Time blocking: cara membagi minggumu per blok waktu (+ contoh)

Time blocking vs timeboxing vs task batching

Ketiga istilah ini sering tertukar. Ketiganya cocok dipakai bersama, tapi bukan hal yang sama.

Time blocking menjawab “kapan?”. Timeboxing menjawab “paling lama berapa?”. Batching menjawab “apa digabung dengan apa?”. Minggu yang baik sering memakai ketiganya: blok di kalender, batas waktu untuk tugas yang cenderung melebar, dan satu blok untuk semua urusan kecil.

Timeboxing dipopulerkan di Harvard Business Review pada 2018 oleh Marc Zao-Sanders, yang menggambarkannya sebagai memindahkan daftar tugas ke dalam kalender. Teknik ini bersandar pada hukum Parkinson, yang dibahas di tips manajemen waktu kami: pekerjaan tanpa batas waktu cenderung memenuhi seluruh waktu yang tersedia.

Pendekatan Cal Newport

Nama yang paling lekat dengan time blocking adalah Cal Newport, profesor ilmu komputer di Georgetown University dan penulis Deep Work (2016). Dalam tulisan blognya pada Desember 2013, ia menggambarkan praktiknya sendiri:

• Di kertas, ia memberi setiap jam dalam sehari dua baris, lalu membagi waktu itu menjadi blok, masing-masing diberi label tugas tertentu.
• Ia meluangkan 10 sampai 20 menit setiap malam untuk menyusun jadwal besok dari daftar tugas, kalender, dan rencana mingguannya.
• Pekerjaan reaktif (menjawab permintaan dan pesan) juga diblok seperti yang lain, dengan rencana cadangan: “proses permintaan klien; kalau sepi, kerjakan proyek X”.
• Saat harinya melenceng, ia menggambar ulang jadwal untuk sisa jam di ruang kosong yang ia sisakan di samping blok-bloknya.

Newport memperkirakan minggu 40 jam dengan time blocking menghasilkan sebanyak minggu 60 jam lebih tanpa struktur. Itu perkiraan pribadinya, bukan hasil pengukuran. Pada 2020 ia menerbitkan The Time-Block Planner, buku catatan yang dirancang untuk metode ini, dengan satu halaman untuk mencatat tugas yang muncul tiba-tiba tanpa merusak blok yang sedang berjalan.

Poin utama Newport sering disalahpahami: tujuannya bukan mengikuti jadwal sampai ke menitnya. Tujuannya adalah terus membuat pilihan yang disengaja tentang waktumu, termasuk saat kamu mengubah rencana.

Cara menyusun minggu dengan time blocking, langkah demi langkah

Luangkan 20 sampai 30 menit di Minggu malam atau Senin pagi, dengan kalender dan daftar tugas-mu.

1. Tulis yang tidak bisa digeser. Jam kerja atau jam buka toko, jadwal kuliah, perjalanan, antar-jemput sekolah, janji dokter, makan malam keluarga. Itulah kerangka minggumu.
2. Pilih tiga prioritas. Tiga hal yang akan membuat minggu ini berhasil. Matriks Eisenhower membantu: sering kali isinya penting tapi tidak mendesak.
3. Perkirakan durasinya, lalu tambahkan margin. Kalau menurutmu laporan butuh tiga jam, pesan dua blok masing-masing dua jam.
4. Taruh blok fokus di jam terbaikmu. Bagi banyak orang, itu pagi hari; bagi yang lain, siang. 60 sampai 120 menit, notifikasi mati.
5. Kumpulkan urusan kecil. Email, pesan, pembayaran, telepon: satu atau dua blok sehari, bukan dijawab setiap kali masuk.
6. Sisakan blok kosong. Minimal satu blok cadangan sehari dan satu blok untuk mengejar ketinggalan di akhir minggu.
7. Setiap malam, sepuluh menit. Tinjau hari esok: yang tertunda hari ini mendapat slot baru atau keluar dari minggu ini.

Soal pesan, satu studi memberi patokan yang berguna. Kostadin Kushlev dan Elizabeth Dunn (2015) meminta 124 orang dewasa mengecek email tiga kali sehari selama satu minggu dan sesering yang mereka mau di minggu lain. Selama minggu yang dibatasi, peserta melaporkan stres harian yang jauh lebih rendah. Mengumpulkan pesan dalam blok tetap mengarah ke hasil yang sama.

