Mẫu kế hoạch chi tiêu hàng tháng: Excel, Google Sheets, bản in

Mẫu ngân sách cần gì (và có thể bỏ qua gì)

Rất nhiều mẫu miễn phí trên mạng có tới ba mươi tab, biểu đồ tròn và màu sắc khắp nơi. Bạn mở chúng hai lần rồi quên luôn. Các bảng tính của chính Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng Mỹ (CFPB) đơn giản hơn nhiều: một bảng theo dõi chi tiêu, nơi bạn cộng biên lai theo danh mục mỗi tuần, và một bảng ngân sách dòng tiền theo dõi số dư từng tuần. Sự đơn giản đó chính là điểm mấu chốt.

Mẫu của bạn chỉ cần trả lời ba câu hỏi:

1. Mình đã dự kiến bao nhiêu cho mỗi danh mục? (cột “Dự kiến”)
2. Mình thực sự đã chi bao nhiêu? (cột “Thực tế”, tự động tính từ các giao dịch)
3. Mình đang dư hay vượt ở đâu? (cột “Chênh lệch” và “% đã dùng”)

Những thứ có thể bỏ qua: biểu đồ (hữu ích mỗi năm một lần, không phải mỗi tuần), chi tiết đến từng biên lai trên tab NganSach (phần đó nằm ở GiaoDich) và vô số danh mục con. Mười lăm đến hai mươi dòng danh mục là quá đủ.

Mẫu đầy đủ, sẵn sàng để chép

Đây là bố cục chính xác. Chữ cái và số khớp với cột và dòng của bảng tính, nên nếu giữ đúng vị trí, các công thức sẽ chạy đúng như viết.

TAB 1: "NganSach"

Dòng 1   Tháng: ____________
Dòng 2   Thu nhập dự kiến tháng này (ô B2): ______ đ
Dòng 3   (để trống)
Dòng 4   A: Danh mục | B: Dự kiến | C: Thực tế | D: Chênh lệch | E: % đã dùng

— CỐ ĐỊNH —
Dòng 5   Tiền nhà hoặc trả góp nhà
Dòng 6   Điện, nước, gas
Dòng 7   Điện thoại và internet
Dòng 8   Bảo hiểm
Dòng 9   Trả nợ vay
— BIẾN ĐỔI —
Dòng 10  Tiền chợ
Dòng 11  Xăng xe, đi lại
Dòng 12  Sức khỏe, thuốc men
Dòng 13  Ăn ngoài, cà phê
Dòng 14  Cá nhân, quần áo
Dòng 15  Thuê bao (phim, nhạc, ứng dụng)
Dòng 16  Giải trí
— QUỸ DỰ TRÙ VÀ KHOẢN ĐỆM —
Dòng 17  Hiếu hỉ, quà cáp (số tiền cả năm ÷ 12)
Dòng 18  Phát sinh
— TIẾT KIỆM —
Dòng 19  Quỹ dự phòng khẩn cấp
Dòng 20  Mục tiêu (du lịch, xe, Tết…)

Dòng 22  TỔNG: B22, C22, D22

CÔNG THỨC (thiết lập tiếng Anh – Mỹ)
C5  =SUMIF(GiaoDich!$C:$C,A5,GiaoDich!$D:$D)   chép xuống đến C20
D5  =B5-C5                                     chép xuống đến D20
E5  =IF(B5=0,"",C5/B5)                         định dạng phần trăm
B22 =SUM(B5:B20)
C22 =SUM(C5:C20)
D22 =B22-C22
B24 Còn phải phân bổ: =B2-B22   (mục tiêu: 0)

TAB 2: "GiaoDich"

Dòng 1   A: Ngày | B: Mô tả | C: Danh mục | D: Số tiền | E: Trả bằng
Dòng 2+  mỗi lần mua một dòng, số tiền ghi dạng số dương
         Cột C: danh sách thả xuống các danh mục (NganSach!A5:A20)

Ba chi tiết giúp tránh phần lớn lỗi:

