Pflichtangaben Rechnung: was auf jeder Rechnung stehen muss

Die Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn du nur einen Abschnitt liest, dann diesen. Die Tabelle zeigt, welche Angaben eine normale Rechnung, eine Kleinbetragsrechnung und eine Kleinunternehmer-Rechnung brauchen:

Wie du eine erste Rechnung Schritt für Schritt aufbaust, zeigt unser Ratgeber, wie du eine Rechnung schreibst. Diese Seite ist die Referenzliste.

Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung enthalten (Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer findest du im nächsten Abschnitt):

• deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift;
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift deiner Kundschaft;
• deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.;
• das Ausstellungsdatum;
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird (eine oder mehrere Zahlenreihen sind erlaubt);
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Umfang und Art der Leistung;
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (der Kalendermonat reicht, etwa „Leistungszeitraum September 2026“);
• das Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, und jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Rabatt, Skonto oder Bonus;
• den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag geben ihren vollständigen Vor- und Nachnamen an, auch wenn sie unter einer Geschäftsbezeichnung auftreten.

GmbH und UG geben die Firma an, wie sie im Handelsregister steht. Dazu verlangt § 35a GmbHG auf allen Geschäftsbriefen, also auch auf Rechnungen, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer mit Namen.

Sonderfälle: Wann weitere Angaben dazukommen

Je nach Geschäft ändern sich die Pflichtangaben. Die häufigsten Fälle:

1. Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): Es reichen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz.
2. Kleinunternehmer (§ 19 UStG, § 34a UStDV): keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung; Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht vorgeschrieben, für deine Buchhaltung aber sinnvoll.
3. Reverse Charge (§ 13b UStG), etwa bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmen oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland: kein Steuerausweis, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
4. Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland: zusätzlich deine USt-IdNr. und die deiner Kundschaft.
5. Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren: ein Hinweis auf die Steuerbefreiung und beide USt-IdNrn.
6. Ausfuhr in ein Land außerhalb der EU: ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
7. Gutschrift: Rechnet deine Kundschaft für dich ab, muss das Wort „Gutschrift“ auf dem Dokument stehen.
8. Arbeiten an einem Grundstück für Privatleute: ein Hinweis, dass die Kundschaft die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.
9. Differenzbesteuerung bei Gebrauchtwaren, Kunst oder Antiquitäten: ein Vermerk wie „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, ohne gesonderten Steuerausweis.
10. Anzahlungen: In der Schlussrechnung ziehst du die erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab.
11. Fremdwährung: Du darfst in Dollar oder Pfund abrechnen, musst die Umsatzsteuer für das Finanzamt aber in Euro umrechnen.

Drei Regeln, über die viele stolpern:

• Frist. Für Leistungen an Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Gegenüber Privatleuten gilt diese Pflicht nur bei Arbeiten an einem Grundstück.
• Leistungsdatum. Es muss auch dann drauf, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.
• Unberechtigter Steuerausweis. Weist du Umsatzsteuer aus, die du nicht schuldest, etwa als Kleinunternehmer, oder einen zu hohen Betrag, musst du ihn trotzdem ans Finanzamt zahlen (§ 14c UStG).

Verkaufst du an Privatleute, bist du außer bei Grundstücksarbeiten nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen; oft reicht ein Kassenbon oder eine Quittung. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG).

Die Probe: 960 € + 640 € + 85 € = 1.685 €; 19 % Umsatzsteuer sind 320,15 €; der Gesamtbetrag beträgt 2.005,15 €.

