Form reimbursement: aturan, bukti, dan contoh laporan pengeluaran

Untuk apa form reimbursement

Form reimbursement adalah daftar sederhana: tanggal, apa yang dibeli, kenapa untuk pekerjaan, nominal, dan struk yang membuktikannya. Atasanmu menyetujuinya, bagian keuangan menggantinya, dan perusahaan menyimpannya sebagai bukti bahwa pembayaran itu penggantian biaya, bukan gaji tambahan.

Poin terakhir itulah alasan utama semua dokumen ini. Di Inggris dan AS, otoritas pajak memperlakukan penggantian yang terdokumentasi dengan baik sebagai biaya perusahaan, bukan penghasilanmu. Tanpa dokumen, pembayaran yang sama bisa dipajaki sebagai gaji. Di Indonesia, perlakuan pajaknya juga bergantung pada dokumen dan kebijakan perusahaan, jadi tanyakan aturannya ke bagian keuangan atau HR.

Karyawan di Inggris: aturan HMRC

Pengecualian HMRC untuk biaya yang dibayar atau diganti mencakup dua situasi:

• perusahaan mengganti biaya karyawan yang sebenarnya; atau
• perusahaan membayar tarif tetap yang berupa tarif patokan HMRC atau tarif khusus yang sudah disetujui HMRC.

Biaya yang masuk pengecualian, seperti perjalanan dinas, tagihan telepon, jamuan bisnis, serta seragam dan peralatan kerja, tidak perlu dilaporkan ke HMRC. Ada dua syarat yang sering dilupakan perusahaan: harus ada sistem untuk memeriksa pembayaran dengan tarif patokan atau tarif khusus, dan karyawan harus diminta menyimpan bukti pengeluarannya, seperti struk atau tagihan, untuk jaga-jaga kalau perlu dicek.

Jarak tempuh dengan mobil pribadi. Perusahaan boleh membayar tunjangan jarak tempuh bebas pajak sampai tarif HMRC:

Kalau perusahaan membayar lebih, kelebihannya dilaporkan di formulir P11D dan ditambahkan ke gaji kena pajak. Kalau membayar kurang, tidak ada yang dilaporkan, dan karyawan bisa mengklaim Mileage Allowance Relief atas selisihnya.

Contoh: Amira menempuh 212 mil bisnis di bulan Oktober dengan mobilnya sendiri. Dengan tarif 55p per mil, perusahaannya bisa membayar £116,60 bebas pajak.

Karyawan di AS: accountable plan

Di AS, IRS Publication 463 mengatur kapan penggantian biaya tidak masuk ke formulir W-2. Dalam accountable plan, kamu harus:

1. mengeluarkan biaya itu saat menjalankan pekerjaan sebagai karyawan (kaitan dengan pekerjaan);
2. mempertanggungjawabkannya secara memadai kepada perusahaan dalam waktu yang wajar; dan
3. mengembalikan kelebihan penggantian atau tunjangan dalam waktu yang wajar.

Fixed date method dari IRS memberi definisi aman untuk “wajar”: uang muka diberikan paling lama 30 hari sebelum biaya, pertanggungjawaban paling lama 60 hari setelahnya, dan kelebihan dikembalikan paling lama 120 hari setelahnya.

Pertanggungjawaban yang memadai berarti bukti dokumen, seperti struk, untuk penginapan dan untuk biaya lain $75 atau lebih, disertai catatan waktu, tempat, dan tujuan bisnisnya. Kalau tidak memenuhi aturan, rencananya menjadi nonaccountable plan dan pembayarannya dilaporkan sebagai gaji di Form W-2.

Jarak tempuh. Banyak perusahaan di AS mengganti dengan tarif standar IRS. Untuk 2026, tarif bisnisnya 72,5 sen per mil sejak 1 Januari. Announcement 2026-11 menaikkannya menjadi 76 sen per mil untuk perjalanan bisnis sejak 1 Juli 2026, dengan alasan kenaikan harga bahan bakar.

Apa yang harus tertulis di struk atau kwitansi

Daftar umum IRS untuk catatan biaya bisnis bisa jadi standar di mana saja. Struk atau catatan harus menunjukkan:

• penerima pembayaran (toko, hotel, atau restoran);
• nominal yang dibayar;
• bukti pembayaran;
• tanggal;
• keterangan yang menunjukkan biaya itu untuk pekerjaan.

Slip kartu atau bukti transfer menunjukkan pembayaran tapi tidak menunjukkan apa yang dibeli, jadi simpan juga struk yang rinci. Tulis alasan bisnisnya di laporan: “Makan malam dengan pembeli PT Sinar Pangan, pesanan Q4” itu berguna; “makan malam” tidak. Kwitansi di atas Rp5.000.000 dibubuhi meterai Rp10.000. Kalau perusahaanmu PKP dan ingin mengkreditkan PPN, tanyakan ke bagian keuangan apakah perlu faktur pajak atas nama perusahaan.

Struk thermal cepat pudar, dan kertas gampang hilang. Panduan kami tentang cara memotret struk agar tetap terbaca membahas cara menyimpan salinan yang awet.

Contoh form reimbursement sederhana

Ini laporan Budi untuk kunjungan klien dua hari di bulan Agustus 2026. Salin strukturnya ke spreadsheet atau dokumen.

