Xây dựng bộ não thứ hai (Second Brain): phiên bản đơn giản

Bộ não thứ hai là gì, theo lời Tiago Forte

Tiago Forte dạy phương pháp của mình qua một khóa học trực tuyến trước khi xuất bản Building a Second Brain năm 2022. Ông mô tả bộ não thứ hai là một kho lưu trữ số, tập trung, nằm bên ngoài, dành cho những gì bạn học được và các nguồn mà chúng đến từ đó.

Quy trình là CODE:

1. Thu thập (Capture). Lưu những gì chạm đến bạn. Forte khuyên người đọc nghĩ như một người tuyển chọn: giữ những gì làm bạn chú ý, không phải mọi thứ lướt qua.
2. Sắp xếp (Organize). Xếp theo việc bạn sẽ làm, không theo chủ đề. Đó là việc của PARA.
3. Chắt lọc (Distill). Tóm tắt theo từng lớp theo thời gian. Forte gọi đó là Tóm tắt lũy tiến: mỗi lần mở lại một ghi chú, bạn tô đậm thêm một chút, để ý chính có thể tìm thấy trong vài giây.
4. Thể hiện (Express). Dùng những gì đã lưu để làm ra một thứ gì đó: một báo cáo, một bài nói, một quyết định.

Hệ thống lưu trữ là PARA:

Điểm khéo của PARA là xếp theo lúc nào bạn cần đến nó lần tới thay vì theo một cây chủ đề đồ sộ. Trong sách, Forte thêm ba thói quen: danh sách kiểm tra cho các dự án lặp lại, xem lại hằng tuần và hằng tháng, và dọn dẹp nhỏ mỗi khi tình cờ mở một ghi chú.

Trước thời ứng dụng: 90.000 tấm thẻ của Luhmann

Rất lâu trước Notion và Obsidian, nhà xã hội học người Đức Niklas Luhmann đã giữ một Zettelkasten bằng giấy, tức hộp thẻ ghi chú. Theo Đại học Bielefeld, nơi lưu giữ các tài liệu của ông, hộp này chứa khoảng 90.000 ghi chú viết từ năm 1951 đến 1996. Ông để lại gần 600 công trình, trong đó có hơn 40 cuốn sách.

Cơ chế đơn giản và nghiêm ngặt. Mỗi tấm thẻ có một số cố định. Một ý nối tiếp thẻ trước nhận số của thẻ đó cộng thêm một chữ cái và được xếp ngay phía sau, nên các chuỗi ý tưởng rẽ nhánh vào bên trong. Tham chiếu chéo nối những tấm thẻ xa nhau, và một bảng từ khóa cho vài điểm bắt đầu. Không có dàn ý tổng; hộp thẻ lớn lên từ bên trong.

Đây là bài học trung thực. Hệ thống của Luhmann phục vụ một việc, tạo ra lý thuyết, và ông nuôi nó suốt 45 năm. Nếu mục tiêu của bạn là nhớ sinh nhật mẹ chồng và tìm được số hợp đồng bảo hiểm xe, hộp thẻ là công cụ sai. Nhiều lời khuyên trên mạng coi “bộ não thứ hai” và “Zettelkasten” là một. Chúng không phải là một.

Nghiên cứu về trí nhớ nói gì về việc giảm tải

Các nhà tâm lý học gọi đó là giảm tải nhận thức: dùng một hành động thể chất hoặc một công cụ để giảm nỗ lực trí óc cho một việc, như đặt lời nhắc trên điện thoại cho một cuộc hẹn. Evan Risko và Sam Gilbert tổng quan lĩnh vực này trên Trends in Cognitive Sciences năm 2016. Khung lý thuyết của họ đặt siêu nhận thức vào trung tâm: ta giảm tải dựa trên điều mình tin về trí nhớ của chính mình, và niềm tin đó có thể sai.

Lời nhắc có tác dụng. Trong bốn thí nghiệm trực tuyến (N = 1.196), Sam Gilbert của University College London thấy rằng đặt lời nhắc bên ngoài cải thiện kết quả với các dự định cần làm sau. Người ta đặt nhiều lời nhắc hơn khi có nhiều thứ phải nhớ hoặc dễ bị xao nhãng, và người lớn tuổi dùng chúng nhiều hơn. Đây là trí nhớ tương lai, nhớ để làm một việc sau này, chính là thứ các thí nghiệm này đo.

