Maklumat wajib invois: butiran di Malaysia, UK, EU dan AS

Senarai semak yang berfungsi di kebanyakan negara

Jika anda hanya membaca satu bahagian, bacalah yang ini. Butiran berikut memenuhi peraturan teras di UK dan EU, dan merupakan amalan standard di AS. Ia juga titik permulaan yang baik untuk invois biasa di Malaysia:

Untuk menyusun invois pertama langkah demi langkah, lihat panduan kami tentang cara buat invois. Halaman ini ialah senarai rujukan.

United Kingdom: setiap invois

Menurut GOV.UK, setiap invois mesti mengandungi:

• nombor pengenalan yang unik;
• nama syarikat, alamat dan maklumat hubungan anda;
• nama syarikat dan alamat pelanggan yang anda invoiskan;
• keterangan yang jelas tentang apa yang anda caj;
• tarikh barangan atau perkhidmatan dibekalkan (tarikh pembekalan);
• tarikh invois;
• jumlah yang dicaj;
• jumlah VAT, jika berkenaan;
• jumlah keseluruhan yang terhutang.

Peniaga tunggal juga mesti menunjukkan nama sendiri dan sebarang nama perniagaan yang digunakan, serta, jika mereka menggunakan nama perniagaan, alamat di mana dokumen undang-undang boleh dihantar kepada mereka.

Syarikat berhad mesti menunjukkan nama penuh syarikat seperti dalam sijil pemerbadanan. Jika anda menyenaraikan nama pengarah pada invois, anda mesti menyenaraikan semuanya. Banyak syarikat juga mencetak nombor syarikat, tempat pendaftaran dan pejabat berdaftar, yang diwajibkan oleh peraturan pendedahan perdagangan 2015 pada surat perniagaan, borang pesanan dan laman web.

United Kingdom: invois VAT

Jika anda dan pelanggan kedua-duanya berdaftar VAT, anda mesti menggunakan invois VAT. Notis penyimpanan rekod HMRC menyenaraikan apa yang mesti ditunjukkan dalam invois VAT penuh:

1. nombor berturutan yang mengenal pasti invois secara unik;
2. masa pembekalan (titik cukai);
3. tarikh dikeluarkan, jika berbeza daripada masa pembekalan;
4. nama, alamat dan nombor pendaftaran VAT anda;
5. nama dan alamat pelanggan;
6. keterangan yang cukup untuk mengenal pasti barangan atau perkhidmatan;
7. bagi setiap keterangan: kuantiti atau skop, kadar VAT, dan jumlah perlu dibayar tidak termasuk VAT;
8. jumlah keseluruhan perlu dibayar tidak termasuk VAT;
9. kadar sebarang diskaun tunai yang ditawarkan;
10. jumlah VAT yang dikenakan, dalam paun sterling;
11. harga seunit.

Tiga peraturan yang sering mengelirukan:

• Masa. Anda mesti mengeluarkan invois VAT dalam tempoh 30 hari dari tarikh pembekalan.
• Mata wang. Anda boleh mengeluarkan invois dalam euro atau dolar, tetapi jumlah VAT mesti ditunjukkan dalam paun sterling.
• Invois ringkas dan invois diubah suai. Bagi pembekalan runcit £250 ke bawah termasuk VAT, invois ringkas sudah memadai: nama, alamat dan nombor VAT anda, titik cukai, keterangan, dan bagi setiap kadar VAT, jumlah termasuk VAT dan kadarnya. Melebihi £250, peruncit boleh mengeluarkan invois penuh atau invois diubah suai yang menunjukkan nilai termasuk VAT.

Anda tidak perlu mengeluarkan invois VAT jika invois itu hanya meliputi jualan dikecualikan atau berkadar sifar di dalam UK. Rekod VAT mesti disimpan sekurang-kurangnya enam tahun.

Semak kiraannya: £960 + £640 + £85 = £1,685; VAT 20% ialah £337; jumlah perlu dibayar ialah £2,022.

