Kısa cevap
- Tahsilat makbuzu, bir ödemenin yapıldığını kanıtlar. Fatura ise ödeme ister. Önce faturayı gönder; para geldiğinde makbuzu düzenle.
- İşe yarar bir makbuzda şunlar olur: makbuz numarası, tarih, ödeyen ve tahsil eden, rakamla ve yazıyla tutar, ödeme şekli, neyin karşılığı olduğu, kalan borç ve bir imza ya da işletme adı.
- Tahsilat makbuzu, Vergi Usul Kanunu'nda düzenlenmiş bir vergi belgesi değildir: satış için verilmesi gereken faturanın ya da yazar kasa fişinin yerini tutmaz, yalnızca ödemeyi belgeler.
- İş gideri yazacak bir müşterin genellikle makbuz değil fatura ya da fiş ister; giderin vergi açısından kabul edilmesi için mevzuata uygun bir belge gerekir.
- Aşağıda üç şablon var: nakit tahsilat makbuzu, kira makbuzu ve kapora makbuzu.
Tahsilat makbuzu ve fatura: hangisi ne işe yarar?
| Belge | Ne işe yarar | Ne zaman düzenlenir |
|---|---|---|
| Fiyat teklifi | Bir fiyat önerir | İşten önce |
| Fatura | Ödeme ister ve satışı kalem kalem gösterir | İş teslim edildiğinde |
| Tahsilat makbuzu | Ödemenin alındığını doğrular | Para geldiğinde |
| “Ödendi” işaretli fatura | İkisini birden yapar: kalemleri gösterir ve ödemeyi doğrular | Ödemeden sonra, ayrı bir makbuz yerine |
Fiyat teklifi
Ne işe yararBir fiyat önerir
Ne zaman düzenlenirİşten önce
Fatura
Ne işe yararÖdeme ister ve satışı kalem kalem gösterir
Ne zaman düzenlenirİş teslim edildiğinde
Tahsilat makbuzu
Ne işe yararÖdemenin alındığını doğrular
Ne zaman düzenlenirPara geldiğinde
“Ödendi” işaretli fatura
Ne işe yararİkisini birden yapar: kalemleri gösterir ve ödemeyi doğrular
Ne zaman düzenlenirÖdemeden sonra, ayrı bir makbuz yerine
Birçok serbest çalışan için en basit yol, faturayı kesmek ve para gelince onu “[tarih] tarihinde [yöntem] ile ödendi” diye işaretlemektir. Ayrı bir makbuz en çok nakit, kapora, kısmi ödeme ve kira için işe yarar; bunlarda çoğu zaman ne bir fatura ne de bir banka izi olur. Faturanın kendisine ihtiyacın varsa fatura nasıl kesilir rehberimizi izle. Başkalarının sana verdiği fişleri nasıl saklayacağını arıyorsan okunaklı fiş fotoğrafı çekmek yazısını oku: bu rehber senin düzenlediğin makbuzlarla ilgili.
Makbuz vermek zorunda mısın?
Türkiye'de her ödeme için geçerli genel bir “makbuz verme” kuralı yok. Ama satışla ilgili belge kuralları net ve birkaç özel durum önemli.
Satışlarda belge. Türkiye'de mal ve hizmet satışlarında satıcı fatura, e-Arşiv fatura ya da yazar kasa fişi gibi bir belge vermek, alıcı da bunu almak zorundadır. Tahsilat makbuzu bunların yerine geçmez; genellikle ödemenin satıştan ayrı bir anda yapıldığını, örneğin vadeli bir faturanın tahsil edildiğini gösterir. Nakit ödeyen bir alıcının makbuz istemesi de bu yüzden önemlidir: nakit, hesap dökümünde iz bırakmaz.
Borcunu ödeyenin hakkı. Türk Borçlar Kanunu, borcunu ödeyen kişiye alacaklıdan makbuz isteme hakkı tanır; borç tamamen sona ermişse borç senedinin geri verilmesini de isteyebilir. Kaliforniya'da da Civil Code § 1499, borçluya ödeme olarak verdiği her şey için alacaklıdan yazılı makbuz isteme hakkı verir.
Kira. Kirayı, açıklamasına dönem ve adres yazılmış bir banka havalesiyle ödemek en güçlü kanıttır. Nakit ödüyorsan imzalı bir kira makbuzu iste; ev sahibiysen ver. Karşılaştırma için İngiltere ve Galler'de 1985 tarihli Landlord and Tenant Act'in 4. bölümü, kira haftalık ödeniyorsa ev sahibinin kira defteri ya da benzer bir belge vermesini şart koşar.
