Dự báo dòng tiền cho kinh doanh nhỏ: thấy trước tháng thiếu tiền

Vì sao lợi nhuận và dòng tiền kể hai câu chuyện khác nhau

Kế hoạch ngân sách kinh doanh cho bạn biết cả năm việc kinh doanh có lãi hay không. Dự báo dòng tiền cho bạn biết mỗi tháng tài khoản có đủ tiền để trả các khoản đến hạn không. Hai thứ lệch nhau vì ba lý do:

1. Mùa vụ. Doanh số lên xuống trong năm; tiền thuê, bảo hiểm và các gói đăng ký thì không.
2. Thời hạn thanh toán. Khi một khách doanh nghiệp trả tiền 30 hay 60 ngày sau hóa đơn, bạn đã trả tiền nguyên liệu và công sức từ trước. Bài thời hạn thanh toán hóa đơn nói về những gì bạn có thể đề nghị và quy định ở Mỹ, Anh và EU.
3. Hàng tồn kho. Bạn trả tiền hàng trước khi bán được. Một đơn nhập lớn trước mùa cao điểm làm cạn tài khoản đúng lúc doanh số còn chậm. Bài quản lý kho hàng cho thấy hàng tồn dư giam bao nhiêu tiền mặt.

Thuế thêm một độ lệch thời gian thứ tư. Ở Mỹ, người kinh doanh cá thể dự kiến nợ thuế từ 1.000 đô la trở lên thường nộp thuế ước tính làm bốn đợt trong năm; ở Anh, người kinh doanh cá thể khai Self Assessment có thể phải nộp tạm vào tháng Giêng và tháng Bảy. Ở Việt Nam, hãy ghi các kỳ nộp thuế theo lịch mà cơ quan thuế áp dụng cho bạn. Dù ở đâu, hãy ghi các khoản nộp đó vào tháng tiền rời khỏi tài khoản, không phải tháng bạn kiếm được tiền.

Dự báo dòng tiền gồm những gì

Rồi ba dòng tính toán:

• Dòng tiền thuần = tiền vào − tiền ra
• Số dư đầu kỳ = số dư cuối kỳ của tháng trước
• Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + dòng tiền thuần

Thêm các chi phí không đến hằng tháng: bảo hiểm theo năm, một hội chợ, chiếc laptop sắp phải thay, một kỳ nộp thuế. Chính chúng hay làm người ta trở tay không kịp.

Ví dụ cụ thể: một tiệm thiệp và quà tặng ở TP.HCM

Chị Vy thiết kế và bán thiệp, quà tặng nhỏ qua mạng, ở các hội chợ handmade, và bán sỉ cho vài cửa hàng quà tặng. Chị bắt đầu năm với 25 triệu đồng trong tài khoản kinh doanh. Phần lớn doanh số đến vào tháng 11 (Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11) và tháng 12 (Giáng sinh và quà Tết doanh nghiệp), nhưng hàng cho mùa cuối năm phải in từ tháng 9 và tháng 10. Đơn sỉ lớn nhất, 20 triệu đồng, xuất hóa đơn tháng 10 với thời hạn thanh toán 60 ngày và về tài khoản vào tháng 12. Mọi con số đều là ví dụ, tính bằng triệu đồng.

Cả năm, chị Vy thu vào nhiều hơn chi ra 47 triệu đồng. Vậy mà tài khoản bị âm vào cuối tháng 9 và tháng 10, tới 9 triệu đồng, trong lúc chị in hàng và trả phí hội chợ cho doanh số mà phải đến tháng 11, tháng 12 mới về. Không có dự báo, chị sẽ chỉ phát hiện ra khi một khoản trả cho nhà cung cấp bị trả lại.

Xử lý một tháng eo hẹp

Dự báo không có mặt để xác nhận tin xấu. Nó có mặt để cho bạn thời gian lựa chọn. Các phương án của chị Vy:

Chị Vy xin cửa hàng đặt cọc 50%, tức 10 triệu đồng, khi họ đặt hàng vào tháng 9. 10 triệu còn lại vẫn về vào tháng 12:

Chị kết thúc tháng 12 với đúng 72 triệu đồng như trước, nhưng không lần nào bị âm tài khoản. Đó chính là mấu chốt: kết quả cả năm không đổi, chỉ thời điểm thay đổi. Bài hóa đơn đặt cọc chỉ cách lập hóa đơn đặt cọc và trừ vào hóa đơn cuối, còn bài cách đòi nợ khách hàng nói về việc cần làm khi phần còn lại bị trả chậm.

1 triệu đồng vào cuối tháng 10 vẫn còn mỏng. Nhiều chủ cửa hàng đặt một mức đệm tối thiểu, ví dụ một tháng chi phí cố định, và coi tháng nào xuống dưới mức đó là tín hiệu cảnh báo. Hãy chọn mức của riêng bạn và ghi nó ở đầu bản dự báo.