Kesatuan Eropah: apa yang diwajibkan oleh Artikel 226

Invois VAT di seluruh EU mengikut Artikel 226 Council Directive 2006/112/EC. Setiap negara anggota memasukkannya ke dalam undang-undang kebangsaan dan boleh mewajibkan beberapa tambahan, tetapi senarai terasnya sama di mana-mana:

• dokumen: tarikh dikeluarkan; nombor berturutan, dalam satu atau lebih siri, yang mengenal pasti invois secara unik; tarikh pembekalan atau bayaran pendahuluan, jika berbeza;
• pihak-pihak: nombor VAT pembekal; nombor VAT pelanggan apabila pelanggan bertanggungjawab ke atas VAT atau menerima pembekalan barangan dalam EU; nama penuh dan alamat kedua-duanya;
• pembekalan: kuantiti dan jenis barangan atau skop dan jenis perkhidmatan;
• wang: jumlah bercukai mengikut kadar atau pengecualian, harga seunit tidak termasuk VAT, sebarang diskaun, kadar VAT dan jumlah VAT perlu dibayar;
• perkataan khas jika berkenaan: “Cash accounting”, “Self-billing”, “Reverse charge”, rujukan kepada pengecualian yang digunakan, catatan skim margin untuk ejen pelancongan atau barangan terpakai, seni dan antik, serta butiran wakil cukai.

Artikel 220a membenarkan perniagaan mengeluarkan invois ringkas apabila jumlahnya tidak melebihi €100, dengan butiran yang lebih sedikit: tarikh dikeluarkan, pembekal, jenis barangan atau perkhidmatan, dan jumlah VAT atau maklumat untuk mengiranya. Sesetengah kes rentas sempadan dikecualikan.

Tambahan kebangsaan ialah di mana ia menjadi tempatan. Perancis, contohnya, menambah penalti bayaran lewat, yuran pemulihan €40 antara perniagaan dan, dengan pembaharuan e-invoisnya, nombor syarikat pelanggan (SIREN). Jika anda mengeluarkan invois kepada perniagaan di Perancis, panduan kewajipan e-invois kami menerangkan apa yang berubah di sana dan di negara EU lain.

Amerika Syarikat: tiada senarai persekutuan, tetapi peraturan cukai tetap terpakai

Tiada undang-undang persekutuan yang menyatakan apa yang mesti ada dalam invois. Apa yang diwajibkan datang daripada kontrak, bahagian akaun pelanggan anda dan undang-undang cukai negeri. Invois profesional di AS biasanya menunjukkan:

• nama perniagaan, alamat dan maklumat hubungan anda, serta pelanggan;
• nombor dan tarikh invois;
• keterangan kerja atau barangan, dengan kuantiti dan kadar;
• cukai jualan, sebagai baris berasingan, jika anda diwajibkan mengutipnya. Peraturan, kadar dan apa yang bercukai ditetapkan oleh setiap negeri (dan kadangkala bandar dan daerah), jadi semak dengan jabatan hasil negeri anda;
• jumlah perlu dibayar, tarikh akhir dan cara membayar (“Net 30” bermaksud bayaran dalam tempoh 30 hari dari tarikh invois).

Dua perkara cukai untuk pekerja bebas dan kontraktor di sana:

• Jangan cetak nombor Keselamatan Sosial pada invois. Pelanggan yang memerlukan ID pembayar cukai anda akan meminta Borang W-9; Employer Identification Number (EIN) boleh diperoleh secara percuma daripada IRS dan mengelakkan anda berkongsi SSN.
• Jangkakan 1099-NEC melebihi $2,000. Bagi bayaran yang dibuat selepas 31 Disember 2025, pelanggan perniagaan memfailkan Borang 1099-NEC apabila ia membayar anda $2,000 atau lebih dalam setahun (ambangnya $600 sebelum ini). Invois anda ialah rekod yang akan anda padankan dengannya.

IRS menyenaraikan invois antara dokumen yang menyokong penerimaan kasar, jadi simpan setiap invois yang anda keluarkan.

