La respuesta corta
- Una proyección de flujo de caja enumera, mes por mes durante los próximos doce meses, el dinero que esperas que entre y que salga, y el saldo que queda al final de cada mes.
- Cada monto va en el mes en que el dinero se mueve de verdad, no en el mes en que envías o recibes la factura. Un pedido de mayoreo facturado en octubre a 60 días es efectivo de diciembre.
- La cifra que hay que vigilar es el saldo final. Si algún mes queda por debajo de cero, o por debajo del colchón que necesitas, actúa antes de que llegue: mueve un pedido de mercancía, pide un anticipo, negocia plazos con tus proveedores o tramita una línea de crédito con tiempo.
- La utilidad y el efectivo son cosas distintas. La mercancía de temporada, los clientes que pagan tarde y los pagos de impuestos pueden hacer que un año con ganancias se sienta como un año sin un peso durante semanas.
- Una vez al mes, sustituye el mes que acaba de pasar con las cifras reales y agrega un mes nuevo al final. Una proyección que nadie actualiza está mal desde el segundo mes.
Por qué la utilidad y el flujo de caja cuentan historias distintas
Tu presupuesto del negocio te dice si el negocio gana dinero en el año. Una proyección de flujo de caja te dice si habrá suficiente en la cuenta para pagar lo que vence cada mes. Se separan por tres razones:
- Las temporadas. Las ventas suben y bajan durante el año; la renta, los seguros y las suscripciones no.
- Los plazos de pago. Cuando un cliente empresa te paga 30 o 60 días después de la factura, tú ya pagaste los materiales y tu tiempo. Nuestra guía sobre las condiciones de pago de una factura explica qué puedes pedir y qué permite la ley en Estados Unidos, el Reino Unido y la Unión Europea.
- La mercancía. La pagas antes de venderla. Un pedido grande antes de tu temporada fuerte vacía la cuenta justo cuando las ventas todavía están flojas. Nuestra guía de control de inventario muestra cuánto efectivo se queda atrapado en mercancía de más.
Los impuestos agregan un cuarto desfase. En México, las personas físicas con actividad empresarial suelen hacer pagos provisionales mensuales de ISR y pagar el IVA del mes a más tardar el día 17 del mes siguiente. En Estados Unidos, un negocio unipersonal que espera deber 1,000 dólares o más suele pagar impuestos estimados en cuatro pagos al año; en el Reino Unido, un trabajador independiente en Self Assessment puede tener pagos a cuenta en enero y julio. Pon esos pagos en el mes en que salen de tu cuenta, no en el mes en que ganaste el dinero.
Qué va en la proyección
| Entradas | Salidas |
|---|---|
| Ventas cobradas el mismo día (efectivo, tarjeta, transferencia) | Mercancía, materiales, empaques |
| Facturas de clientes pagadas este mes | Renta, local o puesto, servicios, seguros |
| Anticipos recibidos | Suscripciones, teléfono, programas, comisiones bancarias y de terminal |
| Dinero propio que aportas, préstamos, apoyos | Pagos de impuestos, IVA e ISR pagados al SAT |
| Pagos de créditos, equipo | |
| Lo que retiras para ti |
Ventas cobradas el mismo día (efectivo, tarjeta, transferencia)
SalidasMercancía, materiales, empaques
Facturas de clientes pagadas este mes
SalidasRenta, local o puesto, servicios, seguros
Anticipos recibidos
SalidasSuscripciones, teléfono, programas, comisiones bancarias y de terminal
Dinero propio que aportas, préstamos, apoyos
SalidasPagos de impuestos, IVA e ISR pagados al SAT
SalidasPagos de créditos, equipo
SalidasLo que retiras para ti
Luego, tres líneas de aritmética:
- Flujo neto = entradas − salidas
- Saldo inicial = saldo final del mes anterior
- Saldo final = saldo inicial + flujo neto
Agrega los gastos que no llegan cada mes: el seguro anual, una expo, una laptop que tendrás que reemplazar, la declaración anual. Son los que agarran desprevenida a la gente.
Un ejemplo resuelto: un negocio de tarjetas y regalos
Ana diseña y vende tarjetas de felicitación y pequeños regalos en línea, en bazares y al mayoreo a algunas tiendas independientes. Empieza el año con $50,000 en la cuenta del negocio. La mayor parte de sus ventas llega en noviembre y diciembre, pero la colección navideña hay que imprimirla en septiembre y octubre. Su pedido de mayoreo más grande, de $40,000, se factura en octubre a 60 días y se cobra en diciembre. Todas las cifras son de ejemplo.
