Lập ngân sách từ con số 0: giao việc cho từng đồng tiền

Ngân sách từ con số 0 bắt nguồn từ đâu

Phương pháp này ra đời trong doanh nghiệp. Peter Pyhrr, khi đó là quản lý tại Texas Instruments, đã áp dụng nó ở công ty và mô tả trong một bài viết năm 1970 trên Harvard Business Review có tên “Zero-base budgeting”. Ý tưởng: thay vì lấy ngân sách năm trước rồi cộng thêm vài phần trăm, mỗi phòng ban bắt đầu từ con số 0 và phải giải trình từng khoản chi.

Jimmy Carter đưa phương pháp này vào ngân sách bang Georgia khi làm thống đốc năm 1973, và năm 1977, khi làm tổng thống, đã yêu cầu các cơ quan liên bang Mỹ áp dụng. Sau đó nó bị bỏ ở cấp liên bang, một phần vì tốn quá nhiều thời gian chuẩn bị. Lời phê bình đó, ở quy mô nhỏ hơn, cũng đúng với ngân sách gia đình.

Phiên bản cho tài chính cá nhân được các nhà giáo dục tài chính ở Mỹ phổ biến. Phần mềm lập ngân sách YNAB biến nó thành nguyên tắc đầu tiên: “Giao cho mỗi đồng tiền một việc.” Ramsey Solutions tóm tắt là “thu nhập trừ chi tiêu bằng không”. Cả hai mô tả cùng một nguyên tắc, và bạn không cần công cụ đặc biệt nào để áp dụng. Một cuốn sổ là đủ.

“Con số 0” nghĩa là gì (và không phải là gì)

Đây là chỗ hay nhầm nhất. Con số 0 không phải số dư tài khoản ngân hàng. Đó là số tiền chưa được giao việc.

• Nếu bạn có 24.600.000 đ và phân bổ 24.000.000 đ, 600.000 đ chưa có việc. Ngân sách chưa về 0, và 600.000 đ đó nhiều khả năng sẽ trôi đi mà bạn không quyết định nó đi đâu.
• Nếu bạn chuyển 1.800.000 đ vào quỹ dự phòng khẩn cấp, số tiền đó đã có việc. Nó chưa “tiêu”, nhưng đã được giao.
• Một dòng “phát sinh” 600.000 đ cũng là một việc. Nhiệm vụ của nó chính là những thứ bạn không lường trước.

Vì vậy, một ngân sách từ con số 0 vẫn có thể để lại vài triệu đồng trong tài khoản, miễn là đồng nào cũng nằm đó vì một lý do, ví dụ một quỹ để đóng bảo hiểm xe hằng năm.

Sáu bước lập ngân sách từ con số 0

Bước 3 tạo ra khác biệt. Chính những khoản chi hiếm gặp làm ngân sách đổ vỡ: một nghiên cứu năm 2012 trên Journal of Consumer Research (Sussman và Alter) cho thấy người ta đặc biệt đánh giá thấp các khoản chi bất thường. Chia cho 12, chúng trở thành các dòng hằng tháng như mọi dòng khác. Nhiều người lập ngân sách ở Mỹ gọi đó là “sinking funds”, tức quỹ dự trù.

Một tháng trọn vẹn, tính đến từng đồng

Anh Minh sống ở TP.HCM, nhận lương hai đợt mỗi tháng: tạm ứng giữa tháng và phần còn lại vào cuối tháng. Tháng này anh nhận hai lần 12.300.000 đ, tức 24.600.000 đ để phân bổ. Anh giao việc cho từng đồng.

Có 24.600.000 đ, đã phân bổ 24.600.000 đ: còn phải phân bổ, 0 đ.

Giữa tháng, hai chuyện bất ngờ. Tiền chợ vượt 360.000 đ sau khi mời bạn bè đến nhà ăn cơm. Minh chuyển 360.000 đ từ ăn ngoài: đi chợ 3.480.000 đ, ăn ngoài 720.000 đ. Rồi xe bị thủng lốp và phải thay săm: 840.000 đ. Dòng phát sinh gánh 600.000 đ, còn 240.000 đ lấy từ quần áo, giảm còn 180.000 đ. Tổng đã phân bổ vẫn là 24.600.000 đ. Ngân sách vẫn ở con số 0, và không đồng nào bị rút từ quỹ dự phòng hay quỹ du lịch.

