Hóa đơn gồm những gì? Nội dung bắt buộc ở Việt Nam, Anh, EU, Mỹ

Danh sách kiểm tra dùng được ở hầu hết các nước

Nếu chỉ đọc một phần, hãy đọc phần này. Những nội dung dưới đây đáp ứng quy định cốt lõi ở Việt Nam, Anh và EU:

Ở Việt Nam, hóa đơn điện tử còn mang chữ ký số của người bán và, với hóa đơn có mã, mã của cơ quan thuế; hãy đối chiếu với toàn văn Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc hỏi kế toán của bạn. Ở Mỹ, không có danh sách liên bang: các mục trên là thông lệ. Để biết cách lập hóa đơn đầu tiên từng bước, xem bài cách viết hóa đơn. Trang này là danh sách tra cứu.

Vương quốc Anh: mọi hóa đơn

Theo GOV.UK, mọi hóa đơn phải có:

• một số định danh duy nhất;
• tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn;
• tên công ty và địa chỉ của khách hàng bạn lập hóa đơn;
• mô tả rõ ràng những gì bạn tính tiền;
• ngày cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ;
• ngày lập hóa đơn;
• số tiền tính cho từng khoản;
• tiền VAT, nếu có;
• tổng số tiền phải trả.

Người kinh doanh cá thể còn phải ghi họ tên của mình và tên kinh doanh nếu có, kèm, nếu dùng tên kinh doanh, một địa chỉ nhận được giấy tờ pháp lý.

Công ty trách nhiệm hữu hạn phải ghi đầy đủ tên công ty như trên giấy chứng nhận thành lập. Nếu ghi tên giám đốc trên hóa đơn, phải ghi tất cả các giám đốc. Nhiều công ty còn in số đăng ký công ty, nơi đăng ký và địa chỉ trụ sở, những thông tin mà quy định công bố thông tin thương mại năm 2015 yêu cầu trên thư từ kinh doanh, đơn đặt hàng và website.

Vương quốc Anh: hóa đơn VAT

Nếu bạn và khách hàng đều đăng ký VAT, bạn phải dùng hóa đơn VAT. Thông báo về lưu giữ sổ sách của HMRC liệt kê những gì một hóa đơn VAT đầy đủ phải có:

1. một số thứ tự xác định duy nhất hóa đơn;
2. thời điểm cung cấp (tax point);
3. ngày lập, nếu khác thời điểm cung cấp;
4. tên, địa chỉ và số đăng ký VAT của bạn;
5. tên và địa chỉ của khách hàng;
6. mô tả đủ để xác định hàng hóa hoặc dịch vụ;
7. với mỗi dòng mô tả: số lượng hoặc khối lượng, thuế suất VAT, và số tiền phải trả chưa có VAT;
8. tổng số tiền phải trả chưa có VAT;
9. mức chiết khấu thanh toán tiền mặt, nếu có;
10. tổng tiền VAT, bằng bảng Anh;
11. đơn giá.

Ba quy định hay khiến người ta vấp:

• Thời hạn. Bạn phải lập hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày kể từ ngày cung cấp.
• Loại tiền. Bạn có thể lập hóa đơn bằng euro hay đô la, nhưng tổng tiền VAT phải thể hiện bằng bảng Anh.
• Hóa đơn rút gọn và hóa đơn điều chỉnh dạng bán lẻ. Với giao dịch bán lẻ từ 250 bảng trở xuống (đã gồm VAT), chỉ cần hóa đơn rút gọn: tên, địa chỉ và số VAT của bạn, thời điểm tính thuế, mô tả, và với mỗi mức thuế suất là tổng tiền đã gồm VAT và thuế suất. Trên 250 bảng, người bán lẻ có thể lập hóa đơn đầy đủ hoặc một hóa đơn điều chỉnh thể hiện giá trị đã gồm VAT.

Bạn không cần lập hóa đơn VAT nếu hóa đơn chỉ gồm các giao dịch được miễn thuế hoặc chịu thuế suất 0% trong nước Anh. Sổ sách VAT phải được lưu ít nhất sáu năm.

Kiểm tra lại phép tính: 960 + 640 + 85 = 1.685 bảng; VAT 20% là 337 bảng; tổng phải trả là 2.022 bảng.