| Mes | Entradas | Salidas | Neto | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| Enero | 24,000 | 30,000 | −6,000 | 44,000 |
| Febrero | 36,000 | 28,000 | +8,000 | 52,000 |
| Marzo | 28,000 | 26,000 | +2,000 | 54,000 |
| Abril | 18,000 | 24,000 | −6,000 | 48,000 |
| Mayo | 18,000 | 24,000 | −6,000 | 42,000 |
| Junio | 20,000 | 26,000 | −6,000 | 36,000 |
| Julio | 16,000 | 22,000 | −6,000 | 30,000 |
| Agosto | 18,000 | 32,000 | −14,000 | 16,000 |
| Septiembre | 30,000 | 48,000 | −18,000 | −2,000 |
| Octubre | 44,000 | 60,000 | −16,000 | −18,000 |
| Noviembre | 110,000 | 44,000 | +66,000 | 48,000 |
| Diciembre | 136,000 | 40,000 | +96,000 | 144,000 |
| Año | 498,000 | 404,000 | +94,000 |
Enero
Entradas24,000
Salidas30,000
Neto−6,000
Saldo final44,000
Febrero
Entradas36,000
Salidas28,000
Neto+8,000
Saldo final52,000
Marzo
Entradas28,000
Salidas26,000
Neto+2,000
Saldo final54,000
Abril
Entradas18,000
Salidas24,000
Neto−6,000
Saldo final48,000
Mayo
Entradas18,000
Salidas24,000
Neto−6,000
Saldo final42,000
Junio
Entradas20,000
Salidas26,000
Neto−6,000
Saldo final36,000
Julio
Entradas16,000
Salidas22,000
Neto−6,000
Saldo final30,000
Agosto
Entradas18,000
Salidas32,000
Neto−14,000
Saldo final16,000
Septiembre
Entradas30,000
Salidas48,000
Neto−18,000
Saldo final−2,000
Octubre
Entradas44,000
Salidas60,000
Neto−16,000
Saldo final−18,000
Noviembre
Entradas110,000
Salidas44,000
Neto+66,000
Saldo final48,000
Diciembre
Entradas136,000
Salidas40,000
Neto+96,000
Saldo final144,000
Año
Entradas498,000
Salidas404,000
Neto+94,000
Saldo final
En el año, a Ana le entran $94,000 más de lo que gasta. Y aun así, la cuenta queda en números rojos al final de septiembre y de octubre, hasta por $18,000, mientras imprime mercancía y paga los lugares en los bazares para ventas que solo llegarán en noviembre y diciembre. Sin la proyección, se enteraría cuando le rebotara un pago a un proveedor.
- De enero a agosto36%$178,000Ocho meses tranquilos
- Septiembre y octubre15%$74,000Se está pagando la mercancía
- Noviembre y diciembre49%$246,000Ventas navideñas y el pago del mayoreo
Cómo resolver un mes apretado
Una proyección no está ahí para confirmar malas noticias. Está ahí para darte tiempo de elegir. Las opciones de Ana:
- Pedirle al cliente de mayoreo un anticipo del 50% al hacer el pedido
- Dividir la impresión: la mitad en septiembre y el resto en octubre, cuando lleguen los primeros pedidos
- Pedirle a la imprenta 30 días de crédito en lugar de pagar por adelantado
- Cobrar las facturas atrasadas el mismo día en que vencen
- Posponer hasta enero el equipo que puede esperar
- Retirar menos para ti durante dos meses
- Tramitar una línea de crédito con el banco antes de necesitarla
Ana le pide a la tienda un anticipo del 50%, $20,000, cuando hace el pedido en septiembre. Los otros $20,000 siguen llegando en diciembre:
| Mes | Entradas | Salidas | Neto | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| Agosto | 18,000 | 32,000 | −14,000 | 16,000 |
| Septiembre | 50,000 | 48,000 | +2,000 | 18,000 |
| Octubre | 44,000 | 60,000 | −16,000 | 2,000 |
| Noviembre | 110,000 | 44,000 | +66,000 | 68,000 |
| Diciembre | 116,000 | 40,000 | +76,000 | 144,000 |
Agosto
Entradas18,000
Salidas32,000
Neto−14,000
Saldo final16,000
Septiembre
Entradas50,000
Salidas48,000
Neto+2,000
Saldo final18,000
Octubre
Entradas44,000
Salidas60,000
Neto−16,000
Saldo final2,000
Noviembre
Entradas110,000
Salidas44,000
Neto+66,000
Saldo final68,000
Diciembre
Entradas116,000
Salidas40,000
Neto+76,000
Saldo final144,000
Termina diciembre exactamente con los mismos $144,000, pero nunca se queda en números rojos. De eso se trata: el resultado del año no cambia, solo el momento. Nuestra guía de la factura de anticipo explica cómo emitirla y descontarla de la factura final, y la guía para cobrar una factura vencida te dice qué hacer cuando el saldo se atrasa.
$2,000 al final de octubre sigue siendo muy poco. Muchos dueños de negocio fijan un colchón mínimo, por ejemplo un mes de gastos fijos, y toman cualquier mes por debajo como una señal de alerta. Elige tu propia línea y escríbela arriba de la proyección.
