Isi invoice: komponen wajib, faktur pajak PKP, dan checklist

Komponen invoice yang berlaku di hampir semua negara

Kalau kamu hanya sempat membaca satu bagian, bacalah yang ini. Komponen di bawah memenuhi aturan inti di Indonesia, Inggris, dan UE, dan merupakan praktik standar di AS:

Untuk menyusun invoice pertama langkah demi langkah, lihat panduan kami tentang cara membuat invoice. Halaman ini adalah daftar rujukannya.

Isi invoice di Indonesia: invoice biasa

Untuk invoice komersial biasa, tidak ada satu daftar baku yang berlaku umum di Indonesia. Daftar di bawah mengikuti praktik yang lazim, dan hampir sama dengan daftar dasar yang ditetapkan GOV.UK untuk setiap invoice di Inggris:

• nomor identifikasi yang unik;
• nama usaha, alamat, dan kontakmu;
• nama usaha dan alamat klien yang kamu tagih;
• deskripsi yang jelas tentang apa yang ditagih;
• tanggal barang atau jasa diserahkan;
• tanggal invoice;
• nominal yang ditagih;
• nominal PPN, kalau kamu PKP;
• total yang harus dibayar.

Perorangan, seperti freelancer atau usaha tanpa badan hukum, mencantumkan nama sendiri dan nama usaha yang dipakai, supaya klien tahu persis kepada siapa mereka membayar.

PT dan CV mencantumkan nama lengkap persis seperti di akta, sebaiknya bersama NPWP badan dan alamat kantor terdaftar. Sebagai perbandingan, di Inggris perusahaan terbatas wajib memakai nama lengkap seperti di sertifikat pendiriannya, dan kalau mencantumkan nama direktur di invoice, semua direktur harus disebut; aturan pengungkapan tahun 2015 juga mewajibkan nomor perusahaan dan kantor terdaftar di surat bisnis, formulir pesanan, dan situs web.

Faktur pajak untuk PKP

Kalau kamu Pengusaha Kena Pajak (PKP), setiap penyerahan barang atau jasa kena pajak wajib dibuatkan faktur pajak elektronik lewat e-Faktur di sistem DJP. Faktur pajak adalah dokumen terpisah dari invoice komersial, dan menurut UU PPN paling sedikit memuat:

1. nama, alamat, dan NPWP pengusaha yang menyerahkan barang atau jasa;
2. identitas pembeli: nama, alamat, dan NPWP atau nomor identitas lain yang diizinkan;
3. jenis barang atau jasa;
4. jumlah harga jual atau penggantian;
5. potongan harga, kalau ada;
6. PPN yang dipungut;
7. PPnBM yang dipungut, kalau ada;
8. kode faktur pajak;
9. nomor seri faktur pajak;
10. tanggal pembuatan faktur pajak;
11. nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani.

Tiga hal yang sering terlewat:

• Waktu. Faktur pajak dibuat saat penyerahan, saat pembayaran diterima kalau pembayaran datang lebih dulu, atau saat pembayaran termin diterima untuk pekerjaan yang diserahkan bertahap.
• Mata uang. Transaksi di dalam Indonesia pada dasarnya wajib memakai rupiah (UU Mata Uang). Kalau faktur pajak dibuat dalam mata uang asing, misalnya untuk transaksi yang dikecualikan dari kewajiban itu, PPN-nya tetap dikonversi ke rupiah dengan kurs yang ditetapkan Menteri Keuangan.
• Tarif. Tarif PPN efektif untuk sebagian besar barang dan jasa adalah 11%, dan 12% untuk barang mewah sejak 2025. Barang dan jasa yang dibebaskan dari PPN tidak dipungut PPN.

Sebagai perbandingan, di Inggris penjual yang terdaftar VAT wajib menerbitkan VAT invoice dalam 30 hari setelah penyerahan, dengan nomor VAT, tax point, tarif, dan total VAT dalam poundsterling; untuk penjualan ritel £250 ke bawah, invoice sederhana sudah cukup, dan catatan VAT disimpan minimal enam tahun. Di Indonesia, buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan wajib disimpan 10 tahun menurut UU KUP.

