تقرير المصروفات: القواعد والإيصالات ونموذج بسيط للنسخ

ما الغرض من تقرير المصروفات

تقرير المصروفات قائمة بسيطة: التاريخ، وما اشتُري، ولماذا كان للعمل، والمبلغ، والإيصال الذي يثبته. يعتمده مديرك، وتصرف لك الإدارة المالية المبلغ، وتحتفظ به المنشأة دليلًا على أن الدفعة استرداد، لا راتب إضافي.

وهذه النقطة الأخيرة هي سبب الأوراق كلها. ففي البلدان التي تفرض ضريبة دخل على الرواتب، مثل المملكة المتحدة والولايات المتحدة، يُعامل الاسترداد الموثق كتكلفة على صاحب العمل، لا دخل لك. ودون التوثيق، قد تُفرض الضريبة على الدفعة نفسها كأجر. وفي السعودية، حيث لا تُفرض ضريبة دخل على رواتب الأفراد، يبقى التوثيق مهمًا مع ذلك: فهو ما تطلبه سياسة صاحب العمل، وما تحتاجه المنشأة لإثبات المصروف في دفاترها.

موظفو المملكة المتحدة: قواعد HMRC

يغطي إعفاء HMRC للمصاريف المدفوعة أو المستردة حالتين:

• صاحب العمل يرد للموظف تكاليفه الفعلية؛ أو
• صاحب العمل يدفع مبلغًا ثابتًا هو إما سعر مرجعي من HMRC أو سعر خاص وافقت عليه HMRC.

والمصاريف المشمولة بالإعفاء، مثل سفر العمل، وفواتير الهاتف، وضيافة العمل، والزي والأدوات، لا تحتاج إلى إبلاغ HMRC. وهناك شرطان ينساهما أصحاب العمل غالبًا: وجود نظام للتحقق من الدفعات بالأسعار المرجعية أو الخاصة، ومطالبة الموظفين بالاحتفاظ بإثبات مصاريفهم، كالإيصالات أو الفواتير، تحسبًا للحاجة إلى التحقق.

الأميال بسيارتك الخاصة. يمكن لصاحب العمل دفع بدلات الأميال المعتمدة معفاة من الضريبة حتى أسعار HMRC:

إذا دفع صاحب العمل أكثر، يُبلَّغ عن الفائض في النموذج P11D ويُضاف إلى الأجر الخاضع للضريبة. وإذا دفع أقل، لا يُبلَّغ عن شيء، ويمكن للموظف المطالبة بإعفاء Mileage Allowance Relief عن الفرق.

مثال: تقود أميرة 212 ميل عمل في أكتوبر بسيارتها. وبسعر 55 بنسًا للميل، يمكن لصاحب العمل أن يدفع لها 116.60 جنيهًا معفاة من الضريبة.

موظفو الولايات المتحدة: الخطط الخاضعة للمساءلة

في الولايات المتحدة، يحدد منشور IRS رقم 463 متى يبقى الاسترداد خارج نموذج W-2. وضمن الخطة الخاضعة للمساءلة، يجب:

1. أن تكون المصاريف قد دُفعت أو تُحملت أثناء أداء الخدمات كموظف (صلة بالعمل)؛
2. تقديم حساب كافٍ بها لصاحب العمل خلال مدة معقولة؛
3. رد أي فائض من الاسترداد أو البدل خلال مدة معقولة.

وتقدم طريقة التاريخ الثابت لدى IRS تعريفًا آمنًا لـ«المعقول»: سلفة تُعطى خلال 30 يومًا قبل المصروف، وحساب يُقدَّم خلال 60 يومًا بعده، ورد أي فائض خلال 120 يومًا بعده.

والحساب الكافي يعني أدلة مستندية، كالإيصالات، للسكن ولأي مصروف آخر بقيمة 75 دولارًا فأكثر، مع سجل بالوقت والمكان وغرض العمل. وإذا لم تستوفِ الخطة القواعد، تصبح خطة غير خاضعة للمساءلة وتُسجل الدفعات أجرًا في نموذج W-2.

