بيانات الفاتورة الضريبية: ما يجب أن تتضمنه كل فاتورة

قائمة التحقق التي تصلح في معظم البلدان

إن كان هناك قسم واحد يستحق القراءة، فهو هذا. فهذه البيانات تستوفي القواعد الأساسية في المملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي، وهي الممارسة المعتادة في الولايات المتحدة:

وفي السعودية؟ الفاتورة الضريبية للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تشمل بيانات من النوع نفسه، وأبرزها الرقم الضريبي للمورد ونسبة الضريبة (15%) ومبلغها، وتُصدر إلكترونيًا عبر حل متوافق مع نظام «فاتورة» الذي تشرف عليه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وللمبيعات إلى المستهلكين الأفراد تُستخدم «الفاتورة الضريبية المبسطة» ببيانات أقل. أما القائمة الرسمية الكاملة، بتفاصيلها وحالاتها الخاصة، ففي اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة وإرشادات الفوترة الإلكترونية على موقع الهيئة zatca.gov.sa.

ولإعداد فاتورة أولى خطوة بخطوة، دليلنا عن طريقة عمل فاتورة. أما هذه الصفحة فهي القائمة المرجعية.

المملكة المتحدة: كل فاتورة

بحسب GOV.UK، يجب أن تتضمن كل فاتورة:

• رقم تعريف فريدًا؛
• اسم منشأتك وعنوانها وبيانات التواصل؛
• اسم منشأة العميل وعنوانها؛
• وصفًا واضحًا لما يُطالَب به؛
• تاريخ تقديم السلع أو الخدمة (تاريخ التوريد)؛
• تاريخ الفاتورة؛
• المبلغ أو المبالغ المطالَب بها؛
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة، إن انطبقت؛
• المبلغ الإجمالي المستحق.

المؤسسات الفردية يجب أن تُظهر أيضًا اسم صاحبها وأي اسم تجاري مستخدم، ومع الاسم التجاري، عنوانًا تُسلَّم إليه المستندات القانونية.

الشركات المحدودة يجب أن تُظهر اسم الشركة كاملًا كما في شهادة التأسيس. وإذا ذُكرت أسماء المديرين في الفاتورة، فيجب ذكرهم جميعًا. وكثير من الشركات تطبع أيضًا رقم الشركة ومكان تسجيلها ومقرها المسجل، وهي بيانات تشترطها قواعد الإفصاح التجاري لعام 2015 على المراسلات ونماذج الطلبات والمواقع الإلكترونية.

المملكة المتحدة: متطلبات الفاتورة الضريبية

إذا كان المورد والعميل مسجلَين في ضريبة القيمة المضافة، فالمطلوب فاتورة ضريبية. ويسرد إشعار حفظ السجلات الصادر عن HMRC ما يجب أن تُظهره الفاتورة الضريبية الكاملة:

1. رقم تسلسلي يميّز الفاتورة دون غيرها؛
2. وقت التوريد (نقطة الضريبة)؛
3. تاريخ الإصدار، إن اختلف عن وقت التوريد؛
4. اسم المورد وعنوانه ورقم تسجيله في الضريبة؛
5. اسم العميل وعنوانه؛
6. وصف كافٍ لتحديد السلع أو الخدمات؛
7. لكل وصف: الكمية أو المقدار، ونسبة الضريبة، والمبلغ المستحق دون الضريبة؛
8. إجمالي المبلغ المستحق دون الضريبة؛
9. نسبة أي خصم نقدي معروض؛
10. إجمالي الضريبة المحتسبة، بالجنيه الإسترليني؛
11. سعر الوحدة.

ثلاث قواعد تفاجئ كثيرين:

• التوقيت. يجب إصدار الفاتورة الضريبية خلال 30 يومًا من تاريخ التوريد.
• العملة. يمكن إصدار الفاتورة باليورو أو الدولار، لكن إجمالي الضريبة يجب أن يظهر بالجنيه الإسترليني.
• الفواتير المبسطة والمعدّلة. لمبيعات التجزئة التي لا تتجاوز 250 جنيهًا إسترلينيًا شاملة الضريبة، تكفي فاتورة مبسطة: اسم المورد وعنوانه ورقمه الضريبي، ونقطة الضريبة، والوصف، ولكل نسبة ضريبة المجموع شاملًا الضريبة والنسبة. وفوق 250 جنيهًا، يمكن لتاجر التجزئة إصدار فاتورة كاملة أو فاتورة معدّلة تُظهر القيم شاملة الضريبة.

لا يلزم إصدار فاتورة ضريبية إذا اقتصرت الفاتورة على مبيعات معفاة أو خاضعة لنسبة الصفر داخل المملكة المتحدة. وتُحفظ سجلات الضريبة ست سنوات على الأقل.