LAPORAN PENGELUARAN (REIMBURSEMENT) — Agustus 2026

Karyawan: Budi Santoso · Sales · NIK karyawan 2207
Perjalanan: Kunjungan klien, PT Sinar Pangan, Surabaya · 12–13 Agustus 2026

Tanggal Item               Tujuan bisnis                        Bukti     Nominal
12/08   Hotel, 1 malam     Kunjungan klien, PT Sinar Pangan      #1       Rp650.000
12/08   Makan malam (3 org) Jamuan pembeli PT Sinar Pangan       #2       Rp480.000
13/08   Parkir             Kunjungan ke gudang PT Sinar Pangan   #3        Rp30.000
12–13   Kendaraan pribadi  360 km × Rp1.500 (kebijakan kantor)   log      Rp540.000

Total pengeluaran                                                       Rp1.700.000
Dikurangi uang muka yang diterima                                               Rp0
Jumlah yang diganti ke karyawan                                         Rp1.700.000

Tanda tangan karyawan:                   Disetujui oleh:

Cek: Rp650.000 + Rp480.000 + Rp30.000 + Rp540.000 = Rp1.700.000. Log perjalanan (tanggal, dari, ke, tujuan, kilometer) adalah bukti untuk baris kendaraan pribadi.

Kalau kamu pekerja lepas

Pemilik usaha perseorangan atau freelancer tidak punya kantor yang mengganti biayanya, jadi tidak ada form reimbursement dalam arti biasa. Dua hal menggantikannya:

• Catat biaya usaha untuk laporan pajak. Di Indonesia, apakah biaya usaha bisa dikurangkan dari penghasilan bergantung pada apakah kamu menyelenggarakan pembukuan atau memakai norma penghitungan; cek dengan kantor pajak. Di Inggris, biaya yang diperbolehkan mengurangi laba kena pajak, dan simplified expenses memungkinkan tarif tetap untuk jarak tempuh kendaraan usaha: 55p per mil untuk 10.000 mil pertama di tahun pajak 2026–2027 (45p sebelum 6 April 2026), lalu 25p. Di AS, biaya usaha masuk ke Schedule C, didukung struk seperti yang disebut di atas. Panduan kami tentang catatan penjualan dan pembelian menunjukkan cara menyimpan daftar itu.
• Tagihkan kembali biaya ke klien kalau kontrakmu mengizinkan. Cantumkan di invoice sebagai baris terpisah, dengan struk yang tersedia kalau diminta. Nominal yang ditagihkan kembali menjadi bagian dari penghasilanmu, dan biaya aslinya menjadi pengeluaranmu.

Kalau kamu punya PT sendiri, perusahaan bisa mengganti biayamu seperti karyawan lain, dengan dokumen yang sama.

Menyusun laporan sambil jalan dengan Binome360

Form reimbursement biasanya kacau di akhir bulan, dengan saku penuh struk lecek. Solusi termudahnya adalah mencatat setiap biaya saat terjadi. Di Binome360, kamu memotret struknya: nominal dan kategori diusulkan, kamu menambahkan tujuannya, lalu konfirmasi.

Asisten terpisah untuk biaya kerja memisahkannya dari pengeluaran pribadi. Pengingat bulanan (“tanggal 28, kirim form reimbursement”) cukup satu kalimat. Di tim kecil, asisten bersama memungkinkan setiap orang menambahkan biayanya dari ponsel masing-masing. Binome360 tidak mengganti uang siapa pun dan tidak mengirim apa pun ke kantormu: aplikasi ini menyiapkan datanya, dan kamu yang mengirim laporannya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah uang reimbursement kena pajak?

Tidak, kalau mengikuti aturannya. Di Inggris, penggantian biaya kerja dan pembayaran dengan tarif patokan HMRC dikecualikan. Di AS, penggantian dalam accountable plan bukan gaji. Pembayaran di luar aturan itu dipajaki sebagai gaji. Di Indonesia, tanyakan perlakuannya ke bagian keuangan atau HR kantormu.

Berapa tarif jarak tempuh untuk 2026?

Inggris: 55p per mil untuk 10.000 mil bisnis pertama sejak 6 April 2026, lalu 25p. AS: 72,5 sen per mil dari 1 Januari sampai 30 Juni 2026 dan 76 sen sejak 1 Juli 2026. Di Indonesia, tarif per kilometer ditentukan kebijakan masing-masing perusahaan.

Kapan sebaiknya form reimbursement dikirim?

Ikuti kebijakan kantormu. Di AS, fixed date method dari IRS menganggap pertanggungjawaban dalam 60 hari setelah biaya sebagai wajar, dan kelebihan uang muka dikembalikan dalam 120 hari.

Bagaimana kalau struknya hilang?

Beri tahu kantormu dan serahkan apa yang kamu punya, seperti mutasi rekening atau konfirmasi pemesanan. Di AS, penginapan dan biaya $75 ke atas butuh bukti dokumen, jadi struk yang hilang bisa berarti biaya itu tidak bisa diganti bebas pajak.

Ringkasnya

Form reimbursement mengaitkan setiap biaya kerja dengan struk dan alasan bisnisnya, dan itulah yang menjaga penggantiannya tetap bersih dari masalah pajak. Pada 2026, tarif jarak tempuh mobil di Inggris 55p per mil untuk 10.000 mil pertama dan tarif AS 76 sen sejak 1 Juli. Pekerja lepas mencatat biaya untuk laporan pajak atau menagihkannya kembali ke klien. Langkah pertama: bulan ini, potret setiap struk kerja di hari yang sama dan tulis tujuannya.

Sumber

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (tarif jarak tempuh sejak 6 April 2026): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, bab 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 72,5 sen sejak 1 Januari, 76 sen sejak 1 Juli), dan Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Tiếng Việt, العربية.