Liên minh châu Âu: Điều 226 yêu cầu gì

Hóa đơn VAT trên khắp EU tuân theo Điều 226 của Chỉ thị Hội đồng 2006/112/EC. Mỗi nước thành viên đưa điều này vào luật quốc gia và có thể yêu cầu thêm vài nội dung, nhưng danh sách cốt lõi ở đâu cũng giống nhau:

• về chứng từ: ngày lập; một số thứ tự, theo một hoặc nhiều dãy, xác định duy nhất hóa đơn; ngày cung cấp hoặc ngày thanh toán trước, nếu khác;
• về các bên: số VAT của người bán; số VAT của khách hàng khi khách là người nộp VAT hoặc nhận hàng hóa giao trong nội khối EU; họ tên và địa chỉ đầy đủ của cả hai bên;
• về giao dịch: số lượng và loại hàng hóa, hoặc khối lượng và loại dịch vụ;
• về tiền: giá tính thuế theo từng mức thuế suất hoặc từng trường hợp miễn thuế, đơn giá chưa VAT, các khoản giảm giá, thuế suất VAT và tiền VAT phải nộp;
• ghi chú đặc biệt khi áp dụng: “Cash accounting”, “Self-billing”, “Reverse charge”, căn cứ miễn thuế được áp dụng, ghi chú về cơ chế tính trên phần chênh lệch cho đại lý du lịch hoặc hàng đã qua sử dụng, tác phẩm nghệ thuật và đồ cổ, và thông tin về đại diện thuế.

Điều 220a cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn rút gọn khi số tiền không quá 100 euro, với ít nội dung hơn: ngày lập, người bán, loại hàng hóa hoặc dịch vụ, và tiền VAT hoặc thông tin để tính được số đó. Một số trường hợp xuyên biên giới bị loại trừ.

Phần bổ sung của từng nước mới là chỗ khác biệt. Pháp, chẳng hạn, yêu cầu thêm tiền phạt chậm thanh toán, phí thu hồi nợ 40 euro giữa các doanh nghiệp và, với cải cách hóa đơn điện tử, mã doanh nghiệp của khách hàng (SIREN). Nếu bạn lập hóa đơn cho một doanh nghiệp Pháp, bài các quy định bắt buộc về hóa đơn điện tử giải thích những gì đang thay đổi ở Pháp và các nước EU khác.

Hoa Kỳ: không có danh sách liên bang, nhưng vẫn có quy định thuế

Không có luật liên bang nào quy định hóa đơn phải có những gì. Yêu cầu đến từ hợp đồng, bộ phận kế toán của khách hàng và luật thuế của bang. Một hóa đơn chuyên nghiệp ở Mỹ thường có:

• tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn và của khách hàng;
• số hóa đơn và ngày lập;
• mô tả công việc hoặc hàng hóa, kèm số lượng và đơn giá;
• thuế bán hàng (sales tax), trên một dòng riêng, khi bạn phải thu. Quy định, thuế suất và những gì chịu thuế do từng bang (đôi khi cả thành phố và quận) đặt ra, nên hãy kiểm tra với cơ quan thuế của bang;
• tổng tiền phải trả, hạn thanh toán và cách thanh toán (“Net 30” nghĩa là trả trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn).

Hai điểm về thuế cho người làm tự do và nhà thầu:

• Đừng in số An sinh Xã hội lên hóa đơn. Khách hàng cần mã số người nộp thuế của bạn sẽ yêu cầu mẫu W-9; mã EIN được IRS cấp miễn phí và giúp bạn không phải chia sẻ số An sinh Xã hội.
• Chờ mẫu 1099-NEC khi vượt 2.000 USD. Với các khoản chi trả sau ngày 31/12/2025, khách hàng doanh nghiệp nộp mẫu 1099-NEC khi trả bạn từ 2.000 USD trở lên trong một năm (trước đây ngưỡng là 600 USD). Hóa đơn của bạn là thứ để đối chiếu với mẫu đó.

IRS xếp hóa đơn vào nhóm chứng từ chứng minh doanh thu, nên hãy lưu mọi hóa đơn bạn lập.

Trước khi gửi: danh sách kiểm tra

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã gửi, đừng sửa hóa đơn: hãy lập một chứng từ ghi giảm (credit note) để hủy nó và một hóa đơn mới đúng. Với hóa đơn điện tử ở Việt Nam, việc này được làm bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế trên phần mềm hóa đơn.

