Hóa đơn freelancer, tự kinh doanh: cần ghi gì (Mỹ, Anh, Pháp)

Hóa đơn freelancer ở đâu cũng cần những gì

Bỏ qua quy định riêng từng nước, phần cốt lõi vẫn như nhau. Để xem từng mục, cách đánh số và điều khoản thanh toán, đọc bài cách viết hóa đơn. Bản ngắn gọn:

1. Một số hóa đơn duy nhất, tiếp theo trong dãy số của bạn. Không bỏ số, không trùng số.
2. Hai ngày: ngày bạn lập hóa đơn và ngày bạn làm việc hoặc giao hàng.
3. Bạn: tên pháp lý, tên kinh doanh nếu có, địa chỉ, email hoặc điện thoại.
4. Khách hàng: tên người hoặc tên công ty và địa chỉ.
5. Bạn tính tiền cho việc gì: mỗi hàng hóa hoặc dịch vụ một dòng, kèm số lượng, đơn giá và thành tiền.
6. Tiền: cộng tiền hàng, thuế nếu có, và tổng phải trả.
7. Điều khoản thanh toán: hạn trả (một ngày cụ thể, không chỉ “30 ngày”), cách trả, và mã tham chiếu cần ghi khi chuyển khoản.

Điều khác nhau giữa các nước chủ yếu là danh tính thuế (EIN, mã số VAT, SIREN) và thuế bán hàng hoặc VAT (có thu không và ghi thế nào). Ở Việt Nam, hóa đơn điện tử là bắt buộc (Nghị định 123/2020/NĐ-CP); nếu bạn nhận tiền từ khách trong nước, hãy hỏi cơ quan thuế về cách xuất hóa đơn và khấu trừ thuế áp dụng cho bạn. Bài này dành cho trường hợp bạn làm tự do cho khách ở Mỹ, Anh hoặc Pháp.

Mỹ: không có mẫu cố định, nhưng giấy tờ thuế quan trọng

IRS không quy định bố cục hóa đơn. Họ xếp hóa đơn vào nhóm chứng từ chứng minh doanh thu gộp, và cho bạn chọn bất kỳ cách ghi sổ nào thể hiện rõ thu và chi. Điều quan trọng trong thực tế:

• EIN của bạn, không phải SSN. Chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor) có thể xin miễn phí Mã số Người sử dụng lao động (EIN) từ IRS và dùng nó trên hóa đơn và mẫu W-9, để số An sinh xã hội của bạn không nằm trong hộp thư của khách.
• Mẫu W-9. Khách doanh nghiệp thường xin mẫu này trước khi trả tiền. Nó cho họ tên pháp lý và mã số thuế của bạn. Nếu bạn không cung cấp đúng mã số, khách có thể phải khấu trừ dự phòng (backup withholding) trên các khoản trả cho bạn.
• Mẫu 1099-NEC. Doanh nghiệp trả bạn từ 2.000 đô la trở lên cho dịch vụ trong năm 2026 sẽ nộp mẫu 1099-NEC và gửi bạn một bản trước ngày 31/1 năm sau. Trước năm 2026, ngưỡng là 600 đô la; thay đổi đến từ đạo luật năm 2025 gọi là One, Big, Beautiful Bill (P.L. 119-21), và IRS cho biết ngưỡng có thể được điều chỉnh theo lạm phát từ năm 2027.
• Mẫu 1099-K. Nếu khách trả bạn qua ứng dụng thanh toán hoặc sàn, nền tảng chỉ báo cáo khi vượt 20.000 đô la và hơn 200 giao dịch trong năm, sau khi cùng đạo luật đó khôi phục ngưỡng này.
• Mọi thu nhập đều tính. Dưới các ngưỡng đó, bạn không nhận được mẫu nào, nhưng thu nhập vẫn chịu thuế. Hóa đơn và hồ sơ thanh toán của chính bạn là căn cứ để khai.
• Thuế bán hàng. Dịch vụ thường được miễn, hàng hóa thường không, và quy định do từng bang (đôi khi từng thành phố) đặt ra. Nếu phải thu, hãy ghi thành một dòng riêng.

Ví dụ cụ thể: Linh, nhiếp ảnh gia tự do ở Texas, lập hóa đơn cho một công ty quảng cáo địa phương 650 đô la vào tháng 3 và 1.500 đô la vào tháng 10. Tổng cộng 2.150 đô la từ một khách trong năm 2026, nên công ty đó nộp mẫu 1099-NEC. Một khách khác trả cô tổng cộng 1.200 đô la: không có 1099-NEC, nhưng 1.200 đô la đó vẫn phải có trên tờ khai thuế của cô.

Hai mẫu Mỹ và Anh dưới đây để bằng tiếng Anh, vì khách của bạn đọc tiếng Anh; phần trong ngoặc vuông là chỗ bạn điền.

