Cómo facturar como persona física o freelancer: qué debe llevar

Lo que necesita toda factura, estés donde estés

Si quitas las reglas de cada país, lo esencial es lo mismo. Para una explicación completa de cada dato, la numeración y las condiciones de pago, lee nuestra guía para hacer una factura. La versión corta:

1. Un folio único, el siguiente de tu serie. Sin huecos ni duplicados.
2. Dos fechas: la fecha en que emites la factura y la fecha en que hiciste el trabajo o entregaste los productos.
3. Tú: tu nombre legal, tu nombre comercial si tienes, domicilio, correo o teléfono.
4. Tu cliente: su nombre o razón social y su domicilio.
5. Lo que cobras: una línea por producto o servicio, con cantidad, precio unitario e importe.
6. El dinero: subtotal, impuestos y total a pagar.
7. Las condiciones de pago: la fecha límite (una fecha real, no solo “30 días”), cómo pagar y la referencia que hay que indicar.

Lo que cambia de un país a otro es sobre todo la identidad fiscal (RFC, EIN, número de IVA, SIREN) y el impuesto al consumo (si lo cobras y cómo lo muestras).

México: la factura como persona física es un CFDI

En México, cuando alguien dice “factura” casi siempre se refiere al CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), la versión 4.0 desde 2023. Es el único documento con el que tu cliente puede deducir el gasto, y el SAT lo recibe en el momento en que se timbra. Lo emites gratis en el portal del SAT o con un proveedor autorizado (PAC) que te cobra por factura o por paquete. Para hacerlo necesitas estar inscrito en el RFC con tu actividad y tener tu e.firma. Una plantilla de Word, un PDF o la factura de una app como Binome360 no es un CFDI: sirve como cotización, nota de cobro o control, pero no sustituye al comprobante fiscal.

Los datos que más errores causan en un CFDI 4.0:

Los datos del cliente, idénticos a su Constancia de Situación Fiscal: nombre o razón social, RFC, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal. Si uno no coincide, el CFDI no se timbra. Pídele la constancia antes de facturar. Uso del CFDI, clave de producto o servicio y clave de unidad: vienen de los catálogos del SAT. Para un servicio profesional, la unidad suele ser “E48 Unidad de servicio” y el uso lo elige tu cliente (por ejemplo, “G03 Gastos en general”). Método de pago: PUE si ya te pagaron o te pagan en una sola exhibición ese mes; PPD si te pagarán después o en parcialidades. Con PPD, cuando recibes cada pago emites además un complemento de pago. Retenciones: en general, cuando una persona física del régimen de actividades profesionales le factura a una empresa (persona moral), la empresa le retiene el 10% de ISR y dos terceras partes del IVA. En el RESICO, la retención de ISR es del 1.25%. Confírmalo con tu contador, porque depende de tu régimen y del de tu cliente. Clientes en el extranjero: se usa el RFC genérico XEXX010101000, y el IVA puede ser distinto si el servicio cuenta como exportación. Pregúntale a tu contador antes de la primera factura. IVA: en general se traslada el 16% sobre el importe. Algunas actividades están exentas, como ciertos servicios médicos.

Ejemplo: Mariana, diseñadora gráfica en Monterrey, está en el régimen de actividades profesionales y le cobra a una agencia $10,000 más IVA por una identidad gráfica. Su CFDI muestra $10,000 de importe, $1,600 de IVA trasladado, $1,000 de ISR retenido y $1,066.67 de IVA retenido. La agencia le transfiere $9,533.33 y entera las retenciones al SAT; Mariana las acredita en sus declaraciones.