الأميال. كثير من أصحاب العمل يستردون بالسعر المعياري لـIRS. ولعام 2026، كان سعر العمل 72.5 سنتًا للميل اعتبارًا من 1 يناير. ثم رفعه الإعلان 2026-11 إلى 76 سنتًا للميل للأميال المقطوعة اعتبارًا من 1 يوليو 2026، مستندًا إلى ارتفاعات أسعار الوقود الأخيرة.

ما يجب أن يُظهره الإيصال

قائمة IRS العامة لسجلات مصاريف العمل معيار مفيد في أي مكان. فالإيصال أو السجل يجب أن يحدد:

• المستفيد (المتجر، أو الفندق، أو المطعم)؛
• المبلغ المدفوع؛
• إثبات الدفع؛
• التاريخ؛
• وصفًا يُظهر أن المصروف للعمل.

إشعار البطاقة يُظهر الدفع لكنه لا يُظهر ما اشتُري، لذا يُحتفظ أيضًا بالإيصال المفصل. ويُكتب سبب العمل في التقرير: «عشاء مع مشتري شركة المرفأ للتوريد، طلبية الربع الرابع» مفيد؛ و«عشاء» ليس كذلك. وفي المملكة المتحدة، إن كان صاحب العمل مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة، فإيصال الضريبة النظامي يتيح له استردادها، فيُطلب. وفي السعودية، الفاتورة الضريبية الصادرة باسم المنشأة المسجلة هي ما يسمح لها باسترداد ضريبة المدخلات وفق شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

الإيصالات يبهت حبرها، والورق يضيع. ويشرح دليلنا عن تصوير إيصال مقروء كيف تُحفظ نسخة تبقى واضحة.

نموذج تقرير المصروفات البسيط

هذا تقرير خالد عن زيارة عميل لمدة يومين في أغسطس 2026. يمكن نسخ الهيكل إلى جدول بيانات أو مستند.

تقرير المصروفات — أغسطس 2026

الموظف: خالد العتيبي · المبيعات · الرقم الوظيفي 2207
الرحلة: زيارة عميل، شركة المرفأ للتوريد، الدمام · 12–13 أغسطس 2026

التاريخ   البند               غرض العمل                            الإيصال   المبلغ
12/08    فندق، ليلة واحدة     زيارة عميل، شركة المرفأ للتوريد       #1       450.00 ريال
12/08    عشاء (3 أشخاص)      عشاء مع مشتري شركة المرفأ للتوريد     #2       320.00 ريال
13/08    مواقف               زيارة موقع شركة المرفأ للتوريد        #3        30.00 ريال
12–13    المسافة             400 كم × 0.50 ريال (سياسة الشركة)    سجل      200.00 ريال

مجموع المصروفات                                                         1,000.00 ريال
ناقص السلفة المستلمة                                                        0.00 ريال
المبلغ المستحق للموظف                                                   1,000.00 ريال

توقيع الموظف:                           اعتمده:

التحقق: 450.00 + 320.00 + 30.00 + 200.00 = 1,000.00 ريال. وسجل المسافات (التاريخ، ومن، وإلى، والغرض، والكيلومترات) هو دليل سطر المسافة. ولا يوجد سعر رسمي موحد للكيلومتر نعرفه في السعودية؛ فالمرجع سياسة صاحب العمل.

لأصحاب الأعمال الحرة

صاحب المؤسسة الفردية أو المستقل ليس لديه صاحب عمل يسترد له، فلا يوجد تقرير مصروفات بالمعنى المعتاد. ويحل محله أمران:

• تسجيل مصاريف النشاط لأغراض الضريبة أو الزكاة. في المملكة المتحدة، تخفض المصاريف المسموح بها الربح الخاضع للضريبة، وتتيح المصاريف المبسطة سعرًا ثابتًا لأميال مركبة العمل: 55 بنسًا للميل لأول 10,000 ميل في 2026 إلى 2027 (45 بنسًا قبل 6 أبريل 2026)، ثم 25 بنسًا. وفي الولايات المتحدة، تُسجل مصاريف النشاط في Schedule C، مدعومة بالإيصالات نفسها المذكورة أعلاه. وفي السعودية، المرجع لاحتساب الزكاة أو الضريبة هو إرشادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويشرح دليلنا عن سجلات المبيعات والمشتريات كيف تُحفظ هذه القائمة.
• إعادة تحميل التكاليف على العميل حين يسمح العقد. تُكتب في الفاتورة سطرًا مستقلًا، مع إتاحة الإيصال عند الطلب. والمبلغ المُعاد تحميله جزء من دخلك، والتكلفة الأصلية مصروفك.

