Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Muster, Vorlage

Was jede Rechnung von Selbstständigen braucht, egal wo

Lässt man die nationalen Regeln weg, bleibt überall derselbe Kern. Jedes Feld, die Nummerierung und die Zahlungsbedingungen im Detail erklärt unser Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst. Die Kurzfassung:

1. Eine eindeutige Rechnungsnummer, die nächste in deiner Reihe. Keine doppelten Nummern.
2. Zwei Daten: der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst, und der Tag oder Zeitraum, an dem du die Leistung erbracht oder die Ware geliefert hast.
3. Du: dein vollständiger Name, eine eventuelle Geschäftsbezeichnung, Anschrift, E-Mail oder Telefon.
4. Deine Kundschaft: Name oder Firmenname und Anschrift.
5. Was du berechnest: eine Zeile pro Artikel oder Leistung, mit Menge, Einzelpreis und Betrag.
6. Das Geld: Nettobetrag, eventuelle Steuer und der Gesamtbetrag.
7. Zahlungsbedingungen: das Fälligkeitsdatum (ein echtes Datum, nicht nur „30 Tage“), der Zahlungsweg und der Verwendungszweck.

Was sich zwischen Ländern unterscheidet, ist vor allem die steuerliche Identität (Steuernummer, VAT-Nummer, SIREN, EIN) und die Umsatzsteuer (ob du sie berechnest und wie du sie zeigst).

Deutschland: Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Das Umsatzsteuergesetz legt in § 14 Abs. 4 fest, was auf eine Rechnung gehört. Für Kleinunternehmer und Freiberufler ohne Umsatzsteuer sieht das in der Praxis so aus:

• Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden muss auf die Rechnung. Die USt-IdNr. beantragst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, auch als Kleinunternehmer.
• Fortlaufende Nummer. Sie muss einmalig sein. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, zum Beispiel einer pro Jahr („2026-031“).
• Leistungsdatum. Auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht, gehört es drauf; ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht.
• Hinweis auf die Steuerbefreiung. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern nennst den Grund, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt.
• Die Grenzen seit 2025. Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wer die 100.000 € im laufenden Jahr überschreitet, fällt sofort aus der Regelung, ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.
• Privat- oder Geschäftskunden. Eine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, besteht vor allem gegenüber Unternehmen. Privatkunden bekommen trotzdem eine: Sie ist dein Beleg und macht das Nachfassen leichter.

Rechenbeispiel: Jonas, freiberuflicher Webdesigner in Leipzig, hatte 2025 einen Umsatz von 23.800 €. 2026 darf er deshalb Kleinunternehmer bleiben. Bis Ende September hat er 2026 bereits 27.500 € berechnet und kommt bis Dezember voraussichtlich auf 36.000 €. Für 2026 ändert sich nichts, denn die 100.000 € sind weit weg. Weil er 2026 aber über 25.000 € liegt, muss er ab dem 1. Januar 2027 Umsatzsteuer berechnen.

RECHNUNG Nr. [2026-031]
Rechnungsdatum: [29.09.2026]      Leistungsdatum: [24.09.2026]
Zahlbar bis: [29.10.2026] (30 Tage netto)

[Vor- und Nachname] [ggf. Geschäftsbezeichnung]
[Straße Nr., PLZ Ort] · [E-Mail] · [Telefon]
Steuernummer: [00/000/00000] oder USt-IdNr.: [DE000000000]

An: [Name oder Firma der Kundschaft]
[Straße Nr., PLZ Ort]
[Bestellnummer, falls vorhanden]

Beschreibung                         Menge  Einzelpreis   Betrag
[Leistung oder Produkt]              [1]    [0,00 €]      [0,00 €]
[Arbeitsstunden]                     [5]    [0,00 €]      [0,00 €]

Zwischensumme:                                            [0,00 €]
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Gesamtbetrag:                                             [0,00 €]

Bitte überweisen Sie den Betrag bis [29.10.2026] auf: [IBAN] · [Bank]
Verwendungszweck: Rechnung [2026-031]

Deutschland: Rechnung mit Umsatzsteuer und die E-Rechnung

Sobald du die Kleinunternehmerregelung verlässt oder freiwillig auf sie verzichtest, kommen zwei Pflichtangaben hinzu:

• das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, mit dem Steuersatz (19 % oder 7 %) und dem Steuerbetrag;
• bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und die USt-IdNr. beider Seiten.