• Đặt tên tab thứ hai là “GiaoDich”, viết liền, không dấu. Một cái tên như “Chi tiêu của tôi” phải được đặt trong dấu nháy đơn bên trong công thức ('Chi tiêu của tôi'!C:C), và đó thường là chỗ công thức bị hỏng.
• Dấu phân cách phụ thuộc vào thiết lập vùng. Thiết lập tiếng Anh (Mỹ, Anh) dùng dấu phẩy giữa các đối số. Nếu bảng tính của bạn đặt vùng Việt Nam hoặc một vùng dùng dấu phẩy thập phân, công thức thường dùng dấu chấm phẩy (=SUMIF(A:A;A5;D:D)). Nếu công thức báo lỗi phân tích cú pháp, hãy kiểm tra điều này trước tiên.
• Ghi số tiền dương trong GiaoDich. Công thức Chênh lệch lo phần tính toán; bạn không cần gõ dấu trừ.

Làm trong Google Sheets

Lần đầu, hãy dành khoảng hai mươi phút. Tên menu có thể hơi khác giữa các phiên bản và ngôn ngữ giao diện.

1. Tạo một bảng tính trống và đổi tên tab đầu tiên thành “NganSach” (nhấp chuột phải vào tab, chọn Đổi tên). Thêm tab thứ hai tên “GiaoDich”.
2. Kiểm tra thiết lập vùng: menu Tệp, rồi Cài đặt. Chọn quốc gia của bạn để tiền tệ, số thập phân và dấu phân cách khớp nhau.
3. Gõ tiêu đề và danh mục vào các dòng 4 đến 20 như trên. Điền số tiền dự kiến vào cột B.
4. Nhập công thức vào ô C5, rồi kéo chấm xanh nhỏ ở góc dưới bên phải ô xuống đến C20. Làm tương tự với D5 và E5.
5. Thêm danh sách thả xuống: ở tab GiaoDich, chọn cột C, rồi menu Dữ liệu, Xác thực dữ liệu. Chọn kiểu danh sách thả xuống lấy từ một dải ô (Dropdown from a range) và nhập NganSach!A5:A20. Từ giờ, mỗi lần mua đều rơi vào một danh mục có thật, không có lỗi chính tả khiến SUMIF bỏ sót.
6. Thêm định dạng có điều kiện: chọn D5:D20, rồi menu Định dạng, Định dạng có điều kiện. Quy tắc “Nhỏ hơn” 0, tô nền đỏ nhạt. Thêm quy tắc thứ hai cho E5:E20: “Lớn hơn hoặc bằng” 0,8, tô nền cam. Cam nghĩa là đã dùng 80%; đỏ nghĩa là đã vượt.
7. Cố định dòng 4 (menu Xem, Cố định) để tiêu đề luôn hiện khi bạn cuộn.

Ưu điểm lớn của Sheets: bạn có thể chia sẻ bằng một đường liên kết, nhờ vậy ngân sách của hai vợ chồng dễ quản lý hơn nhiều. Cả hai cùng thêm các lần mua vào chung một tab GiaoDich.

Làm file Excel quản lý chi tiêu

Cùng logic, khác menu. Các bước dưới đây dùng tên menu tiếng Anh, giao diện mà nhiều người dùng Excel quen thuộc; nếu Excel của bạn bằng tiếng Việt, tên menu sẽ khác đôi chút.

1. Tab: nhấp đúp vào “Sheet1” để đổi tên thành “NganSach”, rồi thêm “GiaoDich” bằng nút +.
2. Công thức: gõ như trên, rồi kéo xuống bằng núm điền (hoặc nhấp đúp vào núm).
3. Danh sách thả xuống: thẻ Data, Data Validation, mục Allow chọn List, mục Source nhập =NganSach!$A$5:$A$20.
4. Định dạng có điều kiện: thẻ Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules, “Less Than…” 0 cho cột D. Muốn cảnh báo cả dòng, chọn New Rule, rồi “Use a formula to determine which cells to format”, và nhập =$C5>$B5 cho vùng A5:E20. Cả dòng sẽ sáng lên khi thực tế vượt dự kiến.
5. Định dạng tiền tệ: chọn B5:D22 và áp dụng Currency (hoặc định dạng số có dấu phân cách hàng nghìn). Chênh lệch âm hiện với dấu trừ hoặc màu đỏ, tùy định dạng bạn chọn.