للتحقق من الحساب: 960 + 640 + 85 = 1,685 جنيهًا إسترلينيًا؛ وضريبة 20% تساوي 337 جنيهًا؛ والمبلغ المستحق 2,022 جنيهًا.

الاتحاد الأوروبي: ما تشترطه المادة 226

تخضع فواتير ضريبة القيمة المضافة في أنحاء الاتحاد الأوروبي للمادة 226 من توجيه المجلس 2006/112/EC. وتنقلها كل دولة عضو إلى قانونها الوطني، ويمكنها اشتراط بعض الإضافات، لكن القائمة الأساسية واحدة في كل مكان:

• المستند: تاريخ الإصدار؛ ورقم تسلسلي، ضمن سلسلة واحدة أو أكثر، يميّز الفاتورة؛ وتاريخ التوريد أو الدفعة المقدمة، إن اختلف؛
• الطرفان: الرقم الضريبي للمورد؛ والرقم الضريبي للعميل عندما يكون ملزمًا بالضريبة أو يتلقى توريد سلع داخل الاتحاد؛ والاسم الكامل والعنوان لكليهما؛
• التوريد: كمية السلع وطبيعتها، أو مدى الخدمات وطبيعتها؛
• المال: المبلغ الخاضع للضريبة لكل نسبة أو إعفاء، وسعر الوحدة دون الضريبة، وأي خصومات، ونسبة الضريبة، ومبلغ الضريبة المستحق؛
• عبارات خاصة عند الاقتضاء: «المحاسبة النقدية»، و«الفوترة الذاتية»، و«الاحتساب العكسي»، والإشارة إلى الإعفاء المطبق، وعبارة نظام الهامش لوكالات السفر أو للسلع المستعملة والأعمال الفنية والتحف، وبيانات الممثل الضريبي.

وتسمح المادة 220a بإصدار فاتورة مبسطة عندما لا يتجاوز المبلغ 100 يورو، ببيانات أقل: تاريخ الإصدار، والمورد، ونوع السلع أو الخدمات، ومبلغ الضريبة أو المعلومات اللازمة لحسابه. وتُستثنى بعض الحالات العابرة للحدود.

وفي الإضافات الوطنية تظهر الخصوصيات المحلية. ففرنسا مثلًا تضيف غرامات التأخر في الدفع، ورسم تحصيل قدره 40 يورو بين الشركات، ومع إصلاح الفوترة الإلكترونية، رقم SIREN للعميل. ولمن يصدر فواتير لشركات فرنسية، يشرح دليلنا عن إلزامية الفوترة الإلكترونية ما يتغير هناك وفي دول أوروبية أخرى.

الولايات المتحدة: لا قائمة اتحادية، لكن القواعد الضريبية تنطبق

لا يوجد قانون اتحادي يحدد محتوى الفاتورة. فالمطلوب يأتي من العقود، ومن قسم الحسابات لدى العميل، ومن قانون الضرائب في الولاية. والفاتورة الأمريكية الاحترافية تُظهر عادةً:

• اسم النشاط وعنوانه وبيانات التواصل، وبيانات العميل؛
• رقم الفاتورة وتاريخها؛
• وصف العمل أو السلع، مع الكميات والأسعار؛
• ضريبة المبيعات في سطر مستقل، حيث يُلزم البائع بتحصيلها. فالقواعد والنسب وما يخضع للضريبة تحددها كل ولاية (وأحيانًا المدن والمقاطعات)، والمرجع إدارة الإيرادات في الولاية؛
• المبلغ المستحق، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الدفع («Net 30» تعني الدفع خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة).

نقطتان ضريبيتان للمستقلين والمقاولين:

• لا يُطبع رقم الضمان الاجتماعي على الفواتير. العملاء الذين يحتاجون إلى رقم التعريف الضريبي يطلبون نموذج W-9؛ ورقم EIN مجاني من مصلحة الضرائب ويغني عن مشاركة رقم الضمان الاجتماعي.
• نموذج 1099-NEC فوق 2,000 دولار. للمدفوعات بعد 31 ديسمبر 2025، يقدّم العميل من الشركات نموذج 1099-NEC إذا دفع لك 2,000 دولار أو أكثر في السنة (كان الحد 600 دولار من قبل). وفواتيرك هي ما يُطابَق عليه.

وتعدّ مصلحة الضرائب الفواتير من المستندات الداعمة للإيرادات الإجمالية، لذا تُحفظ كل فاتورة تصدر.

قبل الإرسال: قائمة تحقق

وإذا اكتُشف خطأ بعد الإرسال، فلا تُعدَّل الفاتورة: يُصدر إشعار دائن يلغيها، ثم فاتورة جديدة صحيحة.