E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen müssen sie zwischen inländischen Unternehmen ab 2027 alle, deren Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, ab 2028 alle anderen. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Unser Ratgeber zur Rechnungsvorlage geht die Angaben Zeile für Zeile durch.

Rechenbeispiel: Sabine, selbstständige Übersetzerin in München, berechnet einer Agentur 1.200 € netto für eine Übersetzung. Dazu kommen 19 % Umsatzsteuer, also 228 €, zusammen 1.428 €. Die 228 € führt sie mit ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ab. Ihr Vorjahresumsatz liegt unter 800.000 €, sie darf bis Ende 2027 also noch PDF-Rechnungen schicken, wenn die Agentur zustimmt.

Zwei weitere Regeln, denen du früh begegnest: Zahlt ein Unternehmen zu spät, schuldet es Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 € (§ 288 BGB), und gegenüber Privatkunden tritt der Verzug 30 Tage nach Rechnungszugang nur ein, wenn die Rechnung darauf hinweist (mehr dazu im Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst).

RECHNUNG Nr. [RE-2026-031]
Rechnungsdatum: [29.09.2026]      Leistungszeitraum: [01.–24.09.2026]
Zahlbar bis: [29.10.2026]

[Vor- und Nachname], [Geschäftsbezeichnung]
[Straße Nr., PLZ Ort]
USt-IdNr.: [DE000000000] · [E-Mail] · [Telefon]

An: [Firma der Kundschaft]
[Straße Nr., PLZ Ort]

Beschreibung                         Menge  Einzelpreis   Betrag
[Leistung oder Produkt]              [1]    [0,00 €]      [0,00 €]

Nettobetrag:                                              [0,00 €]
Umsatzsteuer 19 %:                                        [0,00 €]
Gesamtbetrag (brutto):                                    [0,00 €]
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis [29.10.2026] auf: [IBAN]
Verwendungszweck: [RE-2026-031]

Ein Satz wie „Zahlbar ohne Abzug“ ist nicht vorgeschrieben, beantwortet aber die Frage nach Skonto, bevor sie gestellt wird.

Frankreich, Großbritannien und USA: was dort anders ist

Wenn du Kundschaft im Ausland hast oder selbst dort arbeitest, lohnt sich ein Blick auf die Besonderheiten:

• Frankreich: Einzelunternehmer (micro-entrepreneur) schreiben seit dem 15. Mai 2022 „EI“ direkt vor oder hinter ihren Namen und nennen ihre SIREN-Nummer. Unter den Befreiungsgrenzen (2026: 37.500 € für Dienstleistungen, 85.000 € für Waren) steht auf der Rechnung „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“; bei Geschäftskunden kommen Verzugszinsen und die Pauschale von 40 € dazu.
• Großbritannien: Sole Traders zeigen ihren eigenen Namen und einen eventuellen Geschäftsnamen, dazu eine Adresse für rechtliche Schreiben. Die VAT-Registrierung wird Pflicht, sobald der steuerpflichtige Umsatz in den letzten 12 Monaten (rollierend) 90.000 £ übersteigt; ab 1.000 £ Einnahmen im Steuerjahr ist die Self Assessment fällig.
• USA: Es gibt kein bundesweites Rechnungsformat. Auf die Rechnung gehört eine EIN statt der Sozialversicherungsnummer, Geschäftskunden verlangen oft ein Formular W-9, und wer dir 2026 für Dienstleistungen 2.000 $ oder mehr zahlt, meldet das auf dem Formular 1099-NEC (vorher lag die Grenze bei 600 $). Zahlungs-Apps melden erst ab 20.000 $ und mehr als 200 Transaktionen.

Frankreich führt außerdem die E-Rechnung zwischen Unternehmen ein: Kleine Unternehmen müssen sie jetzt empfangen und ab dem 1. September 2027 ausstellen können. Unser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht erklärt die Termine, und der französischsprachige Ratgeber zur Rechnung als Auto-Entrepreneur geht auf die Grenzen im Detail ein. So sieht eine französische Rechnung ohne TVA aus:

FACTURE N° [2026-0031]
Date d’émission : [29/09/2026]    Date de la prestation : [24/09/2026]
Échéance : [29/10/2026]

[Prénom Nom] EI · [Activité]
SIREN : [000 000 000] · [Adresse] · [E-mail]

Client : [Nom ou raison sociale] · [Adresse]
[SIREN du client, s’il est professionnel]

Désignation                  Qté    Prix unitaire    Total
[Prestation]                 [1]    [000,00 €]       [000,00 €]

Net à payer : [000,00 €]

TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Paiement par virement : [IBAN]. Escompte pour paiement anticipé : néant.
Pénalités de retard : [taux]. Client professionnel : indemnité forfaitaire de 40 €.

