Elementi obbligatori della fattura: cosa deve contenere

La checklist che funziona quasi ovunque

Se leggi una sola sezione, leggi questa. Questi dati soddisfano le regole di base in Italia, nel resto dell’UE e nel Regno Unito, e sono prassi comune negli Stati Uniti:

Per mettere insieme una prima fattura passo per passo, vedi la nostra guida su come si fa una fattura. Questa pagina è l’elenco di riferimento.

Italia: gli elementi obbligatori di ogni fattura

Secondo l’art. 21 del DPR 633/1972, ogni fattura deve contenere:

• la data di emissione e, se è diversa, la data dell’operazione;
• un numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
• ditta, denominazione o ragione sociale, oppure nome e cognome, e residenza o domicilio di chi la emette;
• la partita IVA di chi la emette;
• gli stessi dati anagrafici del cliente;
• la partita IVA del cliente o, per un cliente di un altro paese UE, il suo numero di identificazione IVA; se il cliente è un privato, il codice fiscale;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi;
• i corrispettivi e gli altri dati necessari per calcolare la base imponibile;
• aliquota, imponibile e importo dell’IVA, arrotondati al centesimo di euro.

Ditte individuali e professionisti indicano il proprio nome e cognome, l’eventuale nome dell’attività e la residenza o il domicilio fiscale.

Le società riportano anche i dati richiesti dal codice civile (art. 2250): la sede, l’ufficio del registro delle imprese e il numero di iscrizione e, per le società di capitali, il capitale versato e l’eventuale socio unico. Nel Regno Unito, per confronto, GOV.UK fissa un elenco di base simile per ogni fattura, e le limited company devono indicare la denominazione completa, come prevedono le regole del 2015 sulle informazioni commerciali.

Italia: fattura elettronica e regole pratiche

Con la partita IVA la fattura è quasi sempre elettronica: un file XML trasmesso tramite il Sistema di Interscambio. Oltre agli elementi dell’art. 21, nel tracciato compaiono altri dati:

1. il tipo di documento (per esempio TD01 per la fattura, TD04 per la nota di credito);
2. il codice destinatario del cliente o il suo indirizzo PEC (0000000 per i privati, che ritrovano la fattura nella loro area riservata);
3. il regime fiscale di chi emette (per esempio RF01 ordinario, RF19 forfettario);
4. la data dell’operazione, se è diversa dalla data della fattura;
5. la natura dell’operazione quando non c’è IVA (i codici da N1 a N7, per esempio per le operazioni esenti, non imponibili o in inversione contabile);
6. l’eventuale ritenuta d’acconto;
7. l’eventuale contributo della cassa previdenziale o la rivalsa INPS;
8. l’imposta di bollo, quando è dovuta;
9. l’esigibilità dell’IVA (immediata, differita o scissione dei pagamenti);
10. le condizioni e le modalità di pagamento, facoltative ma utili;
11. i riferimenti a ordine o contratto e, per la pubblica amministrazione, CIG e CUP.

Tre regole che fanno inciampare:

• Tempi. La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione; per le cessioni accompagnate da documento di trasporto puoi emettere una fattura differita entro il 15 del mese successivo.
• Valuta. Puoi fatturare in dollari o in sterline, ma imponibile e IVA vanno indicati anche in euro.
• Fattura semplificata. Fino a 400 € IVA inclusa puoi emettere una fattura semplificata (art. 21-bis del DPR 633/1972), con meno dati: il cliente, per esempio, può essere identificato con la sola partita IVA o il codice fiscale.

Di regola si fatturano anche le operazioni esenti o non imponibili: al posto dell’IVA indichi la norma applicata. Conserva le fatture per dieci anni. Nel Regno Unito, per confronto, chi è registrato all’IVA emette una VAT invoice entro 30 giorni, con l’IVA totale in sterline; sotto le 250 sterline basta una fattura semplificata, e i registri si conservano per almeno sei anni.