DATOS PARA TU CFDI 4.0 (los capturas en el SAT o con tu proveedor autorizado)
Emisor: [Tu nombre completo] · RFC [XXXX000000XX0]
Régimen fiscal del emisor: [Actividades profesionales o RESICO]
Lugar de expedición (código postal): [00000]
Receptor: [Nombre o razón social exacta del cliente]
RFC del receptor: [XXX000000XX0] · Código postal fiscal: [00000]
Régimen fiscal del receptor: [El de su Constancia de Situación Fiscal]
Uso del CFDI: [G03 Gastos en general]
Clave de producto o servicio: [Clave del catálogo del SAT] · Unidad: [E48 Unidad de servicio]
Descripción: [Diseño de identidad gráfica, septiembre de 2026]
Importe: [$10,000.00]
IVA trasladado 16%: [$1,600.00]
ISR retenido (si el cliente es persona moral): [$1,000.00]
IVA retenido (dos terceras partes): [$1,066.67]
Total a pagar: [$9,533.33]
Método de pago: [PUE, una sola exhibición] o [PPD, en parcialidades o diferido]
Forma de pago: [03 Transferencia] (con PPD: [99 Por definir])

Estados Unidos: sin formato fijo, pero con papeles fiscales

Muchos freelancers mexicanos trabajan para clientes de Estados Unidos, así que vale la pena conocer sus reglas. El IRS no impone un formato de factura. Menciona las facturas entre los documentos que respaldan tus ingresos brutos y te deja elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad ingresos y gastos. En la práctica importa esto:

• Tu EIN, no tu número de Seguro Social. Si eres residente fiscal de EE. UU. y trabajas por tu cuenta, puedes pedirle gratis al IRS un Employer Identification Number y usarlo en facturas y formularios W-9, para que tu número de Seguro Social no ande en el correo de tus clientes.
• Formulario W-9 o W-8BEN. Los clientes empresariales suelen pedirlo antes de pagarte. Si eres persona estadounidense, llenas el W-9 con tu nombre legal y tu número de contribuyente; si no lo eres (por ejemplo, un freelancer que vive y trabaja en México), el formulario que corresponde normalmente es el W-8BEN. Si no das un número correcto, el cliente puede tener que aplicar una retención de respaldo a tus pagos.
• Formulario 1099-NEC. Una empresa que le paga 2,000 dólares o más por servicios en 2026 a una persona estadounidense presenta un 1099-NEC y le manda una copia a más tardar el 31 de enero del año siguiente. El umbral era de 600 dólares antes de 2026; el cambio viene de la ley de 2025 conocida como One, Big, Beautiful Bill (P.L. 119-21), y el IRS dice que podría ajustarse por inflación a partir de 2027.
• Formulario 1099-K. Si tus clientes te pagan por una app de pagos o un marketplace, la plataforma solo te reporta arriba de 20,000 dólares y más de 200 transacciones al año, después de que la misma ley restableció ese umbral.
• Todo ingreso cuenta. Debajo de esos umbrales no recibes formulario, pero el ingreso sigue pagando impuestos. Tus propias facturas y registros de pago son la base de tu declaración.
• Impuesto sobre ventas. Los servicios muchas veces están exentos y los productos muchas veces no, y las reglas las fija cada estado (a veces cada ciudad). Si debes cobrarlo, muéstralo en una línea aparte.

Ejemplo: María, fotógrafa independiente en Texas, le cobra a una agencia local 650 dólares en marzo y 1,500 en octubre. Son 2,150 dólares de un solo cliente en 2026, así que la agencia presenta un 1099-NEC. Otro cliente le paga 1,200 dólares en total: no hay 1099-NEC, pero esos 1,200 igual van en su declaración.

INVOICE No. [2026-031]
Invoice date: [Sep 29, 2026]      Date of service: [Sep 24, 2026]
Due date: [Oct 29, 2026] (Net 30)
[Tu nombre legal] [dba Nombre comercial, si tienes]
[Calle, ciudad, estado, código postal] · [Correo] · [Teléfono]
EIN: [00-0000000] (o tu identificación fiscal, si no eres persona estadounidense)
Bill to: [Nombre de la empresa cliente]
[Calle, ciudad, estado, código postal] · [Número de orden de compra, si hay]
Description                          Qty    Rate        Amount
[Servicio o producto]                [1]    [$0.00]     [$0.00]
[Horas de trabajo]                   [5]    [$0.00]     [$0.00]
Sales tax [tasa, si tu estado lo exige]:                [$0.00]
Total due:                                              [$0.00]
Pay by [ACH: routing / account] or [otro método].
Please quote invoice [2026-031] as your payment reference.

