Invoice freelance: isi wajib di Indonesia, AS, Inggris, Prancis

Isi invoice freelance yang wajib ada di mana pun

Lepaskan aturan nasional, dan intinya sama. Untuk penjelasan lengkap setiap kolom, penomoran, dan termin pembayaran, lihat panduan kami tentang cara membuat invoice. Versi singkatnya:

1. Nomor invoice unik, lanjutan dari urutanmu. Tanpa nomor yang terlewat, tanpa dobel.
2. Dua tanggal: tanggal invoice diterbitkan dan tanggal pekerjaan selesai atau barang dikirim.
3. Kamu: nama sesuai identitas, nama usaha kalau ada, alamat, email atau nomor telepon.
4. Klienmu: nama orang atau perusahaan, dan alamatnya.
5. Apa yang kamu tagih: satu baris per barang atau jasa, dengan jumlah, tarif, dan nominal.
6. Uangnya: subtotal, pajak kalau ada, dan total tagihan.
7. Termin pembayaran: tanggal jatuh tempo (tanggal sungguhan, bukan sekadar “30 hari”), cara bayar, dan referensi yang harus dicantumkan.

Yang berbeda antarnegara kebanyakan soal identitas pajak (NPWP, EIN, nomor VAT, SIREN) dan pajak penjualan atau PPN/VAT (dipungut atau tidak, dan cara menampilkannya). Di Indonesia, hanya PKP yang boleh memungut PPN (tarif efektif 11%), dan kwitansi di atas Rp5 juta memakai meterai Rp10.000.

Amerika Serikat: format bebas, tapi dokumen pajaknya penting

IRS tidak menetapkan tata letak invoice. IRS memasukkan invoice ke dalam dokumen pendukung penerimaan kotor, dan membebaskanmu memilih sistem pencatatan apa pun yang jelas menunjukkan pemasukan dan pengeluaran. Yang penting dalam praktik:

• EIN, bukan SSN. Sole proprietor bisa mendapat Employer Identification Number gratis dari IRS dan memakainya di invoice dan W-9, supaya Social Security number-mu tidak tersimpan di kotak masuk klien.
• Form W-9. Klien usaha biasanya memintanya sebelum membayar. Formulir ini memberi mereka nama legal dan nomor identitas pajakmu. Kalau identitasnya tidak benar, klien mungkin harus menerapkan backup withholding pada pembayaranmu. Freelancer yang bukan orang AS, misalnya dari Indonesia, biasanya diminta Form W-8BEN sebagai gantinya.
• Form 1099-NEC. Usaha yang membayarmu $2.000 atau lebih untuk jasa selama 2026 mengisi 1099-NEC dan mengirimkan salinannya kepadamu paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Batasnya $600 untuk tahun-tahun sebelum 2026; perubahan ini berasal dari UU 2025 yang dikenal sebagai One, Big, Beautiful Bill (P.L. 119-21), dan menurut IRS batasnya bisa disesuaikan dengan inflasi mulai 2027.
• Form 1099-K. Kalau klien membayarmu lewat aplikasi pembayaran atau marketplace, platform hanya melaporkanmu di atas $20.000 dan lebih dari 200 transaksi setahun, setelah UU yang sama mengembalikan batas itu.
• Semua penghasilan dihitung. Di bawah batas itu kamu tidak akan menerima formulir, tetapi penghasilannya tetap kena pajak. Invoice dan catatan pembayaranmu sendiri adalah dasar pelaporanmu.
• Sales tax. Jasa sering dibebaskan, barang sering tidak, dan aturannya ditetapkan tiap negara bagian (kadang kota). Kalau wajib memungutnya, tampilkan di baris tersendiri.

Contoh: Maria, fotografer freelance di Texas, menagih sebuah agensi lokal $650 pada Maret dan $1.500 pada Oktober. Totalnya $2.150 dari satu klien pada 2026, jadi agensi itu mengisi 1099-NEC. Klien lain membayarnya total $1.200: tidak ada 1099-NEC, tetapi $1.200 itu tetap masuk ke SPT-nya.

