Fluxo de caixa para pequenas empresas: preveja os meses apertados

Por que lucro e caixa contam histórias diferentes

A sua previsão de orçamento diz se o negócio dá dinheiro ao longo do ano. O fluxo de caixa diz se há dinheiro suficiente na conta para pagar o que vence em cada mês. Os dois se afastam por três motivos:

1. Sazonalidade. As vendas sobem e descem ao longo do ano; o aluguel, o seguro e as assinaturas, não.
2. Prazos de pagamento. Quando um cliente empresa paga 30 ou 60 dias depois da fatura, você já pagou o material e o seu tempo. O nosso guia de condições de pagamento mostra o que você pode pedir. No Brasil, as vendas no cartão de crédito também demoram a cair na conta, em geral 30 dias por parcela, a menos que você antecipe e pague a taxa.
3. Estoque. Você paga antes de vender. Uma compra grande antes da temporada forte esvazia a conta justamente quando as vendas ainda estão fracas. O nosso guia de controle de estoque mostra quanto dinheiro um estoque parado prende.

Os impostos criam um quarto descompasso. No Brasil, o DAS do MEI e do Simples Nacional vence todo mês, no dia 20. Nos EUA, um empresário individual que espera dever US$ 1.000 ou mais em geral paga o imposto estimado em quatro parcelas ao longo do ano; no Reino Unido, quem declara pelo Self Assessment pode ter antecipações em janeiro e julho. Coloque esses pagamentos no mês em que saem da conta, não no mês em que você ganhou o dinheiro.

O que entra no fluxo de caixa

Depois, três linhas de conta:

• Fluxo líquido = entradas − saídas
• Saldo inicial = saldo final do mês anterior
• Saldo final = saldo inicial + fluxo líquido

Acrescente os gastos que não vêm todo mês: seguro anual, uma feira do setor, um notebook que vai precisar ser trocado, o IPVA do carro da empresa. São esses que pegam as pessoas de surpresa.

Um exemplo: um negócio de cartões e presentes

A Juliana cria e vende cartões e pequenos presentes pela internet, em feiras de artesanato e no atacado, para algumas lojas independentes. Ela começa o ano com R$ 12.500 na conta da empresa. A maior parte das vendas acontece em novembro e dezembro, mas a linha de Natal precisa ser impressa em setembro e outubro. O maior pedido de atacado, de R$ 10.000, é faturado em outubro com prazo de 60 dias e só entra em dezembro. Todos os valores são exemplos.

No ano, entram R$ 23.500 a mais do que saem. Mesmo assim, a conta fica negativa no fim de setembro e de outubro, em até R$ 4.500, enquanto ela imprime o estoque e paga as taxas das feiras para vendas que só vão acontecer em novembro e dezembro. Sem o fluxo de caixa, ela descobriria isso quando o pagamento de um fornecedor voltasse.

Como resolver um mês apertado

A projeção não existe para confirmar a má notícia. Ela existe para dar tempo de escolher. As opções da Juliana:

A Juliana pede à loja um sinal de 50%, R$ 5.000, quando ela faz o pedido em setembro. Os outros R$ 5.000 continuam entrando em dezembro:

Ela fecha dezembro exatamente com os mesmos R$ 36.000, mas a conta nunca fica negativa. É isso: o resultado do ano não muda, só o momento do dinheiro. O nosso guia da fatura de sinal mostra como emitir uma e descontá-la da fatura final, e o nosso guia de mensagem de cobrança explica o que fazer quando o restante atrasa.

R$ 500 no fim de outubro ainda é pouco. Muitos donos de negócio definem uma folga mínima, por exemplo um mês de custos fixos, e tratam qualquer mês abaixo dela como um alerta. Escolha a sua linha e escreva no alto da planilha.

