Giấy đề nghị thanh toán chi phí: quy tắc, chứng từ và mẫu

Giấy đề nghị thanh toán dùng để làm gì

Giấy đề nghị thanh toán là một danh sách đơn giản: ngày, bạn đã mua gì, vì sao nó phục vụ công việc, số tiền, và hóa đơn chứng minh. Quản lý của bạn duyệt, phòng kế toán hoàn tiền, và công ty lưu lại làm bằng chứng rằng khoản trả đó là hoàn trả chi phí, không phải lương thêm. Ở Việt Nam, nếu bạn đã nhận tạm ứng trước chuyến công tác, chứng từ này thường được gọi là đề nghị thanh toán tạm ứng hoặc hoàn ứng.

Điểm cuối cùng đó chính là lý do của toàn bộ giấy tờ. Cơ quan thuế ở Anh và Mỹ coi một khoản hoàn trả có chứng từ đầy đủ là chi phí của công ty, không phải thu nhập của bạn. Thiếu chứng từ, cùng một khoản tiền có thể bị tính thuế như tiền lương. Ở Việt Nam, nhiều công ty còn yêu cầu hóa đơn điện tử ghi tên và mã số thuế của công ty để khoản chi được tính vào chi phí; hãy hỏi phòng kế toán trước khi thanh toán.

Nhân viên ở Anh: quy định của HMRC

Chế độ miễn của HMRC cho chi phí được trả hoặc hoàn lại áp dụng cho hai trường hợp:

• công ty hoàn lại chi phí thực tế của nhân viên; hoặc
• công ty trả một mức khoán là định mức chuẩn của HMRC hoặc một định mức riêng đã được HMRC chấp thuận.

Các chi phí thuộc chế độ miễn, như đi lại công tác, hóa đơn điện thoại, tiếp khách vì công việc, đồng phục và dụng cụ làm việc, không cần khai báo với HMRC. Có hai điều kiện công ty hay quên: phải có hệ thống kiểm tra các khoản trả theo định mức chuẩn hoặc định mức riêng, và nên yêu cầu nhân viên giữ bằng chứng chi phí, như hóa đơn hay biên lai, phòng khi cần kiểm tra.

Đi xe riêng đi công tác. Công ty có thể trả phụ cấp quãng đường được miễn thuế trong giới hạn định mức của HMRC:

Nếu công ty trả cao hơn, phần vượt được khai trên mẫu P11D và cộng vào thu nhập chịu thuế. Nếu trả thấp hơn, không cần khai gì, và nhân viên có thể xin giảm trừ Mileage Allowance Relief cho phần chênh lệch.

Ví dụ: tháng 10, Amira lái xe riêng đi công tác 212 dặm. Với 55 xu mỗi dặm, công ty có thể trả cô 116,60 bảng mà không bị tính thuế.

Nhân viên ở Mỹ: accountable plan

Ở Mỹ, ấn phẩm IRS Publication 463 quy định khi nào khoản hoàn trả không bị ghi vào mẫu W-2 của bạn. Theo một accountable plan, bạn phải:

1. đã trả hoặc phát sinh chi phí trong khi làm việc với tư cách nhân viên (liên quan đến công việc);
2. giải trình đầy đủ các chi phí đó với công ty trong một khoảng thời gian hợp lý; và
3. trả lại phần dư của khoản hoàn trả hoặc phụ cấp trong một khoảng thời gian hợp lý.

Phương pháp ngày cố định của IRS đưa ra một định nghĩa an toàn cho chữ “hợp lý”: khoản tạm ứng được cấp trong vòng 30 ngày trước khi chi, việc giải trình trong vòng 60 ngày sau khi chi, và phần dư được trả lại trong vòng 120 ngày sau khi chi.

Giải trình đầy đủ nghĩa là có chứng từ, như hóa đơn, cho tiền khách sạn và cho mọi khoản chi khác từ 75 đô la trở lên, kèm ghi chép về thời gian, địa điểm và mục đích công việc. Nếu chế độ không đáp ứng các quy tắc này, đó là nonaccountable plan và các khoản trả được khai là tiền lương trên mẫu W-2.

