Nota spese: come compilarla, regole, scontrini e modello

A cosa serve una nota spese

Una nota spese è un elenco semplice: data, cosa hai comprato, perché era per lavoro, l’importo e il giustificativo che lo prova. Il responsabile la approva, l’amministrazione ti rimborsa e l’azienda la conserva come prova che quel pagamento era un rimborso, non uno stipendio in più.

È proprio quest’ultimo punto il motivo di tutte le carte. Il fisco italiano, come quello degli altri paesi, tratta un rimborso ben documentato come un costo dell’azienda, non come un tuo reddito. Senza documenti, lo stesso pagamento può finire tassato in busta paga.

In Italia: le regole per i dipendenti

Il Testo unico delle imposte sui redditi (art. 51) distingue le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro da quelle nel comune. Per le trasferte fuori comune, l’azienda può rimborsare in due modi principali:

• rimborso analitico (a piè di lista): ti restituisce le spese reali di viaggio, vitto e alloggio, documentate; oppure
• indennità forfettaria (diaria): una cifra fissa al giorno, esente entro un limite; esistono anche sistemi misti.

Dalla Legge di bilancio 2025, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea (taxi, NCC) per le trasferte in Italia restano esenti solo se pagati con strumenti tracciabili: carta, bancomat, bonifico, app di pagamento. Due cose che le aziende a volte dimenticano: servono regole scritte sui rimborsi e i giustificativi vanno conservati, perché in caso di controllo sono la prova che si trattava di rimborsi.

Rimborso chilometrico con l’auto propria. Per le trasferte fuori comune, il rimborso chilometrico calcolato con le tabelle ACI (che danno un costo al chilometro per ogni modello di auto) non è tassato:

Se l’azienda paga più di quanto previsto dalle tabelle o dai limiti, l’eccedenza finisce in busta paga come reddito. Se paga meno, per la differenza non puoi fare niente in dichiarazione: vale quello che prevede la policy aziendale.

Esempio: a ottobre Marco percorre 340 km di trasferta con la sua auto. Con un costo ACI ipotetico di 0,45 € al chilometro (dipende dal modello: controlla la tabella in vigore), l’azienda può rimborsargli 153 € senza tasse.

Negli Stati Uniti e nel Regno Unito

Negli Stati Uniti, la Publication 463 dell’IRS stabilisce quando i rimborsi restano fuori dal modulo W-2 (l’equivalente della CU). Con un accountable plan devi:

1. aver pagato o sostenuto le spese svolgendo il tuo lavoro da dipendente (un legame con l’attività);
2. rendicontarle in modo adeguato al datore di lavoro entro un tempo ragionevole; e
3. restituire l’eventuale eccedenza di rimborso o anticipo entro un tempo ragionevole.

Il fixed date method dell’IRS dà una definizione sicura di “ragionevole”: un anticipo dato entro i 30 giorni prima della spesa, la rendicontazione entro 60 giorni dopo e la restituzione dell’eccedenza entro 120 giorni.

Rendicontare in modo adeguato vuol dire avere prove documentali, come le ricevute, per l’alloggio e per ogni altra spesa da 75 dollari in su, insieme all’annotazione di data, luogo e scopo. Se il piano non rispetta le regole, diventa un nonaccountable plan e i pagamenti vengono tassati come stipendio.

Rimborso chilometrico. Negli Stati Uniti la tariffa dell’IRS per il 2026 era di 72,5 centesimi a miglio dal 1° gennaio; l’Announcement 2026-11 l’ha alzata a 76 centesimi per le miglia percorse dal 1° luglio 2026, citando l’aumento dei carburanti. Nel Regno Unito, l’HMRC ha portato la tariffa esente per auto e furgoni a 55 pence a miglio per le prime 10.000 miglia dal 6 aprile 2026 (prima 45 pence), poi 25 pence.

Cosa deve riportare un giustificativo

L’elenco generale dell’IRS per documentare una spesa di lavoro è un buon riferimento ovunque. Una ricevuta o un documento deve indicare:

• il beneficiario (il negozio, l’hotel o il ristorante);
• l’importo pagato;
• la prova del pagamento;
• la data;
• una descrizione che mostri che la spesa era per lavoro.

Lo scontrino del POS prova il pagamento ma non dice cosa hai comprato: conserva anche lo scontrino o la ricevuta dettagliata. Scrivi il motivo di lavoro sulla nota: “Cena con i buyer di Rossi Forniture, ordine del quarto trimestre” è utile; “cena” no. Se l’azienda vuole recuperare l’IVA su hotel e ristoranti, le serve una fattura intestata all’azienda, non basta lo scontrino: chiedila al momento.

Gli scontrini sbiadiscono e la carta si perde. La nostra guida su come fotografare uno scontrino leggibile spiega come farne una copia che resta leggibile.

Un modello semplice di nota spese

Ecco la nota spese di Daniele per una visita di due giorni a un cliente ad agosto 2026. Copia la struttura in un foglio di calcolo o in un documento.

