Reporte de gastos: reglas, comprobantes y un formato sencillo

Para qué sirve un reporte de gastos

Un reporte de gastos es una lista sencilla: fecha, qué compraste, por qué era para el trabajo, el monto y el comprobante que lo prueba. Tu jefe lo aprueba, finanzas te reembolsa y la empresa lo guarda como prueba de que el pago fue un reembolso y no un sueldo extra.

Ese último punto es toda la razón del papeleo. Las autoridades fiscales de muchos países tratan un reembolso bien documentado como un gasto del empleador, no como un ingreso tuyo. Sin la documentación, el mismo pago puede terminar gravado como salario. En México, la clave es pedir factura a nombre de la empresa (con su RFC) en el momento de pagar; los topes y las reglas de deducción de viáticos los fija la Ley del ISR, así que confírmalos con el área de finanzas o con un contador.

Empleados en el Reino Unido: las reglas de HMRC

La exención de HMRC para los gastos pagados o reembolsados cubre dos situaciones:

• el empleador reembolsa los gastos reales del empleado; o
• el empleador paga una tarifa fija que es una tarifa de referencia de HMRC o una tarifa propia que HMRC aprobó.

Los gastos cubiertos por la exención, como los viajes de trabajo, las facturas de teléfono, las atenciones a clientes, y los uniformes y herramientas de trabajo, no se reportan a HMRC. Hay dos condiciones que los empleadores suelen olvidar: deben tener un sistema para revisar los pagos hechos con tarifas de referencia o propias, y deben pedirles a los empleados que guarden pruebas de sus gastos, como tickets o facturas, por si hay que revisarlos.

Kilometraje con tu propio coche. Los empleadores pueden pagar el kilometraje libre de impuestos hasta las tarifas de HMRC:

Si el empleador paga más, el excedente se reporta en el formulario P11D y se suma al sueldo gravable. Si paga menos, no se reporta nada, y el empleado puede pedir la deducción Mileage Allowance Relief por la diferencia.

Ejemplo: Amira maneja 212 millas de trabajo en octubre con su propio coche. A 55 peniques la milla, su empleador puede pagarle £116.60 libres de impuestos.

Empleados en Estados Unidos: los accountable plans

En Estados Unidos, la Publicación 463 del IRS explica cuándo los reembolsos no aparecen en tu formulario W-2. Dentro de un accountable plan, debes:

1. haber pagado o incurrido en los gastos mientras trabajabas como empleado (una relación con el trabajo);
2. rendir cuentas adecuadamente de ellos a tu empleador en un plazo razonable; y
3. devolver cualquier excedente del reembolso o del anticipo en un plazo razonable.

El método de fechas fijas del IRS da una definición segura de “razonable”: un anticipo entregado dentro de los 30 días anteriores al gasto, la comprobación dentro de los 60 días posteriores y la devolución de cualquier excedente dentro de los 120 días posteriores.

Rendir cuentas adecuadamente significa tener pruebas documentales, como recibos, del hospedaje y de cualquier otro gasto de 75 dólares o más, junto con un registro de la hora, el lugar y el propósito de trabajo. Si el plan no cumple las reglas, es un nonaccountable plan y los pagos se reportan como salario en tu W-2.

Kilometraje. Muchos empleadores reembolsan con la tarifa estándar por milla del IRS. En 2026, la tarifa de trabajo era de 72.5 centavos por milla desde el 1 de enero. El Anuncio 2026-11 la subió a 76 centavos por milla para las millas recorridas desde el 1 de julio de 2026, por los aumentos recientes en el precio del combustible.

Qué debe mostrar un comprobante

La lista general del IRS para los registros de gastos de negocio es una buena referencia en cualquier país. Un comprobante o registro debe identificar:

• a quién le pagaste (la tienda, el hotel o el restaurante);
• el monto pagado;
• la prueba del pago;
• la fecha;
• una descripción que muestre que el gasto fue de trabajo.

El voucher de la terminal prueba el pago, pero no lo que compraste, así que guarda también el ticket detallado. Escribe el motivo de trabajo en el reporte: “Cena con los compradores de Suministros del Norte, pedido del cuarto trimestre” sirve; “cena” no. En México, pide la factura (CFDI) a nombre de la empresa en el momento o dentro del plazo que te dé el comercio; sin ella, muchas empresas no pueden deducir el gasto. En el Reino Unido, si tu empleador está registrado en el IVA, un recibo con IVA le permite recuperarlo, así que pídelo.

Los tickets se borran y el papel se pierde. Nuestra guía para tomarle una foto legible a un recibo explica cómo sacar una copia que siga siendo legible.

Un formato sencillo de reporte de gastos

Este es el reporte de Daniel por una visita de dos días a un cliente en agosto de 2026. Copia la estructura en una hoja de cálculo o en un documento.