Mẹo: biến vùng GiaoDich thành một bảng (thẻ Home, Format as Table). Khi đó các dòng mới tự động nhận định dạng và danh sách thả xuống.

Cả hai chương trình đều có sẵn mẫu ngân sách trong thư viện mẫu. Chúng dùng được, nhưng bạn sẽ mất thời gian xóa những danh mục không dùng đến. Bắt đầu từ bố cục ở trên giúp tránh việc đó.

Một tháng điền sẵn, tính đến từng đồng

Đây là bảng tính của Thảo, nhân viên kế toán ở Hà Nội, nhận lương net 16.400.000 đ mỗi tháng. Đồng nào cũng được giao việc, và ô “Còn phải phân bổ” hiện 0 đ.

Kiểm tra lại phép tính: các chênh lệch dương cộng lại là 110.000 + 75.000 + 90.000 + 45.000 + 80.000 = 400.000 đ; các chênh lệch âm là 110.000 + 185.000 + 90.000 = 385.000 đ. 400.000 − 385.000 = 15.000 đ, đúng bằng 16.400.000 − 16.385.000.

Thảo đọc được gì từ bảng tính của mình:

• Ba dòng đỏ: điện nước (một đợt nắng nóng, điều hòa chạy nhiều), tiền chợ và ăn ngoài. Tiền chợ đã vượt ba tháng liền, nên sai là ở kế hoạch, không phải ở Thảo.
• Xăng xe thấp hơn dự kiến 110.000 đ, vừa đủ bù phần điện nước bị vượt. Chuyển tiền giữa các dòng là chuyện bình thường; làm ngơ khoản chênh lệch thì không.
• Tháng sau: tiền chợ tăng lên 2.550.000 đ, cá nhân giảm còn 200.000 đ và ăn ngoài giảm 50.000 đ. Tổng dự kiến vẫn là 16.400.000 đ.

Quỹ hiếu hỉ hiện đã dùng 100% dù tháng này Thảo không đi đám nào: 200.000 đ đó đã được chuyển sang một tài khoản tiết kiệm riêng. Bài về quỹ dự trù cho các khoản chi theo năm giải thích vì sao. Còn khi nhận lương tháng 13 hay thưởng Tết, Thảo không cộng vào bảng này; khoản đó đi thẳng vào tiết kiệm.

Bản in một trang

Thích giấy hơn? Hãy in trang này hoặc chép tay. Bạn tự tính mỗi tuần một lần, đó cũng là cách hay để nắm được các con số của mình.

NGÂN SÁCH THÁNG: ______________        Thu nhập tháng này: ________ đ

DANH MỤC               DỰ KIẾN  TUẦN 1   TUẦN 2   TUẦN 3   TUẦN 4   THỰC TẾ  CHÊNH
Tiền nhà / trả góp     _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Điện, nước, gas        _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Điện thoại / internet  _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Bảo hiểm               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Trả nợ vay             _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Tiền chợ               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Xăng xe / đi lại       _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Sức khỏe               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Ăn ngoài               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Cá nhân / quần áo      _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Thuê bao               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Giải trí               _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Quỹ dự trù (÷ 12)      _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Phát sinh              _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
Tiết kiệm              _____    _____    _____    _____    _____    _____    _____
TỔNG                   _____                                        _____    _____

Thực tế = Tuần 1 + Tuần 2 + Tuần 3 + Tuần 4     Chênh lệch = Dự kiến − Thực tế
Còn phải phân bổ = Thu nhập − Tổng dự kiến = ______ (mục tiêu: 0)

3 chênh lệch lớn nhất: 1. __________  2. __________  3. __________
Tháng sau tôi sẽ thay đổi: ______________________________________

Hãy bỏ biên lai của cả tuần vào một phong bì kẹp cùng tờ giấy. Chủ nhật, cộng chúng theo danh mục và ghi từng tổng vào cột của tuần đó.