Đó là cốt lõi của phương pháp: chi vượt không phải thất bại, mà là một quyết định phân bổ lại.

Về lương tháng 13 và thưởng Tết: đừng xây ngân sách thường ngày dựa trên chúng. Lập ngân sách trên số lương nhận đều mỗi tháng, và khi khoản thưởng về, giao cho nó một việc riêng, ví dụ quỹ dự phòng khẩn cấp hoặc một lần trả thêm nợ.

Khi thu nhập thất thường

Người làm tự do, tài xế công nghệ, chủ cửa hàng nhỏ, lao động thời vụ: ngân sách từ con số 0 vẫn dùng được, với một điều kiện nghiêm ngặt. Bạn chỉ phân bổ số tiền đã thực sự về tay. Một hóa đơn đã gửi đi chưa phải thu nhập cho đến khi khách trả.

Lấy ví dụ chị Lan, lập trình viên tự do. Sau khi để riêng tiền thuế, sáu tháng gần nhất chị nhận được 19.200.000 đ, 30.600.000 đ, 16.200.000 đ, 26.400.000 đ, 36.000.000 đ và 21.000.000 đ. Tổng: 149.400.000 đ, trung bình 24.900.000 đ. Tháng thấp nhất: 16.200.000 đ.

Hai cách, có thể làm lần lượt:

1. Lập ngân sách theo mức sàn. Chị Lan lập ngân sách từ con số 0 với 16.200.000 đ, đủ cho các khoản bắt buộc và mức chi tiêu hằng ngày cơ bản. Mọi đồng vượt 16.200.000 đ được chuyển vào một tài khoản trung chuyển.
2. Tự trả lương cho mình. Khi tài khoản trung chuyển có ít nhất một tháng chi tiêu, mọi khoản thu đều vào đó trước, và ngày 1 hằng tháng chị Lan tự chuyển cho mình 20.400.000 đ. Vì con số này thấp hơn mức trung bình (24.900.000 đ), tài khoản trung chuyển tăng trung bình 4.500.000 đ mỗi tháng và bù cho những tháng eo hẹp.

Đây là ý tưởng mà YNAB từ lâu gọi là “age your money” (cho tiền “già” đi): sống bằng thu nhập của tháng trước thay vì của tháng này. Đó là một mục tiêu, không phải điều kiện để bắt đầu.

Ngân sách từ con số 0 và phong bì: một logic, hai công cụ

Ngân sách từ con số 0 quyết định bao nhiêu tiền cho mỗi danh mục. Phương pháp phong bì giữ đúng các con số đó: khi phong bì ăn ngoài đã hết, việc ăn ngoài dừng lại đến tháng sau. Hai cách này đi với nhau rất tự nhiên.

• Với tiền mặt: rút số tiền cho các danh mục hằng ngày (đi chợ, ăn ngoài, chi tiêu cá nhân) và chia vào các phong bì có ghi nhãn.
• Trên điện thoại: ngân sách theo danh mục trong một ứng dụng đóng vai trò phong bì ảo. Mỗi khoản chi bạn ghi sẽ trừ vào phong bì tương ứng.

Từ con số 0 hay 50/30/20?

Quy tắc 50/30/20 đặt ra ba tỷ lệ lớn; ngân sách từ con số 0 đặt từng dòng. Hai cách không loại trừ nhau: bạn vẫn có thể nhắm tới 20% tiết kiệm bên trong một ngân sách từ con số 0.