Quãng đường. Nhiều công ty hoàn trả theo định mức quãng đường chuẩn của IRS. Năm 2026, định mức công tác là 72,5 xu mỗi dặm kể từ 1/1. Thông báo Announcement 2026-11 nâng lên 76 xu mỗi dặm cho quãng đường công tác kể từ 1/7/2026, với lý do giá nhiên liệu tăng gần đây.

Hóa đơn, biên lai cần thể hiện những gì

Danh sách chung của IRS cho chứng từ chi phí kinh doanh là một chuẩn hữu ích ở bất cứ đâu. Hóa đơn hoặc chứng từ cần ghi rõ:

• người nhận tiền (cửa hàng, khách sạn, nhà hàng);
• số tiền đã trả;
• bằng chứng thanh toán;
• ngày;
• mô tả cho thấy khoản chi phục vụ công việc.

Phiếu quẹt thẻ chứng minh đã trả tiền nhưng không cho biết mua gì, nên hãy giữ cả hóa đơn ghi chi tiết. Ghi lý do công việc trên bản đề nghị: “Ăn tối với bên mua của Hải Âu, chốt đơn quý 4” là hữu ích; “ăn tối” thì không. Ở Anh, nếu công ty đăng ký VAT, một hóa đơn VAT hợp lệ giúp công ty khấu trừ VAT, nên hãy xin hóa đơn đó; ở Việt Nam, hãy xin hóa đơn điện tử ghi thông tin công ty ngay khi thanh toán.

Hóa đơn giấy phai mực, và giấy thì dễ mất. Bài cách chụp hóa đơn rõ nét chỉ cách giữ một bản sao luôn đọc được.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán đơn giản

Đây là bản đề nghị thanh toán của anh Đức sau chuyến thăm khách hai ngày vào tháng 8/2026. Hãy chép cấu trúc này vào một bảng tính hoặc tài liệu.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN — Tháng 8/2026

Người đề nghị: Nguyễn Minh Đức · Phòng Kinh doanh · Mã nhân viên 2207
Chuyến công tác: Thăm khách hàng Hải Âu, Đà Lạt · 12–13/8/2026

Ngày    Nội dung           Mục đích công việc                    Chứng từ  Số tiền
12/08   Khách sạn, 1 đêm   Thăm khách hàng Hải Âu                 #1       1.200.000 đ
12/08   Ăn tối (3 người)   Ăn tối với bên mua của Hải Âu          #2       1.450.000 đ
13/08   Gửi xe             Làm việc tại kho của Hải Âu            #3          60.000 đ
12–13   Xăng xe            300 km × 3.000 đ (định mức công ty)    sổ km      900.000 đ

Tổng chi phí                                                               3.610.000 đ
Trừ tạm ứng đã nhận                                                        2.000.000 đ
Số tiền công ty còn phải trả                                               1.610.000 đ

Người đề nghị ký:                        Người duyệt:

Kiểm tra: 1.200.000 đ + 1.450.000 đ + 60.000 đ + 900.000 đ = 3.610.000 đ; trừ 2.000.000 đ tạm ứng, còn 1.610.000 đ. Sổ ghi km (ngày, điểm đi, điểm đến, mục đích, số km) là chứng từ cho dòng xăng xe.

Nếu bạn tự kinh doanh

Người kinh doanh cá thể hay người làm tự do không có công ty nào hoàn tiền, nên không có giấy đề nghị thanh toán theo nghĩa thông thường. Có hai thứ thay thế:

• Ghi chép chi phí kinh doanh cho việc khai thuế. Ở Anh, các chi phí được phép làm giảm lợi nhuận chịu thuế, và chế độ chi phí đơn giản hóa cho phép dùng định mức khoán cho quãng đường đi xe kinh doanh: 55 xu mỗi dặm cho 10.000 dặm đầu trong năm tính thuế 2026–2027 (45 xu trước 6/4/2026), sau đó 25 xu. Ở Mỹ, chi phí kinh doanh được khai trên Schedule C, kèm các loại chứng từ nêu ở trên. Ở Việt Nam, hãy hỏi cơ quan thuế về sổ sách áp dụng cho bạn. Bài sổ bán hàng và mua hàng chỉ cách giữ danh sách đó.
• Tính lại chi phí cho khách khi hợp đồng cho phép. Ghi thành một dòng riêng trên hóa đơn, có sẵn chứng từ khi khách yêu cầu. Khoản tính lại là một phần thu nhập của bạn, còn chi phí gốc là chi phí của bạn.