Mẫu dự báo dòng tiền để chép

DỰ BÁO DÒNG TIỀN — [Cửa hàng] — [Năm]

                          T1     T2     T3     ...    T12
TIỀN VÀO
  Doanh thu thu trong ngày [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Hóa đơn khách đã trả    [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Tiền đặt cọc nhận được  [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Tiền túi, khoản vay     [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TỔNG TIỀN VÀO           [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

TIỀN RA
  Hàng hóa, nguyên liệu   [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Thuê, phí, bảo hiểm     [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Gói đăng ký, ngân hàng  [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Nộp thuế                [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Trả nợ, thiết bị        [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Rút cho bản thân        [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TỔNG TIỀN RA            [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

DÒNG TIỀN THUẦN           [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SỐ DƯ ĐẦU KỲ              [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SỐ DƯ CUỐI KỲ             [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
MỨC ĐỆM TỐI THIỂU         [   ]

Cập nhật 15 phút mỗi tháng

1. Thay số dự báo của tháng trước bằng tiền vào và tiền ra thực tế, lấy từ sao kê ngân hàng và sổ tiền mặt.
2. Chuyển số dư cuối kỳ thật sang tháng sau.
3. Đọc ba tháng tới: có đơn nhập hàng, hóa đơn theo năm, kỳ nộp thuế hay hóa đơn lớn nào đến hạn không?
4. Nếu một tháng xuống dưới mức đệm, quyết định ngay bạn sẽ dùng cách xử lý nào.
5. Thêm một tháng mới vào cuối, để lúc nào bạn cũng nhìn thấy mười hai tháng tới.

Phần chậm không bao giờ là cái bảng. Mà là lục lại số liệu thật của tháng trước. Nếu doanh thu, khoản mua và hóa đơn được ghi ngay khi phát sinh, việc cập nhật chỉ mất vài phút.

Trong Binome360, bạn giữ một trợ lý riêng cho việc kinh doanh. Mỗi khoản bán hay khoản chi được ghi bằng một câu nhắn, vào đúng tài khoản (két tiền, ngân hàng, ví điện tử), và không có gì được lưu cho đến khi bạn xác nhận. Hóa đơn của bạn cũng nằm ở đó: hóa đơn trễ hạn được đánh dấu, và một tin nhắc lịch sự đã soạn sẵn để gửi.

Binome360 không kết nối với ngân hàng và không dự báo thay bạn: bản dự báo vẫn là của bạn. Ứng dụng đưa số liệu thật của tháng trước về một chỗ, để việc cập nhật diễn ra nhanh.

Câu hỏi thường gặp

Dự báo dòng tiền khác báo cáo lưu chuyển tiền tệ thế nào?

Dự báo nhìn về phía trước: nó ước tính tiền vào và tiền ra trong tương lai. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhìn lại phía sau: nó ghi nhận những gì đã thực sự xảy ra trong một kỳ, và là một trong các báo cáo tài chính chính thức của doanh nghiệp. Với các quyết định hằng ngày của một cửa hàng nhỏ, bản dự báo mới là thứ bạn dùng.

Kinh doanh nhỏ nên dự báo dòng tiền xa đến đâu?

Mười hai tháng, chia theo từng tháng, là tầm nhìn thường dùng, cuốn chiếu mỗi tháng. Nếu tiền rất eo hẹp, thêm một bảng theo từng tuần cho sáu đến tám tuần tới để thấy chính xác khi nào các hóa đơn đến hạn.

Có nên tính thuế GTGT vào không?

Có, nếu bạn thuộc diện kê khai. Ghi doanh thu và khoản mua theo số tiền thực sự vào hoặc ra khỏi tài khoản, đã gồm thuế, và ghi khoản thuế nộp cho nhà nước thành một dòng tiền ra riêng vào tháng bạn nộp. Ở Việt Nam, thuế suất GTGT phổ thông là 10% (8% với một số hàng hóa, dịch vụ trong thời gian áp dụng mức giảm tạm thời).

Một cửa hàng có lãi vẫn có thể cạn tiền không?

Có. Lợi nhuận được đo trong một kỳ; tiền mặt là số tiền có trong tài khoản vào một ngày cụ thể. Trả tiền hàng trước khi bán, chờ khách trả sau 60 ngày, hay một kỳ thuế lớn đều có thể khiến một cửa hàng có lãi bị thiếu tiền vài tuần. Dự báo dòng tiền là cách để bạn thấy trước điều đó.

Tóm lại

Dự báo dòng tiền đặt mỗi khoản thu và chi vào đúng tháng nó thực sự xảy ra, và cho thấy số dư cuối mỗi tháng. Nó tìm ra những tháng eo hẹp ẩn trong một năm có lãi, đủ sớm để dời một đơn hàng, xin đặt cọc hoặc đăng ký thấu chi.

Việc đầu tiên: ghi lại số dư tài khoản kinh doanh hôm nay, rồi liệt kê ba khoản chi lớn nhất bạn sẽ phải trả trong ba tháng tới, kèm ngày.

Nguồn

• U.S. Small Business Administration, "Write your business plan" (dự báo tài chính theo tháng hoặc quý cho năm đầu): sba.gov.
• Internal Revenue Service, "Estimated taxes" (ngưỡng 1.000 đô la, bốn kỳ nộp): irs.gov.
• HM Revenue & Customs, "Business records if you’re self-employed" (kế toán theo tiền mặt và kế toán truyền thống): gov.uk.
• HM Revenue & Customs, "Understand your Self Assessment tax bill: payments on account": gov.uk.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.