Una plantilla que puedes copiar
PROYECCIÓN DE FLUJO DE CAJA — [Negocio] — [Año]
Ene Feb Mar ... Dic
ENTRADAS
Ventas cobradas al día [ ] [ ] [ ] [ ]
Facturas cobradas [ ] [ ] [ ] [ ]
Anticipos recibidos [ ] [ ] [ ] [ ]
Dinero propio, créditos [ ] [ ] [ ] [ ]
TOTAL ENTRADAS [ ] [ ] [ ] [ ]
SALIDAS
Mercancía y materiales [ ] [ ] [ ] [ ]
Renta, cuotas, seguros [ ] [ ] [ ] [ ]
Suscripciones, banco [ ] [ ] [ ] [ ]
Impuestos [ ] [ ] [ ] [ ]
Créditos, equipo [ ] [ ] [ ] [ ]
Retiros para ti [ ] [ ] [ ] [ ]
TOTAL SALIDAS [ ] [ ] [ ] [ ]
FLUJO NETO [ ] [ ] [ ] [ ]
SALDO INICIAL [ ] [ ] [ ] [ ]
SALDO FINAL [ ] [ ] [ ] [ ]
COLCHÓN MÍNIMO [ ]
La actualización mensual de 15 minutos
- Sustituye las cifras proyectadas del mes pasado por las entradas y salidas reales, a partir de tu estado de cuenta y de tus registros de efectivo.
- Pasa el saldo final real al mes siguiente.
- Lee los próximos tres meses: ¿viene algún pedido de mercancía, un pago anual, un pago de impuestos o una factura grande?
- Si un mes cae por debajo de tu colchón, decide desde ahora qué solución vas a usar.
- Agrega un mes nuevo al final, para ver siempre doce meses por delante.
Lo lento nunca es la tabla. Es rescatar las cifras reales del mes pasado. Si las ventas, las compras y las facturas se registran conforme ocurren, la actualización toma minutos.
En Binome360 tienes un asistente aparte para el negocio. Cada venta o gasto se registra con una frase escrita (la voz funciona en inglés y francés) en la cuenta correcta (caja, banco, billetera móvil), y nada se guarda hasta que confirmas. Tus facturas también viven ahí: las atrasadas quedan marcadas, y un mensaje de recordatorio amable está listo para enviar.
Recuérdame el 1 de octubre pagarle $24,000 a la imprenta por la colección navideña
Listo: un recordatorio el 1 de octubre, "Pagar a la imprenta $24,000 (colección navideña)", en tu asistente "Tarjetas". ¿Lo guardo?
Los gastos que se repiten cada mes se pueden configurar una sola vez como gastos recurrentes.
Prueba Binome360 gratisVentas, gastos y facturas registrados conforme ocurren, en un asistente solo para el negocio.
- Cuentas de caja, banco y billetera móvil llevadas a mano
- Gastos recurrentes para la renta, las suscripciones y los seguros
- Facturas marcadas como pagadas, por cobrar o atrasadas
- Recordatorios para pagos a proveedores y de impuestos
- Totales mensuales por categoría para llenar tu proyección
Binome360 no se conecta a tu banco y no hace la proyección por ti: la proyección sigue siendo tuya. Te da las cifras reales del mes pasado en un solo lugar, para que la actualización sea rápida.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una proyección de flujo de caja y un estado de flujo de efectivo?
Una proyección mira hacia adelante: estima las entradas y salidas futuras. Un estado de flujo de efectivo mira hacia atrás: reporta lo que de verdad pasó en un periodo, y es uno de los estados financieros formales de una empresa. Para las decisiones del día a día en un pequeño negocio, la que usas es la proyección.
¿Con cuánta anticipación debe proyectar su flujo de caja un pequeño negocio?
Doce meses, mes por mes, es el horizonte habitual, y se va recorriendo cada mes. Si el efectivo está muy justo, agrega una vista semana por semana de las próximas seis a ocho semanas para ver exactamente cuándo vence cada pago.
¿Tengo que incluir el IVA?
Sí, si lo cobras. Registra las ventas y las compras por los montos que de verdad entran y salen de tu cuenta, con impuestos incluidos, y pon el IVA que le pagas al SAT como una salida aparte en el mes en que lo pagas.
¿Un negocio con utilidades se puede quedar sin efectivo?
Sí. La utilidad se mide en un periodo; el efectivo es lo que hay en la cuenta un día determinado. Pagar la mercancía antes de venderla, esperar 60 días a los clientes o un pago de impuestos grande pueden dejar corto a un negocio con utilidades durante algunas semanas. La proyección es la forma de verlo venir.
En resumen
Una proyección de flujo de caja pone cada entrada y cada salida en el mes en que de verdad ocurre, y muestra el saldo al final de cada mes. Encuentra los meses apretados escondidos dentro de un año con utilidades, a tiempo para mover un pedido, pedir un anticipo o tramitar una línea de crédito.
Primer paso: anota el saldo que tiene hoy la cuenta de tu negocio y luego haz la lista de los tres pagos más grandes que harás en los próximos tres meses, con sus fechas.
Fuentes
- U.S. Small Business Administration, "Write your business plan" (proyecciones financieras, mensuales o trimestrales para el primer año): sba.gov.
- Internal Revenue Service, "Estimated taxes" (umbral de 1,000 dólares, cuatro periodos de pago): irs.gov.
- HM Revenue & Customs, "Business records if you’re self-employed" (base de efectivo y contabilidad tradicional): gov.uk.
- HM Revenue & Customs, "Understand your Self Assessment tax bill: payments on account": gov.uk.
También disponible en English, Français, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, العربية.