New York'ta kira. Real Property Law § 235-e, konut kirası nakitle ya da kiracının kişisel çeki dışında bir yolla ödendiğinde ev sahibinin yazılı makbuz vermesini zorunlu tutar. Makbuzda tarih, tutar, konut, ödenen dönem ve tahsil edenin imzası ile unvanı yer almalıdır. Ev sahibi, nakit kira makbuzlarının kaydını en az üç yıl saklamak zorundadır.
Müşterilerinin vergileri. İş gideri yazacak bir müşteri genellikle senden makbuz değil fatura ya da fiş ister, çünkü Türkiye'de giderin vergi açısından belgelenmesi için mevzuata uygun bir belge gerekir. ABD'de de IRS'in 463 sayılı yayını, seyahat, hediye ve benzeri giderlerde tutar 75 doların altında değilse, konaklamada ise her zaman, makbuz gibi belgesel kanıt ister.
Tahsilat makbuzunda neler olmalı?
Bir anlaşmazlıkta ayakta kalacak bir makbuz altı soruyu cevaplar: kim ödedi, kime ödendi, ne kadar, ne zaman, nasıl ve ne için.
| Açıklama | Miktar | Birim fiyat | Toplam |
|---|---|---|---|
| FT-2026-042 numaralı faturanın kalanı (düğün fotoğrafı paketi) | 1 | 27.000,00 ₺ | 27.000,00 ₺ |
Yalnız yirmi yedi bin Türk lirası, FT-2026-042 numaralı faturanın kalanı olarak nakden ve tamamen tahsil edilmiştir. Kalan borç: 0,00 ₺. Tahsil eden: [Ad soyad, imza].
- Kendi sırandan benzersiz bir makbuz numarası.
- Ödemenin tarihi ve yeri.
- Parayı alan ve ödeyen, iletişim bilgileriyle.
- Ödemenin neyin karşılığı olduğu, fatura ya da sipariş numarasıyla.
- Tutar; nakitte yazıyla da.
- Ödeme şekli ve kalan borç.
- Parayı alan kişinin imzası ya da adı.
Tartışmaların çoğunu iki ayrıntı önler. Tutarı yazıyla da yazmak, “1.500 ₺”nin “7.500 ₺”ye dönüşmesini engeller; Türkiye'de bunun için “Yalnız … Türk lirası” kalıbı kullanılır. Kalan borcu belirtmek (“Kalan borç: 0,00 ₺”) hesabın kapanıp kapanmadığını açıkça gösterir.
Tahsilat makbuzu bir vergi belgesi olmadığı için satışın kendisi için fatura, e-Arşiv fatura ya da yazar kasa fişi yine gerekir; makbuz yalnızca parayı aldığını gösterir. Faturadaki ek alanlar için fatura örneği rehberimize bak.
Şablon 1: nakit tahsilat makbuzu
Elden yapılan her ödeme için kullan: ikinci el bir eşya satışı, özel dersler, bir kulüp aidatı, bir arkadaşa borç ödemesi. İki nüsha hazırla, her tarafa bir tane.
TAHSİLAT MAKBUZU No. [TM-2026-001]
Ödeyen: [Ödeyenin adı soyadı]
[Adres / telefon ya da e-posta]
Tahsil eden: [Adın ya da işletmenin adı]
[Adres / telefon ya da e-posta] [varsa VKN ya da TCKN]
Tarih: [GG.AA.YYYY] Yer: [Şehir]
Tutar: [0,00 ₺] (Yalnız: [yazıyla tutar] Türk lirası)
Ödeme şekli: Nakit
Açıklama: [Neyin karşılığı: 2018 model Fiat Egea satışı, şasi no …;
eylül ayı özel dersleri; FT-… numaralı faturanın kalanı]
Toplam borç: [0,00 ₺]
Önceden ödenen: [0,00 ₺]
Bugün ödenen: [0,00 ₺]
Kalan borç: [0,00 ₺]
Tahsil eden (imza): ______________________
Ödeyen (imza, isteğe bağlı): ______________________
Değerli bir şeyin elden satışında “görüldüğü haliyle satılmıştır” ibaresini ya da alıcıyla anlaştığın koşulları ekle ve kontrol ettiğin kimlik bilgilerinin bir kopyasını sakla. Makbuz ödemeyi kaydeder; araç satışında noterde yapılan satış sözleşmesinin ya da gayrimenkulde tapu devrinin yerini tutmaz.
