ใบกำกับภาษีกับใบแจ้งหนี้ ต้องมีอะไรบ้าง: ไทย UK EU สหรัฐฯ

เช็กลิสต์ที่ใช้ได้ในเกือบทุกประเทศ

ถ้าจะอ่านแค่ส่วนเดียว ให้อ่านส่วนนี้ รายการเหล่านี้ครอบคลุมกฎหลักในสหราชอาณาจักรและสหภาพยุโรป และเป็นแนวปฏิบัติมาตรฐานในสหรัฐฯ:

ถ้าต้องการทำใบแจ้งหนี้ใบแรกทีละขั้น ดูคู่มือวิธีทำใบแจ้งหนี้ ของเรา หน้านี้คือรายการอ้างอิง

สหราชอาณาจักร: ใบแจ้งหนี้ทุกใบ

ตาม GOV.UK ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมี:

• เลขที่ระบุตัวตนที่ไม่ซ้ำกัน
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ และช่องทางติดต่อของคุณ
• ชื่อบริษัทและที่อยู่ของลูกค้าที่คุณเรียกเก็บเงิน
• รายละเอียดที่ชัดเจนว่าเรียกเก็บค่าอะไร
• วันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• จำนวนเงินที่เรียกเก็บ
• ยอด VAT ถ้ามี
• ยอดรวมที่ต้องชำระ

ผู้ประกอบการรายเดียว (sole trader) ต้องแสดงชื่อตัวเองและชื่อธุรกิจที่ใช้ และถ้าใช้ชื่อธุรกิจ ต้องมีที่อยู่ที่ส่งเอกสารทางกฎหมายถึงได้

บริษัทจำกัด ต้องแสดงชื่อบริษัทเต็มตามหนังสือรับรองการจดทะเบียน ถ้าใส่ชื่อกรรมการในใบแจ้งหนี้ ต้องใส่ครบทุกคน หลายบริษัทยังพิมพ์เลขทะเบียนบริษัท สถานที่จดทะเบียน และที่อยู่สำนักงานจดทะเบียนด้วย ซึ่งกฎการเปิดเผยข้อมูลทางการค้าปี 2015 กำหนดให้มีในจดหมายธุรกิจ ใบสั่งซื้อ และเว็บไซต์

สหราชอาณาจักร: ใบกำกับภาษี (VAT invoice)

ถ้าคุณและลูกค้าจดทะเบียน VAT ทั้งคู่ คุณต้องใช้ VAT invoice ประกาศเรื่องการเก็บเอกสารของ HMRC ระบุว่า VAT invoice ฉบับเต็มต้องแสดง:

1. เลขที่เรียงลำดับที่ระบุใบแจ้งหนี้ได้ใบเดียว
2. เวลาส่งมอบ (tax point)
3. วันที่ออก ถ้าต่างจากเวลาส่งมอบ
4. ชื่อ ที่อยู่ และเลขทะเบียน VAT ของคุณ
5. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
6. รายละเอียดที่เพียงพอให้ระบุสินค้าหรือบริการได้
7. สำหรับแต่ละรายการ: จำนวนหรือขอบเขต อัตรา VAT และยอดที่ต้องจ่ายก่อน VAT
8. ยอดรวมที่ต้องจ่ายก่อน VAT
9. อัตราส่วนลดเงินสดที่เสนอ ถ้ามี
10. ยอด VAT รวม เป็นเงินปอนด์สเตอร์ลิง
11. ราคาต่อหน่วย

กฎ 3 ข้อที่คนมักพลาด:

• เวลา ต้องออก VAT invoice ภายใน 30 วันนับจากวันที่ส่งมอบ
• สกุลเงิน ออกใบแจ้งหนี้เป็นยูโรหรือดอลลาร์ได้ แต่ยอด VAT รวมต้องแสดงเป็นเงินปอนด์
• ใบกำกับภาษีอย่างย่อและแบบปรับ สำหรับการขายปลีก ไม่เกิน 250 ปอนด์รวม VAT ใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อได้: ชื่อ ที่อยู่ และเลขทะเบียน VAT ของคุณ tax point รายละเอียด และสำหรับแต่ละอัตรา VAT ยอดรวม VAT และอัตรา เกิน 250 ปอนด์ ผู้ค้าปลีกออกฉบับเต็มหรือฉบับปรับที่แสดงมูลค่ารวม VAT ได้

ไม่ต้องออก VAT invoice ถ้าใบแจ้งหนี้ครอบคลุมเฉพาะการขายที่ได้รับยกเว้นหรืออัตราศูนย์ภายในสหราชอาณาจักร ต้องเก็บเอกสาร VAT อย่างน้อย 6 ปี

ตรวจเลข: 960 + 640 + 85 = 1,685 ปอนด์ VAT 20% คือ 337 ปอนด์ ยอดที่ต้องชำระคือ 2,022 ปอนด์

สหภาพยุโรป: สิ่งที่มาตรา 226 กำหนด

ใบกำกับภาษีทั่ว EU ทำตามมาตรา 226 ของ Council Directive 2006/112/EC แต่ละประเทศสมาชิกนำไปเขียนเป็นกฎหมายของตัวเองและเพิ่มข้อกำหนดได้บ้าง แต่รายการหลักเหมือนกันทุกที่:

