：這篇講的是你開出去的收據。
一定要開收據嗎？
在台灣，營業人銷售貨物或勞務，依規定要開立統一發票或電子發票，收據不能取代它。收據最常用在不需要開發票的場合：私人之間的買賣、房東收房租、社團收會費、家教收學費、個人收訂金。至於美國和英國，兩國都沒有一條通用的規定，但有幾條特定的規定值得知道。
英國的消費者。 行使消費者權利時，不一定要有收據正本。Citizens Advice 說，退回瑕疵商品時，銀行對帳單或其他購買證明也可以。這是小賣家常常不開收據的原因之一，也是付現金的買家應該堅持拿收據的原因之一：現金不會留下對帳紀錄。
英格蘭和威爾斯的房租。 根據《1985 年房東與房客法》第 4 條，房租按週支付時，房東必須提供租金簿或類似的文件。按月的租約不在這條規定範圍內，但開房租收據仍然是好習慣，特別是收現金時。
紐約的房租。 紐約《不動產法》第 235-e 條規定，住宅房租以現金或房客個人支票以外的方式支付時，房東必須開立書面收據。收據要寫明日期、金額、房屋地址、租期，以及收款人的簽名和職稱。用個人支票付款的房客，可以書面要求收據。房東必須保存現金房租收據的紀錄至少三年。
加州。 加州《民法》第 1499 條賦予債務人權利，可以要求債權人就交付作為付款的財物開立書面收據。
美國的慈善機構。 捐款人單筆捐款達 $250 以上，要有當時開立的書面收據才能申報扣除；如果是有對價的捐款（quid pro quo）且超過 $75（例如一張 $100 的晚宴募款票，其中含 $40 的餐點），慈善機構必須提供書面說明。
你客戶的稅務。 IRS 第 463 號出版品說明，差旅、送禮和類似支出一般需要收據之類的書面證明，除非金額低於 $75；住宿費用則一律需要。證明上要有金額、日期、地點和支出性質。美國企業客戶跟你要收據時，通常就是這個原因。
收據怎麼寫：該寫哪些項目
一張在爭議中站得住腳的收據，要回答六個問題：誰付的、付給誰、多少錢、什麼時候、用什麼方式、為了什麼。
| 品項說明 | 數量 | 單價 | 總計 |
|---|---|---|---|
| 請款單 INV-2026-042 尾款（婚禮攝影方案） | 1 | NT$40,500 | NT$40,500 |
茲收到新臺幣肆萬零伍佰元整，現金付訖，結清請款單 INV-2026-042。尚欠餘額：NT$0。收款人：［姓名、簽名或蓋章］。
- 你自己序列裡的唯一收據號碼。
- 付款日期和地點。
- 收款人和付款人，以及聯絡方式。
- 款項用途，附上請款單號或訂單號碼。
- 金額，現金付款時再用國字大寫寫一次。
- 付款方式，以及尚欠的餘額。
- 收款人的簽名、蓋章或姓名。
兩個細節能避免大部分的爭執。用國字大寫再寫一次金額（例如「新臺幣壹仟伍佰元整」），可以防止「1,500」被改成「7,500」。寫明餘額（「尚欠餘額：NT$0」），就清楚知道這筆帳結清了沒有。
如果你是營業人，應稅的銷售依規定要開立統一發票，收據不能取代它；在英國，登記 VAT 的營業人則要開 VAT invoice（£250 以下的銷售可以用簡式）。我們的請款單範本介紹了這些額外的欄位。
範本 1：現金收據
用在任何當面付現的場合：賣二手車或家具、家教課、社團會費、朋友還你錢。一式兩份，雙方各留一份。
收據 No. [RCT-2026-001]
付款人： [付款人全名]
[地址／電話或 Email]
收款人： [你的姓名或店家名稱]
[地址／電話或 Email] [統一編號，如有]
日期： [YYYY/MM/DD] 地點：[城市]
金額： [NT$0]（新臺幣[國字大寫]元整）
付款方式： 現金
款項用途： [例如：出售 2014 年 Honda Civic 一輛，車牌 …；
9 月家教課學費；請款單 INV-… 尾款]
應付總額： [NT$0]
先前已付： [NT$0]
本次付款： [NT$0]
尚欠餘額： [NT$0]
收款人（簽名或蓋章）：______________________
付款人（簽名，選填）：______________________
私人買賣貴重物品時，加上「現況交易」或雙方約定的條件，並留存你核對過的身分資料。收據記錄的是付款；它不能取代買賣契約，也不能取代汽機車在監理站辦理的過戶手續。
範本 2：房租收據
房租收據保護雙方：房客能證明自己付了錢，房東能說明哪一筆錢付的是哪一段租期。房客申請租屋、某些補助或報稅時，也常需要付款證明。
房租收據 No. [2026-10]
收款日期： [YYYY/MM/DD]
付款人： [房客姓名]
租賃標的： [完整地址，含樓層和房號]
租期： [2026/10/1] 至 [2026/10/31]
租金： [NT$0]
其他費用： [NT$0]（[滯納金／水電費／管理費／停車費]）
實收合計： [NT$0]（新臺幣[國字大寫]元整）
付款方式： [現金／匯款／ATM 轉帳／行動支付]
本期尚欠餘額：[NT$0]
收款人：[姓名]，[房東／代管業者]
簽名： ______________________
如果房客只付了部分房租，要在收據上寫清楚（「部分付款。10 月尚欠 NT$5,000。」）。一張看起來像全額付清、實際上卻不是的收據，日後一定會引發爭議。