NOTA SPESE — Agosto 2026

Dipendente: Daniele Rossi · Commerciale · Matricola 2207
Trasferta: visita cliente, Rossi Forniture, Verona · 12–13 agosto 2026

Data    Voce               Motivo di lavoro                     Giustif.  Importo
12/08   Hotel, 1 notte     Visita cliente, Rossi Forniture       n. 1     189,00 €
12/08   Cena (3 persone)   Cena con i buyer di Rossi Forniture   n. 2      86,40 €
13/08   Parcheggio         Sopralluogo da Rossi Forniture        n. 3      24,00 €
12–13   Rimborso km        304 km × 0,45 € (tabella ACI)         registro 136,80 €

Totale spese                                                              436,20 €
Meno anticipo ricevuto                                                      0,00 €
Importo da rimborsare al dipendente                                       436,20 €

Firma del dipendente:                    Approvato da:

Verifica: 189,00 € + 86,40 € + 24,00 € + 136,80 € = 436,20 €. Il registro dei chilometri (data, partenza, arrivo, motivo, km) è la prova per la riga del rimborso chilometrico. Il costo al chilometro è un esempio: usa quello della tabella ACI del tuo modello di auto.

Se lavori in proprio

Chi ha la partita IVA non ha un datore di lavoro che lo rimborsi, quindi non c’è una nota spese nel senso classico. Al suo posto ci sono due cose:

• Registrare le spese per la dichiarazione dei redditi. In regime ordinario o semplificato, le spese inerenti all’attività riducono il reddito tassabile, con alcuni limiti (per esempio su vitto e alloggio); nel regime forfettario invece le spese non si deducono una per una, perché il reddito si calcola con un coefficiente. Chiedi al commercialista cosa vale per te. La nostra guida al registro di vendite e acquisti spiega come tenere l’elenco.
• Riaddebitare le spese al cliente quando il contratto lo prevede. Mettile in fattura su una riga separata, con i giustificativi disponibili su richiesta. Il trattamento ai fini IVA dipende da come le sostieni (a tuo nome o in nome e per conto del cliente): verificalo prima.

Se hai una società, la società può rimborsarti come qualsiasi dipendente o amministratore, con gli stessi documenti.

Compilare la nota spese man mano con Binome360

Le note spese si complicano a fine mese, con la tasca piena di scontrini stropicciati. Il rimedio è registrare ogni spesa quando la fai. In Binome360 fotografi lo scontrino: importo e categoria ti vengono proposti, aggiungi il motivo e confermi.

Un assistente separato per le spese di lavoro le tiene lontane da quelle personali. Un promemoria mensile (“il 28, consegna la nota spese”) si imposta con una frase. In un piccolo team, un assistente condiviso permette a ognuno di aggiungere le proprie spese dal suo telefono. Binome360 non rimborsa nessuno e non invia niente al tuo datore di lavoro: prepara i dati, e la nota spese la consegni tu.

Domande frequenti

I rimborsi spese sono tassati?

No, se rispettano le regole. In Italia, per le trasferte fuori comune, i rimborsi analitici documentati e il rimborso chilometrico con le tabelle ACI non sono reddito; la diaria è esente entro i limiti di legge. Nel Regno Unito e negli Stati Uniti valgono regole simili (tariffe HMRC, accountable plan). I pagamenti fuori da queste regole vengono tassati come stipendio.

Quanto si rimborsa al chilometro nel 2026?

In Italia non c’è una tariffa unica: il costo al chilometro dipende dal modello di auto e si legge nelle tabelle ACI. Nel Regno Unito sono 55 pence a miglio per le prime 10.000 miglia dal 6 aprile 2026, poi 25 pence. Negli Stati Uniti, 72,5 centesimi a miglio fino al 30 giugno 2026 e 76 centesimi dal 1° luglio 2026.

Entro quando va consegnata la nota spese?

Segui la policy della tua azienda. Negli Stati Uniti, il fixed date method dell’IRS considera ragionevole rendicontare entro 60 giorni dalla spesa e restituire gli anticipi in eccesso entro 120 giorni.

E se ho perso uno scontrino?

Avvisa l’azienda e fornisci quello che hai, come l’estratto conto della carta o la conferma della prenotazione. Senza giustificativo, però, la spesa potrebbe non essere rimborsabile senza tasse: in Italia il rimborso analitico si basa proprio sui documenti.

In sintesi

Una nota spese collega ogni spesa di lavoro a un giustificativo e a un motivo, ed è questo che rende il rimborso esente da tasse. In Italia contano la trasferta fuori comune, i documenti, la tracciabilità dei pagamenti e le tabelle ACI per l’auto. Chi lavora in proprio registra le spese per la dichiarazione o le riaddebita ai clienti. Primo passo: questo mese fotografa ogni scontrino di lavoro il giorno stesso e scrivi a cosa è servito.

Fonti

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (tariffe chilometriche dal 6 aprile 2026): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, capitolo 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 72,5 centesimi dal 1° gennaio, 76 centesimi dal 1° luglio) e Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

Per l’Italia: DPR 917/1986 (TUIR), art. 51, commi 5 e 8; Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di bilancio 2025) sulla tracciabilità dei rimborsi; tabelle ACI dei costi chilometrici (aci.it); testi su normattiva.it.

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