簡短回答
- 幾乎在任何地方，請款單都應該寫明：唯一的請款單號、請款日期和交付日期、你的名稱和地址、客戶的名稱和地址、交付內容的說明、數量和價格、稅額（如有）、應付總額和付款條件。
- 英國： GOV.UK 列出每張 invoice 都要有的基本項目。如果你和客戶都有登記 VAT，就必須在交付後 30 天內開立 VAT invoice，並加上額外項目（你的 VAT 號碼、納稅時點、VAT 稅率，以及以英鎊標示的稅額）。
- 歐盟： 增值稅指令第 226 條為 VAT invoice 規定了最多 15 個項目，所有會員國都適用，各國還可以另外加項目。€100 以下可以開簡式 invoice。
- 美國： 沒有聯邦層級的清單。銷售稅由各州規定；除此之外，一張清楚、有編號的請款單，重點在於順利收款和保存好紀錄。
在台灣，法規沒有針對請款單訂出格式：它是請對方付款的商業文件。有法定格式的是營業人依規定開立的統一發票或電子發票，請款單不能取代它。所以下面這份請款單應記載事項，一方面是寫好請款單的實用標準，一方面是你和英國、歐盟、美國客戶往來時需要知道的規定。
在多數國家都適用的檢查清單
如果你只讀一節，就讀這一節。這些項目符合英國和歐盟的核心規定，在美國也是標準做法：
| 項目 | 英國 | 歐盟（VAT invoice） | 美國 |
|---|---|---|---|
| 唯一且連續的請款單號 | 必要 | 必要 | 預期會有 |
| 請款日期 | 必要 | 必要 | 預期會有 |
| 交付日期（如果不同） | 必要 | 必要 | 良好做法 |
| 你的名稱和地址 | 必要 | 必要 | 預期會有 |
| 客戶的名稱和地址 | 必要 | 必要 | 預期會有 |
| 說明、數量、單價 | 必要 | 必要 | 預期會有 |
| 你的 VAT 號碼 | 有登記 VAT 時 | 必要 | 不適用 |
| 客戶的 VAT 號碼 | 部分跨境交易 | 由客戶負擔 VAT 時 | 不適用 |
| 稅率和稅額 | 有登記 VAT 時 | 必要 | 有收銷售稅時 |
| 應付總額和付款條件 | 必要（總額） | 總額必要 | 預期會有 |
唯一且連續的請款單號
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國預期會有
請款日期
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國預期會有
交付日期（如果不同）
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國良好做法
你的名稱和地址
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國預期會有
客戶的名稱和地址
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國預期會有
說明、數量、單價
英國必要
歐盟（VAT invoice）必要
美國預期會有
你的 VAT 號碼
英國有登記 VAT 時
歐盟（VAT invoice）必要
美國不適用
客戶的 VAT 號碼
英國部分跨境交易
歐盟（VAT invoice）由客戶負擔 VAT 時
美國不適用
稅率和稅額
英國有登記 VAT 時
歐盟（VAT invoice）必要
美國有收銷售稅時
應付總額和付款條件
英國必要（總額）
歐盟（VAT invoice）總額必要
美國預期會有
如果你想一步一步寫出第一張請款單，請看我們的請款單怎麼寫。這一頁是參考清單。
英國：每一張 invoice
根據 GOV.UK，每一張 invoice 都必須包括：
- 一個唯一的識別編號；
- 你的公司名稱、地址和聯絡資訊；
- 你請款的客戶公司名稱和地址；
- 清楚說明你收費的項目；
- 交付商品或服務的日期（交付日期）；
- 請款單的日期；
- 收費的金額；
- VAT 稅額（如適用）；
- 應付總額。
個人業者還要寫上自己的姓名和使用的商號；如果使用商號，還要寫一個能收到正式法律文件的地址。
有限公司必須寫上與公司登記證書完全相同的公司全名。如果 invoice 上列了董事姓名，就必須列出全部董事。很多公司也會印上公司編號、登記地和登記辦公室地址，這是 2015 年商業揭露規定要求在商業信函、訂購單和網站上出現的資訊。
英國：VAT invoice
如果你和客戶都有登記 VAT，就必須使用 VAT invoice。英國稅務海關總署（HMRC）的紀錄保存說明，列出了一張完整 VAT invoice 必須寫明的項目：
- 一個能唯一識別這張 invoice 的連續編號；
- 交付時點（納稅時點，tax point）；
- 開立日期（如果和交付時點不同）；
- 你的名稱、地址和 VAT 登記號碼；
- 客戶的名稱和地址；
- 足以辨識商品或服務的說明；
- 每一項說明的數量或範圍、VAT 稅率和未稅應付金額；
