Reembolso de despesas: regras, comprovantes e modelo de relatório

Para que serve o relatório de despesas

O relatório de despesas é uma lista simples: data, o que você comprou, por que era para o trabalho, o valor e o comprovante que prova o gasto. O seu gestor aprova, o financeiro faz o reembolso e a empresa guarda o relatório como prova de que aquele pagamento foi um reembolso, e não um salário extra.

Esse último ponto é o motivo de toda a papelada. As autoridades fiscais e trabalhistas tratam um reembolso bem documentado como um custo do empregador, não como renda sua. No Brasil, o art. 457, § 2º, da CLT diz que a ajuda de custo e as diárias para viagem não integram a remuneração nem servem de base para encargos trabalhistas e previdenciários. Sem documentação, o mesmo pagamento pode acabar tratado como salário.

Reino Unido: as regras da HMRC

A isenção da HMRC para despesas pagas ou reembolsadas cobre duas situações:

• o empregador devolve os custos reais do funcionário; ou
• o empregador paga um valor fixo que seja uma das tabelas de referência da HMRC ou uma tabela própria aprovada por ela.

As despesas cobertas pela isenção, como viagens a trabalho, contas de telefone, entretenimento de clientes, uniformes e ferramentas de trabalho, não precisam ser informadas à HMRC. Há duas condições que os empregadores costumam esquecer: é preciso ter um sistema para conferir os pagamentos feitos pelas tabelas, e convém pedir aos funcionários que guardem os comprovantes das despesas, como notas e contas, caso seja preciso conferir.

Quilometragem com o próprio carro. O empregador pode pagar a quilometragem sem imposto até os valores da HMRC:

Se o empregador pagar mais, o excedente é informado no formulário P11D e somado ao salário tributável. Se pagar menos, nada é informado, e o funcionário pode pedir um abatimento (Mileage Allowance Relief) sobre a diferença.

Exemplo: a Amira roda 212 milhas a trabalho em outubro com o próprio carro. A 55p por milha, o empregador pode pagar £ 116,60 sem imposto.

EUA: os accountable plans

Nos EUA, a Publication 463 do IRS define quando os reembolsos ficam fora do W-2, o informe de rendimentos do funcionário. Num accountable plan, você precisa:

1. ter pago ou assumido as despesas enquanto prestava serviços como funcionário (uma ligação com o trabalho);
2. prestar contas ao empregador dessas despesas num prazo razoável; e
3. devolver o excedente do reembolso ou do adiantamento num prazo razoável.

O método de datas fixas do IRS dá uma definição segura de “razoável”: um adiantamento concedido até 30 dias antes da despesa, a prestação de contas até 60 dias depois dela e o excedente devolvido até 120 dias depois.

Prestar contas direito significa ter prova documental, como recibos, para a hospedagem e para qualquer outra despesa de US$ 75 ou mais, junto com o registro de data, local e motivo de trabalho. Se o plano não cumpre as regras, ele é um nonaccountable plan, e os pagamentos entram como salário no W-2.

Quilometragem. Muitos empregadores americanos reembolsam pela tabela padrão do IRS. Em 2026, o valor para uso a trabalho era de 72,5 centavos por milha desde 1º de janeiro. O Announcement 2026-11 subiu esse valor para 76 centavos por milha a partir de 1º de julho de 2026, citando a alta recente dos combustíveis.

O que um comprovante precisa mostrar

A lista geral do IRS para os registros de despesas de negócio é um bom padrão em qualquer país. Um comprovante ou registro deve identificar:

• quem recebeu (a loja, o hotel ou o restaurante);
• o valor pago;
• a prova do pagamento;
• a data;
• uma descrição que mostre que a despesa foi a trabalho.

O comprovante da maquininha mostra o pagamento, mas não o que foi comprado, então guarde também a nota ou o cupom fiscal detalhado. Muitas empresas brasileiras pedem a nota com o CNPJ delas; pergunte antes de viajar. Escreva o motivo de trabalho no relatório: “Jantar com os compradores da Distribuidora Porto, pedido do 4º trimestre” é útil; “jantar”, não.

O papel térmico apaga, e papel se perde. O nosso guia de como fotografar um recibo legível mostra como tirar uma cópia que continue legível.

Um modelo simples de relatório de despesas

Veja o relatório do Daniel para uma visita de dois dias a um cliente em agosto de 2026. A empresa dele paga R$ 1,10 por km rodado com o carro próprio, conforme a política interna. Copie a estrutura numa planilha ou num documento.