Um modelo de fluxo de caixa para copiar

FLUXO DE CAIXA PROJETADO — [Negócio] — [Ano]

                          Jan    Fev    Mar    ...    Dez
ENTRADAS
  Vendas recebidas no dia [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Faturas e boletos pagos [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Sinais recebidos        [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Dinheiro próprio, empr. [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TOTAL DE ENTRADAS       [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

SAÍDAS
  Estoque e materiais     [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Aluguel, taxas, seguro  [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Assinaturas, banco      [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Impostos (DAS etc.)     [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Empréstimos, equipam.   [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Retirada (pró-labore)   [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TOTAL DE SAÍDAS         [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

FLUXO LÍQUIDO             [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SALDO INICIAL             [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SALDO FINAL               [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
FOLGA MÍNIMA              [   ]

A atualização mensal de 15 minutos

1. Troque os números previstos do mês passado pelas entradas e saídas reais, tiradas do extrato e do controle do caixa.
2. Leve o saldo final real para o mês seguinte.
3. Leia os próximos três meses: vem alguma compra de estoque, conta anual, imposto ou fatura grande?
4. Se um mês fica abaixo da sua folga, decida agora qual saída vai usar.
5. Acrescente um mês novo no fim, para sempre ver doze meses à frente.

A parte lenta nunca é a tabela. É ir atrás dos números reais do mês passado. Se as vendas, as compras e as faturas são registradas na hora, a atualização leva minutos.

No Binome360, você mantém um assistente separado para o negócio. Cada venda ou despesa é registrada numa frase, na conta certa (caixa, banco, carteira digital), e nada é salvo até você confirmar. As suas faturas também ficam lá: as atrasadas são sinalizadas, e uma mensagem de cobrança educada fica pronta para enviar.

O Binome360 não se conecta ao seu banco e não faz a projeção por você: o fluxo de caixa continua sendo seu. Ele reúne num só lugar os números reais do mês passado, para a atualização ser rápida.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre fluxo de caixa projetado e demonstração dos fluxos de caixa?

A projeção olha para a frente: estima as entradas e saídas futuras. A demonstração dos fluxos de caixa olha para trás: relata o que de fato aconteceu num período e é um dos demonstrativos contábeis formais de uma empresa. Para as decisões do dia a dia de um pequeno negócio, a projeção é a que você usa.

Com quanto tempo de antecedência um pequeno negócio deve projetar o caixa?

Doze meses, mês a mês, é o horizonte mais comum, avançando um mês a cada atualização. Se o caixa está muito apertado, acrescente uma visão semana a semana para as próximas seis a oito semanas, para ver exatamente quando cada conta vence.

Devo incluir os impostos sobre as vendas?

Sim. Registre as vendas e as compras pelos valores que realmente passam pela conta e coloque os impostos que você paga (o DAS, por exemplo) como uma linha de saída separada, no mês em que você paga.

Uma empresa lucrativa pode ficar sem dinheiro?

Sim. O lucro é medido num período; o caixa é o que está na conta num dia específico. Pagar o estoque antes de vender, esperar 60 dias pelos clientes ou um imposto mais pesado podem deixar um negócio lucrativo sem dinheiro por algumas semanas. O fluxo de caixa é o jeito de ver isso chegando.

Em resumo

O fluxo de caixa projetado coloca cada pagamento, de entrada e de saída, no mês em que ele realmente acontece, e mostra o saldo no fim de cada mês. Ele encontra os meses apertados escondidos dentro de um ano lucrativo, cedo o bastante para adiar uma compra, pedir um sinal ou combinar um capital de giro.

Primeiro passo: anote o saldo de hoje da conta do negócio e liste os três maiores pagamentos que você vai fazer nos próximos três meses, com as datas.

Fontes

• U.S. Small Business Administration, "Write your business plan" (projeções financeiras, mensais ou trimestrais no primeiro ano): sba.gov.
• Internal Revenue Service, "Estimated taxes" (limite de US$ 1.000, quatro períodos de pagamento): irs.gov.
• HM Revenue & Customs, "Business records if you’re self-employed" (regime de caixa e regime de competência): gov.uk.
• HM Revenue & Customs, "Understand your Self Assessment tax bill: payments on account": gov.uk.

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