البيانات تُضبط مرة واحدة

معظم هذه البيانات لا تتغير من فاتورة لأخرى: الاسم، والعنوان، والأرقام الضريبية، وشروط الدفع. تُحفظ مرة واحدة في أداة الفوترة لتظهر في كل مستند.

في Binome360، تظهر بيانات منشأتك وملاحظاتك النظامية في التذييل تلقائيًا، ويجري الترقيم وحده، وتُطبَّق نسبة الضريبة على كل سطر. لكنه ليس حلًا معتمدًا للفوترة الإلكترونية: فحيث تفرض دولة فواتير إلكترونية منظمة بين المنشآت، كما تفعل السعودية عبر نظام «فاتورة»، يلزم مزوّد معتمد.

أسئلة شائعة

هل يجب توقيع الفاتورة؟

التوقيع ليس من البيانات المذكورة في المادة 226 من التوجيه الأوروبي ولا في قائمة HMRC لما يجب أن تُظهره الفاتورة الضريبية، فقواعد الضريبة هناك لا تطلبه. المهم أن تتضمن الفاتورة البيانات المطلوبة وأن تكون أصلية ومقروءة. وقد يطلب عميل أو عقد نسخة موقّعة مع ذلك.

هل يمكن استخدام أكثر من سلسلة لأرقام الفواتير؟

نعم. يسمح التوجيه الأوروبي بسلسلة واحدة أو أكثر، ما دام كل رقم يميّز فاتورة واحدة. وكثير من المنشآت تبدأ سلسلة جديدة كل عام (2026-001، 2026-002…). المهم ألا يُعاد استخدام رقم أو يُتخطى داخل السلسلة.

ماذا لو لم تكن المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة؟

تُصدر فاتورة عادية بالبيانات الأساسية ودون ضريبة، ولا يجوز عندها تحصيل ضريبة القيمة المضافة أو إظهار رقم ضريبي. وفي المملكة المتحدة، يصبح التسجيل إلزاميًا عند تجاوز المبيعات الخاضعة للضريبة الحد المقرر، وهو حاليًا 90,000 جنيه إسترليني. وفي السعودية، تحدد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك حد التسجيل الإلزامي.

هل يجب ذكر شروط الدفع في الفاتورة؟

القواعد البريطانية والأوروبية تشترط المبلغ الإجمالي، لا الشروط، لكن دون تاريخ استحقاق لا شيء يتأخر أبدًا. وفي المملكة المتحدة، إن لم يُتفق على شروط بين الشركات، يستحق الدفع بعد 30 يومًا من استلام العميل للفاتورة أو للسلع والخدمات، أيهما أبعد.

هل يجب إظهار ضريبة المبيعات منفصلة في الفاتورة الأمريكية؟

حيث تُحصَّل ضريبة المبيعات، يكون إظهارها في سطر مستقل هو المعتاد، وكثيرًا ما تشترطه قواعد الولاية. والأسلم مراجعة إرشادات الولاية، لأن القواعد تختلف.

باختصار

كل فاتورة تحتاج إلى رقم فريد، وتواريخ، والطرفين، ووصف واضح، وأسعار، وضريبة، ومجموع. وفي السعودية، تُصدر الفاتورة الضريبية للمسجلين إلكترونيًا عبر «فاتورة»؛ وتضيف المملكة المتحدة قواعد الفاتورة الضريبية بمهلة 30 يومًا وإجمالي ضريبة بالجنيه الإسترليني، ويطبّق الاتحاد الأوروبي المادة 226 في كل الدول الأعضاء، وتترك الولايات المتحدة الأمر للولايات وللممارسة الجيدة. أول خطوة: مراجعة آخر فاتورة على قائمة التحقق أعلاه، وتصحيح النموذج قبل إرسال الفاتورة التالية.

المصادر

• GOV.UK، «Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include»: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC، «Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)»، الأقسام 2.4 و3.1 و4.1 ومن 4.4 إلى 4.6، تحديث 18 مارس 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK، «Running a limited company: signs, stationery and promotional material»؛ ولائحة The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK، «Late commercial payments: charging interest and debt recovery»: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• توجيه المجلس 2006/112/EC بشأن النظام المشترك لضريبة القيمة المضافة، المواد 220a و226 و226b: legislation.gov.uk (النص المستمد من الاتحاد الأوروبي) وeur-lex.europa.eu.
• IRS، «What kind of records should I keep»: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS، التعليمات العامة لبعض الإقرارات المعلوماتية (Publication 1099)، حد 2,000 دولار للمدفوعات بعد 31 ديسمبر 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre، «Mentions obligatoires sur une facture» (المتطلبات الوطنية الفرنسية): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

متوفر أيضًا باللغة English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文.