INVOICE No. [2026-031]
Invoice date: [Sep 29, 2026]      Date of service: [Sep 24, 2026]
Due date: [Oct 29, 2026] (Net 30)

[Nama legalmu] [dba Nama usaha, kalau ada]
[Alamat, kota, kode pos] · [Email] · [Telepon]
EIN: [00-0000000]

Bill to: [Nama perusahaan klien]
[Alamat klien]
[Nomor PO, kalau klien menerbitkannya]

Description                          Qty    Rate        Amount
[Jasa atau produk]                   [1]    [$0.00]     [$0.00]
[Jam kerja]                          [5]    [$0.00]     [$0.00]

Subtotal:                                               [$0.00]
Sales tax [tarif, kalau negara bagian mewajibkan]:      [$0.00]
Total due:                                              [$0.00]

Pay by [ACH: routing / account] or [cara lain].
Please quote invoice [2026-031] as your payment reference.

Inggris: namamu, nama usahamu, dan VAT di £90.000

GOV.UK mendaftar isi wajib invoice: nomor identifikasi unik, namamu (atau nama perusahaan), alamat dan kontak, nama dan alamat pelanggan, deskripsi yang jelas, tanggal penyerahan, tanggal invoice, nominal yang ditagih, VAT kalau berlaku, dan total tagihan. Untuk sole trader, ada dua tambahan:

• cantumkan nama sendiri dan nama usaha yang kamu pakai;
• kalau memakai nama usaha, berikan alamat tempat dokumen hukum bisa dikirimkan kepadamu.

VAT. Kamu wajib mendaftar begitu omzet kena pajakmu melewati £90.000 dalam 12 bulan terakhir (periode bergulir, bukan tahun pajak), atau kalau kamu memperkirakan akan melewatinya dalam 30 hari ke depan saja. Kalau sudah melewatinya, daftar dalam 30 hari setelah akhir bulan itu; pendaftaranmu berlaku mulai hari pertama bulan kedua setelah kamu melewati batas. Sejak itu kamu menerbitkan VAT invoice, yang memuat detail tambahan seperti nomor VAT dan VAT per tarif. Panduan template invoice kami membahas VAT invoice baris demi baris.

Contoh: Tom, tukang ledeng mandiri di Leeds, mengecek total 12 bulan terakhirnya setiap akhir bulan. Di akhir Juni 2026, totalnya mencapai £91.400. Ia punya waktu sampai 30 Juli untuk mendaftar, dan akan memungut VAT mulai 1 Agustus. Sampai saat itu invoicenya tetap tanpa VAT.

Dua aturan Inggris terkait yang akan cepat kamu temui: kamu perlu mendaftar Self Assessment begitu pendapatan dagangmu melewati trading allowance £1.000 dalam satu tahun pajak, dan klien usaha yang telat membayar terutang bunga dan kompensasi tetap menurut undang-undang (lihat cara membuat invoice).

INVOICE No. [INV-2026-031]
Invoice date: [29 Sep 2026]       Date of supply: [24 Sep 2026]
Payment due: [29 Oct 2026]

[Nama lengkapmu], trading as [Nama usaha]
[Alamat untuk menerima dokumen hukum]
[Email] · [Telepon]

Bill to: [Nama klien atau perusahaan]
[Alamat]

Description                          Qty    Unit price    Amount
[Jasa atau produk]                   [1]    [£0.00]       [£0.00]
[Jam kerja]                          [5]    [£0.00]       [£0.00]

Total due:                                                [£0.00]

Not VAT registered.
Pay by bank transfer: [Sort code 00-00-00] [Account 00000000]
Reference: [INV-2026-031]

“Not VAT registered” bukan kewajiban hukum, tetapi menjawab pertanyaan sebelum klien usaha menanyakannya.

Prancis: EI, SIREN, dan kalimat pembebasan VAT

Kalau kamu bekerja sebagai pengusaha perorangan di Prancis (micro-entrepreneur atau auto-entrepreneur), ada tiga detail yang menonjol:

• “EI” (entrepreneur individuel) wajib tercantum tepat sebelum atau sesudah namamu di invoice dan penawaran harga, aturan yang berlaku sejak 15 Mei 2022;
• nomor SIREN-mu (nomor usaha 9 digit) wajib tercantum;
• kalau kamu di bawah batas pembebasan VAT (pada 2026, omzet €37.500 untuk jasa dan €85.000 untuk barang, dengan batas toleransi lebih tinggi €41.250 dan €93.500), kamu tidak memungut VAT dan menulis “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Untuk klien usaha, tambahkan tarif bunga keterlambatan dan biaya penagihan tetap €40. Tukang bangunan dan profesi lain dengan asuransi wajib harus menyebut perusahaan asuransinya dan cakupan wilayahnya. Prancis juga beralih ke e-invoicing wajib antarusaha: usaha kecil harus bisa menerima e-invoice sekarang dan menerbitkannya mulai 1 September 2027. Panduan e-invoicing kami menjelaskan tanggal-tanggalnya. Panduan berbahasa Prancis tentang invoice untuk auto-entrepreneur membahas aturan batas VAT secara rinci.