Chỉ cần nhập thông tin một lần

Phần lớn các nội dung này không bao giờ thay đổi từ hóa đơn này sang hóa đơn khác: tên, địa chỉ, mã số thuế và điều khoản thanh toán của bạn. Hãy lưu chúng một lần trong công cụ lập hóa đơn để chúng tự hiện trên mọi chứng từ.

Trong Binome360, thông tin doanh nghiệp và các ghi chú pháp lý của bạn tự động nằm ở chân trang, việc đánh số tự chạy, và thuế suất được áp dụng cho từng dòng. Đây không phải nền tảng hóa đơn điện tử được cấp phép, nên ở những nơi bắt buộc hóa đơn điện tử, như Việt Nam, bạn cần một nhà cung cấp được cấp phép.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn có cần chữ ký không?

Ở Việt Nam, hóa đơn điện tử thường mang chữ ký số của người bán, do phần mềm hóa đơn thực hiện. Ở EU và Anh, chữ ký không nằm trong danh sách của Điều 226 Chỉ thị VAT hay danh sách nội dung hóa đơn VAT của HMRC, nên quy định VAT không đòi hỏi. Điều quan trọng là có đủ nội dung bắt buộc, hóa đơn xác thực và đọc được. Khách hàng hoặc hợp đồng vẫn có thể yêu cầu bản có chữ ký.

Có thể dùng nhiều dãy số hóa đơn không?

Có. Chỉ thị VAT của EU cho phép một hoặc nhiều dãy, miễn là mỗi số chỉ xác định một hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu một dãy mới mỗi năm (2026-001, 2026-002…). Ở Việt Nam, ký hiệu và số hóa đơn điện tử do phần mềm hóa đơn quản lý theo quy định. Dù ở đâu, đừng bao giờ dùng lại hay bỏ qua một số trong cùng một dãy.

Nếu tôi không kê khai thuế GTGT thì sao?

Ở Việt Nam, người nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp dùng hóa đơn bán hàng, không có dòng thuế GTGT riêng; hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế xem trường hợp của bạn thế nào. Ở Anh, nếu chưa đăng ký VAT, bạn lập hóa đơn thông thường theo danh sách cơ bản của GOV.UK, không có VAT, và không được ghi số VAT. Việc đăng ký trở thành bắt buộc khi doanh thu chịu VAT vượt ngưỡng, hiện là 90.000 bảng.

Có bắt buộc ghi điều khoản thanh toán trên hóa đơn không?

Quy định ở Anh và EU yêu cầu tổng tiền, không phải điều khoản, nhưng không có hạn thanh toán thì chẳng khoản nào bị coi là trễ. Ở Anh, nếu giữa các doanh nghiệp không có thỏa thuận, hạn thanh toán là 30 ngày sau khi khách nhận hóa đơn hoặc nhận hàng hóa, dịch vụ, tùy mốc nào đến sau. Ở Việt Nam, hãy ghi hạn thanh toán trong hợp đồng, và thêm vào hóa đơn nếu phần mềm cho phép.

Hóa đơn ở Mỹ có phải ghi riêng thuế bán hàng không?

Khi bạn thu thuế bán hàng, ghi nó trên một dòng riêng là thông lệ và thường là yêu cầu theo quy định của bang. Hãy kiểm tra hướng dẫn của bang bạn, vì quy định mỗi nơi một khác.

Tóm lại

Hóa đơn nào cũng gồm một số duy nhất, ngày tháng, thông tin hai bên, mô tả rõ ràng, giá, thuế và tổng tiền. Việt Nam yêu cầu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có mã số thuế và chữ ký số; Anh thêm quy định về hóa đơn VAT với hạn 30 ngày và tổng VAT bằng bảng Anh, EU áp dụng Điều 226 ở mọi nước thành viên, còn Mỹ để các bang và thông lệ quyết định. Việc đầu tiên: rà hóa đơn gần nhất của bạn theo danh sách kiểm tra ở trên và sửa mẫu trước khi gửi hóa đơn tiếp theo.

Nguồn

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, mục 2.4, 3.1, 4.1 và 4.4 đến 4.6, cập nhật ngày 18/3/2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Council Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax, các điều 220a, 226 và 226b: legislation.gov.uk (văn bản có nguồn gốc EU) và eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), ngưỡng 2.000 USD cho các khoản chi trả sau ngày 31/12/2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (quy định của Pháp): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.