Previsione dei flussi di cassa: anticipa i mesi critici

Perché utile e cassa raccontano storie diverse

Il tuo budget previsionale ti dice se l’attività guadagna nell’arco dell’anno. La previsione dei flussi di cassa ti dice se sul conto ci sarà abbastanza per pagare quello che scade ogni mese. Le due cose si separano per tre motivi:

1. Le stagioni. Le vendite salgono e scendono durante l’anno; affitto, assicurazioni e abbonamenti no.
2. I termini di pagamento. Quando un cliente azienda paga a 30 o 60 giorni dalla fattura (magari “fine mese”), tu hai già pagato materiali e tempo. La nostra guida ai termini di pagamento delle fatture spiega cosa puoi chiedere e cosa prevede la legge in Italia e nell’UE.
3. La merce. La paghi prima di venderla. Un grosso ordine prima dell’alta stagione svuota il conto proprio quando le vendite sono ancora lente. La nostra guida alla gestione del magazzino mostra quanta liquidità blocca la merce in eccesso.

Le tasse aggiungono un quarto scarto di tempo. In Italia, chi ha la partita IVA paga di norma saldo e primo acconto delle imposte entro il 30 giugno e il secondo acconto entro il 30 novembre; l’IVA, se non sei nel regime forfettario, si versa ogni mese o ogni trimestre, il giorno 16. Negli Stati Uniti e nel Regno Unito ci sono calendari simili, con acconti durante l’anno. Metti questi pagamenti nel mese in cui escono dal conto, non in quello in cui hai guadagnato i soldi.

Cosa mettere nella previsione dei flussi di cassa

Poi tre righe di calcolo:

• Flusso di cassa netto = entrate − uscite
• Saldo iniziale = saldo finale del mese precedente
• Saldo finale = saldo iniziale + flusso di cassa netto

Aggiungi le spese che non arrivano ogni mese: l’assicurazione annuale, una fiera, un computer da sostituire, un acconto d’imposta. Sono quelle che colgono tutti di sorpresa.

Un esempio concreto: biglietti e piccoli regali a Firenze

Giulia disegna e vende biglietti di auguri e piccoli regali online, ai mercatini dell’artigianato e all’ingrosso ad alcuni negozi indipendenti. Inizia l’anno con 2.500 € sul conto dell’attività. La maggior parte delle vendite arriva a novembre e dicembre, ma la linea di Natale va stampata a settembre e ottobre. Il suo ordine all’ingrosso più grosso, 2.000 €, viene fatturato a ottobre con pagamento a 60 giorni e arriva a dicembre. Tutte le cifre sono esempi.

Nell’anno, Giulia incassa 4.700 € più di quanto spende. Eppure il conto va in rosso alla fine di settembre e di ottobre, fino a 900 €, mentre stampa la merce e paga i posteggi ai mercatini per vendite che arriveranno solo a novembre e dicembre. Senza previsione, se ne accorgerebbe quando le torna indietro un pagamento a un fornitore.

Come superare un mese critico

Una previsione non serve a confermare le cattive notizie. Serve a darti il tempo di scegliere. Le opzioni di Giulia:

Giulia chiede al negozio un acconto del 50%, 1.000 €, quando fa l’ordine a settembre. I restanti 1.000 € arrivano comunque a dicembre:

Chiude dicembre con gli stessi 7.200 €, ma senza mai andare in rosso. È questo il punto: il risultato dell’anno non cambia, cambiano solo i tempi. La nostra guida alla fattura di acconto spiega come emetterla e scalarla dalla fattura finale, e la nostra guida al sollecito di pagamento spiega cosa fare quando il saldo arriva in ritardo.

100 € a fine ottobre sono comunque pochi. Molti titolari fissano un cuscinetto minimo, per esempio un mese di costi fissi, e considerano un campanello d’allarme ogni mese che scende sotto quella soglia. Scegli la tua e scrivila in cima alla previsione.