Con clientes de Estados Unidos es común facturar en inglés, por eso la plantilla conserva los encabezados en ese idioma. Si vives en México, ese cobro también es un ingreso ante el SAT y normalmente se respalda con un CFDI a nombre de tu cliente extranjero.

Reino Unido y Francia: nombre comercial, IVA y la mención “EI”

GOV.UK enumera lo que debe llevar una factura en el Reino Unido: un número de identificación único, tu nombre (o el de tu empresa), domicilio y datos de contacto, el nombre y domicilio del cliente, una descripción clara, la fecha del servicio, la fecha de la factura, los importes, el IVA si aplica y el total a pagar. Para los trabajadores independientes (sole traders), añade dos puntos:

• muestra tu propio nombre y el nombre comercial con el que trabajas;
• si usas un nombre comercial, da un domicilio donde puedan entregarte documentos legales.

IVA. Hay que registrarse cuando tu facturación gravable pasa de 90,000 libras en los últimos 12 meses (un periodo móvil, no el año fiscal), o si esperas pasarla solo en los próximos 30 días. Si ya la pasaste, te registras dentro de los 30 días siguientes al cierre de ese mes, y el registro surte efecto el primer día del segundo mes después de haberla pasado. A partir de ahí emites facturas con IVA, que llevan datos extra como tu número de IVA y el IVA por tasa. Nuestra guía de formato de factura explica la factura con IVA línea por línea. Ejemplo: Tom, plomero independiente en Leeds, revisa sus últimos 12 meses al final de cada mes. A fines de junio de 2026 su total llega a 91,400 libras: tiene hasta el 30 de julio para registrarse y cobrará IVA desde el 1 de agosto. Otras dos reglas británicas: hay que registrarse en Self Assessment al pasar de 1,000 libras de ingresos por actividad comercial en un año fiscal, y los clientes empresariales que pagan tarde deben intereses legales y una compensación fija (ver cómo hacer una factura).

Francia. Si trabajas allá como empresario individual (micro-entrepreneur o auto-entrepreneur), destacan tres detalles:

• la mención “EI” (entrepreneur individuel) debe ir justo antes o después de tu nombre en facturas y cotizaciones, una regla vigente desde el 15 de mayo de 2022;
• tu número SIREN (el número de empresa de 9 cifras) debe aparecer;
• si estás por debajo de los umbrales de exención del IVA (en 2026, 37,500 euros de facturación en servicios y 85,000 en bienes, con umbrales de tolerancia de 41,250 y 93,500), no cobras IVA y escribes “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Con clientes profesionales se añade la tasa de interés por pago tardío y la indemnización fija de 40 euros. Francia también avanza hacia la facturación electrónica obligatoria entre empresas: los negocios pequeños deben poder recibir facturas electrónicas desde ya y emitirlas desde el 1 de septiembre de 2027. Nuestra guía de facturación electrónica explica las fechas, y la guía en francés para facturar como auto-entrepreneur detalla los umbrales del IVA.

INVOICE No. [INV-2026-031]
Invoice date: [29 Sep 2026]       Date of supply: [24 Sep 2026]
Payment due: [29 Oct 2026]
[Tu nombre completo], trading as [Nombre comercial]
[Domicilio para documentos legales] · [Correo] · [Teléfono]
Bill to: [Nombre del cliente o empresa] · [Domicilio]
Description                          Qty    Unit price    Amount
[Servicio o producto]                [1]    [£0.00]       [£0.00]
[Horas de trabajo]                   [5]    [£0.00]       [£0.00]
Total due:                                                [£0.00]
Not VAT registered.
Pay by bank transfer: [Sort code 00-00-00] [Account 00000000]
Reference: [INV-2026-031]

En el Reino Unido, “Not VAT registered” (no registrado en el IVA) no es obligatorio, pero responde la pregunta antes de que un cliente empresarial la haga.