Lưu lại giúp giải phóng chỗ trống. Benjamin Storm và Sean Stone (2015, Psychological Science) thấy qua ba thí nghiệm rằng lưu một tệp trước khi học tệp khác giúp nhớ tệp thứ hai tốt hơn. Lợi ích biến mất khi người ta được báo rằng việc lưu có thể không thành công. Một hệ thống bạn không tin thì không làm nhẹ gánh.

Nhưng bạn nhớ ít hơn những gì đã giao đi. Bài báo năm 2011 trên Science của Betsy Sparrow, Jenny Liu và Daniel Wegner, nguồn gốc của “hiệu ứng Google”, cho biết khi người ta nghĩ sẽ còn truy cập được thông tin về sau, họ nhớ ít hơn chính thông tin đó và nhớ nhiều hơn chỗ để tìm nó. Hãy đọc kết quả này thận trọng. Năm 2018, Colin Camerer và cộng sự làm lại 21 thí nghiệm khoa học xã hội đăng trên Nature và Science; 13 thí nghiệm được lặp lại thành công. Bài thử lại nghiên cứu của Sparrow, dựa trên thí nghiệm đầu tiên của bài báo (câu đố khó có khiến người ta nghĩ đến máy tính không), thì không. Một phân tích gộp năm 2024 của Gong và Yang kết luận hiệu ứng này có thật nhưng phụ thuộc vào bối cảnh, như tải nhận thức và việc người ta tìm kiếm trên điện thoại hay máy tính. Trong một nghiên cứu liên quan, Linda Henkel (2014) thấy những người đi tham quan bảo tàng có hướng dẫn nhớ ít hơn các hiện vật họ đã chụp toàn cảnh so với các hiện vật chỉ nhìn.

Quy tắc thực tế: giao cho bộ não thứ hai những gì bạn cần tìm lại (ngày tháng, con số, giấy tờ, cam kết), và giữ trong đầu những gì bạn muốn biết (tay nghề, một ngoại ngữ, tên đồng nghiệp).

Phiên bản đơn giản: một hộp thư đến, bốn chỗ lưu

Một bộ não thứ hai bền lâu là thứ bạn dùng mà không phải nghĩ. Bốn chỗ lưu bao được phần lớn cuộc sống, mỗi chỗ cho một loại thông tin.

Thêm một hộp thư đến: một chỗ duy nhất để mọi thứ rơi vào trong ngày, chưa sắp xếp. Một ghi chú trên điện thoại, một cuốn sổ hoặc trợ lý của bạn. Để việc sắp xếp sau là điều giúp bạn ghi lại trong hai giây.

Hãy bắt đầu với lời nhắc; đó là nơi bằng chứng trực tiếp nhất. Với việc cần làm, xem bài cách lập danh sách việc cần làm; với giấy tờ, cách sắp xếp giấy tờ.

15 phút xem lại mỗi tuần

Việc này khớp với buổi xem lại hằng tuần mà Forte khuyên. Nếu bạn đã dùng một mẫu kế hoạch tuần, hãy xem lại trước, rồi lên kế hoạch sau.

Những gì là quá mức

Cái bẫy kinh điển là xây một thánh đường rồi không có thời gian bảo trì. Bạn có thể yên tâm bỏ qua:

• Liên kết mọi ghi chú với mọi ghi chú khác. Tuyệt vời để viết sách theo cách của Luhmann, vô nghĩa để lo việc nhà.
• Hàng chục thẻ gắn (tag). Nếu bạn không quyết được giữa ba thẻ, bạn sẽ không tìm lại được ghi chú. Thư mục theo dự án hoặc chủ đề là đủ.
• Lưu mọi thứ. Chính Forte khuyên chỉ giữ những gì chạm đến bạn. Một danh sách “đọc sau” mà không bao giờ đọc là cảm giác tội lỗi, không phải trí nhớ.
• Tóm tắt mọi ghi chú ngay từ đầu. Tóm tắt lũy tiến được thiết kế để làm khi bạn mở lại ghi chú, không phải làm trước.
• Đổi ứng dụng mỗi quý. Chuyển dữ liệu tốn hàng giờ và chẳng sửa được gì. Biết mỗi loại thông tin nằm ở đâu quan trọng hơn tính năng.
• Lưu mật khẩu trong đó. Ứng dụng ghi chú không phải két sắt; hãy dùng trình quản lý mật khẩu. Xem bài két sắt số cho giấy tờ quan trọng.

Với Binome360: nhắn thay vì tự xếp

Binome360 bao hai trong bốn chỗ lưu chỉ bằng một câu. Nhắn “nhớ giúp tôi…” và nó giữ dữ kiện trong bộ nhớ của bạn, rồi trả lại khi bạn hỏi. Nhắn “nhắc tôi…” và nó chuẩn bị một lời nhắc một lần hoặc lặp lại. Có thể đính kèm tệp vào các ghi chép, và trong một trợ lý dùng chung cho gia đình, ai cũng thêm được từ điện thoại của mình.