INVOICE No. [2026-031]
Invoice date: [Sep 29, 2026]      Date of service: [Sep 24, 2026]
Due date: [Oct 29, 2026] (Net 30)

[Tên pháp lý của bạn] [dba Tên kinh doanh, nếu có]
[Số nhà, phố, thành phố, bang, ZIP] · [Email] · [Điện thoại]
EIN: [00-0000000]

Bill to: [Tên công ty khách hàng]
[Địa chỉ khách hàng]
[Số PO, nếu khách có cấp]

Description                          Qty    Rate        Amount
[Dịch vụ hoặc sản phẩm]              [1]    [$0.00]     [$0.00]
[Số giờ làm]                         [5]    [$0.00]     [$0.00]

Subtotal:                                               [$0.00]
Sales tax [thuế suất, nếu bang bạn yêu cầu]:            [$0.00]
Total due:                                              [$0.00]

Pay by [ACH: routing / account] or [cách thanh toán khác].
Please quote invoice [2026-031] as your payment reference.

Anh: tên bạn, tên kinh doanh, và VAT ở mốc 90.000 bảng

GOV.UK liệt kê những gì hóa đơn phải có: số định danh duy nhất, tên bạn (hoặc tên công ty), địa chỉ và thông tin liên hệ, tên và địa chỉ khách hàng, mô tả rõ ràng, ngày cung cấp, ngày lập hóa đơn, các khoản tính tiền, VAT nếu có, và tổng số phải trả. Với sole trader, có thêm hai điểm:

• ghi tên của chính bạn và tên kinh doanh mà bạn dùng;
• nếu dùng tên kinh doanh, ghi một địa chỉ có thể gửi giấy tờ pháp lý đến cho bạn.

VAT. Bạn phải đăng ký khi doanh thu chịu thuế vượt 90.000 bảng trong 12 tháng gần nhất (tính cuốn chiếu, không theo năm thuế), hoặc nếu bạn dự kiến vượt mức đó chỉ trong 30 ngày tới. Nếu đã vượt, hãy đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ cuối tháng đó; việc đăng ký có hiệu lực từ ngày đầu tiên của tháng thứ hai sau khi bạn vượt ngưỡng. Từ đó, bạn lập hóa đơn VAT, có thêm các chi tiết như mã số VAT và tiền VAT theo từng thuế suất. Bài mẫu hóa đơn giải thích hóa đơn VAT từng dòng một.

Ví dụ cụ thể: anh Tuấn, thợ sửa ống nước tự do ở Leeds, kiểm tra 12 tháng gần nhất vào cuối mỗi tháng. Cuối tháng 6/2026, tổng của anh đạt 91.400 bảng. Anh có đến ngày 30/7 để đăng ký, và sẽ tính VAT từ ngày 1/8. Trước đó, hóa đơn của anh vẫn không có VAT.

Hai quy định liên quan ở Anh bạn sẽ gặp sớm: bạn cần đăng ký Self Assessment khi thu nhập kinh doanh vượt khoản miễn trừ 1.000 bảng trong một năm thuế, và khách doanh nghiệp trả chậm phải trả lãi theo luật định và một khoản bồi thường cố định (xem cách viết hóa đơn).

INVOICE No. [INV-2026-031]
Invoice date: [29 Sep 2026]       Date of supply: [24 Sep 2026]
Payment due: [29 Oct 2026]

[Họ tên đầy đủ của bạn], trading as [Tên kinh doanh]
[Địa chỉ nhận giấy tờ pháp lý]
[Email] · [Điện thoại]

Bill to: [Tên khách hàng hoặc công ty]
[Địa chỉ]

Description                          Qty    Unit price    Amount
[Dịch vụ hoặc sản phẩm]              [1]    [£0.00]       [£0.00]
[Số giờ làm]                         [5]    [£0.00]       [£0.00]

Total due:                                                [£0.00]

Not VAT registered.
Pay by bank transfer: [Sort code 00-00-00] [Account 00000000]
Reference: [INV-2026-031]

Dòng “Not VAT registered” (chưa đăng ký VAT) không bắt buộc theo luật, nhưng trả lời trước câu hỏi mà khách doanh nghiệp sẽ hỏi.

Pháp: EI, SIREN và câu ghi miễn VAT

Nếu bạn làm tự do ở Pháp (micro-entrepreneur hoặc auto-entrepreneur), có ba chi tiết nổi bật:

• “EI” (entrepreneur individuel) phải xuất hiện ngay trước hoặc sau tên bạn trên hóa đơn và báo giá, quy định có hiệu lực từ ngày 15/5/2022;
• phải có số SIREN của bạn (mã doanh nghiệp 9 chữ số);
• nếu bạn dưới ngưỡng miễn VAT (năm 2026: doanh thu 37.500 euro với dịch vụ và 85.000 euro với hàng hóa, kèm ngưỡng dung sai cao hơn là 41.250 và 93.500 euro), bạn không tính VAT và ghi “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Với khách doanh nghiệp, thêm lãi suất trả chậm và khoản phí thu hồi cố định 40 euro. Thợ xây dựng và các nghề có bảo hiểm bắt buộc phải ghi tên công ty bảo hiểm và phạm vi địa lý được bảo hiểm. Pháp cũng đang chuyển sang hóa đơn điện tử bắt buộc giữa các doanh nghiệp: doanh nghiệp nhỏ phải nhận được hóa đơn điện tử ngay bây giờ và phải phát hành từ ngày 1/9/2027. Bài hóa đơn điện tử bắt buộc giải thích các mốc thời gian. Bài tiếng Pháp về hóa đơn của auto-entrepreneur nói chi tiết về các ngưỡng VAT.

