Masraf formu nasıl doldurulur? Kurallar, fişler ve basit şablon

Masraf formu ne işe yarar?

Masraf formu basit bir listedir: tarih, ne aldığın, neden iş için olduğu, tutar ve bunu kanıtlayan fiş. Yöneticin onaylar, muhasebe sana öder ve şirket bunu, ödemenin ek maaş değil bir geri ödeme olduğunun kanıtı olarak saklar.

Bütün bu evrak işinin nedeni o son nokta. Atlantik'in iki yakasındaki vergi idareleri, düzgün belgelenmiş bir geri ödemeyi senin gelirin değil, işverenin gideri olarak görür. Belge olmadan aynı ödeme maaş gibi vergilendirilebilir. Türkiye'de de şirketler bir masrafı gider olarak yazabilmek için genellikle fatura ya da fiş ister; şirketinin kurallarını muhasebeye sor.

Birleşik Krallık'taki çalışanlar: HMRC kuralları

HMRC'nin ödenen ya da geri ödenen giderler için muafiyeti iki durumu kapsar:

• işveren çalışanın gerçek giderlerini geri öder; ya da
• işveren, ya HMRC'nin bir referans oranı ya da HMRC'nin onayladığı özel bir oran olan sabit bir tutar öder.

İş seyahati, telefon faturaları, iş ağırlamaları, iş kıyafetleri ve aletler gibi muafiyet kapsamındaki giderlerin HMRC'ye bildirilmesi gerekmez. İşverenlerin sık unuttuğu iki şart var: referans ya da özel oranlarla yapılan ödemeleri kontrol edecek bir sistem kurmak ve kontrol gerekirse diye çalışanlara giderlerinin kanıtlarını, örneğin fiş ya da faturaları, saklamalarını söylemek.

Kendi aracınla yapılan yol. İşverenler onaylı yol ödemelerini HMRC oranlarına kadar vergisiz yapabilir:

İşveren daha fazla öderse, fazlası P11D formunda bildirilir ve vergilendirilebilir ücrete eklenir. Daha az öderse hiçbir şey bildirilmez ve çalışan aradaki fark için Mileage Allowance Relief talep edebilir.

Örnek: Amira ekimde kendi aracıyla 212 iş mili yapıyor. Mil başına 55 peniden işvereni ona 116,60 £'u vergisiz ödeyebilir.

ABD'deki çalışanlar: accountable plan

ABD'de IRS Publication 463, geri ödemelerin ne zaman W-2 formuna girmeyeceğini belirler. Bir accountable plan kapsamında şunlar gerekir:

1. giderleri bir çalışan olarak hizmet verirken ödemiş ya da yapmış olmak (işle bağlantı);
2. bunları makul bir süre içinde işverene gereği gibi belgelemek; ve
3. fazla geri ödemeyi ya da avansı makul bir süre içinde iade etmek.

IRS'in sabit tarih yöntemi, “makul” için güvenli bir tanım verir: giderden önceki 30 gün içinde verilen bir avans, giderden sonraki 60 gün içinde yapılan bir hesap verme ve fazlanın giderden sonraki 120 gün içinde iadesi.

Gereği gibi belgelemek; konaklama ve 75 $ veya daha fazla her gider için fiş gibi belgeler, ayrıca zamanın, yerin ve iş amacının kaydı demektir. Plan bu kurallara uymuyorsa bir nonaccountable plan sayılır ve ödemeler W-2 formunda ücret olarak bildirilir.

Yol. Birçok işveren IRS'in standart yol oranıyla geri ödeme yapar. 2026 için iş oranı 1 Ocak'tan itibaren mil başına 72,5 sent idi. Announcement 2026-11, son akaryakıt fiyatı artışlarını gerekçe göstererek bu oranı 1 Temmuz 2026'dan itibaren yapılan iş milleri için mil başına 76 sente yükseltti.

Bir fişte neler olmalı?