Nó không phải công cụ ghi chú để viết luận án. Nó là phiên bản đơn giản: ngày tháng và dữ kiện của đời thường, giao đi bằng một tin nhắn.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng nào tốt nhất để làm bộ não thứ hai?

Ứng dụng bạn đã mở mỗi ngày. Với phần lớn mọi người, một ứng dụng ghi chú, một lịch có lời nhắc và một thư mục tệp đặt tên cẩn thận là đủ. Điều quan trọng là biết mỗi loại thông tin nằm ở đâu, không phải danh sách tính năng.

Zettelkasten và bộ não thứ hai khác nhau thế nào?

Zettelkasten của Luhmann là một mạng lưới thẻ liên kết, xây để sinh ra ý tưởng và bài viết. Bộ não thứ hai của Forte rộng hơn: nó xếp mọi thông tin hữu ích theo các dự án và lĩnh vực trong cuộc sống của bạn. Cái đầu chủ yếu để suy nghĩ; cái sau chủ yếu để tìm lại và hành động.

Bộ não thứ hai có làm trí nhớ kém đi không?

Bạn thường nhớ ít hơn những gì đã giao đi, đó là điều hiệu ứng Google và các nghiên cứu chụp ảnh ở bảo tàng gợi ý, dù bài thử nổi tiếng nhất về hiệu ứng Google không lặp lại được. Hãy giao đi ngày tháng và dữ kiện thực tế; tiếp tục học những điều quan trọng với bạn.

Bộ não thứ hai tốn bao nhiêu thời gian?

Vài giây để ghi lại, và khoảng 15 phút mỗi tuần để sắp xếp. Nếu hệ thống của bạn cần hơn một giờ mỗi tuần để duy trì, nó quá phức tạp.

Tóm lại

Một bộ não thứ hai hữu ích không phải là một thư viện. Nó là một hộp thư đến, bốn chỗ lưu (lời nhắc, ghi nhớ, giấy tờ, dự án) và 15 phút xem lại mỗi tuần. Nghiên cứu ủng hộ lời nhắc để thực hiện đúng dự định, miễn là bạn tin hệ thống và không giao đi những gì bạn thực sự muốn học.

Việc đầu tiên: viết ra ba điều bạn sợ quên nhất trong tuần này, và biến mỗi điều thành một lời nhắc có ngày tháng.

Nguồn

• Tiago Forte, Building a Second Brain, Simon & Schuster, 2022.
• Forte Labs, “Building a Second Brain: The Definitive Introductory Guide”: fortelabs.com/blog/basboverview; “The PARA Method”: fortelabs.com/blog/para.
• Bielefeld University, Niklas Luhmann Archive: uni-bielefeld.de/fakultaeten/soziologie/forschung/luhmann-archiv.
• University of Cologne, “Die Denkmaschine” (cách Zettelkasten vận hành): uni-koeln.de.
• Evan F. Risko và Sam J. Gilbert, “Cognitive Offloading”, Trends in Cognitive Sciences, 20(9), 676–688, 2016: doi.org/10.1016/j.tics.2016.07.002.
• Sam J. Gilbert, “Strategic offloading of delayed intentions into the external environment”, Quarterly Journal of Experimental Psychology, 68(5), 971–992, 2015: doi.org/10.1080/17470218.2014.972963.
• Benjamin C. Storm và Sean M. Stone, “Saving-enhanced memory”, Psychological Science, 26(2), 182–188, 2015: doi.org/10.1177/0956797614559285.
• Betsy Sparrow, Jenny Liu và Daniel M. Wegner, “Google Effects on Memory”, Science, 333(6043), 776–778, 2011: doi.org/10.1126/science.1207745.
• Colin F. Camerer và cộng sự, “Evaluating the replicability of social science experiments in Nature and Science between 2010 and 2015”, Nature Human Behaviour, 2, 637–644, 2018: doi.org/10.1038/s41562-018-0399-z.
• C. Gong và Y. Yang, “Google effects on memory: a meta-analytical review of the media effects of intensive Internet search behavior”, Frontiers in Public Health, 12, 2024: doi.org/10.3389/fpubh.2024.1332030.
• Linda A. Henkel, “Point-and-shoot memories”, Psychological Science, 25(2), 396–402, 2014: doi.org/10.1177/0956797613504438.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.