La réponse courte
- Une note de frais sert à se faire rembourser des dépenses avancées pour son travail : déplacement, repas, péage, fournitures. Ce remboursement n’est pas du salaire.
- L’employeur rembourse soit les frais réels, sur justificatifs, soit une allocation forfaitaire. Dans les limites fixées par la réglementation, ces sommes sont exonérées de cotisations sociales.
- En 2026, les plafonds d’exonération des indemnités de repas sont de 21,40 € (repas au restaurant en déplacement), 7,50 € (repas sur le lieu de travail) et 10,40 € (repas hors des locaux, sans obligation de restaurant).
- Pour la voiture personnelle, la limite est le barème kilométrique fiscal, inchangé en 2026 : par exemple 0,636 €/km pour une 5 CV jusqu’à 5 000 km par an. Péages et parking se remboursent en plus, sur justificatif.
- Un micro-entrepreneur ne se fait pas de note de frais à lui-même : ses frais sont couverts par l’abattement forfaitaire. Les frais qu’il refacture à un client font partie de son chiffre d’affaires, sauf débours au sens strict.
Qu’est-ce qu’une note de frais, exactement ?
L’arrêté du 4 septembre 2025, qui fixe aujourd’hui les règles pour le calcul des cotisations, définit les frais professionnels comme « les charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions ».
La note de frais est le document qui fait le lien entre ces dépenses et leur remboursement. Elle récapitule, sur une période (souvent le mois), chaque dépense avancée, son motif professionnel et le justificatif correspondant. L’employeur la valide et rembourse, en général avec la paie ou par virement séparé.
Elle concerne :
- les salariés, qui avancent des frais pour leur employeur ;
- les dirigeants assimilés salariés, comme le président d’une SAS ou d’une SASU, pour les dépenses engagées pour la société ;
- plus largement, toute personne qui avance de l’argent pour une structure : bénévole d’association, membre d’un groupe qui a payé pour les autres.
Frais réels ou forfait : les deux façons de rembourser
L’article 2 de l’arrêté prévoit deux méthodes :
| Remboursement des frais réels | Allocation forfaitaire | |
|---|---|---|
| Principe | L’employeur rembourse ce qui a été dépensé | L’employeur verse un montant fixe par repas, par nuit ou par kilomètre |
| Justificatifs | Obligatoires pour chaque dépense | Il faut prouver la situation (le déplacement), pas le montant, tant qu’on reste sous les limites |
| Exonération | Pour le montant justifié | Jusqu’aux limites réglementaires ; au-delà, seulement si l’employeur justifie l’utilisation |
| Pratique pour | Les dépenses variables (train, hôtel, matériel) | Les dépenses répétitives (repas, kilomètres) |
Principe
Remboursement des frais réelsL’employeur rembourse ce qui a été dépensé
Allocation forfaitaireL’employeur verse un montant fixe par repas, par nuit ou par kilomètre
Justificatifs
Remboursement des frais réelsObligatoires pour chaque dépense
Allocation forfaitaireIl faut prouver la situation (le déplacement), pas le montant, tant qu’on reste sous les limites
Exonération
Remboursement des frais réelsPour le montant justifié
Allocation forfaitaireJusqu’aux limites réglementaires ; au-delà, seulement si l’employeur justifie l’utilisation
Pratique pour
Remboursement des frais réelsLes dépenses variables (train, hôtel, matériel)
Allocation forfaitaireLes dépenses répétitives (repas, kilomètres)
La note de frais « classique », avec tickets agrafés ou photographiés, relève de la première méthode. Les indemnités kilométriques et les forfaits repas relèvent de la seconde. Beaucoup d’entreprises combinent les deux : frais réels pour le train et l’hôtel, barème pour la voiture.
Les montants 2026 : repas et kilomètres
Les repas. Les limites d’exonération sont revalorisées chaque 1er janvier. Pour 2026, Service-Public a publié les nouveaux montants :
Ces montants s’appliquent aux allocations forfaitaires. Si l’entreprise rembourse le repas réel sur ticket, c’est le montant justifié qui compte, dans les limites de sa propre politique.