Controlla i conti: 960 € + 640 € + 85 € = 1.685 €; l’IVA al 22% è 370,70 €; il totale è 2.055,70 €.

Unione europea: cosa chiede l’articolo 226

In tutta l’UE le fatture IVA seguono l’articolo 226 della direttiva 2006/112/CE del Consiglio. Ogni Stato membro la recepisce nella propria legge e può chiedere qualche dato in più, ma l’elenco di base è lo stesso ovunque:

• il documento: la data di emissione; un numero progressivo, in una o più serie, che identifichi la fattura in modo univoco; la data della cessione o del pagamento in acconto, se diversa;
• le parti: il numero di partita IVA del fornitore; quello del cliente quando è il cliente a dover pagare l’IVA o quando riceve una cessione di beni intracomunitaria; nome completo e indirizzo di entrambi;
• la fornitura: quantità e natura dei beni, oppure entità e natura dei servizi;
• i soldi: l’imponibile per ogni aliquota o esenzione, il prezzo unitario al netto dell’IVA, gli eventuali sconti, l’aliquota IVA e l’importo dell’IVA dovuta;
• diciture speciali, quando servono: “contabilità di cassa”, “autofatturazione”, “inversione contabile”, il riferimento all’esenzione applicata, il regime del margine per le agenzie di viaggio o per beni usati, oggetti d’arte e d’antiquariato, e i dati dell’eventuale rappresentante fiscale.

L’articolo 220a permette di emettere una fattura semplificata quando l’importo non supera 100 €, con meno dati: data di emissione, fornitore, tipo di beni o servizi, e l’importo dell’IVA o i dati per calcolarla. Alcune operazioni transfrontaliere sono escluse. L’Italia, come la direttiva consente, ha alzato il limite a 400 €.

Le aggiunte nazionali sono la parte davvero locale. L’Italia, per esempio, chiede il codice fiscale del cliente privato, la fattura elettronica via SdI e l’imposta di bollo sulle fatture senza IVA oltre 77,47 €; la Francia aggiunge le penali di mora, un’indennità forfettaria di 40 € tra imprese e, con la riforma della fatturazione elettronica, il numero SIREN del cliente. Se fatturi a un’impresa francese, la nostra guida agli obblighi di fatturazione elettronica spiega cosa cambia lì e in altri paesi UE.

Stati Uniti: nessun elenco federale, ma le regole fiscali valgono

Se hai clienti americani, sappi che nessuna legge federale stabilisce cosa deve contenere una fattura. Gli obblighi vengono dai contratti, dall’amministrazione del cliente e dalle leggi fiscali di ogni stato. Una fattura professionale negli Stati Uniti di solito riporta:

• il nome dell’attività, l’indirizzo e i recapiti, tuoi e del cliente;
• un numero e una data;
• la descrizione del lavoro o dei beni, con quantità e tariffe;
• la sales tax, su una riga a parte, dove sei tenuto a riscuoterla. Regole, aliquote e cosa è tassabile le decide ogni stato (e a volte città e contee), quindi controlla con l’ufficio delle entrate del tuo stato;
• il totale dovuto, la scadenza e come pagare (“Net 30” significa pagamento entro 30 giorni dalla data della fattura).

Due aspetti fiscali per freelance e collaboratori:

• Niente numero di previdenza sociale in fattura. I clienti che hanno bisogno del codice fiscale di un fornitore americano chiedono il modulo W-9, e un Employer Identification Number (EIN), gratuito presso l’IRS, evita di condividere il numero di previdenza sociale. A un fornitore estero come te, di solito, chiedono invece il W-8BEN.
• Il 1099-NEC sopra i 2.000 $. Per i pagamenti fatti dopo il 31 dicembre 2025, un cliente americano presenta il modulo 1099-NEC quando paga a un fornitore statunitense 2.000 $ o più in un anno (prima la soglia era 600 $). Le fatture sono il documento con cui il fornitore fa i controlli.