Cek hitungannya: Rp4.800.000 + Rp3.200.000 + Rp425.000 = Rp8.425.000; PPN 11% adalah Rp926.750; total tagihannya Rp9.351.750.

Uni Eropa: apa yang diwajibkan Pasal 226

VAT invoice di seluruh UE mengikuti Pasal 226 Council Directive 2006/112/EC. Setiap negara anggota memasukkannya ke hukum nasional dan bisa menambahkan beberapa keterangan, tapi daftar intinya sama di mana-mana:

• dokumennya: tanggal terbit; nomor urut, dalam satu seri atau lebih, yang menjadi identitas unik invoice; tanggal penyerahan atau pembayaran di muka, kalau berbeda;
• para pihak: nomor VAT penjual; nomor VAT pembeli kalau pembeli yang menanggung VAT atau menerima penyerahan barang antarnegara UE; nama lengkap dan alamat keduanya;
• penyerahannya: jumlah dan jenis barang, atau lingkup dan jenis jasa;
• uangnya: dasar pengenaan pajak per tarif atau pembebasan, harga satuan tanpa VAT, potongan harga, tarif VAT, dan nominal VAT yang harus dibayar;
• keterangan khusus kalau berlaku: “Cash accounting”, “Self-billing”, “Reverse charge”, rujukan pembebasan yang dipakai, keterangan skema margin untuk agen perjalanan atau barang bekas, karya seni, dan barang antik, serta data wakil pajak.

Pasal 220a membolehkan invoice sederhana kalau nominalnya tidak lebih dari €100, dengan keterangan yang lebih sedikit: tanggal terbit, penjual, jenis barang atau jasa, dan nominal VAT atau informasi untuk menghitungnya. Beberapa kasus lintas negara dikecualikan.

Tambahan nasional membuatnya lebih lokal. Prancis, misalnya, menambahkan denda keterlambatan, biaya penagihan €40 antarbisnis, dan, dengan reformasi e-invoicing-nya, nomor perusahaan pembeli (SIREN). Kalau kamu menagih perusahaan di Prancis, panduan kewajiban e-invoicing kami menjelaskan apa yang berubah di sana dan di negara UE lainnya.

Amerika Serikat: tanpa daftar federal, tapi aturan pajak tetap berlaku

Tidak ada hukum federal yang mengatur isi invoice. Yang diwajibkan berasal dari kontrak, bagian keuangan klien, dan hukum pajak negara bagian. Invoice profesional di AS biasanya memuat:

• nama usaha, alamat, dan kontakmu, serta data klien;
• nomor dan tanggal invoice;
• deskripsi pekerjaan atau barang, dengan jumlah dan tarifnya;
• pajak penjualan (sales tax) di baris tersendiri, kalau kamu wajib memungutnya. Aturan, tarif, dan apa yang kena pajak ditetapkan tiap negara bagian (kadang juga kota dan county);
• total tagihan, tanggal jatuh tempo, dan cara membayar (“Net 30” artinya pembayaran dalam 30 hari sejak tanggal invoice).

Dua hal pajak yang berlaku untuk freelancer dan kontraktor di AS:

• Jangan cetak Social Security number di invoice. Klien yang butuh nomor wajib pajakmu akan meminta Form W-9; Employer Identification Number (EIN) bisa didapat gratis dari IRS dan menghindari berbagi SSN.
• Formulir 1099-NEC di atas $2.000. Untuk pembayaran setelah 31 Desember 2025, klien bisnis mengisi Form 1099-NEC kalau membayarmu $2.000 atau lebih dalam setahun (sebelumnya $600). Invoice-mu yang dipakai untuk mencocokkannya.

IRS menyebut invoice sebagai salah satu dokumen pendukung penerimaan usaha, jadi simpan setiap invoice yang kamu terbitkan.

Sebelum mengirim: checklist

Kalau kamu menemukan kesalahan setelah invoice terkirim, jangan edit invoice-nya: terbitkan nota kredit yang membatalkannya dan invoice baru yang benar.

