Spesenabrechnung: Regeln, Belege und eine einfache Vorlage

Wofür eine Spesenabrechnung da ist

Eine Spesenabrechnung ist eine einfache Liste: Datum, was du gekauft hast, warum es dienstlich war, der Betrag und der Beleg, der es beweist. Deine Führungskraft gibt sie frei, die Buchhaltung erstattet dir das Geld, und das Unternehmen bewahrt sie als Nachweis auf, dass die Zahlung ein Auslagenersatz war und kein zusätzliches Gehalt.

Genau darum geht es beim Papierkram. Steuerbehörden in Deutschland und anderswo behandeln eine sauber belegte Erstattung als Kosten des Arbeitgebers, nicht als dein Einkommen. Fehlen die Nachweise, kann dieselbe Zahlung als Arbeitslohn versteuert werden.

Angestellte in Deutschland: Was steuerfrei bleibt

Zwei Arten von Erstattungen bleiben für dich steuer- und in der Regel beitragsfrei:

• Reisekosten bei einer Dienstreise, also Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Pauschalen (§ 3 Nr. 16 EStG); oder
• Auslagenersatz, wenn du etwas im Namen und für Rechnung deines Arbeitgebers bezahlst, etwa Büromaterial oder Porto (§ 3 Nr. 50 EStG).

Dein Arbeitgeber muss die Erstattungen belegen können und bewahrt die Abrechnungen mit den Belegen im Lohnkonto oder der Buchhaltung auf. Zwei Dinge, die oft vergessen werden: Übernachtungskosten erstattet er gegen Hotelrechnung, aus der das Frühstück herausgerechnet wird (oder mit einer Pauschale von 20 € pro Nacht im Inland), und bei Mahlzeiten, die der Arbeitgeber stellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt.

Pauschalen für Dienstreisen im Inland 2026. Diese Beträge darf dein Arbeitgeber ohne Einzelnachweis steuerfrei zahlen:

Zahlt der Arbeitgeber mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn. Zahlt er weniger oder gar nichts, kannst du die Differenz in deiner Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Beispiel: Amira fährt im Oktober 340 Kilometer dienstlich mit ihrem eigenen Auto. Bei 0,30 € pro Kilometer kann ihr Arbeitgeber ihr 102 € steuerfrei erstatten.

Großbritannien und USA: die Regeln dort

Arbeitest du für ein Unternehmen im Ausland, gelten dessen Regeln. In Großbritannien darf der Arbeitgeber die Kilometerpauschale der Steuerbehörde HMRC steuerfrei zahlen: 55 Pence pro Meile für die ersten 10.000 Meilen ab dem 6. April 2026 (vorher 45 Pence), danach 25 Pence. In den USA regelt die IRS Publication 463, wann Erstattungen steuerfrei bleiben. Bei einem sogenannten Accountable Plan musst du:

1. die Ausgaben bei deiner Arbeit als Angestellter gehabt haben (ein geschäftlicher Zusammenhang);
2. sie gegenüber deinem Arbeitgeber in angemessener Frist ausreichend nachweisen; und
3. zu viel erhaltene Erstattungen oder Vorschüsse in angemessener Frist zurückzahlen.

Die „Fixed Date Method“ der IRS definiert „angemessen“ so: ein Vorschuss höchstens 30 Tage vor der Ausgabe, die Abrechnung innerhalb von 60 Tagen danach und die Rückzahlung eines Überschusses innerhalb von 120 Tagen danach.

Nachweise wie Quittungen sind für Übernachtungen und für jede andere Ausgabe ab 75 Dollar nötig, zusammen mit Zeit, Ort und geschäftlichem Zweck. Erfüllt der Plan die Regeln nicht, werden die Zahlungen als Lohn auf dem Formular W-2 ausgewiesen.

Kilometer. Viele US-Arbeitgeber erstatten nach dem Standardsatz der IRS. Für 2026 lag er ab dem 1. Januar bei 72,5 Cent pro Meile. Mit der Announcement 2026-11 stieg er für ab dem 1. Juli 2026 gefahrene Meilen auf 76 Cent pro Meile, begründet mit den gestiegenen Spritpreisen.

Was ein Beleg zeigen muss

Ein Beleg oder eine Aufzeichnung sollte Folgendes erkennen lassen, in Deutschland wie anderswo:

• den Zahlungsempfänger (Geschäft, Hotel oder Restaurant);
• den gezahlten Betrag, bei Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer;
• einen Zahlungsnachweis;
• das Datum;
• eine Beschreibung, aus der hervorgeht, dass die Ausgabe dienstlich war.

Ein Kartenbeleg zeigt die Zahlung, aber nicht, was gekauft wurde; heb also auch den Kassenbon mit den Einzelpositionen auf. Bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung ohne deinen Namen. Bei Bewirtungen gehören Anlass und Teilnehmende auf den Beleg: „Abendessen mit Einkäufern von Hafen Handel, Auftrag Q4“ hilft, „Essen“ nicht. Ab 250 € sollte die Rechnung auf deinen Arbeitgeber ausgestellt sein, damit er die Vorsteuer ziehen kann.

Belege verblassen, und Papier geht verloren. Unser Ratgeber zum lesbaren Foto vom Beleg zeigt, wie deine Kopie lesbar bleibt.

Eine einfache Vorlage für die Spesenabrechnung

Hier die Abrechnung von Jonas für einen zweitägigen Kundenbesuch im August 2026. Übertrag die Struktur in eine Tabelle oder ein Dokument.

