Requisitos de una factura: México (CFDI), España, UE y EE. UU.

La lista que funciona en casi todos los países

Si solo vas a leer una sección, que sea esta. Estos datos cubren lo esencial en México, en España y el resto de la UE, y son la práctica habitual en Estados Unidos:

Para armar tu primera factura paso a paso, consulta nuestra guía sobre cómo hacer una factura. Esta página es la lista de referencia.

México: los requisitos de una factura (CFDI)

En México, la factura con validez fiscal es un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Sus requisitos están en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y en las reglas del SAT. Un CFDI debe incluir:

• el RFC de quien lo emite, su nombre o razón social y su régimen fiscal;
• el folio fiscal y los sellos digitales, el del SAT y el tuyo, que se generan al timbrarlo;
• el lugar de expedición (tu código postal) y la fecha;
• el RFC de tu cliente, su nombre o razón social, el código postal de su domicilio fiscal y su régimen fiscal, tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal;
• el uso del CFDI que le dará tu cliente;
• la cantidad, la unidad y la descripción de los bienes o servicios, con sus claves del catálogo del SAT;
• el valor unitario de cada concepto;
• el importe total y los impuestos trasladados (el IVA, por separado) y, si aplica, los retenidos;
• la forma y el método de pago: en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o diferido (PPD), y en este último caso cada cobro se ampara después con un complemento de pago.

Personas físicas. Facturan a su nombre, con su RFC de 13 caracteres y el régimen en que tributan (por ejemplo, el Régimen Simplificado de Confianza o el de actividades empresariales y profesionales).

Personas morales. Usan su razón social tal como está registrada ante el SAT y su RFC de 12 caracteres. Cuando una persona moral le paga a una persona física por servicios profesionales o por una renta, normalmente le retiene impuestos, y esas retenciones aparecen en el CFDI.

España: los requisitos de una factura completa

En España, los requisitos de una factura completa están en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Debe mostrar:

1. el número y, en su caso, la serie, con numeración correlativa;
2. la fecha de expedición;
3. la fecha de la operación, si es distinta de la de expedición;
4. el nombre y apellidos o la razón social completa de quien emite y de quien recibe;
5. el NIF de quien emite;
6. el NIF del cliente, necesario en la mayoría de las operaciones entre empresas;
7. el domicilio de las dos partes;
8. la descripción de las operaciones, con los datos necesarios para calcular la base imponible;
9. el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en él;
10. el tipo de IVA aplicado;
11. la cuota de IVA, consignada por separado.

Tres reglas que suelen confundir:

• Plazo. Si tu cliente es empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a la operación; en los demás casos, en el momento de realizarla.
• Factura simplificada. Sustituye al antiguo ticket y se admite, en general, hasta 400 € con IVA incluido (hasta 3,000 € en ciertas actividades, como el comercio minorista o la hostelería). Lleva menos datos: número, fecha, NIF y nombre de quien la emite, descripción, tipo de IVA (o “IVA incluido”) y total.
• Rectificativas. Si hay un error, la factura no se modifica: se emite una factura rectificativa que la identifique.

Si la operación está exenta de IVA, la factura debe citar la norma que lo justifica. Conserva tus facturas al menos cuatro años, el plazo que tiene Hacienda para revisar tus impuestos.

Revisa las cuentas: $16,500 + $11,000 + $1,500 = $29,000; el IVA del 16% es de $4,640; el total es de $33,640.

Unión Europea: lo que exige el artículo 226

Las facturas con IVA en toda la UE siguen el artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo. Cada Estado miembro la incorpora a su ley nacional y puede exigir algunos datos extra, pero la lista básica es la misma en todas partes:

• el documento: la fecha de expedición; un número correlativo, en una o varias series, que identifique la factura de forma única; la fecha de la entrega o del pago anticipado, si es distinta;
• las partes: el número de IVA del proveedor; el del cliente cuando es él quien debe pagar el IVA o recibe una entrega de bienes dentro de la UE; el nombre completo y la dirección de ambos;
• la operación: la cantidad y naturaleza de los bienes, o el alcance y naturaleza de los servicios;
• el dinero: la base imponible por tipo o por exención, el precio unitario sin IVA, los descuentos, el tipo de IVA y la cuota a pagar;
• las menciones especiales cuando aplican: “Régimen especial del criterio de caja”, “Facturación por el destinatario”, “Inversión del sujeto pasivo”, la referencia a la exención aplicada, la mención del régimen especial de agencias de viajes o de bienes usados, objetos de arte y antigüedades, y los datos de un representante fiscal.

El artículo 220 bis permite emitir una factura simplificada cuando el importe no supera los 100 €, con menos datos: fecha de expedición, proveedor, tipo de bienes o servicios, y la cuota de IVA o los datos para calcularla. Algunas operaciones transfronterizas quedan excluidas.

Los extras nacionales son donde todo se vuelve local. España, por ejemplo, exige el NIF del cliente en la mayoría de las operaciones entre empresas y fija sus propios límites para la factura simplificada; Francia añade las penalizaciones por pago tardío, una indemnización de 40 € entre empresas y, con su reforma de la factura electrónica, el número SIREN del cliente. Si les facturas a empresas francesas, nuestra guía de la factura electrónica obligatoria explica lo que está cambiando allí y en otros países de la UE.

