Time blocking: come organizzare la settimana a blocchi (esempi)

Time blocking, timeboxing e task batching: le differenze

I tre termini si confondono spesso. Funzionano bene insieme, ma non sono la stessa cosa.

Il time blocking risponde a “quando?”. Il timeboxing risponde a “per quanto tempo, al massimo?”. Il batching risponde a “cosa va insieme a cosa?”. Una buona settimana spesso li usa tutti e tre: blocchi in agenda, un limite di tempo per le attività che tendono a dilatarsi e un blocco per tutte le cose piccole.

Il timeboxing è stato reso popolare nel 2018 sulla Harvard Business Review da Marc Zao-Sanders, che lo descrive come trasferire la lista delle cose da fare dentro il calendario. Si basa sulla legge di Parkinson, di cui parliamo nei nostri consigli per gestire il tempo: un lavoro senza limite tende a occupare tutto il tempo disponibile.

Il metodo di Cal Newport

Il nome più legato al time blocking è quello di Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University e autore di Deep Work (2016). In un post del dicembre 2013 ha descritto come lo applica:

• Su carta, assegna due righe a ogni ora della giornata, poi divide quel tempo in blocchi, ognuno con un’attività precisa.
• Dedica 10-20 minuti ogni sera a costruire il programma del giorno dopo, partendo dalle liste di attività, dal calendario e dai piani settimanali.
• Anche il lavoro reattivo (rispondere a richieste e messaggi) ha i suoi blocchi, con un piano di riserva: “gestire le richieste dei clienti; se è tranquillo, lavorare al progetto X”.
• Quando la giornata prende un’altra piega, ridisegna il programma per le ore che restano, nello spazio che lascia accanto ai blocchi.

Newport stima che una settimana di 40 ore organizzata a blocchi renda quanto una di oltre 60 ore senza struttura. È una sua stima personale, non una misurazione. Nel 2020 ha pubblicato The Time-Block Planner, un quaderno costruito attorno al metodo, con una pagina per annotare le attività che spuntano senza interrompere il blocco in corso.

Il punto centrale di Newport viene spesso frainteso: l’obiettivo non è seguire il programma al minuto. È continuare a fare scelte consapevoli sul proprio tempo, anche quando si cambia il piano.

Come organizzare la settimana a blocchi, passo per passo

Prenditi 20-30 minuti la domenica sera o il lunedì mattina, con il calendario e la tua lista delle cose da fare.

1. Segna quello che non si può spostare. Orari di lavoro o di apertura, lezioni, spostamenti, accompagnare i figli a scuola, visite mediche, cene di famiglia. È lo scheletro della settimana.
2. Scegli tre priorità. Tre cose che renderebbero la settimana un successo. La matrice di Eisenhower aiuta: spesso sono importanti ma non urgenti.
3. Stima quanto richiedono, poi aggiungi margine. Se pensi che una relazione richieda tre ore, prenota due blocchi da due ore.
4. Metti i blocchi di concentrazione nelle tue ore migliori. Per molti è la mattina, per altri il pomeriggio. Da 60 a 120 minuti, notifiche spente.
5. Raggruppa le cose piccole. Email, messaggi, pagamenti, telefonate: uno o due blocchi al giorno invece di rispondere man mano.
6. Lascia dei blocchi vuoti. Almeno un blocco di margine al giorno e un blocco di recupero a fine settimana.
7. Ogni sera, dieci minuti. Rivedi il giorno dopo: quello che è saltato oggi ha un nuovo spazio oppure esce dalla settimana.

Sui messaggi, uno studio offre un riferimento utile. Kostadin Kushlev ed Elizabeth Dunn (2015) hanno chiesto a 124 adulti di controllare l’email tre volte al giorno per una settimana e quante volte volevano in un’altra. Nella settimana con il limite, i partecipanti hanno riferito uno stress quotidiano nettamente più basso. Raggruppare i messaggi in blocchi fissi va nella stessa direzione.