SPESENABRECHNUNG — August 2026

Mitarbeiter: Jonas Weber · Vertrieb · Personalnummer 2207
Reise: Kundenbesuch Hafen Handel GmbH, Bremen · 12.–13. August 2026

Datum   Posten              Geschäftlicher Anlass                Beleg     Betrag
12.08.  Hotel, 1 Nacht      Kundenbesuch Hafen Handel             Nr. 1    109,00 €
12.08.  Bewirtung (3 Pers.) Abendessen mit Einkäufern Hafen Handel Nr. 2     86,40 €
13.08.  Parken              Besuch am Standort Hafen Handel       Nr. 3     24,00 €
12.–13. Fahrtkosten         290 km × 0,30 € (Pauschale)           Fahrtenbuch 87,00 €

Summe der Ausgaben                                                         306,40 €
Abzüglich erhaltener Vorschuss                                               0,00 €
Erstattungsbetrag                                                          306,40 €

Unterschrift Mitarbeiter:                Freigegeben von:

Kontrolle: 109,00 € + 86,40 € + 24,00 € + 87,00 € = 306,40 €. Die Verpflegungspauschale für die beiden Reisetage kommt als eigene Zeile dazu, wenn dein Arbeitgeber sie zahlt; wegen des Abendessens mit Kunden kann sie gekürzt sein. Das Fahrtenbuch (Datum, Start, Ziel, Anlass, Kilometer) ist der Nachweis für die Fahrtkosten.

Wenn du selbstständig bist

Freiberufler und Einzelunternehmer haben keinen Arbeitgeber, der ihnen etwas erstattet, also gibt es keine Spesenabrechnung im üblichen Sinn. Zwei Dinge treten an ihre Stelle:

• Betriebsausgaben für die Steuer erfassen. Betriebliche Kosten mindern deinen Gewinn in der Einnahmenüberschussrechnung. Für betriebliche Fahrten mit dem privaten Auto kannst du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen, und auch für dich gelten die Verpflegungspauschalen auf Geschäftsreisen. Unser Ratgeber zu Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen zeigt, wie du diese Liste führst.
• Kosten an den Kunden weiterberechnen, wenn dein Vertrag das erlaubt. Schreib sie als eigene Position auf die Rechnung und halte den Beleg auf Anfrage bereit. Der weiterberechnete Betrag gehört zu deinen Einnahmen, die ursprünglichen Kosten sind deine Ausgabe.

Hast du eine eigene GmbH, kann sie dir Auslagen erstatten wie jedem anderen Angestellten, mit denselben Belegen.

Die Spesenabrechnung nebenbei führen, mit Binome360

Spesenabrechnungen gehen am Monatsende schief, mit einer Tasche voller zerknitterter Belege. Die einfache Lösung: jede Ausgabe sofort erfassen. In Binome360 fotografierst du den Beleg: Betrag und Kategorie werden vorgeschlagen, du ergänzt den Anlass und bestätigst.

Ein eigener Assistent für Arbeitsausgaben hält sie von privaten Ausgaben getrennt. Eine monatliche Erinnerung („am 28. meine Spesenabrechnung einreichen“) kostet einen Satz. In einem kleinen Team kann jede Person über einen gemeinsamen Assistenten ihre Ausgaben vom eigenen Handy eintragen. Binome360 erstattet niemandem Geld und schickt nichts an deinen Arbeitgeber: Die App bereitet die Daten vor, und du reichst die Abrechnung ein.

Häufige Fragen

Sind Spesenerstattungen steuerpflichtig?

Nicht, wenn sie den Regeln folgen. Reisekosten im Rahmen der Pauschalen oder gegen Beleg und Auslagenersatz sind steuerfrei. Was der Arbeitgeber darüber hinaus zahlt, wird als Arbeitslohn versteuert.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?

In Deutschland 0,30 € pro gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto auf Dienstreisen, 0,20 € mit Motorrad oder Moped. Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, die nur die einfache Strecke zählt. In Großbritannien 55 Pence pro Meile, in den USA 76 Cent ab dem 1. Juli 2026.

Wie schnell sollte ich die Spesenabrechnung einreichen?

Nach der Regel deines Arbeitgebers, oft monatlich. Je früher, desto besser: Belege gehen verloren, und Rückfragen lassen sich kurz nach der Reise leichter klären.

Was, wenn ich einen Beleg verloren habe?

Sag deinem Arbeitgeber Bescheid und reich ein, was du hast, etwa einen Kontoauszug oder eine Buchungsbestätigung. Manche Arbeitgeber akzeptieren einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift, aber nicht jeder, und für die Vorsteuer reicht er nicht.

Kurz gesagt

Eine Spesenabrechnung verbindet jede dienstliche Ausgabe mit einem Beleg und einem geschäftlichen Anlass; genau das hält die Erstattung steuerfrei. 2026 gelten in Deutschland 0,30 € pro Kilometer mit dem eigenen Auto sowie 14 € und 28 € Verpflegungspauschale. Selbstständige erfassen Betriebsausgaben für die Steuer oder berechnen sie dem Kunden weiter. Erster Schritt: Fotografier diesen Monat jeden dienstlichen Beleg am selben Tag und schreib den Anlass dazu.

Quellen

• GOV.UK, „Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations“: gov.uk.
• GOV.UK, „Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax“ (Kilometersätze ab 6. April 2026): gov.uk.
• GOV.UK, „Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles“: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), „Travel, Gift, and Car Expenses“, Kapitel 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, „Standard mileage rates“ (2026: 72,5 Cent ab 1. Januar, 76 Cent ab 1. Juli) und Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, „What kind of records should I keep“: irs.gov.

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