Waktu cadangan: kenapa perkiraanmu selalu terlalu singkat

Inilah yang membuat sebagian besar jadwal runtuh. Daniel Kahneman dan Amos Tversky memberi nama bias ini pada 1979: planning fallacy, kecenderungan kita meremehkan berapa lama tugas kita sendiri akan selesai.

Studi yang paling sering dikutip datang dari Roger Buehler, Dale Griffin, dan Michael Ross (1994). Mereka bertanya kepada 37 mahasiswa psikologi di University of Waterloo, Kanada, kapan mereka akan menyerahkan skripsi. Rata-rata perkiraan: 33,9 hari. Waktu sebenarnya: 55,5 hari. Hanya 29,7% yang selesai pada tanggal yang mereka sebut. Lebih mencolok lagi: perkiraan skenario terburuk mereka (“kalau semuanya berjalan seburuk mungkin”) rata-rata 48,6 hari, masih lebih singkat dari kenyataan, dan kurang dari separuh (48,7%) yang selesai pada tanggal itu.

Makalah yang sama menyimpan petunjuk solusinya. Dalam eksperimen lain, para peneliti meminta sebagian mahasiswa mengaitkan perkiraannya secara eksplisit dengan pengalaman masa lalu (“seberapa mepet dengan tenggat aku menyelesaikan tugas-tugas sebelumnya?”). Di kelompok itu, 60% selesai dalam waktu yang mereka perkirakan, dibanding 29,3% di kelompok kontrol.

Untuk minggumu, itu menghasilkan tiga aturan praktis:

• Lihat minggu-minggu sebelumnya, bukan rencana idealmu. Berapa lama sebenarnya laporan terakhir, stok opname, atau lapor SPT memakan waktu?
• Sisakan minimal 45 sampai 60 menit sehari tanpa jadwal tetap. Itu patokan kami, bukan angka hasil riset. Sesuaikan: orang tua dengan anak kecil atau pemilik toko butuh lebih banyak.
• Pesan satu blok untuk mengejar ketinggalan di Jumat sore. Kalau tetap kosong, itu waktu yang berhasil kamu rebut kembali.

Attention residue: kelola peralihannya

Berpindah blok ada harganya. Peneliti Sophie Leroy (2009) menyebutnya attention residue (sisa perhatian): saat kamu pindah dari satu tugas ke tugas lain, sebagian pikiranmu masih tertinggal di tugas pertama. Dalam dua eksperimennya, orang yang pindah ke tugas baru sementara tugas pertama belum selesai tampil lebih buruk di tugas kedua. Menyelesaikan tugas pertama tidak selalu cukup: yang paling membantu adalah menyelesaikannya di bawah tekanan waktu, sehingga lebih mudah dilepaskan.

Studi lanjutan oleh Sophie Leroy dan Theresa Glomb (2018) menawarkan solusi sederhana: ready-to-resume plan, rencana siap-lanjut. Sebelum berpindah, kamu mencatat sampai mana kamu berhenti, apa yang tersisa, dan dari mana kamu akan melanjutkan. Menurut Leroy, satu menit sudah cukup. Dalam eksperimen mereka, rencana singkat ini mengurangi sisa perhatian dan meningkatkan kinerja di tugas berikutnya.

Dalam praktiknya:

• Jangan menumpuk blok berat tanpa jeda. Beri 5 sampai 10 menit di antara blok fokus.
• Akhiri setiap blok dengan satu baris. “Berhenti di bagian 3; lanjut dengan angka bulan Juni.”
• Jangan memotong blok fokus untuk hal yang bisa menunggu satu jam: tulis dulu dan urus di blok tugas kecil berikutnya.

Kalau kamu susah memulai sebuah blok, teknik Pomodoro pas dipakai di dalamnya: empat sesi 25 menit mengisi satu blok dua jam.

Empat contoh time blocking dalam sehari

Minggu yang nyata tidak seperti template kantoran. Ini empat hari biasa yang disusun dengan metode di atas.

Rina, ibu dua anak di Tangerang, kerja dari rumah setiap Selasa. Jam terbaiknya ada di antara antar sekolah dan makan siang. Ia melindungi blok itu dan menyisakan satu jam cadangan di siang hari, karena telepon dari sekolah atau anak yang sakit biasanya datang tanpa aba-aba.