• ตัวเอกสาร: วันที่ออก เลขที่เรียงลำดับในชุดเดียวหรือหลายชุดที่ระบุใบกำกับภาษีได้ใบเดียว วันที่ส่งมอบหรือรับเงินล่วงหน้า ถ้าต่างจากวันที่ออก
• คู่สัญญา: เลขทะเบียน VAT ของผู้ขาย เลขทะเบียน VAT ของลูกค้าเมื่อลูกค้าเป็นผู้รับผิดชำระ VAT หรือรับสินค้าข้ามประเทศภายใน EU ชื่อเต็มและที่อยู่ของทั้งสองฝ่าย
• สิ่งที่ส่งมอบ: จำนวนและลักษณะของสินค้า หรือขอบเขตและลักษณะของบริการ
• ตัวเงิน: มูลค่าที่ต้องเสียภาษีแยกตามอัตราหรือการยกเว้น ราคาต่อหน่วยก่อน VAT ส่วนลด อัตรา VAT และยอด VAT ที่ต้องชำระ
• ข้อความพิเศษเมื่อเข้าเงื่อนไข: “Cash accounting”, “Self-billing”, “Reverse charge” การอ้างถึงข้อยกเว้นที่ใช้ ข้อความ margin scheme สำหรับบริษัททัวร์หรือสินค้ามือสอง งานศิลปะและของเก่า และรายละเอียดตัวแทนทางภาษี

มาตรา 220a อนุญาตให้ธุรกิจออกใบกำกับภาษีอย่างย่อเมื่อยอดไม่เกิน 100 ยูโร โดยมีรายการน้อยลง: วันที่ออก ผู้ขาย ประเภทสินค้าหรือบริการ และยอด VAT หรือข้อมูลที่ใช้คำนวณได้ บางกรณีข้ามประเทศไม่อยู่ในข้อนี้

ข้อกำหนดเพิ่มของแต่ละประเทศคือส่วนที่แตกต่าง เช่น ฝรั่งเศสเพิ่มค่าปรับการจ่ายช้า ค่าติดตามหนี้ 40 ยูโรระหว่างธุรกิจ และเลขทะเบียนบริษัทของลูกค้า (SIREN) ตามการปฏิรูปใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าคุณออกใบแจ้งหนี้ให้ธุรกิจในฝรั่งเศส คู่มือการบังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ของเราอธิบายสิ่งที่กำลังเปลี่ยนที่นั่นและในประเทศอื่นของ EU

สหรัฐฯ: ไม่มีรายการระดับประเทศ แต่กฎภาษียังใช้บังคับ

ไม่มีกฎหมายระดับรัฐบาลกลางที่บอกว่าใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไร สิ่งที่ต้องมีมาจากสัญญา ฝ่ายบัญชีของลูกค้า และกฎหมายภาษีของรัฐ ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพในสหรัฐฯ มักแสดง:

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และช่องทางติดต่อของคุณและของลูกค้า
• เลขที่และวันที่ใบแจ้งหนี้
• รายละเอียดงานหรือสินค้า พร้อมจำนวนและอัตรา
• ภาษีขาย (sales tax) เป็นบรรทัดแยก ในกรณีที่คุณต้องเก็บ กฎ อัตรา และสิ่งที่ต้องเสียภาษีกำหนดโดยแต่ละรัฐ (บางครั้งรวมถึงเมืองและเคาน์ตี) ให้ตรวจกับหน่วยงานรายได้ของรัฐ
• ยอดที่ต้องชำระ วันครบกำหนด และวิธีชำระ (“Net 30” หมายถึงชำระภายใน 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้)

ประเด็นภาษี 2 ข้อสำหรับฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาในสหรัฐฯ:

• อย่าพิมพ์หมายเลข Social Security ลงในใบแจ้งหนี้ ลูกค้าที่ต้องการเลขผู้เสียภาษีจะขอแบบฟอร์ม W-9 ส่วน Employer Identification Number (EIN) ขอได้ฟรีจาก IRS และไม่ต้องเปิดเผย SSN
• เตรียมรับ 1099-NEC เมื่อเกิน 2,000 ดอลลาร์ สำหรับการจ่ายหลัง 31 ธันวาคม 2025 ลูกค้าธุรกิจจะยื่น Form 1099-NEC เมื่อจ่ายให้คุณตั้งแต่ 2,000 ดอลลาร์ขึ้นไปในหนึ่งปี (เดิม 600 ดอลลาร์) ใบแจ้งหนี้ของคุณคือสิ่งที่ใช้กระทบยอด

IRS ถือว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารประกอบรายรับ จึงควรเก็บทุกใบที่คุณออก

ก่อนส่ง: เช็กลิสต์

ถ้าพบข้อผิดพลาดหลังส่งไปแล้ว อย่าแก้ใบแจ้งหนี้ ให้ออกใบลดหนี้เพื่อยกเลิก แล้วออกใบแจ้งหนี้ใหม่ที่ถูกต้อง