I margini: perché le tue stime sono troppo corte

È questo che fa saltare la maggior parte dei programmi. Daniel Kahneman e Amos Tversky hanno dato un nome al fenomeno nel 1979: la fallacia della pianificazione, la tendenza a sottovalutare quanto tempo richiederanno le nostre attività.

Lo studio più citato è di Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross (1994). Hanno chiesto a 37 studenti di psicologia dell’Università di Waterloo, in Canada, quando avrebbero consegnato la tesi. Previsione media: 33,9 giorni. Tempo reale: 55,5 giorni. Solo il 29,7% ha finito entro la data indicata. Ancora più significativo: la loro previsione nel caso peggiore (“se tutto andasse nel modo peggiore possibile”) era in media di 48,6 giorni, comunque meno della realtà, e meno della metà (48,7%) ha finito entro quella data.

Lo stesso articolo contiene un indizio per rimediare. In un altro esperimento, i ricercatori hanno chiesto ad alcuni studenti di collegare esplicitamente la previsione alle esperienze passate (“quanto vicino alla scadenza ho finito i miei ultimi compiti?”). In quel gruppo il 60% ha finito entro il tempo previsto, contro il 29,3% del gruppo di controllo.

Per la tua settimana, ne escono tre regole pratiche:

• Guarda le settimane passate, non il tuo piano ideale. Quanto hanno richiesto davvero l’ultima relazione, l’ultimo inventario o l’ultima dichiarazione dei redditi?
• Tieni almeno 45-60 minuti al giorno senza niente di fisso. È una nostra regola pratica, non un dato della ricerca. Adattala: un genitore di bambini piccoli o chi ha un negozio ne avrà bisogno di più.
• Prenota un blocco di recupero il venerdì pomeriggio. Se resta vuoto, è tempo guadagnato.

Il residuo di attenzione: gestisci i passaggi

Cambiare blocco ha un costo. La ricercatrice Sophie Leroy (2009) lo chiama residuo di attenzione: quando passi da un’attività a un’altra, una parte della mente resta agganciata alla prima. Nei suoi due esperimenti, chi passava a un nuovo compito lasciando il primo incompiuto rendeva peggio nel secondo. Finire il primo compito non bastava sempre: aiutava soprattutto finirlo sotto pressione di tempo, che rendeva più facile staccarsene.

Uno studio successivo di Sophie Leroy e Theresa Glomb (2018) propone un rimedio semplice: il piano per riprendere. Prima di cambiare, annoti dove ti sei fermato, cosa manca e da dove ripartirai. Secondo Leroy basta un minuto. Nei loro esperimenti, questo breve piano ha ridotto il residuo di attenzione e migliorato il rendimento nel compito successivo.

In pratica:

• Non mettere blocchi impegnativi uno dopo l’altro. Lascia 5-10 minuti tra i blocchi di concentrazione.
• Chiudi ogni blocco con una riga. “Fermo alla sezione 3; riparto dai numeri di giugno.”
• Non interrompere un blocco di concentrazione per qualcosa che può aspettare un’ora: annotalo e occupatene nel blocco successivo delle cose piccole.

Se fai fatica a far partire un blocco, la tecnica del pomodoro ci sta dentro alla perfezione: quattro sessioni da 25 minuti riempiono un blocco di due ore.

Quattro giornate vere organizzate a blocchi

Le settimane reali non somigliano ai modelli da ufficio. Ecco quattro giornate tipo costruite con il metodo qui sopra.

Sara, mamma di due figli a Bergamo, in smart working il martedì. Le sue ore migliori sono tra l’accompagnamento a scuola e il pranzo. Protegge quel blocco e tiene un’ora di margine nel pomeriggio, perché una telefonata dalla scuola o un bambino con la febbre arrivano di solito senza preavviso.

Luca, sviluppatore web freelance a Bologna. Lavora con quattro-sei clienti alla volta. Blocca le mattine per lo sviluppo, raggruppa le chiamate con i clienti nel primo pomeriggio e tiene un blocco fisso per le fatture, che prima rimandava sempre.