FACTURE N° [2026-0031]
Date d’émission : [29/09/2026]    Date de la prestation : [24/09/2026]
Échéance : [29/10/2026]

[Prénom Nom] EI · [Activité]
SIREN : [000 000 000] · [Adresse] · [E-mail]

Client : [Nom ou raison sociale] · [Adresse]
[SIREN du client, s’il est professionnel]

Désignation                  Qté    Prix unitaire    Total
[Prestation]                 [1]    [000,00 €]       [000,00 €]

Net à payer : [000,00 €]

TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Paiement par virement : [IBAN]. Escompte pour paiement anticipé : néant.
Pénalités de retard : [taux]. Client professionnel : indemnité forfaitaire de 40 €.

Kirim, pantau, dan terima pembayaran

Invoice yang benar baru berguna kalau cepat terkirim dan ada yang menindaklanjutinya. Di Binome360 kamu mengisi datamu sekali (nama, nama usaha, nomor pajak, keterangan hukum) dan semuanya tercetak di bagian bawah setiap invoice. Setelah itu, satu kalimat sudah cukup.

Binome360 tidak mengisi formulir 1099, tidak mendaftarkanmu ke VAT atau PKP, tidak memberi tahu saat kamu melewati batas omzet, dan bukan platform e-invoicing bersertifikat (juga bukan e-Faktur). Pantau total berjalanmu sendiri, dan tanyakan ke konsultan pajak kalau ragu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perlu nama usaha untuk mengirim invoice?

Tidak. Di Indonesia dan ketiga negara ini, kamu bisa menagih dengan nama sendiri. Di Inggris, kalau memakai nama usaha, cantumkan juga namamu sendiri, plus alamat untuk dokumen hukum. Di AS, memakai nama dagang biasanya berarti mendaftarkannya sebagai nama “doing business as” (DBA); aturannya tergantung negara bagian.

Bolehkah mencantumkan Social Security number di invoice untuk klien AS?

Boleh, tapi seharusnya tidak perlu. Sole proprietor bisa mendapat EIN gratis dari IRS dan memakainya di invoice dan formulir W-9, supaya SSN-mu tidak tersimpan di berkas klien.

Klien di AS tidak mengirimkan 1099-NEC. Apakah penghasilannya tetap dilaporkan?

Ya. Formulir 1099 adalah laporan informasi untuk IRS, bukan pemicu pajakmu. Laporkan semua penghasilan usaha mandirimu dari catatanmu sendiri, ada formulirnya atau tidak.

Di Inggris, perlukah memungut VAT kalau omzet di bawah £90.000?

Tidak, kecuali kamu mendaftar secara sukarela. Di bawah batas itu kamu tidak memungut VAT dan tidak bisa mengkreditkannya. Sebagian sole trader mendaftar sukarela karena kliennya usaha yang terdaftar VAT; tanyakan ke akuntan sebelum melakukannya.

Ringkasnya

Invoice freelance butuh isi inti yang sama di mana pun; tambahan nasionalnya adalah identitas pajakmu dan apakah kamu memungut PPN, VAT, atau sales tax. Di Indonesia, faktur pajak hanya untuk PKP. Di AS, lindungi SSN dengan EIN dan pantau pembayaran terhadap batas 1099-NEC $2.000. Di Inggris, perhatikan batas VAT bergulir £90.000. Di Prancis, tambahkan “EI”, SIREN, dan kalimat pembebasan VAT. Langkah pertamamu: salin template untuk negara klienmu, isi datamu sekali, dan cek invoice berikutnya dengan template itu.

Sumber

• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), batas $2.000 dan kemungkinan penyesuaian inflasi mulai 2027: irs.gov/instructions/i1099mec.
• IRS, “IRS issues FAQs on Form 1099-K threshold under the One, Big, Beautiful Bill; dollar limit reverts to $20,000”: irs.gov/newsroom.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (batas £90.000, aturan 30 hari): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Check if you need to tell HMRC about additional income” (trading allowance £1.000) dan HMRC, VAT Notice 700/21.
• Service-Public Entreprendre (Prancis), “Mentions obligatoires sur une facture”, dicek 11 Agustus 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
• Service-Public Entreprendre (Prancis), “Franchise en base de TVA”, batas 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F21746.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Tiếng Việt, العربية.