IRS'in iş gideri kayıtları için genel listesi her yerde işe yarar bir standart. Bir fiş ya da kayıt şunları göstermeli:

• ödeme yapılan taraf (mağaza, otel ya da restoran);
• ödenen tutar;
• ödeme kanıtı;
• tarih;
• giderin iş için olduğunu gösteren bir açıklama.

Kart slibi ödemeyi gösterir ama ne alındığını göstermez; bu yüzden ayrıntılı fişi de sakla. İş gerekçesini forma yaz: “Liman Tedarik alıcılarıyla akşam yemeği, 4. çeyrek siparişi” işe yarar; “yemek” yaramaz. Birleşik Krallık'ta işverenin KDV mükellefiyse, düzgün bir KDV fişi onun KDV'yi geri almasını sağlar. Türkiye'de de şirket unvanı ve vergi numarası yazılı bir fatura istersen, şirketin KDV'yi indirebilir; o yüzden kasada bunu iste.

Fişler solar, kâğıtlar kaybolur. Okunaklı fiş fotoğrafı rehberimiz, okunaklı kalan bir kopyanın nasıl alınacağını anlatıyor.

Basit bir masraf formu şablonu

İşte Can'ın Ağustos 2026'daki iki günlük müşteri ziyareti için masraf formu. Yapıyı bir tabloya ya da belgeye kopyala.

MASRAF FORMU — Ağustos 2026

Çalışan: Can Yılmaz · Satış · Sicil no 2207
Seyahat: Müşteri ziyareti, Liman Tedarik, Bursa · 12–13 Ağustos 2026

Tarih   Kalem              İş amacı                              Fiş       Tutar
12.08   Otel, 1 gece       Müşteri ziyareti, Liman Tedarik       #1       3.800,00 ₺
12.08   Akşam yemeği (3 k.) Liman Tedarik alıcılarıyla yemek     #2       2.850,00 ₺
13.08   Otopark            Liman Tedarik saha ziyareti           #3         240,00 ₺
12–13   Yol (kendi aracı)  288 km × 7 ₺ (şirket oranı)          kayıt    2.016,00 ₺

Toplam masraf                                                             8.906,00 ₺
Eksi alınan avans                                                             0,00 ₺
Çalışana ödenecek tutar                                                   8.906,00 ₺

Çalışan imzası:                          Onaylayan:

Kontrol: 3.800,00 ₺ + 2.850,00 ₺ + 240,00 ₺ + 2.016,00 ₺ = 8.906,00 ₺. Km kaydı (tarih, nereden, nereye, amaç, km), yol satırının kanıtıdır. Km başına oranı her şirket kendi belirler; kendi şirketinin politikasına bak.

Serbest çalışıyorsan

Bir şahıs işletmesi ya da serbest çalışanın ona geri ödeme yapacak bir işvereni yoktur; bu yüzden olağan anlamda bir masraf formu da yoktur. Onun yerini iki şey alır:

• İş giderlerini vergi kayıtların için yaz. Birleşik Krallık'ta kabul edilen giderler vergilendirilebilir kârı düşürür; basitleştirilmiş giderler de iş aracı milleri için sabit bir oran kullanmanı sağlar: 2026–2027'de ilk 10.000 mil için mil başına 55 peni (6 Nisan 2026'dan önce 45 peni), sonra 25 peni. ABD'de iş giderleri, yukarıda sayılan türden fişlerle desteklenerek Schedule C'ye yazılır. Türkiye'de giderlerini defterine işlersin; hangi belgenin gider yazılabileceğini mali müşavirine sor. Alış ve satış kayıtları rehberimiz bu listenin nasıl tutulacağını gösteriyor.
• Sözleşmen izin veriyorsa masrafları müşteriye yansıt. Onları faturanda ayrı bir satır olarak yaz ve istenirse fişi göster. Yansıtılan tutar gelirinin bir parçasıdır, asıl masraf ise giderindir.