Fajar, developer web freelance di Yogyakarta. Ia menangani empat sampai enam klien sekaligus. Pagi hari ia blok untuk coding, telepon klien dikumpulkan di awal siang, dan ada blok tetap untuk membuat invoice, yang dulu sering ia tunda.

Laras, mahasiswi semester lima di Depok, saat musim UAS. Jadwal kuliahnya tetap, jadi ia menaruh belajar aktif tepat setelah kuliah, selagi materinya masih segar, dan menyisakan malam untuk mengulang sebentar.

Pak Harun, pemilik toko kelontong di Medan. Tokonya buka pukul 09.00 sampai 18.30 dan pembeli datang kapan saja. Jadi pekerjaan yang butuh konsentrasi ia kerjakan sebelum buka dan di jam paling sepi, dengan memilih tugas yang bisa dijeda.

Kegagalan yang sering terjadi dan cara menyesuaikannya

Satu tips untuk minggu-minggu pertama: setiap malam, tulis satu baris tentang blok mana yang paling molor, dan berapa lama. Setelah dua minggu kamu punya durasi nyata, yang jauh lebih akurat daripada perkiraan apa pun.

Soal alat, planner kertas atau kalender apa pun bisa menampung blok-bloknya. Yang membantumu konsisten adalah pengingat di awal blok penting dan pengingat berulang untuk sesi perencanaan hari Minggu. Di Binome360, kalimat seperti “ingatkan aku setiap Minggu pukul 18.00 untuk menyusun minggu depan” menyiapkan pengingat berulangnya, yang kamu konfirmasi sebelum disimpan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah time blocking tetap berguna kalau hariku penuh gangguan?

Ya, asalkan kamu memblok lebih sedikit. Lindungi hanya satu atau dua blok sehari, blok waktu reaktifmu secara eksplisit, dan sisakan cadangan yang nyata. Newport sendiri menggambar ulang jadwalnya setiap kali berantakan, bukan meninggalkannya.

Apakah setiap menit dalam sehari harus diblok?

Newport melakukannya untuk hari kerjanya, tapi kamu tidak perlu mulai dari situ. Blok dulu tiga prioritas mingguanmu dan kumpulan tugas kecilmu. Perluas nanti kalau terasa membantu.

Berapa lama idealnya satu blok waktu?

Tidak ada studi yang menetapkan durasi ideal. Untuk pekerjaan yang butuh konsentrasi, 60 sampai 120 menit adalah kisaran yang umum. Untuk kumpulan tugas kecil, 30 sampai 45 menit sering sudah cukup. Uji coba dan catat mana yang bertahan.

Time blocking atau to-do list?

Keduanya. Daftar tugas-mu menampung semua yang ada; time blocking memutuskan kapan kamu mengerjakannya. Setiap malam, ambil dari daftar untuk mengisi blok besok.

Ringkasnya

Time blocking mengubah daftar tugas menjadi janji temu dengan dirimu sendiri. Tulis komitmen tetap, taruh tiga prioritas di jam terbaikmu, kumpulkan urusan kecil, sisakan cadangan, dan gambar ulang rencana saat berantakan. Minggu ini, blok satu slot dua jam untuk prioritas utamamu, lalu lihat apa yang terjadi.

Sumber

• Cal Newport, “Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day”, calnewport.com, 21 Desember 2013: calnewport.com.
• Cal Newport, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016; The Time-Block Planner, Portfolio, 2020: timeblockplanner.com.
• Marc Zao-Sanders, “How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive”, Harvard Business Review, 12 Desember 2018: hbr.org.
• Roger Buehler, Dale Griffin, dan Michael Ross, “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times”, Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381, 1994: doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366.
• Daniel Kahneman dan Amos Tversky, “Intuitive prediction: Biases and corrective procedures”, TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327, 1979.
• Sophie Leroy, “Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks”, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181, 2009: doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
• Sophie Leroy dan Theresa M. Glomb, “Tasks interrupted: How anticipating time pressure on resumption of an interrupted task causes attention residue and low performance on interrupting tasks and how a ‘ready-to-resume’ plan mitigates the effects”, Organization Science, 29(3), 380–397, 2018: doi.org/10.1287/orsc.2017.1184; siaran pers University of Washington, 16 Januari 2018: washington.edu.
• Kostadin Kushlev dan Elizabeth W. Dunn, “Checking email less frequently reduces stress”, Computers in Human Behavior, 43, 220–228, 2015: doi.org/10.1016/j.chb.2014.11.005.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Tiếng Việt, العربية.