Schicken, verfolgen, bezahlt werden

Eine korrekte Rechnung hilft nur, wenn sie schnell rausgeht und jemand nachhakt. In Binome360 hinterlegst du deine Angaben einmal (Name, Geschäftsbezeichnung, Steuernummer, rechtliche Hinweise wie den Satz zu § 19 UStG), und sie erscheinen in der Fußzeile jeder Rechnung. Danach reicht ein Satz.

Binome360 meldet nichts an das Finanzamt, prüft nicht, ob du die Kleinunternehmergrenzen überschreitest, und ist keine zugelassene E-Rechnungs-Plattform. Behalt deine Umsatzsumme selbst im Blick und frag deine Steuerberatung, wenn du unsicher bist.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Firmennamen, um eine Rechnung zu schreiben?

Nein. Als Einzelunternehmer oder Freiberufler rechnest du unter deinem vollständigen Vor- und Nachnamen ab. Eine Geschäftsbezeichnung wie „Webdesign Jonas Keller“ darfst du zusätzlich verwenden, aber nicht statt deines Namens. Einen Firmennamen im rechtlichen Sinn gibt es erst mit einer Eintragung ins Handelsregister.

Soll ich meine Steuernummer oder die USt-IdNr. auf die Rechnung schreiben?

Eine von beiden genügt. Viele Selbstständige nehmen die USt-IdNr., weil sie nur für die Umsatzsteuer gilt und die Steuernummer nicht bei jeder Kundin landet. Du beantragst sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, auch als Kleinunternehmer.

Wie formuliere ich den Hinweis auf § 19 UStG?

Einen vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Üblich sind „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“ Wichtig ist, dass der Grund für die fehlende Umsatzsteuer erkennbar ist.

Lohnt es sich, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?

Manchmal, zum Beispiel wenn deine Kundschaft fast nur aus Unternehmen besteht, die sich die Umsatzsteuer zurückholen, und du selbst viel investierst. Dann kannst du dir die Vorsteuer erstatten lassen. Der Verzicht bindet dich aber für fünf Jahre; sprich vorher mit deiner Steuerberatung.

Kurz gesagt

Eine Rechnung als Kleinunternehmer braucht überall denselben Kern; die nationalen Extras sind deine steuerliche Kennung und die Frage, ob du Umsatzsteuer berechnest. In Deutschland: Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Nummer, Leistungsdatum und als Kleinunternehmer der Hinweis auf § 19 UStG, mit einem Auge auf den Grenzen von 25.000 € und 100.000 €. In Großbritannien zählt die rollierende VAT-Grenze von 90.000 £, in Frankreich „EI“ und SIREN, in den USA die EIN. Dein erster Schritt: Kopier die Vorlage, die zu dir passt, trag deine Angaben einmal ein und prüf deine nächste Rechnung daran.

Quellen

• IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. Dezember 2026), Grenze von 2.000 $ und mögliche Inflationsanpassung ab 2027: irs.gov/instructions/i1099mec.
• IRS, „IRS issues FAQs on Form 1099-K threshold under the One, Big, Beautiful Bill; dollar limit reverts to $20,000“: irs.gov/newsroom.
• IRS, „What kind of records should I keep“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, „Employer ID numbers“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers.
• GOV.UK, „Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include“: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• GOV.UK, „VAT registration: when to register“ (Grenze 90.000 £, 30-Tage-Regeln): gov.uk/vat-registration/when-to-register.
• GOV.UK, „Check if you need to tell HMRC about additional income“ (trading allowance von 1.000 £) und HMRC, VAT Notice 700/21. Für Deutschland: Umsatzsteuergesetz, §§ 14 und 19 UStG, und § 33 UStDV.
• Service-Public Entreprendre (Frankreich), „Mentions obligatoires sur une facture“, geprüft am 11. August 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
• Service-Public Entreprendre (Frankreich), „Franchise en base de TVA“, Grenzen 2026: entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F21746.

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