Atur datanya sekali saja

Sebagian besar komponen ini tidak pernah berubah dari satu invoice ke invoice berikutnya: nama, alamat, NPWP, dan ketentuan pembayaranmu. Simpan sekali di alat invoice-mu supaya muncul di setiap dokumen.

Di Binome360, data usaha dan keterangan hukummu otomatis masuk ke bagian bawah, penomoran berjalan sendiri, dan tarif pajak diterapkan di setiap baris. Binome360 bukan platform faktur elektronik bersertifikat dan tidak menerbitkan faktur pajak: kalau kamu PKP, faktur pajak tetap dibuat lewat e-Faktur, dan di negara yang mewajibkan invoice elektronik terstruktur antarbisnis, kamu perlu penyedia resmi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah invoice perlu ditandatangani?

Tanda tangan tidak termasuk dalam keterangan yang diwajibkan Pasal 226 VAT Directive UE maupun daftar HMRC untuk VAT invoice, dan untuk invoice komersial biasa di Indonesia juga tidak ada kewajiban umum. Faktur pajak berbeda: faktur pajak memuat nama dan tanda tangan pihak yang berhak, yang di e-Faktur berupa tanda tangan elektronik. Klien atau kontrak tetap bisa meminta salinan bertanda tangan.

Bolehkah memakai lebih dari satu seri nomor invoice?

Boleh. VAT Directive UE mengizinkan satu seri atau lebih, asalkan setiap nomor hanya mengidentifikasi satu invoice. Banyak usaha memulai seri baru setiap tahun (2026-001, 2026-002…). Yang penting, jangan pernah memakai ulang atau melompati nomor dalam satu seri.

Bagaimana kalau aku bukan PKP?

Kamu menerbitkan invoice biasa tanpa PPN. Kamu tidak boleh memungut PPN atau menerbitkan faktur pajak. Pengukuhan sebagai PKP menjadi wajib kalau omzetmu melewati batas pengusaha kecil yang ditetapkan pemerintah; cek angka terbarunya di situs DJP. Di Inggris, pendaftaran VAT wajib begitu omzet kena VAT melewati £90.000.

Apakah ketentuan pembayaran wajib dicantumkan di invoice?

Aturan di Inggris dan UE mewajibkan total, bukan ketentuannya, tapi tanpa tanggal jatuh tempo, tidak ada yang pernah terlambat. Di Inggris, kalau antarbisnis tidak ada kesepakatan, pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah klien menerima invoice atau barang atau jasanya, mana yang lebih akhir. Di Indonesia, tulis jangka waktunya dengan jelas di penawaran atau kontrak, lalu ulangi di invoice.

Apakah PPN harus ditulis terpisah di invoice?

Kalau kamu PKP, faktur pajak mencantumkan PPN tersendiri, dan invoice komersialmu sebaiknya juga memisahkan harga sebelum PPN, nominal PPN, dan total, supaya mudah dicocokkan. Di AS, pajak penjualan juga biasanya ditulis di baris tersendiri, dan aturannya berbeda di tiap negara bagian.

Ringkasnya

Setiap invoice butuh nomor unik, tanggal, kedua pihak, deskripsi yang jelas, harga, pajak, dan total. Di Indonesia, PKP menambahkan faktur pajak lewat e-Faktur dengan isi yang diatur UU PPN; Inggris punya aturan VAT invoice dengan tenggat 30 hari, UE menerapkan Pasal 226 di setiap negara anggota, dan AS menyerahkannya ke negara bagian dan praktik yang baik. Langkah pertama: periksa invoice terakhirmu dengan checklist di atas dan perbaiki templatmu sebelum mengirim invoice berikutnya.

Sumber

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, bagian 2.4, 3.1, 4.1, dan 4.4 sampai 4.6, diperbarui 18 Maret 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Council Directive 2006/112/EC tentang sistem bersama pajak pertambahan nilai, Pasal 220a, 226, dan 226b: legislation.gov.uk (EU-derived text) dan eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), batas $2.000 untuk pembayaran setelah 31 Desember 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (ketentuan nasional Prancis): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

Juga tersedia dalam English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.