Aisha, studentessa al terzo anno a Pavia, in sessione d’esami. Le lezioni sono fisse, quindi mette lo studio attivo subito dopo, finché gli argomenti sono freschi, e tiene la sera per un breve ripasso.

Kwame, che gestisce un minimarket a Roma. Il negozio è aperto dalle 9 alle 18:30 e i clienti entrano quando vogliono. Così fa il lavoro più impegnativo prima dell’apertura e nell’ora più tranquilla, e in quello spazio sceglie attività che può interrompere.

Gli errori più comuni e come correggerli

Un consiglio per le prime settimane: ogni sera scrivi una riga su quale blocco ha sforato di più, e di quanto. Dopo due settimane avrai le tue durate reali, che battono qualsiasi stima.

Quanto agli strumenti, un’agenda di carta o qualsiasi calendario vanno bene per i blocchi. Quello che ti aiuta a rispettarli è un promemoria all’inizio dei blocchi importanti e un promemoria ricorrente per la programmazione della domenica. In Binome360, una frase come “ricordami ogni domenica alle 18 di programmare la settimana” prepara il promemoria ricorrente, che confermi prima che venga salvato.

Domande frequenti

Il time blocking funziona se le mie giornate sono piene di interruzioni?

Sì, se blocchi meno. Proteggi solo uno o due blocchi al giorno, prevedi esplicitamente il tempo per il lavoro reattivo e tieni un vero margine. Newport stesso ridisegna il programma ogni volta che salta, invece di abbandonarlo.

Devo bloccare ogni minuto della giornata?

Newport lo fa nei giorni di lavoro, ma non serve partire da lì. Blocca prima le tre priorità della settimana e le piccole attività raggruppate. Allarga dopo, se ti aiuta.

Quanto deve durare un blocco?

Nessuno studio fissa una durata ideale. Per il lavoro che richiede concentrazione, da 60 a 120 minuti è un intervallo comune. Per le piccole attività raggruppate spesso bastano 30-45 minuti. Prova e annota cosa regge.

Time blocking o lista delle cose da fare?

Entrambi. La tua lista delle cose da fare contiene tutto quello che c’è da fare; il time blocking decide quando lo farai. Ogni sera, pesca dalla lista per riempire i blocchi del giorno dopo.

In sintesi

Il time blocking trasforma una lista di attività in appuntamenti con te stesso. Segna gli impegni fissi, metti tre priorità nelle tue ore migliori, raggruppa le cose piccole, lascia dei margini e ridisegna il piano quando salta. Questa domenica blocca un solo spazio di due ore per la tua priorità numero uno, e guarda cosa succede.

Fonti

• Cal Newport, “Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day”, calnewport.com, 21 dicembre 2013: calnewport.com.
• Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016; The Time-Block Planner, Portfolio, 2020: timeblockplanner.com.
• Marc Zao-Sanders, “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive”, Harvard Business Review, 12 dicembre 2018: hbr.org.
• Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross, “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times”, Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381, 1994: doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366.
• Daniel Kahneman e Amos Tversky, “Intuitive prediction: Biases and corrective procedures”, TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327, 1979.
• Sophie Leroy, “Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks”, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181, 2009: doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
• Sophie Leroy e Theresa M. Glomb, “Tasks interrupted: How anticipating time pressure on resumption of an interrupted task causes attention residue and low performance on interrupting tasks and how a ‘ready-to-resume’ plan mitigates the effects”, Organization Science, 29(3), 380–397, 2018: doi.org/10.1287/orsc.2017.1184; comunicato stampa della University of Washington, 16 gennaio 2018: washington.edu.
• Kostadin Kushlev ed Elizabeth W. Dunn, “Checking email less frequently reduces stress”, Computers in Human Behavior, 43, 220–228, 2015: doi.org/10.1016/j.chb.2014.11.005.

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