Envíala, dale seguimiento y cobra

Una factura correcta solo sirve si sale rápido y alguien le da seguimiento. En Binome360 configuras tus datos una vez (nombre, nombre comercial, RFC u otra identificación fiscal, notas legales) y aparecen en el pie de cada factura. Después basta una frase.

Binome360 no emite CFDI, no presenta formularios 1099, no te registra en el IVA ni te avisa cuando pasas un umbral, y no es una plataforma certificada de facturación electrónica. En México, úsalo para cotizar, cobrar y llevar el control, y emite el CFDI en el SAT o con tu proveedor autorizado. Vigila tú mismo tus totales acumulados y pregúntale a un contador cuando tengas dudas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un nombre comercial para facturar?

No. En México facturas con tu nombre y tu RFC; el nombre comercial es opcional. En el Reino Unido, si usas un nombre comercial, pon también tu propio nombre y un domicilio para documentos legales. En Estados Unidos, usar un nombre comercial suele implicar registrarlo como “doing business as” (DBA); las reglas dependen del estado.

¿Qué formulario le doy a un cliente de Estados Unidos: W-9 o W-8BEN?

Depende de tu situación fiscal. El W-9 es para personas estadounidenses (ciudadanos o residentes fiscales), que pueden usar un EIN gratuito del IRS en lugar de su número de Seguro Social. Si vives y trabajas en México sin ser persona estadounidense, lo habitual es el W-8BEN. Si tienes dudas, consulta a un contador que conozca ambos sistemas.

Mi cliente no me pidió factura. ¿Igual declaro ese ingreso?

Sí. En México, todos tus ingresos se declaran, te pidan factura o no; tu contador te dice cómo respaldarlos, por ejemplo con una factura global al público en general. En Estados Unidos pasa lo mismo: el 1099 es una declaración informativa para el IRS, no lo que genera tu impuesto.

¿Tengo que cobrar IVA si soy persona física?

En México, en general sí: el 16% sobre tus servicios o productos, salvo actividades exentas. En el Reino Unido no, a menos que te registres voluntariamente o pases de 90,000 libras; debajo de ese umbral no cobras IVA ni puedes recuperarlo. En los dos casos, pregúntale a un contador antes de decidir.

En resumen

Una factura de persona física o freelancer necesita los mismos datos básicos en todas partes; lo que cambia es tu identidad fiscal y si cobras impuestos. En México, la factura con valor fiscal es un CFDI 4.0, con los datos exactos de tu cliente, el IVA y las retenciones que apliquen. Con clientes de Estados Unidos, entrega el W-9 o el W-8BEN que te corresponda y vigila el umbral de 2,000 dólares del 1099-NEC. En el Reino Unido, cuida el umbral móvil de 90,000 libras; en Francia, añade “EI”, tu SIREN y la mención de exención del IVA. Primer paso: pídele a tu próximo cliente su Constancia de Situación Fiscal y revisa tu siguiente factura contra la lista de arriba.

Fuentes

• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026), umbral de 2,000 dólares y posible ajuste por inflación desde 2027: irs.gov/instructions/i1099mec.
• IRS, “IRS issues FAQs on Form 1099-K threshold under the One, Big, Beautiful Bill; dollar limit reverts to $20,000”: irs.gov/newsroom.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, “Employer ID numbers”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• GOV.UK, “VAT registration: when to register” (umbral de 90,000 libras, reglas de 30 días): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, “Check if you need to tell HMRC about additional income” (exención de 1,000 libras) y HMRC, VAT Notice 700/21.
• Service-Public Entreprendre (Francia), “Mentions obligatoires sur une facture”, consultado el 11 de agosto de 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
• Service-Public Entreprendre (Francia), “Franchise en base de TVA”, umbrales de 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F21746.

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