Europäische Union: was Artikel 226 verlangt

Rechnungen folgen in der ganzen EU Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates. Jeder Mitgliedstaat setzt ihn in nationales Recht um (Deutschland mit § 14 und § 14a UStG) und darf ein paar Extras verlangen, aber die Kernliste ist überall gleich:

• das Dokument: das Ausstellungsdatum; eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Reihen, die die Rechnung eindeutig kennzeichnet; das Datum der Lieferung oder Anzahlung, wenn es abweicht;
• die Beteiligten: die USt-IdNr. des Leistenden; die USt-IdNr. der Kundschaft, wenn sie die Steuer schuldet oder eine innergemeinschaftliche Lieferung erhält; vollständiger Name und Anschrift beider Seiten;
• die Leistung: Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Dienstleistungen;
• das Geld: die Bemessungsgrundlage je Steuersatz oder Steuerbefreiung, der Einzelpreis ohne Mehrwertsteuer, etwaige Rabatte, der Steuersatz und der zu zahlende Steuerbetrag;
• besondere Vermerke, wo sie gelten: „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“, „Gutschrift“, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ein Verweis auf die angewandte Steuerbefreiung, der Vermerk zur Differenzbesteuerung für Reisebüros oder für Gebrauchtwaren, Kunst und Antiquitäten sowie Angaben zu einem Steuervertreter.

Artikel 220a erlaubt eine vereinfachte Rechnung, wenn der Betrag 100 € nicht übersteigt, mit weniger Angaben: Ausstellungsdatum, Leistender, Art der Waren oder Dienstleistungen und der Steuerbetrag oder die Angaben, um ihn zu berechnen. Einige grenzüberschreitende Fälle sind ausgenommen. Deutschland lässt die Kleinbetragsrechnung bis 250 € zu (§ 33 UStDV).

Bei den nationalen Extras wird es lokal. Frankreich etwa verlangt Angaben zu Verzugsstrafen, eine Pauschale von 40 € zwischen Unternehmen und mit seiner E-Rechnungsreform die SIREN-Nummer der Kundschaft; Deutschland verlangt bei Grundstücksarbeiten für Privatleute den Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht. Rechnest du an Unternehmen in Frankreich ab, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht, was sich dort und in anderen EU-Ländern ändert.

Großbritannien und USA: zum Vergleich

Hast du Kundschaft in Großbritannien oder den USA, hilft ein Blick auf die dortigen Gepflogenheiten. Die wichtigsten Punkte:

• Großbritannien: GOV.UK verlangt auf jeder Rechnung eine eindeutige Nummer, Namen und Anschriften beider Seiten, eine klare Beschreibung, Leistungs- und Rechnungsdatum, die Beträge, gegebenenfalls die VAT und den Gesamtbetrag;
• Großbritannien: Wer für die VAT registriert ist, stellt eine VAT-Rechnung mit VAT-Nummer, Steuerzeitpunkt und VAT-Gesamtbetrag in Pfund aus, innerhalb von 30 Tagen nach der Leistung; bis 250 £ reicht eine vereinfachte Rechnung;
• Großbritannien: Die VAT-Registrierung wird Pflicht, sobald der steuerpflichtige Umsatz 90.000 £ übersteigt, und VAT-Unterlagen werden mindestens sechs Jahre aufbewahrt;
• USA: Kein Bundesgesetz legt fest, was auf eine Rechnung muss; die Sales Tax steht als eigene Zeile drauf, wo sie erhoben wird, und Regeln, Sätze und steuerpflichtige Leistungen legt jeder Bundesstaat fest (manchmal auch Städte und Countys);
• USA: Üblich sind Rechnungsnummer und Datum, eine Beschreibung mit Mengen und Sätzen, der Gesamtbetrag, die Fälligkeit und der Zahlungsweg („Net 30“ heißt zahlbar binnen 30 Tagen ab Rechnungsdatum).

Zwei Punkte für Freelancer mit US-Kundschaft:

• Formulare. US-Kunden fragen Freelancer aus den USA nach dem Formular W-9; als Freelancer aus Deutschland bekommst du in der Regel stattdessen das Formular W-8BEN.
• Meldegrenze. Für Zahlungen nach dem 31. Dezember 2025 melden US-Unternehmen Honorare an US-Freelancer ab 2.000 $ im Jahr auf dem Formular 1099-NEC (vorher ab 600 $).

