O que deve constar numa fatura: a lista completa, país a país

O que deve constar numa fatura: a lista que vale na maioria dos países

Se você for ler uma só seção, leia esta. Os itens abaixo atendem às regras centrais do Reino Unido e da União Europeia (Portugal incluído) e são a prática padrão nos EUA:

No Brasil, a lógica é outra. O documento fiscal é a nota fiscal, e quem define os campos obrigatórios é o sistema emissor (da prefeitura, da Secretaria da Fazenda ou o emissor nacional da NFS-e), que não deixa você emitir sem eles: os dados de quem emite e de quem recebe, com CNPJ ou CPF, a descrição, as quantidades, os valores e os impostos. Uma fatura comercial pode acompanhar a nota como cobrança, mas nunca a substitui.

Para montar uma primeira fatura passo a passo, veja o nosso guia sobre como fazer uma fatura. Esta página é a lista de referência.

Reino Unido: todas as faturas

Segundo o GOV.UK, toda fatura deve incluir:

• um número de identificação único;
• o nome da sua empresa, o endereço e os contatos;
• o nome da empresa e o endereço do cliente a quem você está cobrando;
• uma descrição clara do que está sendo cobrado;
• a data em que os produtos ou serviços foram fornecidos (data do fornecimento);
• a data da fatura;
• o valor ou os valores cobrados;
• o valor do VAT, se for o caso;
• o valor total devido.

Quem trabalha por conta própria também deve mostrar o próprio nome e o nome comercial que usa e, se usar um nome comercial, um endereço onde documentos legais possam ser entregues.

As empresas limitadas devem mostrar o nome completo da empresa, como consta na certidão de constituição. Se a fatura listar nomes de diretores, deve listar todos. Muitas empresas também imprimem o número de registro, o local de registro e a sede, que as regras de divulgação de 2015 exigem em cartas comerciais, formulários de pedido e sites.

Reino Unido: faturas com VAT

Se você e o seu cliente são registrados no VAT, é preciso usar uma fatura com VAT. As orientações de registro do HMRC listam o que uma fatura com VAT completa deve mostrar:

1. um número sequencial que identifique a fatura de forma única;
2. a data do fato gerador (tax point);
3. a data de emissão, se for diferente do fato gerador;
4. o seu nome, endereço e número de registro no VAT;
5. o nome e o endereço do cliente;
6. uma descrição suficiente para identificar os produtos ou serviços;
7. para cada descrição: a quantidade ou extensão, a taxa de VAT e o valor a pagar sem VAT;
8. o valor total a pagar sem VAT;
9. a taxa de qualquer desconto para pagamento à vista;
10. o total de VAT cobrado, em libras;
11. o preço unitário.

Três regras que pegam muita gente:

• Prazo. A fatura com VAT deve ser emitida em até 30 dias da data do fornecimento.
• Moeda. Você pode faturar em euros ou dólares, mas o total do VAT deve aparecer em libras.
• Faturas simplificadas e modificadas. No varejo, para fornecimentos de £ 250 ou menos, VAT incluído, basta uma fatura simplificada: o seu nome, endereço e número de VAT, o fato gerador, uma descrição e, para cada taxa, o total com VAT e a taxa. Acima de £ 250, o varejista pode emitir uma fatura completa ou uma fatura modificada, com valores já com VAT.

Não é preciso emitir fatura com VAT se ela só cobre vendas isentas ou com taxa zero dentro do Reino Unido. Os registros de VAT devem ser guardados por pelo menos seis anos.

Confira a conta: £ 960 + £ 640 + £ 85 = £ 1.685; o VAT de 20% é £ 337; o total a pagar é £ 2.022.

União Europeia e Portugal: o que exige o artigo 226

As faturas com IVA em toda a UE seguem o artigo 226 da Diretiva 2006/112/CE do Conselho. Cada Estado-membro a incorpora à sua lei e pode exigir alguns extras, mas a lista central é a mesma em toda parte:

• o documento: a data de emissão; um número sequencial, em uma ou mais séries, que identifique a fatura de forma única; a data do fornecimento ou do adiantamento, se for diferente;
• as partes: o número de IVA do fornecedor; o número de IVA do cliente quando é ele o devedor do IVA ou quando recebe um fornecimento intracomunitário de bens; o nome completo e o endereço de ambos;
• o fornecimento: a quantidade e a natureza dos bens ou a extensão e a natureza dos serviços;
• o dinheiro: a base tributável por taxa ou isenção, o preço unitário sem IVA, os descontos, a taxa de IVA e o valor do IVA a pagar;
• menções especiais, quando se aplicam: “regime de caixa”, “autofaturação”, “autoliquidação”, a referência à isenção aplicada, a menção do regime da margem para agências de viagens ou bens em segunda mão, arte e antiguidades, e os dados de um representante fiscal.

O artigo 220a permite emitir uma fatura simplificada quando o valor não passa de 100 €, com menos elementos: a data de emissão, o fornecedor, o tipo de bens ou serviços e o valor do IVA ou os dados para calculá-lo. Alguns casos internacionais ficam de fora.

As exigências nacionais são onde tudo fica local. Em Portugal, os elementos da fatura estão no artigo 36.º do Código do IVA, a taxa normal é de 23% no continente, e a Autoridade Tributária acrescenta regras próprias, como os programas de faturação certificados; confirme as regras atuais no Portal das Finanças ou com um contabilista. A França acrescenta as penalidades por atraso, uma taxa de cobrança de 40 € entre empresas e, com a reforma da fatura eletrônica, o número SIREN do cliente. Se você fatura para uma empresa francesa, o nosso guia das obrigações de fatura eletrônica explica o que está mudando lá e em outros países da UE.

