領収書の書き方と無料テンプレート：現金・家賃・内金の記入例

領収書と請求書：それぞれの役割

多くのフリーランスにとっていちばん簡単なのは、請求書を出し、入金されたら「[日付]に[方法]で入金済み」と記すことです。別に領収書を出すのがいちばん役立つのは、現金、内金、分割払い、家賃など、請求書や銀行の記録がまったくないかもしれない場面です。請求書が必要なら請求書の書き方を、受け取ったレシートや領収書の保存方法を知りたいなら読みやすいレシートの撮り方をお読みください。このガイドは、あなたが発行する領収書についてのものです。

領収書は必ず出さなければいけない？

日本では、支払った人から領収書を求められることがよくあり、事業者は求められたら出すのが一般的です。そして日本には、税の面で大事なルールがあります。5万円以上の領収書には収入印紙を貼る必要があります。具体的な金額や例外は、国税庁の案内で確認してください。米国と英国には全体に共通するルールはなく、いくつかの個別のルールがあります。

英国の消費者。 消費者の権利を使うのに、厳密には元の領収書は必要ありません。Citizens Adviceによると、不良品を返品するときは、銀行の明細などの購入の証拠で足りることがあります。小さな売り手が領収書を省く理由の1つであり、現金で払う人が領収書を求めるべき理由の1つでもあります。現金は明細に残らないからです。

イングランドとウェールズの家賃。 1985年家主・借家人法第4条により、家賃が週払いの場合、家主は家賃帳かそれに類する書類を渡さなければなりません。月払いの賃貸はこのルールの対象外ですが、特に現金なら、家賃の領収書を出すのがよい習慣です。

ニューヨークの家賃。 不動産法第235-e条は、住宅の家賃が現金、または借主の個人小切手以外の方法で支払われた場合、家主に書面の領収書を渡すことを義務づけています。領収書には日付、金額、物件、対象期間、受け取った人の署名と肩書きが必要です。個人小切手で払う借主は、書面で領収書を求めることができます。家主は現金の家賃の領収書の記録を少なくとも3年間保存しなければなりません。

カリフォルニア州。 民法第1499条は、支払いとして財産を引き渡した債務者に、債権者から書面の領収書を受け取る権利を認めています。

米国の寄付。 寄付者が控除を受けるには、1回250ドル以上の寄付について同時期の書面の受領書が必要です。また慈善団体は、75ドルを超える見返りのある寄付（たとえば40ドルの夕食付きの100ドルのガラチケット）について、書面で説明しなければなりません。

お客様の税金。 IRSの刊行物463は、出張費や贈答費などには、75ドル未満の場合を除き、原則として領収書などの証拠書類が必要で、宿泊費は常に必要だとしています。金額、日付、場所、支出の内容がわかるものでなければなりません。企業のお客様が領収書を求めるのは、たいていこのためです。

領収書に書く項目

もめたときに頼りになる領収書は、6つの質問に答えています。誰が払ったか、誰が受け取ったか、いくらか、いつか、どうやってか、何の代金か。

2つの工夫で、ほとんどのもめごとを防げます。金額の書き足しを防ぐこと：金額の前に「¥」や「金」、後ろに「-」や「也」を付け、3桁ごとにカンマを入れます。手書きなら、壱・弐・参・拾などの漢数字を使うこともあります。そして残りの金額を書くこと（「残額 0円」）。これで、支払いが完了したのかどうかがはっきりします。

消費税を課税している事業者の場合、課税取引の領収書は、その税のルールも満たす必要があるかもしれません（日本のインボイス制度では、適格請求書の代わりに適格簡易請求書を出せる業種があります。英国ではVAT請求書、250ポンド以下の販売なら簡易版）。追加の項目は請求書テンプレートのガイドで説明しています。

テンプレート1：現金の領収書

手渡しの支払いなら何にでも使えます。中古車や家具の売却、個人レッスン、サークルの会費、友人への返済など。2部作って、双方で1部ずつ持ちましょう。

領収書 No. [RCT-2026-001]

宛名：          [支払った人の氏名] 様
                [住所 / 電話またはメール]

受領者：        [あなたの氏名または屋号]
                [住所 / 電話またはメール]  [登録番号など（あれば）]

日付：          [YYYY年MM月DD日]    場所：[市区町村]
金額：          金 ¥[0]-（[漢数字でも可]）
支払方法：      現金

但し書き：      [何の代金か：2014年式ホンダ・フィットの売却代金、車台番号…；
                 9月分のレッスン代；請求書INV-…の残金]

合計金額：        [0]円
支払済み：        [0]円
本日受領：        [0]円
残額：            [0]円

受領者（署名・印）：______________________
支払者（署名、任意）：______________________

価値の高いものを個人で売るときは、「現状渡し」など合意した条件も書き、確認した身分証の情報の控えを残しておきましょう。領収書は支払いの記録です。名義変更に専用の書類が必要なもの（自動車など）では、その書類の代わりにはなりません。

テンプレート2：家賃の領収書

家賃の領収書は双方を守ります。借主は支払ったことを証明でき、貸主はどの期間の分をいくら受け取ったかを示せます。借主は、賃貸の申し込みや、給付・税の手続きで必要になることがよくあります。

家賃領収書 No. [2026-10]