- 未稅應付總額；
- 提供的現金折扣比率（如有）；
- 以英鎊標示的 VAT 總額；
- 單價。
三條常讓人出錯的規則：
- 時間。 必須在交付日後 30 天內開立 VAT invoice。
- 幣別。 可以用歐元或美元開單，但 VAT 總額必須以英鎊標示。
- 簡式和修改式 invoice。 零售交易含 VAT 在 £250 以下時，開簡式 invoice 就夠了：你的名稱、地址和 VAT 號碼、納稅時點、說明，以及每種稅率的含稅總額和稅率。超過 £250 時，零售業者可以開完整 invoice，或是以含稅金額標示的修改式 invoice。
如果這張 invoice 只包含英國境內的免稅或零稅率交易，就不需要開 VAT invoice。VAT 紀錄至少要保存六年。
| 品項說明 | 數量 | 單價 | 總計 |
|---|---|---|---|
| 廚具安裝，工資 | 3 天 | £320.00 | £960.00 |
| 橡木檯面，含供料和裁切 | 1 | £640.00 | £640.00 |
| 廢棄物清運 | 1 | £85.00 | £85.00 |
所有品項均適用 20% 標準稅率。未提供現金折扣。請於開立日起 30 天內以銀行轉帳付款，並註明 invoice 號碼。
- 唯一且連續的編號。
- 完工後 14 天內開立，所以開立日期就成為納稅時點。
- 你的名稱、地址和 VAT 號碼（公司還要寫登記名稱和編號）。
- 客戶的名稱和地址。
- 每一行的說明、數量和單價。
- VAT 稅率、未稅合計，以及以英鎊標示的 VAT 總額。
- 現金折扣（如有）和付款條件。
驗算一下：£960 + £640 + £85 = £1,685；20% 的 VAT 是 £337；應付總額是 £2,022。
歐盟：第 226 條的要求
歐盟各地的 VAT invoice 都遵循歐盟理事會第 2006/112/EC 號指令第 226 條。每個會員國把它納入本國法律，並可以要求一些額外項目，但核心清單到處都一樣：
- 文件本身： 開立日期；一個或多個系列中、能唯一識別這張 invoice 的連續編號；交付日期或預付款日期（如果不同）；
- 雙方： 供應商的 VAT 號碼；客戶負擔 VAT 或取得歐盟境內商品交付時，客戶的 VAT 號碼；雙方的全名和地址；
- 交付內容： 商品的數量和性質，或服務的範圍和性質；
- 金額： 各稅率或免稅項目的應稅金額、未稅單價、任何折扣、VAT 稅率和應付 VAT 稅額；
- 適用時的特別字樣：「Cash accounting」（收付實現制）、「Self-billing」（自我開票）、「Reverse charge」（反向課稅）、適用的免稅依據、旅行社或二手商品、藝術品和古董適用的差額課稅制度字樣，以及稅務代理人的資料。
第 220a 條允許企業在金額不超過 €100 時開立簡式 invoice，項目較少：開立日期、供應商、商品或服務的種類，以及 VAT 稅額或計算它所需的資訊。部分跨境交易不適用。
各國的額外規定，就是差異所在。以法國為例，它加上了逾期付款罰則、企業之間 €40 的催收費用，以及隨著電子發票改革而新增的客戶企業識別碼（SIREN）。如果你的客戶是法國企業，我們的電子發票義務指南說明了法國和其他歐盟國家正在改變的規定。
美國：沒有聯邦清單，但稅務規定仍然適用
沒有任何聯邦法律規定 invoice 必須寫什麼。要求來自合約、客戶的會計部門和州稅法。一張專業的美國 invoice 通常包括：
- 你的公司名稱、地址和聯絡方式，以及客戶的資料；
- 請款單號和日期；
- 工作或商品的說明，附數量和費率；
- 銷售稅，在你依規定必須代收的地方單獨列一行。規則、稅率和課稅範圍由各州（有時還有市和郡）決定，請向該州稅務機關確認；
- 應付總額、付款期限和付款方式（「Net 30」表示在請款日起 30 天內付款）。
接案者和承包商要注意的兩個稅務重點：
- 不要在請款單上印社會安全號碼（SSN）。 需要你納稅人編號的客戶會請你填 W-9 表；向 IRS 申請雇主識別號碼（EIN）是免費的，可以避免透露你的 SSN。
- 超過 $2,000 會收到 1099-NEC。 2025 年 12 月 31 日之後支付的款項，企業客戶一年付給你 $2,000 以上時，要申報 1099-NEC 表（之前的門檻是 $600）。你的請款單就是用來和它核對的依據。
IRS 把 invoice 列為佐證營業收入的文件之一，所以每一張開出去的請款單都要保存。
寄出前的檢查清單
- 接續上一張的唯一號碼
- 請款日期和交付日期
- 我的名稱和地址（適用時加上統一編號、VAT 號碼或公司資料）
- 客戶的名稱和地址（相關跨境交易加上客戶的 VAT 號碼）
- 每一行都有清楚的說明、數量和單價
- 稅率和稅額，或不收稅的原因
- 應付總額、付款期限和付款方式