La voiture personnelle. L’indemnité kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans la limite des barèmes publiés chaque année par l’administration fiscale. Service-Public a confirmé en avril 2026 que ces barèmes ne sont pas revalorisés cette année, comme en 2025. Pour les voitures :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
3 CV et moins
Jusqu’à 5 000 kmd × 0,529
De 5 001 à 20 000 km(d × 0,316) + 1 065
Au-delà de 20 000 kmd × 0,370
4 CV
Jusqu’à 5 000 kmd × 0,606
De 5 001 à 20 000 km(d × 0,340) + 1 330
Au-delà de 20 000 kmd × 0,407
5 CV
Jusqu’à 5 000 kmd × 0,636
De 5 001 à 20 000 km(d × 0,357) + 1 395
Au-delà de 20 000 kmd × 0,427
6 CV
Jusqu’à 5 000 kmd × 0,665
De 5 001 à 20 000 km(d × 0,374) + 1 457
Au-delà de 20 000 kmd × 0,447
7 CV et plus
Jusqu’à 5 000 kmd × 0,697
De 5 001 à 20 000 km(d × 0,394) + 1 515
Au-delà de 20 000 kmd × 0,470
« d » est la distance professionnelle parcourue dans l’année. Pour un véhicule 100 % électrique, le montant est majoré de 20 %. Le barème couvre notamment la dépréciation du véhicule, l’entretien, les pneus, le carburant et l’assurance ; il exclut les péages, les frais de garage ou de parking et les intérêts d’un crédit auto, qui se remboursent à part sur justificatif.
Exemple. Léa, commerciale, fait 420 km de visites clients en octobre avec sa voiture personnelle de 5 CV, et prévoit moins de 5 000 km professionnels sur l’année. Son indemnité : 420 × 0,636 = 267,12 €. Elle y ajoute 18,60 € de péages et 12,00 € de parking, sur tickets.
Les justificatifs : ce qu’ils doivent montrer
Pour un remboursement aux frais réels, l’employeur doit produire les justificatifs des dépenses. Un bon justificatif montre au minimum :
- la date ;
- le nom du commerçant ou du prestataire ;
- le montant payé ;
- la nature de la dépense (un ticket de caisse détaillé vaut mieux qu’un simple ticket de carte bancaire, qui ne dit pas ce qui a été acheté).
Ajoutez sur la note le motif professionnel : « déjeuner client Garnier, projet Lyon » vaut mieux que « restaurant ». Pour une entreprise redevable de la TVA, demandez une facture plutôt qu’un simple ticket : la TVA ne se récupère en principe que sur facture.
Depuis que les tickets de caisse ne sont plus imprimés systématiquement en France, pensez à les demander. Et photographiez-les le jour même : le papier thermique s’efface. Notre guide pour photographier un reçu lisible explique comment, et ce que vaut juridiquement une copie.
Un modèle de note de frais
Voici la note d’octobre de Léa. Copiez la structure dans un tableur ou un document.
NOTE DE FRAIS — octobre 2026
Salariée : Léa Moreau · Service commercial · Matricule 0412
Véhicule personnel : 5 CV · immatriculation [AA-000-AA]
Date Nature Motif professionnel Justif. Montant TTC
07/10 Train Paris–Lyon A/R Rendez-vous client Garnier n° 1 96,00 €
07/10 Déjeuner Repas avec M. Garnier (2 pers.) n° 2 54,80 €
15/10 Péages Tournée clients Bourgogne n° 3 18,60 €
15/10 Parking Tournée clients Bourgogne n° 4 12,00 €
Oct. Indemnités km 420 km × 0,636 € (barème 5 CV) relevé 267,12 €
Total des frais 448,52 €
Avance reçue 0,00 €
Net à rembourser 448,52 €
Signature de la salariée : Validation du responsable :
Vérification : 96,00 + 54,80 + 18,60 + 12,00 + 267,12 = 448,52 €. Le relevé kilométrique (date, trajet, motif, kilomètres) s’agrafe à la note : c’est le justificatif des indemnités.
Indépendants et micro-entrepreneurs : un cas à part
Un micro-entrepreneur ne se rembourse pas de note de frais : il n’y a pas d’employeur et de salarié, juste lui. Ses frais professionnels sont pris en compte par l’abattement forfaitaire appliqué à son chiffre d’affaires pour le calcul de l’impôt : 71 % pour l’achat-revente et la fourniture de logement, 50 % pour les autres activités commerciales et artisanales, 34 % pour les activités libérales. Les frais réels ne se déduisent pas.
Reste la question des frais refacturés au client (un déplacement, un matériel acheté pour lui). Deux cas :
- La refacturation : vous achetez en votre nom, puis vous facturez la somme au client. Elle fait partie de votre chiffre d’affaires, comme le reste de la facture.
- Le débours : vous payez au nom et pour le compte du client, qui vous a mandaté, et vous lui refacturez le montant exact. Le BOFiP l’exclut de la base de TVA à condition de justifier la nature et le montant exacts de la dépense. Les conditions sont strictes : vérifiez-les avec un comptable avant de sortir une somme de votre chiffre d’affaires.