ตั้งค่าข้อมูลครั้งเดียว

รายละเอียดส่วนใหญ่ไม่เปลี่ยนจากใบหนึ่งไปอีกใบ: ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน บันทึกไว้ครั้งเดียวในเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ แล้วมันจะขึ้นในเอกสารทุกฉบับ

ใน Binome360 ข้อมูลธุรกิจและหมายเหตุทางกฎหมายของคุณจะอยู่ท้ายเอกสารอัตโนมัติ เลขที่รันเอง และอัตราภาษีถูกใช้กับแต่ละรายการ แต่เอกสารที่ได้คือใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ใบกำกับภาษี และ Binome360 ไม่ใช่ระบบ e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง ถ้าคุณต้องออกใบกำกับภาษี หรือประเทศที่คุณทำธุรกิจบังคับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างธุรกิจ ให้ใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ

คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ต้องลงลายมือชื่อไหม?

ลายมือชื่อไม่อยู่ในรายการของมาตรา 226 ของ VAT Directive ของ EU หรือในรายการ VAT invoice ของ HMRC กฎ VAT ที่นั่นจึงไม่ได้เรียกร้อง สิ่งสำคัญคือมีรายละเอียดที่ต้องมีครบ และเอกสารเป็นของจริงและอ่านออก ลูกค้าหรือสัญญาอาจยังขอฉบับที่ลงชื่อได้ ส่วนใบกำกับภาษีในไทย ให้ตรวจรูปแบบกับกรมสรรพากร

ใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งชุดได้ไหม?

ได้ VAT Directive ของ EU อนุญาตหนึ่งชุดหรือหลายชุด ขอแค่แต่ละเลขระบุใบแจ้งหนี้ได้ใบเดียว หลายธุรกิจเริ่มชุดใหม่ทุกปี (2026-001, 2026-002…) แต่อย่าใช้เลขซ้ำหรือข้ามเลขภายในชุดเดียวกัน

ถ้าไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มล่ะ?

ในไทย คุณออกใบกำกับภาษีไม่ได้และเรียกเก็บ VAT ไม่ได้ ใช้ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินธรรมดาที่มีรายการพื้นฐานครบ ตรวจกับกรมสรรพากรว่าเมื่อไหร่รายได้ของคุณถึงเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน ในสหราชอาณาจักรก็คล้ายกัน: ออกใบแจ้งหนี้ธรรมดาตามรายการของ GOV.UK โดยไม่มี VAT และต้องจดทะเบียนเมื่อยอดขายที่ต้องเสีย VAT เกินเกณฑ์ ปัจจุบันคือ 90,000 ปอนด์

ต้องใส่เงื่อนไขการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ไหม?

กฎของสหราชอาณาจักรและ EU บังคับยอดรวม ไม่ได้บังคับเงื่อนไข แต่ถ้าไม่มีวันครบกำหนด ก็ไม่มีอะไร “ช้า” ในสหราชอาณาจักร ถ้าธุรกิจไม่ได้ตกลงเงื่อนไขกันไว้ ต้องชำระภายใน 30 วันหลังลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้หรือสินค้า/บริการ แล้วแต่อย่างไหนหลังกว่า ในไทยนิยมระบุเป็นเครดิตเทอม เช่น 30 วัน

ใบแจ้งหนี้ในสหรัฐฯ ต้องแสดงภาษีขายแยกไหม?

ในกรณีที่คุณเก็บ sales tax การแสดงเป็นบรรทัดแยกเป็นมาตรฐานและกฎของรัฐมักบังคับ ตรวจแนวทางของรัฐคุณ เพราะกฎแต่ละรัฐต่างกัน

สรุป

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีเลขที่ไม่ซ้ำ วันที่ ข้อมูลทั้งสองฝ่าย รายละเอียดที่ชัดเจน ราคา ภาษี และยอดรวม ในไทย ใบกำกับภาษีเป็นอีกเอกสารหนึ่งที่ออกได้เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT สหราชอาณาจักรเพิ่มกฎ VAT invoice ที่ต้องออกภายใน 30 วันและแสดงยอด VAT เป็นปอนด์ EU ใช้มาตรา 226 ในทุกประเทศสมาชิก และสหรัฐฯ ปล่อยให้เป็นเรื่องของรัฐและแนวปฏิบัติที่ดี สิ่งแรกที่ควรทำ: เอาใบแจ้งหนี้ใบล่าสุดของคุณมาเทียบกับเช็กลิสต์ด้านบน แล้วแก้เทมเพลตก่อนส่งใบถัดไป

แหล่งอ้างอิง

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, ข้อ 2.4, 3.1, 4.1 และ 4.4 ถึง 4.6 ปรับปรุง 18 มีนาคม 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery
• Council Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax, มาตรา 220a, 226 และ 226b: legislation.gov.uk (EU-derived text) และ eur-lex.europa.eu
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099) เกณฑ์ 2,000 ดอลลาร์สำหรับการจ่ายหลัง 31 ธันวาคม 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (ข้อกำหนดของฝรั่งเศส): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808

มีให้อ่านเป็นภาษา English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Tiếng Việt, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.