Sebelum menghantar: senarai semak

Jika anda menemui kesilapan selepas menghantar, jangan ubah invois itu: keluarkan nota kredit yang membatalkannya dan invois baharu yang betul.

Tetapkan butiran sekali sahaja

Kebanyakan butiran ini tidak pernah berubah dari satu invois ke invois lain: nama, alamat, nombor cukai dan terma pembayaran anda. Simpan sekali dalam alat invois anda supaya ia muncul pada setiap dokumen.

Dalam Binome360, butiran perniagaan dan nota undang-undang anda masuk ke pengaki secara automatik, penomoran berjalan sendiri, dan kadar cukai digunakan pada setiap baris. Ia bukan platform e-invois yang diperakui dan invoisnya bukan e-Invois, jadi apabila sesebuah negara, termasuk Malaysia melalui MyInvois, mewajibkan e-invois berstruktur antara perniagaan, anda perlukan sistem rasmi atau penyedia yang diluluskan.

Soalan lazim

Adakah invois perlu ditandatangani?

Tandatangan tidak termasuk dalam butiran yang disenaraikan dalam artikel 226 Arahan VAT EU atau dalam senarai HMRC tentang apa yang mesti ditunjukkan oleh invois VAT, jadi peraturan VAT tidak memintanya. Yang penting ialah butiran wajib ada dan invois itu sahih serta boleh dibaca. Pelanggan atau kontrak masih boleh meminta salinan bertandatangan.

Bolehkah saya menggunakan lebih daripada satu siri nombor invois?

Boleh. Arahan VAT EU membenarkan satu atau lebih siri, asalkan setiap nombor mengenal pasti satu invois sahaja. Banyak perniagaan memulakan siri baharu setiap tahun (2026-001, 2026-002…). Cuma jangan sekali-kali guna semula atau langkau nombor dalam satu siri.

Bagaimana jika saya tidak berdaftar VAT di UK?

Anda mengeluarkan invois biasa dengan butiran asas GOV.UK dan tanpa VAT. Anda tidak boleh mengenakan VAT atau menunjukkan nombor VAT. Pendaftaran menjadi wajib sebaik pusing ganti bercukai VAT anda melebihi ambang, kini £90,000. Di Malaysia, logiknya serupa untuk SST: jika anda tidak berdaftar, jangan kenakan SST, dan semak ambang pendaftaran dengan Kastam.

Adakah saya perlu meletakkan terma pembayaran pada invois?

Peraturan UK dan EU mewajibkan jumlah, bukan terma, tetapi tanpa tarikh akhir tiada apa yang pernah lewat. Di UK, jika tiada terma dipersetujui antara perniagaan, bayaran perlu dibuat 30 hari selepas pelanggan menerima invois atau barangan atau perkhidmatan, yang mana lebih lewat.

Adakah invois di AS perlu menunjukkan cukai jualan secara berasingan?

Jika anda mengutip cukai jualan, menunjukkannya pada baris sendiri adalah standard dan sering diwajibkan oleh peraturan negeri. Semak panduan negeri anda, kerana peraturannya berbeza.

Kesimpulannya

Maklumat wajib invois hampir sama di mana-mana: nombor unik, tarikh, kedua-dua pihak, keterangan yang jelas, harga, cukai dan jumlah. UK menambah peraturan invois VAT dengan had 30 hari dan jumlah VAT dalam paun sterling, EU menggunakan Artikel 226 di setiap negara anggota, AS menyerahkannya kepada negeri dan amalan baik, dan di Malaysia anda perlu menyemak SST serta fasa e-Invois yang terpakai. Tindakan pertama: semak invois terakhir anda dengan senarai semak di atas dan betulkan templat anda sebelum menghantar yang seterusnya.

Sumber

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, seksyen 2.4, 3.1, 4.1 dan 4.4 hingga 4.6, dikemas kini 18 Mac 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Council Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax, Artikel 220a, 226 dan 226b: legislation.gov.uk (EU-derived text) dan eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), ambang $2,000 bagi bayaran selepas 31 Disember 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (keperluan kebangsaan Perancis): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.