Un dirigeant de société (SASU, EURL, SARL) peut en revanche se faire rembourser des frais par sa société, avec une note de frais et des justificatifs, comme un salarié.
Les erreurs qui retardent un remboursement
- Chaque ligne a un justificatif numéroté
- Chaque ligne a un motif professionnel précis
- Les kilomètres sont appuyés par un relevé des trajets
- Les péages et le parking sont sur des lignes séparées des indemnités km
- Les dépenses personnelles (le verre du soir, le détour du week-end) sont retirées
- Les avances déjà reçues sont déduites
Autre piège : cumuler un forfait repas et le ticket du même repas. C’est l’un ou l’autre.
Préparer sa note de frais au fil du mois avec Binome360
La note de frais se fait mal le 30 du mois, avec une poignée de tickets froissés. Le plus simple est de noter chaque dépense au moment où elle a lieu. Dans Binome360, vous photographiez le ticket : le montant et la catégorie sont proposés, vous ajoutez le motif, puis vous confirmez.
[photo du ticket] Déjeuner avec M. Garnier, projet Lyon
J’ai lu 54,80 € sur le ticket. Je prépare une dépense de 54,80 €, catégorie Repas pro, note « Déjeuner avec M. Garnier, projet Lyon », avec la photo du ticket. Je l’enregistre ?
Rien n’est enregistré sans votre confirmation. En fin de mois, l’export sert de base à votre note de frais.
Essayer Binome360 gratuitementUn assistant séparé pour vos frais professionnels garde ces dépenses à part des dépenses personnelles. Un rappel mensuel (« le 28, envoyer ma note de frais ») se crée en une phrase. Et dans une petite équipe, un assistant partagé permet à chacun d’ajouter ses dépenses depuis son téléphone. Binome360 ne rembourse rien et ne transmet rien à votre employeur : il prépare vos données, vous envoyez la note.
Questions fréquentes
Le remboursement des notes de frais est-il imposable ?
Non, tant qu’il s’agit de frais professionnels remboursés dans les règles : sur justificatifs, ou par forfait dans les limites réglementaires. Un forfait supérieur aux limites est soumis à cotisations pour la partie qui dépasse, sauf si l’employeur justifie son utilisation.
Un auto-entrepreneur peut-il faire une note de frais ?
Pas à lui-même : ses frais sont couverts par l’abattement forfaitaire. Il peut en revanche refacturer des frais à un client, qui entrent alors dans son chiffre d’affaires, sauf débours au sens strict.
Le barème kilométrique a-t-il changé en 2026 ?
Non. Service-Public a confirmé en avril 2026 que les barèmes kilométriques ne sont pas revalorisés, comme en 2025. La dernière hausse date de 2023.
Que faire si j’ai perdu un justificatif ?
Signalez-le à votre employeur et fournissez ce que vous avez (relevé bancaire, confirmation de réservation). Sans justificatif, un remboursement aux frais réels devient difficile à exonérer de cotisations : c’est la politique de l’entreprise qui décide.
En résumé
Une note de frais récapitule des dépenses professionnelles avancées, avec leur motif et leur justificatif. En 2026, les forfaits repas sont plafonnés à 21,40 €, 7,50 € et 10,40 €, et le barème kilométrique reste celui de 2023. Les micro-entrepreneurs, eux, n’en font pas : leurs frais sont couverts par l’abattement. Première action : ce mois-ci, photographiez chaque ticket professionnel le jour même et notez son motif.
Sources
- Arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale (définition, méthodes de remboursement, indemnités kilométriques, revalorisation annuelle) : legifrance.gouv.fr.
- Service-Public, « Frais professionnels – Indemnité de frais de repas : relèvement des seuils d’exonération », 5 janvier 2026 : service-public.gouv.fr/particuliers/actualites/A17991.
- Service-Public, « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles », 9 avril 2026 : service-public.gouv.fr/particuliers/actualites/A14686.
- BOFiP, BOI-BAREME-000001, barèmes d’évaluation forfaitaire du prix de revient kilométrique (automobiles) : bofip.impots.gouv.fr.
- Arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire des frais de déplacement (exclusion des péages, frais de garage ou de parking et intérêts d’emprunt ; majoration de 20 % pour les véhicules électriques) : legifrance.gouv.fr.
- Service-Public Entreprendre, « Régime fiscal de la micro-entreprise » (abattements forfaitaires) : entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F23267.
- BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-20-10 (débours exclus de la base d’imposition) : bofip.impots.gouv.fr.
Également disponible en English.