範本 3：訂金收據
訂金收據一定要把一件事寫清楚：訂金能不能退、什麼時候可以退。規則取決於你們的合約；房屋押金和消費訂金，各地法律也可能另有規定（例如美國各州和英國都有租屋押金保障制度）。寫下雙方的約定，不要憑假設。
訂金收據 No. [RCT-2026-011]
付款人： [客戶姓名] · [聯絡方式]
收款人： [你的店家名稱] · [聯絡方式]
日期： [YYYY/MM/DD]
金額： [NT$0]（新臺幣[國字大寫]元整）
付款方式： [刷卡／匯款／現金／行動支付]
訂金用途： [服務或訂單，報價單 No. …，日期 …]
總價： [NT$0]
尾款： [NT$0]，於[日期或時間點：交貨／活動當天]支付
條款：本訂金[不予退還／於 YYYY/MM/DD 前取消可全額退還／
於 … 之後取消扣除 NT$… 後退還]，依[報價單／合約 No. …]約定。
簽名：______________________
編號和保存紀錄
收據要有自己的編號序列（RCT-2026-001、RCT-2026-002…），和請款單分開。序列裡的缺號很容易被發現，正因如此，萬一有人質疑某筆款項時，它就派上用場。開錯了不要重複使用號碼：在收據上註明「作廢」，保留下來，再開下一個號碼。
每一張開出去的收據都要留副本。在台灣，保存年限請依國稅局規定或向會計師確認；國外的例子：
- 美國： IRS 要求大多數情況下紀錄至少保存三年，某些情況要六到七年（例如收入嚴重短報，或申報呆帳扣除）。
- 英國： 自雇者的紀錄，要在該稅務年度 1 月 31 日申報期限之後至少再保存五年。有限公司一般保存六年。
- 紐約的房東： 現金房租收據紀錄至少保存三年。
追蹤誰付了錢
難的不是開收據，而是三個月後還知道哪些請款單已經結清。在 Binome360 裡，報價單和請款單會自動編號，你可以把請款單標記為已付款，逾期的也會被標示出來。你也可以打一句話，把這筆收款記進帳裡。
俊宏今天用現金付了婚禮攝影的尾款 40,500
我會在你的現金帳戶新增一筆 NT$40,500 的收入，日期是今天，備註「林俊宏，婚禮攝影尾款」。要儲存嗎？
你確認之前不會儲存任何東西。
免費試用 Binome360Binome360 只保存紀錄；它不收款、不轉移金錢，不能開立統一發票，也不是經過認證的電子發票平台。
常見問題
手寫收據有效嗎？
有效。美國和英國都沒有規定收據一定要印出來；在台灣，文具店賣的複寫式收據簿也很常見。只要字跡清楚，寫明日期、雙方、金額、付款方式和款項用途，並有簽名，手寫收據就沒問題。
收據一定要簽名嗎？
多數情況下法律沒有要求，但如果是現金，簽名或蓋章是讓收據可信的關鍵。紐約的現金房租規定就要求收款人簽名並寫上職稱。如果是刷卡或轉帳，你的店家名稱和交易序號就能發揮同樣的作用。
可以用 Email 寄收據嗎？
可以。PDF 或 Email 收據在大多數情況下都可以用，也比較好保存。有些規定會限制時間，例如紐約的房租收據：當面付租金要立即開立，間接付款則要在 15 天內。如果房客或客戶偏好紙本，兩種都提供。
已付款的請款單等於收據嗎？
可以是。一張標註「已付款」、寫明日期、金額和付款方式的請款單，在同一份文件裡既證明了付款，也列出了交易明細。沒有請款單的情況（私人買賣、現金房租），或是訂金和部分付款，再另外開收據。
收據和買賣契約有什麼不同？
收據證明錢已經付了。買賣契約轉移物品的所有權，例如車輛，而且可能需要特定的文字或表格，汽機車還要辦理過戶。金額較大的私人買賣，兩者可能都需要。
重點整理
收據證明付了款；請款單是請對方付款。收據要有自己的編號序列，金額用阿拉伯數字和國字大寫各寫一次，寫明付款方式、款項用途和餘額，再簽名。第一步：訂好你的編號（RCT-2026-001），把上面的現金收據範本複製到手機的記事本裡，下次就能直接用。
資料來源
- IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, section on documentary evidence: irs.gov/publications/p463.
- IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
- New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
- California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
- Landlord and Tenant Act 1985, section 4 (rent books): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
- Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
- GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.
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