Estados Unidos: no hay una lista federal, pero las reglas fiscales aplican

Ninguna ley federal dice qué debe contener una factura. Lo que se exige viene de los contratos, del área de cuentas por pagar de tu cliente y de la ley fiscal de cada estado. Una factura profesional en Estados Unidos suele mostrar:

• el nombre, la dirección y los datos de contacto de tu negocio, y los del cliente;
• un número y una fecha de factura;
• una descripción del trabajo o de los bienes, con cantidades y tarifas;
• el sales tax, en una línea aparte, cuando estás obligado a cobrarlo. Las reglas, las tasas y lo que está gravado los fija cada estado (y a veces las ciudades y los condados), así que consulta al departamento de ingresos de tu estado;
• el total a pagar, la fecha límite y cómo pagar (“Net 30” significa pago dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la factura).

Dos puntos fiscales para freelancers y contratistas:

• No pongas tu número de Seguro Social en las facturas. Los clientes que necesiten tu identificación fiscal te pedirán un formulario W-9; el IRS da gratis un Employer Identification Number (EIN), que te evita compartir tu SSN.
• Espera un 1099-NEC a partir de 2,000 dólares. Para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, un cliente empresarial presenta el formulario 1099-NEC cuando te paga 2,000 dólares o más en un año (antes el umbral era de 600). Tus facturas son contra lo que vas a conciliarlo.

El IRS incluye las facturas entre los documentos que respaldan los ingresos brutos, así que guarda cada factura que emites.

Antes de enviarla: la lista de revisión

Si encuentras un error después de enviarla, no modifiques la factura: en España, emite una factura rectificativa; en México, cancela el CFDI ante el SAT y emite uno nuevo y correcto.

Configura tus datos una sola vez

Casi todos estos datos nunca cambian de una factura a otra: tu nombre, tu domicilio, tus números fiscales y tus condiciones de pago. Guárdalos una sola vez en tu herramienta de facturación para que aparezcan en cada documento.

En Binome360, los datos de tu negocio y tus notas legales van solos al pie de página, la numeración avanza sola y la tasa de impuesto se aplica a cada línea. No es una plataforma certificada de facturación electrónica ni timbra CFDI, así que en México, y en cualquier país que exija factura electrónica entre empresas, necesitarás un proveedor autorizado.

Preguntas frecuentes

¿Una factura tiene que ir firmada?

La firma no está entre los datos que piden el artículo 226 de la Directiva del IVA ni el Reglamento de facturación español, así que las reglas del IVA no la exigen. En México, el CFDI lleva sellos digitales, que cumplen esa función. Lo que importa es que estén los datos obligatorios y que la factura sea auténtica y legible. Aun así, un cliente o un contrato pueden pedirte una copia firmada.

¿Puedo usar más de una serie de numeración?

Sí. La Directiva del IVA y el reglamento español permiten una o varias series, siempre que cada número identifique una sola factura. Muchos negocios empiezan una serie nueva cada año (2026-001, 2026-002…). Eso sí, nunca reutilices ni te saltes números dentro de una serie. En México, la serie y el folio son opcionales en el CFDI, porque el folio fiscal ya lo identifica, pero te ayudan a llevar el orden.

¿Y si no cobro IVA?

Depende del motivo. En México, si tu actividad está exenta (por ejemplo, la renta de una casa habitación), igual emites un CFDI, con el IVA marcado como exento. En España, si la operación está exenta, la factura debe citar la norma que lo justifica. En el Reino Unido, quien no está registrado para el IVA emite una factura normal, sin IVA ni número de IVA; el registro es obligatorio al superar las 90,000 libras de facturación sujeta.

¿Tengo que poner condiciones de pago en la factura?

Las reglas de la UE piden el total, no las condiciones, pero sin fecha límite nada llega tarde nunca. En México, el CFDI sí exige la forma y el método de pago, aunque no una fecha límite. En España, si entre empresas no se pactó otro plazo, el pago vence a los 30 días según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.

¿En Estados Unidos hay que desglosar el sales tax?

Donde cobras sales tax, mostrarlo en una línea aparte es lo habitual, y muchas veces lo exigen las reglas del estado. Revisa la guía de tu estado, porque las reglas cambian.

En resumen

Toda factura necesita un número único, fechas, las dos partes, una descripción clara, precios, impuestos y el total. México exige el CFDI con los requisitos del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, España aplica su Reglamento de facturación dentro del marco del artículo 226 de la Directiva europea, y Estados Unidos lo deja a los estados y a las buenas prácticas. Primera acción: revisa tu última factura con la lista de arriba y corrige tu plantilla antes de enviar la siguiente.

Fuentes

• GOV.UK, “Invoicing and taking payment from customers: invoices – what they must include”: gov.uk/invoicing-and-taking-payment-from-customers/invoices-what-they-must-include.
• HMRC, “Record keeping for VAT (VAT Notice 700/21)”, secciones 2.4, 3.1, 4.1 y 4.4 a 4.6, actualizado el 18 de marzo de 2024: gov.uk/guidance/record-keeping-for-vat-notice-70021.
• GOV.UK, “Running a limited company: signs, stationery and promotional material”; The Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015: legislation.gov.uk/uksi/2015/17.
• GOV.UK, “Late commercial payments: charging interest and debt recovery”: gov.uk/late-commercial-payments-interest-debt-recovery.
• Directiva 2006/112/CE del Consejo, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, artículos 220 bis, 226 y 226 ter: legislation.gov.uk (texto derivado de la UE) y eur-lex.europa.eu.
• IRS, “What kind of records should I keep”: irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/what-kind-of-records-should-i-keep.
• IRS, General Instructions for Certain Information Returns (Publication 1099), umbral de 2,000 dólares para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025: irs.gov/pub/irs-pdf/p1099.pdf.
• Service-Public Entreprendre, “Mentions obligatoires sur une facture” (requisitos nacionales en Francia): entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31808.

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