Nếu bạn điều hành công ty riêng của mình, công ty có thể hoàn tiền cho bạn như cho bất kỳ nhân viên nào, với cùng loại giấy tờ.

Lập giấy đề nghị thanh toán dần dần với Binome360

Giấy đề nghị thanh toán hay hỏng vào cuối tháng, với một túi đầy hóa đơn nhàu nát. Cách sửa đơn giản là ghi mỗi khoản chi ngay khi nó phát sinh. Trong Binome360, bạn chụp hóa đơn: số tiền và danh mục được gợi ý sẵn, bạn thêm mục đích, rồi xác nhận.

Một trợ lý riêng cho chi phí công việc giúp tách chúng khỏi chi tiêu cá nhân. Một lời nhắc hằng tháng (“ngày 28, nộp giấy đề nghị thanh toán”) chỉ cần một câu nhắn. Trong một nhóm nhỏ, trợ lý dùng chung cho phép mọi người thêm chi phí của mình từ điện thoại riêng. Binome360 không hoàn tiền cho ai và không gửi gì cho công ty của bạn: ứng dụng chuẩn bị dữ liệu, còn bạn nộp bản đề nghị.

Câu hỏi thường gặp

Tiền hoàn trả chi phí có bị tính thuế không?

Không, nếu làm đúng quy tắc. Ở Anh, chi phí công việc được hoàn lại và các khoản trả theo định mức chuẩn của HMRC được miễn. Ở Mỹ, khoản hoàn trả theo accountable plan không phải tiền lương. Các khoản trả ngoài những quy tắc đó bị tính thuế như lương. Ở Việt Nam, hãy hỏi phòng kế toán hoặc cơ quan thuế về các khoản công tác phí và phụ cấp cụ thể.

Định mức quãng đường năm 2026 là bao nhiêu?

Anh: 55 xu mỗi dặm cho 10.000 dặm công tác đầu tiên kể từ 6/4/2026, sau đó 25 xu. Mỹ: 72,5 xu mỗi dặm từ 1/1 đến 30/6/2026 và 76 xu kể từ 1/7/2026. Ở Việt Nam, mức hoàn tiền xăng xe thường do quy chế chi tiêu nội bộ của từng công ty đặt ra.

Nên nộp giấy đề nghị thanh toán trong bao lâu?

Theo quy định của công ty bạn. Ở Mỹ, phương pháp ngày cố định của IRS coi việc giải trình trong vòng 60 ngày sau khi chi là hợp lý, và phần tạm ứng dư được trả lại trong vòng 120 ngày.

Nếu làm mất hóa đơn thì sao?

Báo cho công ty và nộp những gì bạn có, như sao kê thẻ hoặc xác nhận đặt phòng. Ở Mỹ, tiền khách sạn và các khoản từ 75 đô la trở lên cần chứng từ, nên một hóa đơn bị mất có thể khiến khoản đó không được hoàn trả miễn thuế.

Tóm lại

Giấy đề nghị thanh toán gắn mỗi khoản chi công việc với một hóa đơn và một lý do công việc, và chính điều đó giữ cho khoản hoàn trả không bị tính thuế. Năm 2026, định mức cho ô tô ở Anh là 55 xu mỗi dặm cho 10.000 dặm đầu, còn định mức ở Mỹ là 76 xu kể từ 1/7. Người tự kinh doanh thì ghi chép chi phí cho việc khai thuế hoặc tính lại cho khách. Việc đầu tiên: tháng này, chụp mọi hóa đơn công tác ngay trong ngày và ghi mục đích của nó.

Nguồn

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (định mức quãng đường từ 6/4/2026): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, chương 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 72,5 xu từ 1/1, 76 xu từ 1/7), và Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.