Buổi xem lại hàng tuần, mở sẵn bảng tính

Một mẫu điền vào ngày mùng 1 và mở lại vào ngày 30 chẳng giúp được gì: đến lúc đó, khoản chi vượt đã xảy ra rồi. Nhịp độ hiệu quả là hàng tuần, vào cùng một ngày.

Sang tháng mới, bạn có hai lựa chọn: mỗi tháng một file, hoặc một tab GiaoDich duy nhất có thêm cột “Tháng” mà SUMIFS dùng làm điều kiện thứ hai. Cách đầu đơn giản hơn; cách sau cho phép so sánh các tháng cạnh nhau.

Bảng tính, giấy hay ứng dụng?

Hình thức tốt nhất là hình thức bạn vẫn còn mở ra vào tuần thứ ba. Nhiều người kết hợp: một ứng dụng để ghi ngay tại chỗ, một bảng tính để xem lại cuối tháng. Bài chọn ứng dụng quản lý ngân sách so sánh các lựa chọn. Ở Anh, công cụ Budget Planner miễn phí của MoneyHelper là một lựa chọn khác; ở Mỹ, bảng tính ngân sách của FTC trên consumer.gov là một bản in đơn giản để thay thế.

Với Binome360, bạn ghi một lần mua bằng một câu nhắn ngay khi chi, và mỗi số tiền được tính vào ngân sách của danh mục tương ứng. Ứng dụng không kết nối với ngân hàng và không gửi cảnh báo khi chi vượt: buổi xem lại hàng tuần đảm nhận vai trò đó, giống hệt khi dùng bảng tính.

Câu hỏi thường gặp

Google Sheets có sẵn mẫu kế hoạch chi tiêu hàng tháng miễn phí không?

Có. Thư viện mẫu có sẵn các mẫu ngân sách, còn bố cục trên trang này mất khoảng hai mươi phút để dựng lại. Nó chỉ dùng các hàm chuẩn (SUM, SUMIF, IF), nên chạy được trên Google Sheets, Excel và hầu hết các chương trình bảng tính miễn phí.

Bảng tính ngân sách hàng tháng nên có những danh mục nào?

Bắt đầu với bốn nhóm: chi phí cố định, chi tiêu biến đổi, quỹ dự trù và tiết kiệm, mỗi nhóm ba đến năm dòng. Chỉ thêm danh mục khi nó đủ lớn để đáng quan tâm hoặc khi bạn muốn theo dõi sát.

Làm sao để file Excel quản lý chi tiêu tự động tính toán?

Ghi từng lần mua vào tab GiaoDich kèm danh mục, rồi dùng SUMIF trên tab NganSach để cộng tổng từng danh mục. Cột Chênh lệch (dự kiến trừ thực tế) và định dạng có điều kiện lo phần còn lại.

Có nên ghi cả những khoản chi nhỏ không?

Trong ba tháng đầu, có. Chính những khoản nhỏ không được ghi, thường là tiền mặt, tạo ra khoảng hở giữa bảng tính và số dư tài khoản của bạn.

Tóm lại

Một mẫu ngân sách hiệu quả có hai tab, bốn công thức và một quy tắc tô màu. Phần còn lại là thói quen hàng tuần. Bước đầu tiên tối nay: mở một bảng tính trống, chép các dòng 4 đến 22 từ mẫu và chỉ điền cột Dự kiến.

Nguồn

• Consumer Financial Protection Bureau, Your Money, Your Goals, “Spending tracker” (2018) và “Creating a cash flow budget” (2021): consumerfinance.gov/your-money-your-goals/tools.
• Federal Trade Commission, consumer.gov, “Budget Worksheet”: consumer.gov.
• MoneyHelper (Money and Pensions Service), Budget Planner: moneyhelper.org.uk.
• Tính toán của Binome360 cho ví dụ minh họa (tháng giả định), tháng 9/2026.

Cũng có bằng English, Français, Español, Português, Deutsch, Italiano, Türkçe, Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, ไทย, 日本語, 한국어, 繁體中文, العربية.