L’IRS elenca le fatture tra i documenti che provano gli incassi, quindi conserva ogni fattura che emetti.

Prima di inviare: una checklist

Se trovi un errore dopo l’invio, non modificare la fattura: emetti una nota di credito che la annulla e una nuova fattura corretta.

Imposta i dati una volta sola

Quasi tutti questi dati non cambiano da una fattura all’altra: nome, indirizzo, partita IVA e condizioni di pagamento. Salvali una volta sola nel tuo strumento di fatturazione, così compaiono su ogni documento.

In Binome360 i dati della tua attività e le note legali finiscono in automatico a piè di pagina, la numerazione va da sola e l’aliquota si applica a ogni riga. Non è però una piattaforma di fatturazione elettronica certificata: in Italia, dove la fattura elettronica è obbligatoria, per l’invio allo SdI ti serve un fornitore abilitato o il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Domande frequenti

La fattura deve essere firmata?

No. La firma non è tra gli elementi dell’articolo 226 della direttiva IVA, né tra quelli dell’art. 21 del DPR 633/1972, né nell’elenco dell’HMRC per le fatture IVA. Conta che ci siano i dati obbligatori e che la fattura sia autentica e leggibile. Le fatture elettroniche tra imprese e verso i privati non richiedono la firma digitale, mentre quelle verso la pubblica amministrazione di norma sì. Un cliente o un contratto possono comunque chiederti una copia firmata.

Posso usare più serie di numerazione?

Sì. La direttiva IVA ammette una o più serie, purché ogni numero identifichi una sola fattura, e in Italia sono comuni i registri sezionali (per esempio 1/A e 1/B). Molte attività ripartono da capo ogni anno (1/2026, 2/2026…). L’importante è non riusare né saltare numeri all’interno di una serie.

E se sono in regime forfettario?

Emetti una fattura con gli elementi di base e senza IVA, con la dicitura che richiama il regime (art. 1, commi 54-89, legge 190/2014) e la marca da bollo da 2 € sopra i 77,47 €. Non puoi addebitare l’IVA. Il regime vale fino a 85.000 € di ricavi o compensi annui. Nel Regno Unito, per confronto, chi non è registrato all’IVA emette una fattura normale senza IVA, e la registrazione diventa obbligatoria sopra le 90.000 sterline di fatturato imponibile.

Devo indicare le condizioni di pagamento in fattura?

La legge chiede il totale, non le condizioni, ma senza una scadenza niente è mai in ritardo. Tra imprese, in Italia, se non avete concordato nulla il pagamento è dovuto entro 30 giorni dal ricevimento della fattura (D.Lgs. 231/2002); nel Regno Unito vale una regola simile, con i 30 giorni che partono dal ricevimento della fattura o della merce, se arriva dopo.

Negli Stati Uniti la sales tax va indicata a parte?

Dove la riscuoti, indicarla su una riga separata è la prassi e spesso è richiesto dalle regole statali. Controlla le indicazioni del tuo stato, perché le regole cambiano.

In sintesi

Ogni fattura ha bisogno di un numero unico, delle date, dei dati delle due parti, di una descrizione chiara, dei prezzi, dell’IVA e del totale. In Italia l’art. 21 del DPR 633/1972 fissa gli elementi obbligatori e la fattura viaggia quasi sempre come file elettronico tramite SdI; l’UE applica l’articolo 226 in tutti gli Stati membri, il Regno Unito ha le sue regole per le fatture IVA e negli Stati Uniti decidono gli stati e la buona pratica. Prima cosa da fare: passa la tua ultima fattura nella checklist qui sopra e sistema il modello prima di mandare la prossima.

Fonti

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, sezioni 2.4, 3.1, 4.1 e da 4.4 a 4.6, aggiornata il 18 marzo 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto, articoli 220a, 226 e 226b: legislation.gov.uk (testo di origine UE) e eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), soglia di 2.000 $ per i pagamenti effettuati dopo il 31 dicembre 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (requisiti nazionali francesi): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

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