Şablon 2: kira makbuzu
Kira makbuzu iki tarafı da korur: kiracı ödediğini kanıtlayabilir, ev sahibi hangi dönem için ne ödendiğini gösterebilir. Kiracılar bu makbuzlara yeni bir ev kiralarken ya da bazı resmî başvurularda ihtiyaç duyabilir.
KİRA MAKBUZU No. [2026-10]
Tahsil tarihi: [GG.AA.YYYY]
Ödeyen: [Kiracının adı soyadı]
Kiralanan yer: [Daire numarası dahil tam adres]
Kira dönemi: [01.10.2026] – [31.10.2026]
Kira: [0,00 ₺]
Diğer: [0,00 ₺] ([aidat / gecikme bedeli / otopark])
Toplam tahsilat: [0,00 ₺] (Yalnız: [yazıyla tutar] Türk lirası)
Ödeme şekli: [Nakit / havale-EFT / çek no. …]
Bu dönem için kalan borç: [0,00 ₺]
Tahsil eden: [Ad soyad], [Ev sahibi / Yönetici]
İmza: ______________________
Kiracı kiranın yalnızca bir kısmını öderse bunu makbuza yaz (“Kısmi ödeme. Ekim ayı için kalan borç: 8.000 ₺”). Tam ödeme yapılmadığı halde tam ödeme gibi görünen bir makbuz, ileride anlaşmazlığa davetiye çıkarır.
Şablon 3: kapora makbuzu
Bir kapora makbuzu tek bir şeyi açıkça söylemelidir: kaporanın iade edilip edilmeyeceğini ve ne zaman. Kurallar sözleşmene ve kira depozitosu ya da tüketici ödemelerinde yerel mevzuata bağlıdır. Türk Borçlar Kanunu da sözleşmenin kurulduğunu gösteren bağlanma parası ile cayma parasını birbirinden ayırır. Varsayımları değil, müşterinle anlaştığın koşulları yaz.
KAPORA MAKBUZU No. [TM-2026-011]
Ödeyen: [Müşteri adı] · [iletişim]
Tahsil eden: [İşletmenin adı] · [iletişim]
Tarih: [GG.AA.YYYY]
Tutar: [0,00 ₺] (Yalnız: [yazıyla tutar] Türk lirası)
Ödeme şekli: [Kart / havale-EFT / nakit / çek no. …]
Kapora konusu: [Hizmet ya da sipariş, … tarihli … numaralı teklif]
Toplam fiyat: [0,00 ₺]
Kalan tutar: [0,00 ₺], [tarih ya da aşama: teslimat / etkinlik günü]
Koşullar: Bu kapora [iade edilmez / GG.AA.YYYY tarihine kadar tamamen iade edilir /
… tarihinden sonra iptalde … ₺ kesilerek iade edilir]; [teklif / sözleşme no. …] ile kararlaştırılmıştır.
İmza: ______________________
Numaralandırma ve saklama
Makbuzlara faturalarından ayrı, kendi sıralarını ver (TM-2026-001, TM-2026-002…). Sıradaki bir boşluk kolayca fark edilir; biri bir ödemeyi sorguladığında işine yarayan da tam olarak budur. Hata yaparsan numarayı yeniden kullanma: makbuzu “İPTAL” diye işaretle, sakla ve bir sonraki numarayı kullan. Makbuz koçanı kullanıyorsan iptal ettiğin yaprağı koçandan koparıp atma.
Düzenlediğin her makbuzun bir kopyasını sakla:
- Türkiye'de vergi açısından: Vergi Usul Kanunu'na göre belge ve kayıtlar, ilgili oldukları yılı izleyen yılın başından itibaren 5 yıl saklanır.
- Tacirler: Türk Ticaret Kanunu, ticari defterler ve bunların dayanağı olan belgeler için 10 yıl öngörür.
- Karşılaştırma için: ABD'de IRS çoğu durumda en az üç yıl ister; Birleşik Krallık'ta serbest çalışanlar kayıtlarını ilgili vergi yılının 31 Ocak beyan tarihinden sonra en az beş yıl saklar; New York'ta ev sahipleri nakit kira makbuzlarının kaydını en az üç yıl tutar.