Un modello da copiare

PREVISIONE DEI FLUSSI DI CASSA — [Attività] — [Anno]

                          Gen    Feb    Mar    ...    Dic
ENTRATE
  Vendite pagate subito   [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Fatture incassate       [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Acconti ricevuti        [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Soldi propri, prestiti  [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TOTALE ENTRATE          [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

USCITE
  Merce e materiali       [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Affitto, posteggi, ass. [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Abbonamenti, banca      [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Imposte, IVA, contrib. [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Rate, attrezzature      [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  Prelievi personali      [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
  TOTALE USCITE           [   ]  [   ]  [   ]         [   ]

FLUSSO DI CASSA NETTO     [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SALDO INIZIALE            [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
SALDO FINALE              [   ]  [   ]  [   ]         [   ]
CUSCINETTO MINIMO         [   ]

L’aggiornamento mensile in 15 minuti

1. Sostituisci le cifre previste del mese scorso con le entrate e le uscite reali, prese dall’estratto conto e dal registro di cassa.
2. Riporta il saldo finale reale.
3. Leggi i tre mesi successivi: c’è un ordine di merce, una spesa annuale, un acconto d’imposta o una grossa fattura in scadenza?
4. Se un mese scende sotto il cuscinetto, decidi adesso quale soluzione userai.
5. Aggiungi un mese nuovo in fondo, così vedi sempre dodici mesi avanti.

La parte lenta non è mai la tabella. È recuperare i numeri reali del mese scorso. Se vendite, acquisti e fatture vengono registrati man mano, l’aggiornamento richiede pochi minuti.

In Binome360 tieni un assistente separato per l’attività. Ogni vendita o spesa si registra con una frase, sul conto giusto (cassa, banca, conto di pagamento), e non viene salvato niente finché non confermi. Anche le fatture sono lì: quelle in ritardo vengono segnalate e un messaggio di sollecito cortese è pronto da inviare.

Binome360 non si collega alla tua banca e non fa la previsione al posto tuo: la previsione resta tua. Ti dà i numeri reali del mese scorso in un unico posto, così l’aggiornamento è veloce.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra previsione dei flussi di cassa e rendiconto finanziario?

La previsione guarda avanti: stima entrate e uscite future. Il rendiconto finanziario guarda indietro: riporta cosa è successo davvero in un periodo, ed è uno dei documenti del bilancio di una società. Per le decisioni di tutti i giorni in una piccola impresa, quella che usi è la previsione.

Su quanti mesi va fatto il cash flow previsionale?

Dodici mesi, mese per mese, è l’orizzonte abituale, spostato in avanti ogni mese. Se la liquidità è molto tirata, aggiungi una vista settimana per settimana per le prossime sei-otto settimane, così vedi esattamente quando scadono i pagamenti.

Devo includere l’IVA?

Sì, se la applichi. Registra vendite e acquisti con gli importi che passano davvero dal conto, IVA compresa, e metti l’IVA che versi all’Erario come uscita separata nel mese in cui la paghi. Se sei nel regime forfettario non addebiti l’IVA, quindi non c’è questa riga.

Un’attività in utile può restare senza liquidità?

Sì. L’utile si misura su un periodo; la liquidità è quello che c’è sul conto in un dato giorno. Pagare la merce prima di venderla, aspettare 60 giorni i clienti o una scadenza fiscale pesante possono lasciare a corto di soldi, per qualche settimana, un’attività in utile. La previsione è il modo per vederlo arrivare.

In sintesi

Una previsione dei flussi di cassa mette ogni entrata e uscita nel mese in cui avviene davvero, e mostra il saldo alla fine di ogni mese. Trova i mesi critici nascosti dentro un anno in utile, abbastanza presto da spostare un ordine, chiedere un acconto o un fido.

Primo passo: scrivi il saldo di oggi del conto dell’attività, poi elenca i tre pagamenti più grossi che farai nei prossimi tre mesi, con le date.

Fonti

• U.S. Small Business Administration, "Write your business plan" (proiezioni finanziarie, mensili o trimestrali per il primo anno): sba.gov.
• Internal Revenue Service, "Estimated taxes" (soglia di 1.000 dollari, quattro scadenze): irs.gov.
• HM Revenue & Customs, "Business records if you’re self-employed" (principio di cassa e contabilità tradizionale): gov.uk.
• HM Revenue & Customs, "Understand your Self Assessment tax bill: payments on account": gov.uk.

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