如果寄出後才發現錯誤，不要直接修改請款單：把原單標註作廢，再開一張新的、正確的請款單（國外常用的做法是開一張 credit note 把原單沖銷）。
資料只要設定一次
這些項目大多每張請款單都一樣：你的名稱、地址、統一編號或稅號，以及付款條件。在你的開單工具裡存一次，每份文件就都會出現。
開請款單給和樂建築師事務所：廚具安裝 3 天、每天 9,000，橡木檯面 19,000，廢棄物清運 2,500，營業稅 5%
準備好了：和樂建築師事務所的請款單 2026-114，未稅 NT$48,500，含稅總額 NT$50,925，頁尾附上你的公司資料和統一編號。要儲存嗎？
助理幫你擬好請款單，你檢查各項資料後再送出。
免費試用 Binome360在 Binome360 裡，你的公司資料和備註會自動放在頁尾，編號自動接續，稅率會套用到每一行。它不能開立統一發票，也不是經過認證的電子發票平台；需要開立發票，或某個國家規定企業之間要用結構化電子發票時，請使用合格的開立管道。
常見問題
請款單需要簽名嗎？
歐盟增值稅指令第 226 條和 HMRC 的 VAT invoice 項目清單裡都沒有簽名，所以 VAT 規定並不要求。重要的是必要項目都有，而且請款單真實、清楚可讀。不過，客戶或合約還是可能要求一份簽名或蓋章的版本；在台灣，很多公司的會計也習慣請款單上蓋公司章。
可以用不只一個請款單號系列嗎？
可以。歐盟增值稅指令允許一個或多個系列，只要每個號碼只對應一張 invoice。很多公司每年開始一個新系列（2026-001、2026-002…）。只是同一個系列裡，號碼絕對不能重複使用或跳號。
如果我在英國沒有登記 VAT 呢？
你開一般的 invoice，寫上 GOV.UK 的基本項目，不含 VAT。你不能收 VAT，也不能寫 VAT 號碼。應稅營業額超過門檻（目前是 £90,000）時，就必須登記。
請款單上一定要寫付款條件嗎？
英國和歐盟的規定要求寫總額，不要求寫條件，但沒有付款期限，就永遠不算逾期。在英國，如果企業之間沒有約定條件，款項在客戶收到 invoice 或商品／服務之後 30 天到期，以較晚者為準。在台灣，常見的寫法是「月結 30 天」，建議和客戶事先講好並寫在請款單上。
美國的 invoice 要把銷售稅分開列嗎？
在你代收銷售稅的地方，單獨列一行是標準做法，州的規定也常這樣要求。各州規定不同，請查閱該州的說明。
重點整理
每張請款單都需要唯一號碼、日期、雙方資料、清楚的說明、價格、稅額和總額。英國另有 VAT invoice 的規定（30 天期限、以英鎊標示 VAT 總額），歐盟在每個會員國適用第 226 條，美國則交給各州和良好做法。在台灣，請款單照這份清單寫就很完整，但別忘了統一發票要另外開立。第一步：拿你最近一張請款單對照上面的檢查清單，在寄出下一張之前把範本修正好。
資料來源
- GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
- HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, sections 2.4, 3.1, 4.1 and 4.4 to 4.6, updated 18 March 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
- GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
- GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
- Council Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax, Articles 220a, 226 and 226b: legislation.gov.uk (EU-derived text) and eur-lex.europa.eu.
- IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
- IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), $2,000 threshold for payments made after 31 December 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
- Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (French national requirements): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.
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