Kimin ödediğini takip etmek
Zor olan makbuz yazmak değil; üç ay sonra hangi faturaların kapandığını bilmek. Binome360'ta teklifler ve faturalar otomatik numaralanır, bir faturayı ödendi olarak işaretleyebilirsin ve vadesi geçenler işaretlenir. Ödemeyi hesaplarına tek cümleyle de kaydedebilirsin.
Emre düğün çekiminin 27.000 ₺ kalanını bugün nakit ödedi
Nakit hesabına bugün tarihli 27.000 ₺ gelir ekliyorum, not: “Emre Aydın, düğün çekimi kalanı”. Kaydedeyim mi?
Sen onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez.
Binome360'ı ücretsiz deneBinome360 kaydı tutar; ödeme almaz, para aktarmaz ve onaylı bir e-fatura platformu değildir.
Sık sorulan sorular
Elle yazılmış bir tahsilat makbuzu geçerli mi?
Evet. Tahsilat makbuzunun basılı olması gerekmez. Kırtasiyelerde satılan, numaralı ve kopyalı bir makbuz koçanından elle yazılmış bir makbuz; okunaklıysa ve tarihi, iki tarafı, tutarı, ödeme şeklini, neyin karşılığı olduğunu ve imzayı gösteriyorsa işini görür.
Makbuzda imza gerekir mi?
Çoğu durumda kanun bunu açıkça şart koşmaz, ama nakitte makbuzu inandırıcı kılan asıl şey imzadır. New York'un nakit kira kuralı, kirayı alan kişinin imzasını ve unvanını açıkça ister. Kartla ya da banka yoluyla yapılan ödemelerde işletme adın ve bir işlem referansı aynı işi görür.
Makbuzu e-postayla gönderebilir miyim?
Evet. PDF ya da e-posta makbuzu çoğu amaç için yeterlidir ve saklaması daha kolaydır. Bazı kurallar süre de belirler: New York'ta kira elden verildiyse makbuz hemen, dolaylı yoldan gönderildiyse 15 gün içinde verilir. Kâğıt tercih eden kiracılara ve müşterilere ikisini birden sun.
Ödenmiş bir fatura makbuz yerine geçer mi?
Geçebilir. Tarihi, tutarı ve ödeme şekliyle “Ödendi” işaretli bir fatura hem ödemeyi kanıtlar hem de satışı tek belgede kalem kalem gösterir; ticari dilde buna kapalı fatura da denir. Faturanın olmadığı durumlarda (elden satış, nakit kira) ya da kapora ve kısmi ödemeler için ayrı bir makbuz kullan.
Makbuz ile satış sözleşmesi arasındaki fark nedir?
Makbuz, paranın ödendiğini kanıtlar. Satış sözleşmesi ise bir malın, örneğin bir aracın mülkiyetini devreder ve belirli şekil şartlarına tabi olabilir: Türkiye'de araç satışı noterde, gayrimenkul satışı tapuda yapılır. Büyük tutarlı elden satışlarda ikisine birden ihtiyacın olabilir.
Kısacası
Makbuz bir ödemeyi kanıtlar; fatura ise ödeme ister. Makbuzlarını kendi sıralarıyla numaralandır, tutarı rakamla ve yazıyla yaz, ödeme şeklini, neyin karşılığı olduğunu ve kalan borcu belirt, sonra imzala. İlk adım: numaralandırmanı kur (TM-2026-001) ve yukarıdaki nakit şablonunu not uygulamana kopyala; bir dahaki sefere hazır olsun.
Kaynaklar
- IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, belgesel kanıt bölümü: irs.gov/publications/p463.
- IRS, Publication 1771, “Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements”: irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf.
- IRS, “How long should I keep records?”: irs.gov.
- New York Real Property Law § 235-e, “Duty to provide a written receipt”: nysenate.gov/legislation/laws/RPP/235-E.
- California Civil Code § 1499: leginfo.legislature.ca.gov.
- Landlord and Tenant Act 1985, bölüm 4 (kira defterleri): legislation.gov.uk/ukpga/1985/70/section/4; Shelter England, “Private landlord responsibilities”.
- Citizens Advice, “Return faulty goods”: citizensadvice.org.uk.
- GOV.UK, “Business records if you’re self-employed: how long to keep your records”: gov.uk/self-employed-records.
Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.