وإذا كنت تدير شركتك الخاصة، يمكن للشركة أن تسترد لك مثل أي موظف، بالأوراق نفسها.

بناء التقرير أولًا بأول مع Binome360

تفسد تقارير المصروفات في آخر الشهر، مع جيب مليء بإيصالات مجعدة. والحل السهل تسجيل كل تكلفة لحظة حدوثها. في Binome360 يُصوَّر الإيصال: فيُقترح المبلغ والفئة، ويُضاف الغرض، ثم تؤكد.

مساعد منفصل لتكاليف العمل يبقيها بعيدًا عن الإنفاق الشخصي. وتذكير شهري («في يوم 28، ارفع تقرير مصروفاتي») يكفيه سطر واحد. وفي الفريق الصغير، يتيح المساعد المشترك لكل فرد إضافة تكاليفه من هاتفه. ولا يسترد Binome360 المال لأحد ولا يرسل شيئًا إلى صاحب العمل: هو يجهّز البيانات، ورفع التقرير بيدك.

أسئلة شائعة

هل استرداد المصاريف خاضع للضريبة؟

ليس حين يتبع القواعد. في المملكة المتحدة، التكاليف المستردة والدفعات بالأسعار المرجعية لـHMRC معفاة. وفي الولايات المتحدة، الاسترداد ضمن خطة خاضعة للمساءلة ليس أجرًا. والدفعات خارج هذه القواعد تُعامل كأجر. وفي السعودية، لا تُفرض ضريبة دخل على رواتب الأفراد أصلًا، لكن سياسة صاحب العمل تحدد ما يُسترد.

ما سعر الأميال لعام 2026؟

المملكة المتحدة: 55 بنسًا للميل لأول 10,000 ميل عمل اعتبارًا من 6 أبريل 2026، ثم 25 بنسًا. الولايات المتحدة: 72.5 سنتًا للميل من 1 يناير إلى 30 يونيو 2026، و76 سنتًا اعتبارًا من 1 يوليو 2026.

متى يُرفع تقرير المصروفات؟

وفق سياسة صاحب العمل. وفي الولايات المتحدة، تعتبر طريقة التاريخ الثابت لدى IRS تقديم الحساب خلال 60 يومًا من المصروف معقولًا، ورد فائض السلف خلال 120 يومًا.

ماذا لو ضاع الإيصال؟

يُبلَّغ صاحب العمل ويُقدَّم ما هو متاح، مثل كشف البطاقة أو تأكيد الحجز. وفي الولايات المتحدة، يحتاج السكن والمصاريف بقيمة 75 دولارًا فأكثر إلى دليل مستندي، فقد يعني الإيصال المفقود أن البند لا يُسترد معفى من الضريبة.

باختصار

تقرير المصروفات يربط كل تكلفة عمل بإيصال وسبب عمل، وهذا ما يجعل الاسترداد سريعًا وخاليًا من الإشكالات. وفي 2026، سعر الأميال للسيارات في المملكة المتحدة 55 بنسًا لأول 10,000 ميل، والسعر الأمريكي 76 سنتًا اعتبارًا من 1 يوليو. وأصحاب الأعمال الحرة يسجلون المصاريف لأغراض الضريبة أو الزكاة أو يعيدون تحميلها على العملاء. الخطوة الأولى: هذا الشهر، تصوير كل إيصال عمل في يومه وكتابة غرضه.

المصادر

• GOV.UK، «Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations»: gov.uk.
• GOV.UK، «Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax» (أسعار الأميال المعتمدة من 6 أبريل 2026): gov.uk.
• GOV.UK، «Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles»: gov.uk.
• IRS، المنشور 463 (2025)، «Travel, Gift, and Car Expenses»، الفصل 6، الاسترداد: irs.gov.
• IRS، «Standard mileage rates» (2026: 72.5 سنتًا من 1 يناير، و76 سنتًا من 1 يوليو)، ونشرة Internal Revenue Bulletin 2026-29، الإعلان 2026-11: irs.gov.
• IRS، «What kind of records should I keep»: irs.gov.

متوفر أيضًا باللغة English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt.