Faturada bulunması zorunlu bilgiler: Türkiye, AB ve ABD

Çoğu ülkede işe yarayan kontrol listesi

Yalnızca bir bölüm okuyacaksan bunu oku. Bu bilgiler Türkiye'deki ve AB'deki temel kuralları karşılar, ABD'de de standart uygulamadır:

İlk faturanı adım adım hazırlamak için fatura nasıl kesilir rehberimize bak. Bu sayfa bir başvuru listesidir.

Türkiye: faturada bulunması zorunlu bilgiler

Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesine göre bir faturada en az şunlar bulunur:

• faturanın düzenlenme tarihi;
• faturanın seri ve sıra numarası;
• faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı;
• düzenleyenin iş adresi;
• düzenleyenin bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası;
• müşterinin adı, ticaret unvanı ve adresi;
• müşterinin, varsa, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası;
• malın ya da işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı;
• mal satışlarında malın teslim tarihi ve irsaliye numarası.

KDV mükellefiysen hesapladığın KDV'yi de faturada ayrıca gösterirsin; genel oran %20'dir, bazı mal ve hizmetlerde %10 ya da %1 uygulanır.

Şahıs şirketleri ticaret unvanlarıyla fatura keser; bu unvanda sahibinin adı ve soyadı bulunur. Ek bir işletme adı kullanıyorsan onu da yazabilirsin.

Limited ve anonim şirketler tescil edilmiş tam ticaret unvanlarını kullanır. Birçok şirket ticaret sicil numarasını, MERSİS numarasını ve merkez adresini de faturalarına ve yazışmalarına basar; bunlardan hangisinin hangi belgede zorunlu olduğunu mali müşavirine sor.

Türkiye: KDV'li eksiksiz fatura ve e-belgeler

KDV mükellefiysen, hele e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kapsamındaysan, eksiksiz bir fatura pratikte şunları gösterir:

1. faturayı tek başına tanımlayan seri ve sıra numarası;
2. düzenleme tarihi;
3. farklıysa malın teslim ya da hizmetin yapıldığı tarih;
4. adın ya da unvanın ve iş adresin;
5. vergi dairen ve vergi kimlik numaran;
6. müşterinin adı ya da unvanı ve adresi;
7. müşterinin, varsa, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası;
8. malı ya da hizmeti tanımlamaya yetecek bir açıklama ve miktarı;
9. her satır için birim fiyat, KDV hariç tutar ve uygulanan KDV oranı;
10. hesaplanan KDV tutarı, ayrıca gösterilmiş olarak;
11. KDV dahil ödenecek toplam.

İnsanları en sık yakalayan üç kural:

• Süre. Fatura, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir; Vergi Usul Kanunu'na göre bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Elektronik ya da matbu. e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaysan faturayı GİB sistemi üzerinden kesersin; kâğıt fatura ise ancak Maliye ile anlaşmalı bir matbaada basılmış, seri ve sıra numaralı bir koçana yazılabilir.
• Perakende satışlar. Nihai tüketiciye yapılan ve her yıl güncellenen fatura düzenleme sınırının altında kalan satışlarda fatura yerine yazar kasa fişi verilebilir; müşteri isterse yine fatura kesilir.

Tamamen KDV'den istisna bir işlem yapıyorsan faturada istisnanın dayanağını belirtmen gerekebilir; bunu mali müşavirinle netleştir. Belgelerini Vergi Usul Kanunu'na göre en az 5 yıl sakla; Türk Ticaret Kanunu tacirler için 10 yıl öngörür.

Hesabı kontrol et: 19.200 ₺ + 12.800 ₺ + 1.700 ₺ = 33.700 ₺; %20 KDV 6.740 ₺ eder; ödenecek toplam 40.440 ₺.

Avrupa Birliği: 226. madde neyi şart koşar?

AB genelinde KDV faturaları, 2006/112/EC sayılı Konsey Direktifi'nin 226. maddesine uyar. Her üye devlet bunu kendi mevzuatına aktarır ve birkaç ek isteyebilir, ama temel liste her yerde aynıdır. Türkiye AB üyesi olmadığı için bu kurallar Türk faturalarına uygulanmaz; yine de AB'deki müşterilere fatura kesiyorsan onların ne beklediğini bilmek işini kolaylaştırır:

• belge: düzenleme tarihi; faturayı tek başına tanımlayan, bir ya da birden fazla seride ilerleyen sıra numarası; farklıysa teslim ya da avans ödemesi tarihi;
• taraflar: satıcının KDV numarası; müşteri KDV'den sorumluysa ya da AB içi bir mal teslimi alıyorsa müşterinin KDV numarası; iki tarafın tam adı ve adresi;
• teslim: malların miktarı ve cinsi ya da hizmetlerin kapsamı ve niteliği;
• para: her oran ya da istisna için matrah, KDV hariç birim fiyat, varsa indirimler, KDV oranı ve ödenecek KDV tutarı;
• gerektiğinde özel ibareler: “Cash accounting”, “Self-billing”, “Reverse charge”, uygulanan istisnaya atıf, seyahat acenteleri ya da ikinci el mallar, sanat eserleri ve antikalar için marj rejimi ibaresi ve varsa vergi temsilcisinin bilgileri.

220a. madde, tutar 100 €'yu aşmıyorsa işletmelerin daha az bilgi içeren basitleştirilmiş bir fatura düzenlemesine izin verir: düzenleme tarihi, satıcı, mal ya da hizmetin türü ve KDV tutarı ya da onu hesaplamaya yarayan bilgi. Bazı sınır ötesi durumlar bunun dışındadır.

İşin yerelleştiği yer ulusal eklerdir. Örneğin Fransa, geç ödeme cezalarını, işletmeler arasında 40 €'luk tahsilat masrafı tazminatını ve e-fatura reformuyla birlikte müşterinin şirket numarasını (SIREN) ekler. Fransız bir işletmeye fatura kesiyorsan e-fatura zorunlulukları rehberimiz orada ve diğer AB ülkelerinde nelerin değiştiğini anlatıyor.

ABD: federal liste yok, ama vergi kuralları geçerli

Hiçbir federal kanun bir faturanın içeriğini belirlemez. Gereken şeyler sözleşmelerden, müşterinin muhasebe biriminden ve eyaletlerin vergi mevzuatından gelir. ABD'deki profesyonel bir fatura genellikle şunları gösterir:

• senin işletme adın, adresin ve iletişim bilgilerin, bir de müşterininkiler;
• bir fatura numarası ve tarihi;
• miktarları ve ücretleriyle birlikte işin ya da malların açıklaması;
• toplamakla yükümlü olduğun yerde ayrı bir satırda satış vergisi. Kuralları, oranları ve neyin vergilendirildiğini her eyalet (bazen şehirler ve ilçeler de) kendisi belirler; eyaletinin gelir idaresine danış;
• ödenecek toplam, vade tarihi ve ödeme yolu (“Net 30”, fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde ödeme demektir).

ABD'li müşterilere çalışan serbest çalışanlar için iki vergi notu:

• Faturaya kimlik numaranı yazma. Vergi kimliğine ihtiyaç duyan ABD'li müşteriler, ABD'de yaşayanlardan W-9 formu, senin gibi yurt dışındaki hizmet sağlayıcılardan ise genellikle W-8BEN (şirketler için W-8BEN-E) formu ister; bilgini faturada değil, bu formda verirsin.
• 1099-NEC ve 2.000 dolar eşiği. 31 Aralık 2025'ten sonra yapılan ödemelerde bir ABD'li işletme, bir yükleniciye yılda 2.000 dolar ve üzeri ödediğinde 1099-NEC formu düzenler (eşik önceden 600 dolardı). Bu form ABD'deki yükleniciler içindir; senin durumunda hangi formun geçerli olduğunu müşterinin muhasebesine sor ve faturalarını buna göre sakla.

IRS, faturaları brüt hasılatı destekleyen belgeler arasında sayar; düzenlediğin her faturayı sakla.

Göndermeden önce: kontrol listesi

Gönderdikten sonra bir hata fark edersen faturanın üzerinde oynama: hatayı resmî bir yolla düzelt (duruma göre iptal, iade faturası ya da yeni ve doğru bir fatura) ve hangi yolun geçerli olduğunu mali müşavirine sor.

Bilgileri bir kez gir

Bu bilgilerin çoğu bir faturadan diğerine hiç değişmez: adın, adresin, vergi numaraların ve ödeme koşulların. Onları fatura aracına bir kez kaydet ki her belgede görünsünler.

Binome360'ta işletme bilgilerin ve yasal notların altbilgiye kendiliğinden eklenir, numaralandırma kendi kendine ilerler ve KDV oranı her satıra uygulanır. Onaylı bir e-fatura platformu değildir: e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaysan resmî faturanı GİB sistemi üzerinden düzenlemen gerekir.

Sık sorulan sorular

Faturanın imzalı olması gerekir mi?

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır; kâğıt faturalarda kaşe ve imza uygulamada yaygındır. AB KDV Direktifi'nin 226. maddesinde ve Birleşik Krallık vergi idaresinin KDV faturası listesinde ise imza yer almaz. Önemli olan zorunlu bilgilerin eksiksiz olması, faturanın gerçek ve okunaklı olmasıdır. Bir müşteri ya da sözleşme yine de imzalı bir nüsha isteyebilir.

Birden fazla fatura serisi kullanabilir miyim?

Evet. AB KDV Direktifi, her numara tek bir faturayı tanımladığı sürece bir ya da birden fazla seriye izin verir. Türkiye'de de e-Fatura ve e-Arşiv numarasında 3 karakterlik seri ön ekinden sonra yıl ve 9 haneli sıra numarası gelir; böylece her yıl yeni bir sıra başlar. Yalnızca bir seri içinde numarayı asla tekrar kullanma ya da atlama.

Serbest meslek erbabıysam fatura mı keserim?

Hayır; serbest meslek faaliyetin için fatura yerine serbest meslek makbuzu düzenlersin, bugün bu belge elektronik olarak e-SMM şeklinde de düzenleniyor. Makbuzda da tarih, sıra numarası, iki tarafın bilgileri ve alınan ücret yer alır. Hangi belgeyi düzenlemen gerektiğinden emin değilsen mali müşavirine danış.

Faturaya ödeme koşullarını yazmak zorunda mıyım?

Vergi Usul Kanunu'nun saydığı bilgiler arasında ödeme koşulları yok; AB kuralları da koşulları değil, toplamı ister. Ama vade tarihi yoksa hiçbir şey gecikmiş sayılmaz. Karşılaştırma için: Birleşik Krallık'ta işletmeler arasında vade kararlaştırılmamışsa ödeme, müşterinin faturayı ya da malı veya hizmeti aldığı tarihten (hangisi sonraysa) 30 gün sonra muaccel olur.

ABD'de faturada satış vergisinin ayrıca gösterilmesi gerekir mi?

Satış vergisi topladığın yerde onu ayrı bir satırda göstermek standarttır ve çoğu zaman eyalet kurallarınca zorunludur. Kurallar eyaletten eyalete değiştiği için eyaletin rehberine bak; Türkiye'den ABD'ye hizmet veriyorsan bu kuralların sana uygulanıp uygulanmadığını bir uzmana sor.

Kısacası

Her faturada benzersiz bir numara, tarihler, iki taraf, açık bir açıklama, fiyatlar, vergi ve toplam bulunur. Türkiye'de asgari liste Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesinde yer alır, fatura 7 gün içinde düzenlenir ve kapsamdaysan e-Fatura ya da e-Arşiv olarak kesilir; AB her üye devlette 226. maddeyi uygular; ABD ise işi eyaletlere ve iyi uygulamaya bırakır. İlk iş: son faturanı yukarıdaki kontrol listesinden geçir ve bir sonrakini göndermeden önce şablonunu düzelt.

Kaynaklar

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, bölüm 2.4, 3.1, 4.1 ve 4.4–4.6, güncelleme 18 Mart 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• 2006/112/EC sayılı Konsey Direktifi (ortak katma değer vergisi sistemi), madde 220a, 226 ve 226b: legislation.gov.uk (AB kaynaklı metin) ve eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), 31 Aralık 2025'ten sonraki ödemeler için 2.000 dolar eşiği: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (Fransa'daki ulusal zorunluluklar): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

Bu yazı şu dilde de mevcut: English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.