RELATÓRIO DE DESPESAS — Agosto de 2026

Funcionário: Daniel Souza · Vendas · Matrícula 2207
Viagem: Visita ao cliente Distribuidora Porto, Campinas · 12 e 13/08/2026

Data    Item               Motivo de trabalho                   Comprov.  Valor
12/08   Hotel, 1 diária    Visita à Distribuidora Porto          nº 1     R$ 389,00
12/08   Jantar (3 pessoas) Jantar com os compradores do cliente  nº 2     R$ 258,90
13/08   Estacionamento     Visita à sede do cliente              nº 3     R$  36,00
12–13   Quilometragem      180 km × R$ 1,10 (política interna)   registro R$ 198,00

Total das despesas                                                        R$ 881,90
Menos adiantamento recebido                                               R$   0,00
Valor a reembolsar ao funcionário                                         R$ 881,90

Assinatura do funcionário:               Aprovado por:

Conferência: R$ 389,00 + R$ 258,90 + R$ 36,00 + R$ 198,00 = R$ 881,90. O registro de quilometragem (data, origem, destino, motivo, km) é a prova da linha de quilometragem.

Se você é autônomo

Um autônomo ou freelancer não tem empregador para reembolsá-lo, então não existe relatório de despesas no sentido comum. Duas coisas o substituem:

• Registrar as despesas do negócio para o imposto. No Brasil, o MEI paga um valor fixo por mês e não abate despesas; já o profissional autônomo que recolhe o carnê-leão pode deduzir despesas escrituradas no livro-caixa, dentro das regras da Receita (confirme com o seu contador). No Reino Unido, as despesas permitidas reduzem o lucro tributável, e as despesas simplificadas permitem usar um valor fixo por milha: 55p nas primeiras 10.000 milhas em 2026–2027 (45p antes de 6 de abril de 2026), e depois 25p. Nos EUA, as despesas vão no Schedule C, com os mesmos tipos de comprovante listados acima. O nosso guia de registro de vendas e compras mostra como manter essa lista.
• Repassar os custos ao cliente, quando o contrato permitir. Coloque-os na fatura numa linha separada, com o comprovante disponível se pedirem. O valor repassado faz parte da sua receita, e o custo original é a sua despesa.

Se você tem a própria empresa e é sócio dela, a empresa pode reembolsar você como a qualquer funcionário, com a mesma papelada.

Montando o relatório aos poucos com o Binome360

O relatório de despesas desanda no fim do mês, com o bolso cheio de papéis amassados. A solução mais fácil é registrar cada gasto na hora. No Binome360, você fotografa o comprovante: o valor e a categoria são sugeridos, você acrescenta o motivo e confirma.

Um assistente separado para os gastos de trabalho mantém tudo longe das despesas pessoais. Um lembrete mensal (“no dia 28, enviar meu relatório de despesas”) leva uma frase. Numa equipe pequena, um assistente compartilhado permite que cada um lance os próprios gastos do próprio celular. O Binome360 não reembolsa ninguém nem envia nada ao seu empregador: ele prepara os dados, e quem envia o relatório é você.

Perguntas frequentes

O reembolso de despesas é tributado?

Não, quando segue as regras. No Brasil, o reembolso de despesas feitas a serviço não é salário, e a ajuda de custo e as diárias para viagem não integram a remuneração. No Reino Unido, os custos de trabalho reembolsados e os pagamentos pelas tabelas da HMRC são isentos. Nos EUA, os reembolsos dentro de um accountable plan não são salário. Pagamentos fora dessas regras podem ser tratados como remuneração.

Qual é o valor da quilometragem em 2026?

No Brasil, não existe valor oficial para empresas privadas: vale o que a política interna define. No Reino Unido: 55p por milha nas primeiras 10.000 milhas a trabalho desde 6 de abril de 2026, e depois 25p. Nos EUA: 72,5 centavos de dólar por milha de 1º de janeiro a 30 de junho de 2026 e 76 centavos desde 1º de julho de 2026.

Em quanto tempo devo enviar o relatório de despesas?

Siga a política da sua empresa. Nos EUA, o método de datas fixas do IRS considera razoável prestar contas até 60 dias depois da despesa e devolver o excedente dos adiantamentos até 120 dias depois.

E se eu perdi um comprovante?

Avise o seu empregador e mande o que você tiver, como a fatura do cartão ou a confirmação da reserva. Nos EUA, a hospedagem e as despesas de US$ 75 ou mais precisam de prova documental, então um comprovante perdido pode impedir o reembolso sem imposto. No Brasil, muitas empresas aceitam uma declaração assinada para valores pequenos; confira a sua política.

Em resumo

O relatório de despesas liga cada gasto de trabalho a um comprovante e a um motivo, e é isso que mantém o reembolso fora do salário. Em 2026, a quilometragem no Reino Unido é de 55p por milha nas primeiras 10.000 milhas, e a tabela americana é de 76 centavos desde 1º de julho; no Brasil, vale a política da empresa. Autônomos registram as despesas para o imposto ou as repassam aos clientes. Primeiro passo: neste mês, fotografe cada comprovante de trabalho no mesmo dia e anote o motivo.

Fontes

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (valores de quilometragem desde 6 de abril de 2026): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, capítulo 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 72,5 centavos desde 1º de janeiro, 76 centavos desde 1º de julho) e Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

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