受領日：         [YYYY年MM月DD日]
宛名：           [借主の氏名] 様
物件：           [部屋番号までの住所]
対象期間：       [2026年10月1日]〜[2026年10月31日]

家賃：           [0]円
その他：         [0]円（[共益費 / 駐車場代 / 遅延金]）
受領金額合計：   金 ¥[0]-
支払方法：       [現金 / 銀行振込 / 口座振替 / その他]

この期間の残額：[0]円

受領者：[氏名]、[貸主 / 管理会社]
署名・印：______________________

借主が家賃の一部しか払わなかった場合は、領収書にそう書きます（「一部入金。10月分の残額：30,000円」）。全額払われたように見える領収書は、あとでもめる原因になります。

テンプレート3：内金の領収書

内金の領収書では、1つのことをはっきり書く必要があります。内金が返金されるかどうか、いつまでなら返金されるかです。ルールは契約によって決まり、賃貸や消費者の預かり金については地域の法律も関係します（たとえば賃貸の敷金には、米国の州や英国に独自の保護の仕組みがあります）。思い込みではなく、合意した条件を書きましょう。

内金領収書 No. [RCT-2026-011]

宛名：          [お客様の氏名] 様 · [連絡先]
受領者：        [屋号または会社名] · [連絡先]
日付：          [YYYY年MM月DD日]
金額：          金 ¥[0]-
支払方法：      [カード / 銀行振込 / 現金 / スマホ決済]

内金の対象：    [サービスまたは注文、見積書No.…（日付…）]
代金の合計：    [0]円
残額：          [0]円、[日付または節目：納品時 / 当日]に支払い

条件：この内金は[返金不可 / YYYY年MM月DD日までは全額返金 /
…以降のキャンセルは…円を差し引いて返金]とし、[見積書 / 契約書No.…]で合意したとおりとします。

署名：______________________

番号付けと保存

領収書には請求書とは別の独自の連番を付けます（RCT-2026-001、RCT-2026-002…）。連番の抜けはすぐに見つかるので、支払いについて疑問を持たれたときに役立ちます。書き損じても番号は使い回さず、その領収書に「無効」と書いて保管し、次の番号で発行し直します。

発行した領収書は、すべて控えを残します。日本での保存期間は、税務署や国税庁の案内で確認してください。

• 米国： IRSは、ほとんどの場合少なくとも3年間、一部の状況では6年または7年間（たとえば収入を大幅に過少申告した場合や、貸倒損失を控除する場合）記録を保存するよう求めています。
• 英国： 自営業者は、その課税年度の申告期限である1月31日から少なくとも5年間、記録を保存します。有限会社は一般に6年間です。
• ニューヨークの家主： 現金の家賃の領収書の記録を少なくとも3年間。

誰が払ったかを把握する

難しいのは領収書を書くことではありません。3か月後に、どの請求書の支払いが済んでいるかを把握していることです。Binome360では、見積書と請求書に自動で番号が付き、請求書を入金済みにでき、期限を過ぎたものには印が付きます。入金も、ひとこと入力するだけで帳簿に記録できます。

Binome360は記録を残すアプリです。支払いを受け付けたりお金を動かしたりはせず、認定された電子インボイスのプラットフォームでもありません。

よくある質問

手書きの領収書でも有効ですか？

はい。領収書を印刷しなければならないという決まりはありません。複写式の領収書に手書きしたものでも、読みやすく、日付、双方の名前、金額、支払方法、何の代金かが書かれ、署名があれば問題ありません。5万円以上なら収入印紙も忘れずに。

領収書に署名や印鑑は必要ですか？

多くの場合、法律上は必須ではありませんが、現金の場合は領収書の信頼性を支えるいちばんの要素です。ニューヨークの現金の家賃のルールでは、受け取った人の署名と肩書きが必要です。カードや振込の支払いなら、屋号と取引番号が同じ役割を果たします。

領収書をメールで送ってもいいですか？

はい。PDFやメールの領収書はたいていの目的に使え、保存も簡単です。ニューヨークの家賃の領収書のように、タイミングを定めたルールもあります（手渡しならすぐに、間接的な支払いなら15日以内）。電子の領収書と収入印紙の関係は、国税庁の案内で確認してください。紙を好む借主やお客様には、両方を用意しましょう。

入金済みの請求書は領収書と同じですか？

同じになりえます。日付、金額、支払方法を添えて「入金済み」と記した請求書は、1枚で支払いを証明し、取引の明細も示します。請求書がない場合（個人間の売買、現金の家賃）や、内金、分割払いには、別に領収書を出しましょう。

領収書と売買契約書の違いは？

領収書はお金が支払われたことを証明します。売買契約書や譲渡の書類は、車などの所有権を移すためのもので、決まった書き方や書式が必要な場合があります。高額な個人間の売買では、両方が必要になることもあります。

まとめ

領収書は支払いを証明し、請求書は支払いを求めます。領収書には独自の連番を付け、金額は書き足しできない形で書き、支払方法、何の代金か、残額を記して署名しましょう。5万円以上なら収入印紙を。最初の一歩として、番号の形式（RCT-2026-001）を決め、上の現金のテンプレートをメモアプリにコピーしておけば、次のときにすぐ使えます。

出典

• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, section on documentary evidence: irs.gov/publications/p463.
• IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
• IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
• New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
• California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
• Landlord and Tenant Act 1985, section 4 (rent books): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
• Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
• GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.

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