Những lỗi thường gặp

Thêm ba cái bẫy cần gọi tên:

• Quá nhiều danh mục. Bốn mươi dòng là bốn mươi cơ hội chi vượt. Mười lăm đến hai mươi dòng thường là đủ.
• Để tài khoản thanh toán về sát 0. Một khoản đệm nhỏ trong tài khoản giúp tránh bị trừ phí hoặc lỡ một khoản thanh toán tự động nếu hóa đơn bị trừ sớm hơn dự kiến.
• Bỏ cuộc sau một lần chi vượt. Bạn sửa một lần chi vượt bằng cách phân bổ lại, không phải bằng cách vứt bỏ ngân sách.

Mẫu để chép và dùng

NGÂN SÁCH TỪ CON SỐ 0 — THÁNG ________

Số tiền có trong tháng này:           ______ đ
  (đã nhận hoặc chắc chắn, không tính khoản mới chỉ hy vọng)

1. Bắt buộc (tiền nhà, điện nước, bảo hiểm, trả nợ tối thiểu) : ______ đ
2. Hằng ngày (đi chợ, đi lại, sức khỏe)                      : ______ đ
3. Quỹ dự trù (khoản theo năm ÷ 12: Tết, du lịch, xe…)        : ______ đ
4. Tiết kiệm và trả nợ thêm                                  : ______ đ
5. Mong muốn (ăn ngoài, giải trí, chi tiêu cá nhân)          : ______ đ
6. Phát sinh                                                 : ______ đ

Tổng đã phân bổ (1 đến 6):             ______ đ
Còn phải phân bổ (số có − tổng):       0 đ

Phân bổ lại trong tháng:
  ____ đ từ ________ sang ________

Câu hỏi thường gặp

Cuối tháng tài khoản có phải về 0 đ không?

Không. Con số 0 nói về số tiền chưa được giao việc. Tài khoản của bạn vẫn có thể giữ tiền đã giao cho các quỹ dự trù hoặc một khoản đệm.

Cuối tháng còn dư tiền thì làm gì?

Giao cho nó một việc trong ngân sách tháng sau: tiết kiệm, trả thêm nợ, hoặc chuyển tiếp vào đúng danh mục đó. Hãy quyết định, thay vì để nó hòa lẫn vào tháng sau.

Lập ngân sách từ con số 0 mất bao lâu?

Khoảng một giờ cho tháng đầu tiên. Sau đó bạn chép kế hoạch tháng trước và điều chỉnh: 20 đến 30 phút, cộng 15 phút xem lại mỗi tuần.

Vợ chồng có dùng ngân sách từ con số 0 được không?

Được, nếu hai người cùng lập ngân sách và thống nhất ai được phân bổ lại khoản nào. Bài quản lý tài chính vợ chồng trình bày các cách chia chi phí.

Tóm lại

Lập ngân sách từ con số 0 là giao việc cho từng đồng tiền trước khi tháng bắt đầu, kể cả tiết kiệm và những chuyện bất ngờ. Điều quan trọng không phải là một kế hoạch hoàn hảo, mà là phân bổ lại thay vì làm ngơ khi chi vượt. Việc đầu tiên: chép mẫu ở trên và điền dòng “số tiền có” bằng số tiền thật sự đang có trong tài khoản của bạn hôm nay.

Nguồn

• Peter A. Pyhrr, “Zero-base budgeting”, Harvard Business Review, tập 48, số 6, tháng 11–12/1970, tr. 111–121.
• Jimmy Carter, “Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies on Zero-Base Budgeting in the Executive Branch”, 27/4/1977, The American Presidency Project: presidency.ucsb.edu.
• Wikipedia, “Peter Pyhrr” và “Zero-based budgeting” (tóm tắt thứ cấp, dùng cho mốc Georgia 1973 và việc bỏ áp dụng ở cấp liên bang): en.wikipedia.org/wiki/Zero-based_budgeting.
• YNAB, “Give Every Dollar a Job”: ynab.com/the-four-rules.
• Ramsey Solutions, “How to Make a Zero-Based Budget”: ramseysolutions.com.
• Abigail B. Sussman và Adam L. Alter, “The Exception Is the Rule: Underestimating and Overspending on Exceptional Expenses”, Journal of Consumer Research, 39(4), 2012.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.