Estados Unidos: sem lista federal, mas com regras de imposto

Nenhuma lei federal diz o que uma fatura deve conter. O que é exigido vem dos contratos, do financeiro do seu cliente e da lei tributária de cada estado. Uma fatura profissional nos EUA costuma mostrar:

• o nome da sua empresa, o endereço e os contatos, e os do cliente;
• um número e uma data de fatura;
• uma descrição do trabalho ou dos produtos, com quantidades e valores;
• o sales tax, numa linha separada, quando você é obrigado a cobrá-lo. As regras, as alíquotas e o que é tributável são definidos por cada estado (e às vezes por cidades e condados), então confira com o departamento de receita do estado;
• o total, o vencimento e a forma de pagamento (“Net 30” quer dizer pagamento em até 30 dias da data da fatura).

Dois pontos de imposto para freelancers e prestadores:

• Não coloque o seu Social Security number nas faturas. Os clientes que precisam do seu número fiscal vão pedir o formulário W-9; o Employer Identification Number (EIN) é gratuito no IRS e evita expor o SSN. Se você não é contribuinte americano, o formulário costuma ser o W-8BEN.
• Espere um 1099-NEC acima de US$ 2.000. Para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025, o cliente empresarial entrega o formulário 1099-NEC quando paga a você US$ 2.000 ou mais no ano (antes, o limite era de US$ 600). As suas faturas são a base para conferir esse formulário.

O IRS inclui as faturas entre os documentos que comprovam as receitas, então guarde todas as que você emitir.

Antes de enviar: a lista de conferência

Se encontrar um erro depois de enviar, não edite a fatura: emita uma nota de crédito que a anule e uma fatura nova e correta. No Brasil, a nota fiscal segue o caminho do próprio sistema: cancelamento ou carta de correção, dentro dos prazos permitidos.

Configure os seus dados uma vez só

A maioria desses dados não muda de uma fatura para outra: o seu nome, o endereço, os números fiscais e as condições de pagamento. Salve tudo uma vez na sua ferramenta de faturas, para que apareça em todos os documentos.

No Binome360, os seus dados e as observações legais vão para o rodapé automaticamente, a numeração corre sozinha e a taxa do imposto é aplicada a cada linha. Ele não é uma plataforma homologada de faturamento eletrônico nem um programa de faturação certificado, e não emite nota fiscal: onde um país exige faturas eletrônicas estruturadas entre empresas, ou a nota fiscal, como no Brasil, você vai precisar do sistema oficial ou de um fornecedor homologado.

Perguntas frequentes

A fatura precisa ser assinada?

A assinatura não está entre os elementos do artigo 226 da Diretiva do IVA nem na lista do HMRC para as faturas com VAT, então as regras do IVA não a exigem. O que importa é que os dados obrigatórios estejam lá e que a fatura seja autêntica e legível. No Brasil, a nota fiscal eletrônica também não leva assinatura à mão: a validade dela vem da autorização do sistema oficial. Um cliente ou um contrato ainda pode pedir uma via assinada.

Posso usar mais de uma série de numeração?

Sim. A Diretiva do IVA permite uma ou mais séries, desde que cada número identifique uma única fatura. Muitas empresas começam uma série nova a cada ano (2026-001, 2026-002…). No Brasil, a NF-e também tem séries. Só nunca reaproveite nem pule números dentro de uma série.

E se eu não for registrado no VAT, no Reino Unido?

Você emite uma fatura normal, com os itens básicos do GOV.UK e sem VAT. Não pode cobrar VAT nem mostrar um número de VAT. O registro passa a ser obrigatório quando o faturamento tributável passa do limite, hoje de £ 90.000. Na UE, incluindo Portugal, quem emite uma fatura sem IVA por causa de uma isenção deve indicar a disposição aplicada.

Preciso colocar as condições de pagamento na fatura?

As regras do Reino Unido e da UE exigem o total, não as condições, mas, sem vencimento, nada nunca está atrasado. No Reino Unido, se nenhum prazo foi combinado entre empresas, o pagamento vence 30 dias depois de o cliente receber a fatura ou os produtos e serviços, o que acontecer por último.

Nos EUA, a fatura precisa mostrar o sales tax separado?

Onde você cobra sales tax, mostrá-lo numa linha própria é o padrão, e as regras estaduais muitas vezes exigem isso. Confira as orientações do seu estado, porque as regras mudam.

Em resumo

Toda fatura precisa de um número único, datas, as duas partes, uma descrição clara, preços, impostos e o total. O Reino Unido acrescenta as regras da fatura com VAT, com prazo de 30 dias e total do VAT em libras; a UE aplica o artigo 226 em todos os Estados-membros, Portugal incluído; os EUA deixam o assunto para os estados e para a boa prática; e, no Brasil, o documento fiscal é a nota fiscal. Primeira tarefa: passe a sua última fatura pela lista acima e corrija o seu modelo antes de enviar a próxima.

Fontes

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, seções 2.4, 3.1, 4.1 e 4.4 a 4.6, atualizado em 18 de março de 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Diretiva 2006/112/CE do Conselho, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado, artigos 220a, 226 e 226b: legislation.gov.uk (texto de origem europeia) e eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), limite de US$ 2.000 para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (exigências nacionais francesas): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

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