FACTURE N° [2026-0031]
Date d’émission : [29/09/2026]    Date de la prestation : [24/09/2026]
Échéance : [29/10/2026]

[Prénom Nom] EI · [Activité]
SIREN : [000 000 000] · [Adresse] · [E-mail]

Client : [Nom ou raison sociale] · [Adresse]
[SIREN du client, s’il est professionnel]

Désignation                  Qté    Prix unitaire    Total
[Prestation]                 [1]    [000,00 €]       [000,00 €]

Net à payer : [000,00 €]

TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Paiement par virement : [IBAN]. Escompte pour paiement anticipé : néant.
Pénalités de retard : [taux]. Client professionnel : indemnité forfaitaire de 40 €.

Gửi đi, theo dõi, và nhận tiền

Một hóa đơn đúng chỉ có ích nếu được gửi đi nhanh và có người theo dõi. Với Binome360, bạn nhập thông tin một lần (tên, tên kinh doanh, mã số thuế, ghi chú pháp lý) và chúng được in ở chân trang mọi hóa đơn. Sau đó chỉ cần một câu.

Binome360 không nộp mẫu 1099, không đăng ký VAT cho bạn, không cảnh báo khi bạn vượt ngưỡng, và không phải nền tảng hóa đơn điện tử được chứng nhận. Hãy tự theo dõi tổng số tiền của mình, và hỏi kế toán hoặc chuyên gia thuế khi chưa chắc.

Câu hỏi thường gặp

Có cần tên kinh doanh mới gửi được hóa đơn không?

Không. Ở cả ba nước, bạn có thể lập hóa đơn dưới tên pháp lý của mình. Ở Anh, nếu dùng tên kinh doanh, hãy ghi cả tên mình, cùng một địa chỉ nhận giấy tờ pháp lý. Ở Mỹ, dùng tên kinh doanh thường có nghĩa là đăng ký nó dưới dạng tên “doing business as” (DBA); quy định tùy bang.

Có thể ghi số An sinh xã hội lên hóa đơn không?

Được, nhưng bạn không cần phải làm vậy. Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể xin EIN miễn phí từ IRS và dùng nó trên hóa đơn và mẫu W-9, để SSN của bạn không nằm trong hồ sơ của khách.

Khách không gửi mẫu 1099-NEC. Tôi vẫn phải khai thu nhập chứ?

Có. Mẫu 1099 là tờ khai thông tin gửi IRS, không phải thứ làm phát sinh nghĩa vụ thuế của bạn. Hãy khai mọi thu nhập tự kinh doanh từ sổ sách của chính bạn, dù có nhận được mẫu hay không.

Ở Anh dưới 90.000 bảng có nên tính VAT không?

Không, trừ khi bạn tự nguyện đăng ký. Dưới ngưỡng, bạn không tính VAT và cũng không được hoàn VAT. Một số người tự kinh doanh đăng ký tự nguyện vì khách của họ là doanh nghiệp đã đăng ký VAT; hãy hỏi kế toán trước khi làm.

Tóm lại

Hóa đơn của người làm tự do ở đâu cũng cần những thông tin cốt lõi như nhau; phần riêng của từng nước là danh tính thuế và việc bạn có thu VAT hoặc thuế bán hàng hay không. Ở Mỹ, bảo vệ SSN bằng EIN và theo dõi các khoản thu so với ngưỡng 1099-NEC 2.000 đô la. Ở Anh, để ý ngưỡng VAT cuốn chiếu 90.000 bảng. Ở Pháp, thêm “EI”, số SIREN và câu ghi miễn VAT. Bước đầu tiên: chép mẫu của nước khách hàng, điền thông tin của bạn một lần, và đối chiếu hóa đơn tiếp theo với mẫu đó.

Nguồn

• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), ngưỡng 2.000 đô la và khả năng điều chỉnh theo lạm phát từ 2027: irs.gov/instructions/i1099mec.
• IRS, “IRS issues FAQs on Form 1099-K threshold under the One, Big, Beautiful Bill; dollar limit reverts to $20,000”: irs.gov/newsroom.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (ngưỡng 90.000 bảng, quy định 30 ngày): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Check if you need to tell HMRC about additional income” (khoản miễn trừ kinh doanh 1.000 bảng) và HMRC, VAT Notice 700/21.
• Service-Public Entreprendre (Pháp), “Mentions obligatoires sur une facture”, kiểm tra ngày 11/8/2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
• Service-Public Entreprendre (Pháp), “Franchise en base de TVA”, ngưỡng năm 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F21746.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, العربية.