Kendi limited ya da anonim şirketini yönetiyorsan şirket sana da her çalışan gibi, aynı belgelerle geri ödeme yapabilir.

Binome360 ile masraf formunu adım adım oluşturmak

Masraf formları ay sonunda, cebi buruşuk fişlerle dolu hâlde işler çığırından çıkar. Kolay çözüm, her masrafı olduğu anda kaydetmek. Binome360'ta fişin fotoğrafını çekersin: tutar ve kategori önerilir, sen amacı eklersin ve onaylarsın.

İş masrafları için ayrı bir asistan onları kişisel harcamalardan ayrı tutar. Aylık bir hatırlatıcı (“her ayın 28'inde masraf formumu gönder”) tek bir cümle alır. Küçük bir ekipte ortak bir asistan, herkesin kendi telefonundan masraf eklemesini sağlar. Binome360 kimseye geri ödeme yapmaz ya da işverenine bir şey göndermez: verileri hazırlar, formu sen gönderirsin.

Sık sorulan sorular

Masraf geri ödemeleri vergilendirilir mi?

Kurallara uyulduğunda hayır. Birleşik Krallık'ta geri ödenen iş giderleri ve HMRC'nin referans oranlarıyla yapılan ödemeler muaftır. ABD'de bir accountable plan kapsamındaki geri ödemeler ücret sayılmaz. Bu kuralların dışındaki ödemeler maaş gibi vergilendirilir. Türkiye'deki durum için şirketinin muhasebesine ya da bir mali müşavire danış.

2026 için yol oranı nedir?

Birleşik Krallık: 6 Nisan 2026'dan itibaren ilk 10.000 iş mili için mil başına 55 peni, sonra 25 peni. ABD: 1 Ocak–30 Haziran 2026 arası mil başına 72,5 sent, 1 Temmuz 2026'dan itibaren 76 sent. Türkiye'de özel şirketler için tek bir resmî oran yok; şirketinin belirlediği oranı kullan.

Masraf formunu ne kadar sürede göndermeliyim?

İşvereninin politikasına uy. ABD'de IRS'in sabit tarih yöntemi, giderden sonraki 60 gün içinde hesap vermeyi ve fazla avansların 120 gün içinde iadesini makul sayar.

Fişi kaybettiysem ne olur?

İşverenine söyle ve elindekini ver: kart ekstresi ya da rezervasyon onayı gibi. ABD'de konaklama ve 75 $ ya da üzeri giderler belge gerektirir; bu yüzden kayıp bir fiş, o kalemin vergisiz geri ödenememesi anlamına gelebilir.

Kısacası

Masraf formu her iş masrafını bir fişe ve bir iş gerekçesine bağlar; geri ödemeyi vergiden koruyan da budur. 2026'da Birleşik Krallık'ta otomobil için ilk 10.000 mil mil başına 55 peni, ABD'de 1 Temmuz'dan itibaren 76 sent. Serbest çalışanlar bunun yerine giderlerini vergi kayıtlarına yazar ya da müşteriye yansıtır. İlk adım: bu ay her iş fişini aynı gün fotoğrafla ve amacını yaz.

Kaynaklar

• GOV.UK, “Expenses and benefits for employers: exemptions and dispensations”: gov.uk.
• GOV.UK, “Expenses and benefits: business travel mileage for employees’ own vehicles: rules for tax” (6 Nisan 2026'dan itibaren onaylı yol oranları): gov.uk.
• GOV.UK, “Simplified expenses if you’re self-employed: vehicles”: gov.uk.
• IRS, Publication 463 (2025), “Travel, Gift, and Car Expenses”, bölüm 6, Reimbursements: irs.gov.
• IRS, “Standard mileage rates” (2026: 1 Ocak'tan itibaren 72,5 sent, 1 Temmuz'dan itibaren 76 sent) ve Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: irs.gov.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, العربية.