Ob du als Unternehmen aus Deutschland im Ausland Steuern abführen musst, ist eine eigene Frage; kläre sie im Zweifel mit einer Steuerberatung.

Vor dem Versand: die Checkliste

Findest du nach dem Versand einen Fehler, änder die Rechnung nicht einfach: Stell eine Stornorechnung aus, die sie aufhebt, und eine neue, korrekte Rechnung. Fehlende Angaben kannst du auch mit einer Berichtigung nachreichen, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Angaben einmal festlegen

Die meisten dieser Angaben ändern sich von Rechnung zu Rechnung nie: dein Name, deine Anschrift, deine Steuernummern und deine Zahlungsbedingungen. Leg sie einmal in deinem Rechnungstool fest, damit sie auf jedem Dokument stehen.

In Binome360 landen deine Firmenangaben und rechtlichen Hinweise automatisch in der Fußzeile, die Nummerierung läuft von selbst, und der Steuersatz wird auf jede Position angewendet. Eine zertifizierte E-Rechnungs-Plattform ist es nicht: Wo ein Land strukturierte E-Rechnungen zwischen Unternehmen vorschreibt, in Deutschland schrittweise bis 2028, brauchst du einen geeigneten Anbieter.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Nein. Eine Unterschrift gehört weder zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG noch zu den Angaben aus Artikel 226 der EU-Richtlinie. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben draufstehen und die Rechnung echt und lesbar ist. Eine Kundin oder ein Vertrag kann trotzdem ein unterschriebenes Exemplar verlangen.

Darf ich mehrere Nummernkreise verwenden?

Ja. Das Umsatzsteuergesetz erlaubt eine oder mehrere Zahlenreihen, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird. Viele beginnen jedes Jahr einen neuen Kreis (2026-001, 2026-002 …). Innerhalb eines Kreises vergibst du keine Nummer doppelt und überspringst am besten auch keine.

Was gilt, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Du stellst eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Seit 2025 gilt die Regelung, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt.

Muss das Zahlungsziel auf die Rechnung?

Es gehört nicht zu den Pflichtangaben, aber ohne Fälligkeit ist nie etwas zu spät. Zwischen Unternehmen gerät deine Kundschaft ohne Vereinbarung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); bei Privatleuten gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Was gilt für Rechnungen an Kundschaft in den USA?

Wo Sales Tax erhoben wird, steht sie üblicherweise in einer eigenen Zeile; die Regeln legt jeder Bundesstaat selbst fest. Ob du als Unternehmen aus Deutschland überhaupt Sales Tax erheben musst, klärst du am besten mit einer Steuerberatung.

Kurz gesagt

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, beide Seiten mit Anschrift, deine Steuernummer oder USt-IdNr., eine klare Beschreibung, das Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer kommen mit weniger aus, Sonderfälle wie Reverse Charge brauchen zusätzliche Vermerke, und die EU gibt mit Artikel 226 den Rahmen vor. Erster Schritt: Prüf deine letzte Rechnung mit der Checkliste oben und korrigier deine Vorlage, bevor du die nächste verschickst.

Quellen

• GOV.UK, „Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include“: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, „Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)“, Abschnitte 2.4, 3.1, 4.1 und 4.4 bis 4.6, aktualisiert am 18. März 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, „Running a limited company: signs, stationery and promotional material“; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, „Late commercial payments: charging interest and debt recovery“: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, Artikel 220a, 226 und 226b: legislation.gov.uk (EU-Text) und eur-lex.europa.eu.
• IRS, „What kind of records should I keep“: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), Schwelle von 2.000 $ für Zahlungen nach dem 31. Dezember 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, „Mentions obligatoires sur une facture“ (französische Vorgaben): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

Deutsche Rechtsgrundlagen: §§ 13b, 14, 14a, 14b, 14c und 19 UStG, §§ 31, 33 und 34a UStDV, § 35a GmbHG, § 286 BGB (Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de).

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