REPORTE DE GASTOS — Agosto 2026

Empleado: Daniel Reyes · Ventas · Núm. de empleado 2207
Viaje: Visita a cliente, Suministros del Norte, Saltillo · 12 y 13 de agosto de 2026

Fecha   Concepto           Motivo de trabajo                      Compr.    Monto
12/08   Hotel, 1 noche     Visita a Suministros del Norte          #1       $1,890.00
12/08   Cena (3 personas)  Cena con compradores del cliente        #2       $1,728.00
13/08   Estacionamiento    Visita a la planta del cliente          #3         $120.00
12–13   Kilometraje        180 km × $5.00 (tarifa de la empresa)   bitácora   $900.00

Total de gastos                                                             $4,638.00
Menos anticipo recibido                                                         $0.00
Monto a reembolsar al empleado                                              $4,638.00

Firma del empleado:                       Autorizó:

Comprobación: $1,890.00 + $1,728.00 + $120.00 + $900.00 = $4,638.00. La bitácora de kilometraje (fecha, origen, destino, motivo, kilómetros) es la prueba de la línea de kilometraje, y la tarifa por kilómetro la fija la política de tu empresa.

Si trabajas por tu cuenta

Un freelancer o una persona con negocio propio no tiene un empleador que le reembolse, así que no hay reporte de gastos en el sentido habitual. Lo sustituyen dos cosas:

• Registra tus gastos del negocio para tu declaración. En México, los gastos deducibles deben ser estrictamente indispensables para tu actividad y estar amparados con un CFDI a tu nombre; tu régimen fiscal define cuáles puedes deducir. En el Reino Unido, los gastos permitidos reducen la utilidad gravable, y los gastos simplificados dejan usar una tarifa fija por milla: 55 peniques por las primeras 10,000 millas en 2026-2027 (45 antes del 6 de abril de 2026), y luego 25. En Estados Unidos, los gastos van en el Schedule C, respaldados por el mismo tipo de comprobantes de arriba. Nuestra guía de registros de ventas y compras muestra cómo llevar esa lista.
• Vuelve a cobrarle los gastos a un cliente cuando tu contrato lo permita. Ponlos en tu factura en una línea aparte, con el comprobante disponible si lo piden. Lo que vuelves a cobrar es parte de tu ingreso, y el gasto original es tu gasto.

Si tienes tu propia empresa constituida, la empresa te puede reembolsar como a cualquier empleado, con el mismo papeleo.

Arma tu reporte sobre la marcha con Binome360

Los reportes de gastos se complican a fin de mes, con la bolsa llena de tickets arrugados. La solución fácil es registrar cada gasto cuando ocurre. En Binome360 le tomas foto al ticket: se proponen el monto y la categoría, agregas el motivo y confirmas.

Un asistente aparte para los gastos de trabajo los mantiene separados de tus gastos personales. Un recordatorio mensual (“el día 28, entregar mi reporte de gastos”) toma una frase. En un equipo pequeño, un asistente compartido permite que cada quien agregue sus gastos desde su propio celular. Binome360 no reembolsa a nadie ni le envía nada a tu empleador: prepara los datos, y tú entregas el reporte.

Preguntas frecuentes

¿Los reembolsos de gastos pagan impuestos?

No, cuando siguen las reglas. En México, los viáticos gastados en servicio de la empresa y comprobados con CFDI no se tratan como sueldo. En el Reino Unido, los gastos de trabajo reembolsados y los pagos con las tarifas de referencia de HMRC están exentos. En Estados Unidos, los reembolsos dentro de un accountable plan no son salario. Los pagos fuera de esas reglas se gravan como sueldo.

¿Cuál es la tarifa por kilometraje en 2026?

Reino Unido: 55 peniques por milla para las primeras 10,000 millas de trabajo desde el 6 de abril de 2026, y luego 25. Estados Unidos: 72.5 centavos de dólar por milla del 1 de enero al 30 de junio de 2026 y 76 centavos desde el 1 de julio de 2026. En México no hay una tarifa oficial equivalente: se aplica la política de tu empresa, o se comprueban la gasolina y las casetas con sus facturas.

¿Con cuánto tiempo debo entregar un reporte de gastos?

Sigue la política de tu empleador. En Estados Unidos, el método de fechas fijas del IRS considera razonable comprobar dentro de los 60 días posteriores al gasto y devolver los anticipos sobrantes dentro de los 120 días.

¿Y si perdí un comprobante?

Avísale a tu empleador y entrega lo que tengas, como un estado de cuenta de la tarjeta o una confirmación de reserva. En México, si todavía estás en plazo, puedes pedir la factura en el portal del comercio con los datos de tu ticket. En Estados Unidos, el hospedaje y los gastos de 75 dólares o más necesitan prueba documental, así que un comprobante perdido puede impedir que ese gasto se reembolse libre de impuestos.

En resumen

Un reporte de gastos une cada gasto de trabajo a un comprobante y a un motivo de trabajo, y eso es lo que mantiene el reembolso libre de impuestos. En México, eso significa CFDI a nombre de la empresa; en 2026, el kilometraje en el Reino Unido es de 55 peniques por milla para las primeras 10,000 millas, y en Estados Unidos, de 76 centavos desde el 1 de julio. Quienes trabajan por su cuenta registran sus gastos para su declaración o se los cobran a sus clientes. Primer paso: este mes, tómale foto a cada comprobante de trabajo el mismo día y anota su motivo.

Fuentes

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (tarifas por milla aprobadas desde el 6 de abril de 2026): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, capítulo 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 72.5 centavos desde el 1 de enero, 76 centavos desde el 1 de julio), e Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

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